Zoom vs Bitrix24: scegliere la migliore applicazione per la comunicazione aziendale

Fare impresa in un mondo dominato dal digitale pone indubbiamente nuove sfide rispetto al passato. Mettere in comunicazione tra loro i propri dipendenti, gestire i progetti in team, rendere la propria organizzazione efficiente e produttiva è uno degli obiettivi che si devono centrare perché la propria attività abbia successo e sia al passo con i tempi.

Per questo il tema della comunicazione aziendale, in particolare della comunicazione interna all'azienda, va affrontato anche affidandosi ai software giusti. Zoom e Bitrix24 sono tra i software di comunicazione per meeting, riunioni di lavoro e conferenze leader del mercato e in questo articolo li metteremo a confronto per darti informazioni che ti consentano di scegliere il più adatto alla tua azienda.

Cos’è la comunicazione aziendale?

Si parla di comunicazione aziendale, definita in inglese come corporate communication, per definire quella serie di attività che servono a gestire la comunicazione interna ed esterna di un'impresa. In particolare ci si può riferire alla comunicazione tra:

• Clienti

• Dipendenti, per comunicazione interna al team

• Fornitori

• Mezzi di informazione, tra gli esempi di utilizzo può esserci una conferenze stampa aziendale, che consente un maggior coinvolgimento rispetto al semplice invio di comunicati

• Investitori.

In questo articolo parleremo prevalentemente della strategia di comunicazione interna e dei software che possono essere utilizzati per massimizzare efficienza e produttività.

La comunicazione interna

Gli strumenti per la collaborazione interna in passato non venivano ritenuti di grande importanza, poiché il mondo del lavoro era ancora legato a una concezione classica delle aziende, dove i membri di un team si trovano contemporaneamente in un'unica sede fisica. Il maggiore ricorso al lavoro agile, la flessibilità degli orari di lavoro, la necessità di collaborazione tra dipendenti che possono trovarsi in sedi differenti, ha fatto invece negli ultimi anni assumere al tema della comunicazione all'interno dell'azienda un ruolo sempre più importante.

Non si può trascurare il fatto che l'emergenza pandemica iniziata nel 2020 abbia dato una spinta importante nel far crescere l'utilizzo degli strumenti di comunicazione aziendale. Tuttavia, anche passata l'emergenza, la gran parte delle aziende ha compreso quanto avere gli strumenti tecnologici adatti possa essere utile e importante.

Perché scegliere una piattaforma di comunicazione aziendale

Come si è già accennato, una piattaforma di comunicazione aziendale può essere particolarmente utile per mettere in contatto i vari membri di un team di lavoro quando non si trovano nello stesso luogo. Sarebbe tuttavia superficiale ridurre a questo i vantaggi di un software di comunicazione aziendale.

Videochiamate, messaggi interni al team, scalabilità, sono tutti elementi che oltre a favorire la comunicazione possono incrementare la produttività aziendale. Inoltre, non va tralasciata la possibilità di usare la propria piattaforma di comunicazione aziendale per meeting con fornitori o appuntamenti telematici con clienti.

Strumenti per la comunicazione aziendale: Zoom e Bitrix24 a confronto

Abbiamo scelto di mettere a confronto Zoom e Bitrix24 perché sono tra le piattaforme per la comunicazione aziendale con maggiore diffusione. Tuttavia, hanno caratteristiche in parte diverse che è bene conoscere.

Zoom è una piattaforma largamente diffusa e usata non solo nelle aziende ma anche per comunicazioni private o istituzionali. Ha conosciuto una crescita esponenziale negli ultimi anni anche per strumenti avanzati come la possibilità di condivisione dello schermo o di impostare screen virtuali.

Bitrix24 da parte sua è stata pensata in particolare per l'uso nel business aziendale e mette dunque a disposizione strumenti avanzati per la collaborazione e la produttività in un software all-in-one che oltre alla comunicazione aziendale consente la gestione di progetti, integrata con un CRM, l’automazione di e-mail e social media, usa l'intelligenza artificiale per potenziare le proprie funzioni e consente la gestione automatica di alcune attività.

Zoom, le principali caratteristiche e funzioni

Zoom è una piattaforma di comunicazione adatta ad aziende che sono in cerca di uno strumento semplice per tenere riunioni virtuali in rete tra i dipendenti o videoconferenze. Ecco alcune caratteristiche che potrai trovare nel software e i principali vantaggi.

Applicazione Zoom, funzioni chiave

Tra le funzioni chiave di Zoom si possono citare:

• Flusso video e audio ad alta definizione che permettono a utenti e dipendenti delle organizzazioni di comunicare in tempo reale in modo fluido, con continuità e senza interruzioni.

• Piattaforma user-friendly che permette di aprire una sessione di conferenza per i propri collaboratori anche senza particolari conoscenze pregresse.

• Possibilità di condivisione dello schermo per permettere di visualizzare insieme dati, compiti, risultati da evidenziare e altri aspetti importanti per la collaborazione aziendale.

• Integrazione con molti altri software e piattaforme in modo che possa essere usato congiuntamente ad altre applicazioni aziendali.

Benefici per organizzazione, team di lavoro e limiti

Zoom permette di organizzare qualsiasi tipo di meeting e conferenza a uso interno, incontri con clienti, fornitori e pubblica amministrazione, comunicazioni video agli utenti con scopo di pubblicità e molto altro. Zoom è anche noto per la stabilità dei flussi di streaming, uno dei motivi che gli hanno fatto rapidamente conquistare un'ampia fetta di mercato.

Pur mettendo a disposizione una versione gratuita, ha un'importante limitazione soprattutto nel tempo a disposizione (di base massimo mezz'ora), dunque se lo si usa per finalità aziendale sarà necessario affrontare i costi di un abbonamento mensile o annuale. Le sue funzioni, e le limitazioni della versione free, sono comunque espressi con chiarezza e senza sorprese o clausole nascoste per i clienti.

Bitrix24, principali caratteristiche e funzioni

Bitrix24, dal canto suo, ha la caratteristica di essere un software all-in-one pensato non solo per la comunicazione aziendale, ma come ambiente di lavoro omnicomprensivo che permette di svolgere con la stessa suite una serie di compiti legati alla produttività, alla comunicazione, alla gestione delle relazioni con i clienti e dei progetti.

Funzioni chiave

Tra le funzioni chiave di Bitrix24 possiamo citare:

• Versione gratuita

• Nessun tempo limite per le chiamate e le conferenze

• Anche chi non è utente di Bitrix24 può entrare nella riunione virtuale in modalità ospite tramite un link

• Inviare messaggi di chat, condividere file

• Condivisione dello schermo

• Flusso video e audio di alta qualità e senza interruzioni

• Ottimizzazione automatica dello streaming senza interruzioni.

Bitrix24 è una piattaforma scalabile e pensata per gestire in tranquillità la crescita del proprio team di lavoro.

Altre funzioni di Bitrix24

Tra le altre funzioni che Bitrix24 mette a disposizione oltre a quelle per conferenze e meeting aziendali ci sono:

• Strumenti di collaborazione che vanno ben oltre le videoconferenze. Bitrix24 mette infatti a disposizione tool per la gestione dei progetti, campagne di marketing automatizzate, strumenti di messaggistica.

• Un CRM integrato con funzioni avanzate per la gestione dei contatti e delle relazioni con i clienti.

• Un'app mobile che permette il controllo di molte funzioni del software da smartphone oltre che la gestione delle videoconferenze.

• Un builder per il proprio sito web che permette di accrescere la brand awareness e il potenziamento tramite la tecnologia dell'intelligenza artificiale di molte funzioni, oltre all'assistente virtuale CoPilot

Bitrix24, utilizzo per la produttività aziendale

Grazie a queste funzioni avanzate, Bitrix24 è uno strumento particolarmente adatto per incrementare la produttività aziendale e favorire il processo di team building. Il fatto di possedere allo stesso tempo strumenti di comunicazione, gestione delle relazioni con i clienti, organizzazione dei progetti, tool di condivisione, strumenti di automazione delle campagne marketing e dei social network, fa sì che il lavoro del team possa essere più efficiente.

App comunicazione aziendale, confronto tra Zoom e Bitrix24

Dopo aver elencato le caratteristiche di Zoom e di Bitrix24, in questa ultima parte della guida metteremo le due piattaforme a confronto anche per renderti più facile la scelta rispetto alle tue esigenze.

Interfaccia ed esperienza utente

• Zoom è conosciuto per la sua facilità di utilizzo e deve il proprio successo anche a questo fattore. Può essere usato anche da chi ha scarsissima dimestichezza col web e quindi ha visto una rapida diffusione. Inoltre, è molto apprezzato dagli utenti perché, con una buona connessione, è possibile avere un ottimo risultato in termini di qualità di video e audio.

• Bitrix24, dal canto suo, essendo stato pensato per un uso professionale ha un'interfaccia che a prima vista potrebbe sembrare meno immediata, ma che si fa presto apprezzare per versatilità d'uso e comodità. Inoltre, la possibilità di invitare ospiti esterni con un link, senza necessità di registrazione, lo rende molto comodo anche per la comunicazione esterna all'azienda.

Funzioni per i meeting e la comunicazione interna in azienda

• Tra le opzioni di Zoom troviamo strumenti utili per organizzare webinar, condividere lo schermo, partecipare alle riunioni con pochi clic. Tuttavia, la collaborazione avviene all'interno della piattaforma di videoconferenza e non mette a disposizione strumenti avanzati esterni.

• Bitrix24 mette a disposizione degli utenti altri strumenti oltre la videoconferenza, come i già citati tool per la gestione dei progetti, mezzi avanzati di condivisione e lettura, chat in tempo reale. Permette anche di invitare in modo agevole pubblico esterno alle riunioni quando necessario.

Sicurezza del software

• Negli ultimi anni Zoom ha dedicato molti sforzi all'implementazione di un software più sicuro, tramite l'introduzione della crittografia end-to-end e consentendo impostazioni di privacy personalizzate. Gli standard di sicurezza adottati sono sicuramente sufficienti per usi che non prevedono la condivisione di dati aziendali sensibili come quelli privati o per finalità di istruzione.

• Bitrix24 pone una grande attenzione non solo alla sicurezza della comunicazione aziendale, ma anche alla protezione dei dati condivisi, prendendo in considerazione attraverso strumenti aggiuntivi di sicurezza e aggiornamenti costanti l'importanza della protezione di informazioni sensibili dell'azienda. Mette a disposizione anche la possibilità di impostare permessi di accesso avanzati per i vari collaboratori e prevede backup regolari dei dati.

Costi e valore della piattaforma

Zoom online offre un piano gratuito molto utilizzato in particolare dai privati. Tuttavia, questa versione è inadatta per l'uso aziendale soprattutto per la limitazione riguardante il tempo, visto che le riunioni vengono interrotte dopo 30 minuti con la necessità di riavviarle. Questa versione può essere dunque usata per comunicazioni molto brevi e non per meeting veri e propri. Naturalmente, la versione a pagamento permette di superare questa restrizione.

Bitrix24, invece, mette a disposizione una versione gratuita con utenti illimitati e molte delle funzionalità descritte in questa guida come CRM e gestione progetti. Inoltre, Bitrix24 nella sua versione gratuita offre uno spazio di archiviazione di 5 GB e la possibilità di dare visibilità alla propria azienda tramite un website builder. Su Bitrix24 è anche presente un assistente virtuale chiamato CoPilot che può assistere i membri del team in tutte le fasi dell'uso del software.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo messo a confronto due delle piattaforme più utilizzate per la comunicazione aziendale, Zoom e Bitrix24. Si tratta di due software con approcci diversi. Zoom è nato come strumento dedicato in modo esclusivo alla comunicazione tramite videoconferenze e pur mettendo a disposizione strumenti molto utili non possiede strumenti ulteriori per la produttività aziendale.

Bitrix24 è invece un software pensato anche per quest'ultimo scopo e dunque al suo interno l'utente non trova semplicemente software per le videoconferenze, ma anche un CRM con funzioni avanzate, strumenti per la gestione dei progetti e degli incarichi, tool per automatizzare le campagne di marketing, un website builder e un assistente virtuale. Si tratta dunque di un software adatto non solo per le esigenze di comunicazione aziendale, ma anche per l'organizzazione del processo di lavoro e per la crescita della produttività dell'impresa.

FAQ

Bitrix24 può essere utilizzato anche dalle piccole e medie imprese come Zoom?

Bitrix24, oltre a un piano gratuito, permette di scegliere tra differenti piani a pagamento che sono pensati per venire incontro alle esigenze di aziende di tutte le dimensioni non solo in termini di funzionalità ma anche di costi. Inoltre, vista l'ampia gamma di strumenti a disposizione, permette di evitare costi aggiuntivi per altri software oltre quello di comunicazione aziendale, come un CRM o un software per la gestione dei progetti e la collaborazione all'interno del team.

Posso usare Bitrix24 anche per meeting online con molti utenti?

Sì, Bitrix24 è assolutamente adatto anche per meeting con molti utenti e webinar, fornendo anche strumenti di registrazione e la possibilità per gli ospiti esterni al team di accedere con un semplice link, senza dover scaricare alcun software.

Posso usare Zoom per la gestione di progetti come Bitrix24?

No, al contrario di Bitrix24, Zoom può essere utilizzato solo per meeting e videoconferenze