9 metodi efficaci per gestire le sfide del lavoro remoto nelle piccole imprese

Il lavoro da remoto ha portato con sé numerosi vantaggi, che vanno dall’aumento della flessibilità alla notevole riduzione dei costi. Tuttavia, può presentare degli ostacoli, che rischiano di influenzare non solo la comunicazione e la coesione dei team di lavoro, ma anche la produttività. Al fine di raggiungere il successo in un ambiente aziendale in continuo mutamento, è essenziale che le piccole imprese giungano a una perfetta gestione delle sfide del lavoro remoto.

Se desideri ottenere una perfetta collaborazione a distanza, dovrai impegnarti a mettere in atto le migliori pratiche per il lavoro remoto fin da oggi. Non perdere tempo: scopri subito 9 metodi vincenti per perfezionare la gestione dei team virtuali e incentivare lo sviluppo della tua compagnia!

1. Rendi il processo di onboarding più personale e adatto alle esigenze di ciascun lavoratore

Tra le sfide del telelavoro, una delle più importanti è senz’altro accogliere adeguatamente i nuovi dipendenti, facendoli sentire subito a loro agio. La distanza e la mancanza di contatto diretto potrebbero rendere impersonale la fase di inserimento, aumentando la sensazione di sfiducia generale. Per evitare che il morale e la produttività ne siano influenzati negativamente dovresti stabilire un processo di onboarding personalizzato, adatto alle esigenze e al ruolo di ciascun lavoratore.

Fornisci al nuovo assunto l’accesso a tutte le risorse e gli strumenti di cui avrà bisogno per svolgere il suo lavoro, prima ancora dell’inizio ufficiale del suo incarico. Realizza un calendario delle attività previste per le prime settimane di lavoro e offri materiali di formazione specifici, che lo aiuteranno a comprendere le sue responsabilità e ad adattarsi a esse.

Chiedi a un membro del personale di svolgere il ruolo di mentore, che risolverà i dubbi del nuovo impiegato e agevolerà la sua integrazione con il resto della squadra. Organizzare degli incontri faccia a faccia ti aiuterà invece a restare informato sullo stato d’animo del nuovo assunto e sulle sue esigenze, per assisterlo pienamente durante la fase di transizione.

Infine, introduci poco alla volta le attività che il nuovo dipendente dovrà svolgere, senza sovraccaricarlo di lavoro fin dal primo giorno. Così facendo contribuirai ad alleviare lo stress, migliorando la sua esperienza ed efficienza.

2. Impegnati a incoraggiare il senso di appartenenza alla squadra dei lavoratori remoti

I lavoratori impiegati in ufficio o nei negozi hanno la possibilità di interagire frequentemente con i colleghi, approfittando dei benefici offerti dal contatto umano. Al contrario, la solitudine sperimentata da molti lavoratori a distanza può generare un senso di isolamento e influenzare negativamente il coinvolgimento e la produttività. Per una valida gestione delle sfide del lavoro remoto, è importante porre rimedio a questa situazione.

Incoraggia il senso di appartenenza alla squadra dei tuoi dipendenti a distanza stabilendo delle attività da svolgere in gruppo, come club di lettura, aperitivi virtuali o serate quiz. Questi momenti di relax virtuali potenziano la connessione tra i lavoratori, favorendo la nascita di rapporti più profondi. Puoi anche scegliere di creare spazi dedicati alla condivisione di esperienze e traguardi raggiunti, che i membri dei team possono utilizzare per socializzare e stringere legami.

3. Incentiva lo scambio di conoscenze e la collaborazione tra i dipendenti

Mantenere una collaborazione remota efficace è una delle maggiori sfide del telelavoro. Quando manca un contatto diretto tra i dipendenti all’interno di uno spazio comune, lo scambio di conoscenze si rivela spesso complesso, nonché frammentato. Di conseguenza, alcuni dipendenti potrebbero trovarsi ad affrontare i loro incarichi contando su dati obsoleti o incompleti, compromettendo la qualità dei progetti.

Puoi affrontare questo problema creando una knowledge base, uno strumento che centralizza tutte le informazioni più rilevanti della tua azienda in un unico spazio. In questo modo dati, best practice e documenti verranno mantenuti in ordine e saranno disponibili per chiunque possieda l’autorizzazione necessaria a visualizzarli. Assicura il corretto funzionamento della base delle conoscenze organizzando i dati in categorie, con parole chiave e tag per facilitare la ricerca. Inoltre, dovresti incoraggiare i dipendenti a contribuire al suo mantenimento aggiungendo tutorial, aggiornando i documenti e condividendo articoli al suo interno.

Una perfetta gestione delle sfide del lavoro remoto implica anche l’organizzazione di webinar e workshop, per discutere delle best practice e condividere casi di successo e insuccesso. Promuovi una cultura aziendale basata sulla collaborazione e l’aiuto reciproco, in cui i lavoratori percepiscano l’importanza del loro contributo e sappiano di poter contare sull’appoggio dei colleghi per conseguire obiettivi comuni. Infine, stabilisci programmi di formazione incrociata e tutoraggio, così da semplificare la diffusione delle conoscenze tra i vari dipartimenti e rafforzare ulteriormente il senso di squadra dei dipendenti.

4. Investi nella cybersicurezza per affrontare efficacemente le sfide del telelavoro

Il lavoro remoto nelle piccole imprese sta attraversando una diffusione sempre più massiccia. Ciò ha reso fondamentale la gestione delle sfide che comporta, come la protezione delle informazioni sensibili. L’utilizzo di numerosi dispositivi, la diversità geografica e l’abitudine di lavorare da spazi pubblici o di coworking possono infatti mettere a rischio la sicurezza digitale dei dati.

Installare antivirus e firewall è cruciale, ma spesso non sufficiente. Per garantire misure di cybersicurezza sempre elevate, dovresti investire in una formazione adeguata sul tema e adottare strumenti avanzati. Organizza seminari sull’importanza di generare password sicure e identificare i messaggi sospetti e incoraggia i dipendenti a mantenere i loro dispositivi sempre aggiornati. In più, puoi ridurre i rischi implementando sia l’autenticazione multifattoriale che la crittografia dei dati.

È fondamentale anche sviluppare politiche chiare, che coprano le procedure da portare a termine in caso di violazioni e si adattino al tipo di telelavoro adottato dall’azienda. I tuoi team virtuali dovrebbero comprendere e applicare correttamente tali regole, per evitare che una singola vulnerabilità finisca per danneggiare l’intera impresa. Infine, rivolgiti a soluzioni per il lavoro da casa che includano misure robuste di sicurezza informatica.

5. Aiuta i membri del team a creare un home office confortevole ed ergonomico

I dipendenti da remoto dovrebbero disporre di uno spazio personale ergonomico e confortevole, in cui svolgere gli incarichi assegnati senza essere disturbati. Tuttavia, spesso il loro ambiente di lavoro non presenta mobili da ufficio specifici, né l’illuminazione richiesta per lavorare in maniera adeguata. In questi casi, possono insorgere problematiche di salute, che peggiorano la qualità del lavoro svolto e la produttività remota, compromettendo così le prestazioni e la crescita complessiva dell’azienda.

Migliora la tua gestione delle sfide del lavoro remoto con la creazione di un questionario per i tuoi dipendenti, che servirà a valutare lo spazio in cui lavorano. Prendi in considerazione elementi come la postura adottata, l’angolo in cui è sistemata la loro tastiera o la posizione del mouse e fornisci consigli utili su come progettare una postazione di lavoro confortevole, che garantisca il loro benessere durante lo svolgimento del lavoro.

Valuta la possibilità di offrire ai tuoi impiegati sconti e sovvenzioni per l’acquisto di attrezzatura da ufficio. Si tratta di un valido investimento a lungo termine, che aiuterà la forza lavoro a prendersi cura della sua salute incrementando anche la soddisfazione generale.

6. Definisci norme per regolare la comunicazione tra i team distribuiti in fusi orari diversi

Grazie alle nuove tecnologie, anche le piccole imprese hanno la possibilità di assumere dipendenti provenienti da tutto il mondo. Se la tua azienda ha approfittato di questa tendenza, è arrivato il momento di definire norme specifiche per la gestione dei team virtuali. Queste aiuteranno a stabilire orari comuni a tutti i dipendenti, in cui svolgere consultazioni, affrontare il processo decisionale e organizzare riunioni essenziali.

Tra le più importanti strategie per la gestione di questa sfida del lavoro remoto rientra l’adozione di un orologio globale. Questo strumento registra gli orari lavorativi di ogni membro della squadra, aiutando a trovare il momento più adeguato per svolgere un incontro che coinvolga tutto il gruppo. L’intero team dovrebbe essere connesso simultaneamente per almeno un paio di ore, per stabilire una comunicazione davvero diretta. In questo modo sarà possibile organizzare eventi chiave, come le sessioni di pianificazione e di risoluzione dei problemi.

Poiché non è sempre possibile assicurare la presenza online di tutti i membri del team negli stessi orari, è indispensabile curare anche la comunicazione asincrona. Ad esempio, puoi regolare l’utilizzo di questi mezzi di comunicazione e indicare il tempo massimo di risposta ai commenti sui documenti condivisi e alle e-mail. In questo modo contribuirai al miglioramento della comunicazione remota, riducendo la frustrazione causata da eventuali ritardi nelle risposte.

Mantieni elevata la motivazione e l’allineamento tra team in presenza e a distanza adottando un potente strumento di comunicazione remota come Bitrix24. La piattaforma fornisce soluzioni sincrone e asincrone come live chat, telefonate, sistemi di gestione di incarichi e progetti, videochiamate e videoconferenze e molto altro, che centralizzano le diverse interazioni tra team di lavoro in un unico spazio. In più, permette di creare calendari condivisi e programmare riunioni, tenendo in considerazione i fusi orari dei partecipanti.

7. Monitora la produttività da remoto con gli indicatori chiave di prestazione (KPI)

Una delle sfide più ardue della gestione dei team virtuali riguarda certamente il monitoraggio della forza lavoro e della sua produttività. La mancanza di supervisione diretta può rendere complessa la valutazione delle prestazioni dei dipendenti: è quindi necessario stabilire degli indicatori chiave di prestazione (KPI), per ottenere una panoramica chiara e diretta del funzionamento dei team remoti.

Determina KPI allineati con gli obiettivi aziendali, prendendo in considerazione fattori come la soddisfazione dei clienti, il tasso di finalizzazione dei progetti, il tempo di risoluzione dei problemi, il coinvolgimento dei dipendenti (tramite l’invio di moduli di feedback), il tempo di risoluzione dei problemi o l’utilizzo delle risorse.

Per monitorare efficacemente tali parametri, puoi implementare strumenti di gestione del lavoro a distanza. In questa categoria rientrano le piattaforme di prestazione e analisi, che facilitano lo studio di grandi volumi di informazioni e forniscono dati in tempo reale. Ancora una volta puoi affidarti a Bitrix24, che raccoglie dati sulle prestazioni e genera rapporti accurati seguendo variabili predefinite.

8. Ottieni feedback tramite sondaggi regolari

Valutare le aspettative e i desideri dei dipendenti che lavorano a distanza può risultare difficile a causa della mancanza di contatto diretto. Per risolvere questo inconveniente è possibile realizzare sondaggi o pulse survey regolari, con l’obiettivo di identificare le principali sfide del telelavoro, misurare la soddisfazione degli impiegati e migliorare politiche e pratiche. In questo modo anche il personale da remoto potrà condividere facilmente idee, preoccupazioni ed esperienze.

Richiedere feedback è una parte integrante della corretta gestione delle sfide del lavoro remoto. Brevi sondaggi regolari permettono alle piccole imprese di valutare efficacemente i dipendenti, senza affaticarli con un numero eccessivo di domande complesse e assicurando l’anonimato. Includi domande semplici sulla soddisfazione lavorativa e l’equilibrio tra lavoro e vita privata, per ottenere una visione chiara della situazione e stabilire strategie per il lavoro remoto sempre più valide e aggiornate. Così facendo, ti impegnerai attivamente a migliorare la soddisfazione del personale.

9. Fornisci opportunità di sviluppo professionale ai tuoi dipendenti

Fornire ai dipendenti opportunità di sviluppo professionale è imprescindibile, soprattutto se il tuo obiettivo è fidelizzare i talenti e mantenere elevato il loro coinvolgimento. Rispetto agli impiegati che lavorano in un ambiente tradizionale, i dipendenti remoti potrebbero infatti sentire di avere a disposizione opportunità di crescita limitate, con notevoli danni alla loro produttività. Investire sullo sviluppo professionale del personale remoto può quindi contribuire sia alla loro crescita personale che al successo a lungo termine della compagnia.

Consenti ai tuoi dipendenti di accedere a piattaforme di apprendimento online, con corsi e certificazioni specifici che li spingano a rafforzare le loro competenze seguendo ciascuno il proprio ritmo. Puoi anche selezionare workshop e conferenze virtuali interessanti per i team, che contribuiranno allo sviluppo delle abilità dei membri e offriranno benefici sia alla crescita dell’azienda che al conseguimento dei loro obiettivi personali.

Supera le sfide poste dal lavoro remoto con gli strumenti dei professionisti

Ora che le strategie per la gestione delle sfide del lavoro remoto sono state svelate, non ti resta che adottarle all’interno della tua compagnia. Sarai così in grado di incoraggiare la collaborazione remota, assicurare il benessere della tua forza lavoro e la protezione delle informazioni custodite dall’azienda. In più, contribuirai ad aumentare la produttività e a rafforzare lo spirito di squadra che lega i tuoi dipendenti. Potrai così superare con successo gli ostacoli che il lavoro remoto comporta e portare la tua azienda verso un percorso di crescita sostenibile.

Scegli Bitrix24, una piattaforma collaborativa completa per gestire incarichi e progetti, comunicare e semplificare le operazioni dei team distribuiti, centralizzandole in un unico spazio. Con il suo aiuto potrai stabilire un ambiente di lavoro efficace e sicuro, proteggendo documenti e informazioni cruciali e garantendo un perfetto allineamento tra i dipendenti e gli obiettivi della compagnia. Non aspettare ancora, iscriviti subito per approfittare dei suoi vantaggi e gestisci il lavoro remoto e le sue sfide come un professionista!

FAQ

Quali sono le sfide comuni nella gestione del lavoro remoto?

Tra le sfide comuni nella gestione del lavoro remoto rientrano:

• Le procedure di onboarding impersonali, che rendono più difficile l’adattamento dei nuovi dipendenti

• La mancanza di connessione con la squadra, che riduce il coinvolgimento generale

• La collaborazione frammentata e il mancato scambio delle conoscenze

• La difficoltà nel proteggere adeguatamente i dati, a causa della grande varietà di dispositivi impiegati

• La presenza di spazi di lavoro non adeguati, che influenzano negativamente la produttività

• I problemi di coordinazione tra fusi orari diversi

• Gli ostacoli posti dalla mancanza di supervisione diretta nella valutazione delle prestazioni

• I limiti nell’ottenimento e nell’analisi del feedback dei dipendenti remoti

• Un accesso ridotto alle opportunità di crescita professionale negli ambienti di lavoro virtuale.

Come possono le piccole imprese mantenere la produttività con il lavoro remoto?

Le piccole imprese possono mantenere la produttività con il lavoro remoto:

• Stabilendo obiettivi SMART con scadenze definite

• Offrendo flessibilità, anche se accuratamente regolamentata

• Incoraggiando una cultura aziendale basata sul senso di squadra

• Fornendo un’adeguata formazione nelle abilità digitali

• Promuovendo un ambiente di lavoro salutare

• Semplificando l’organizzazione degli incarichi, il monitoraggio dei progressi in tempo reale e la comunicazione tra i team con gli strumenti di gestione degli incarichi

• Monitorando le prestazioni senza cedere al micromanagement

• Fornendo supporto tecnico quando necessario

• Sostenendo l’importanza di una comunicazione regolare.

Quali strumenti sono essenziali per una gestione efficace del lavoro remoto?

Gli strumenti essenziali per una gestione efficace del lavoro remoto sono:

• I software di produttività, che aiutano a ottimizzare i tempi e a mantenere la concentrazione durante lo svolgimento degli incarichi cruciali

• Le piattaforme collaborative, per coordinare gli sforzi dei dipendenti e modificare documenti in tempo reale

• Il sistema di gestione degli incarichi e dei progetti, per organizzare il lavoro generale e garantire un perfetto svolgimento

• I calendari condivisi, che assicurano una perfetta amministrazione di incarichi e appuntamenti

• Gli strumenti di gestione sul cloud, ideali per condividere documenti anche con chi lavora a distanza

• Le chat, le chiamate, le videochiamate e le videoconferenze, che semplificano le interazioni quotidiane e la soluzione di eventuali problemi

• Gli strumenti di sicurezza e accesso remoto, per proteggere i dati e garantire un ingresso sicuro ai sistemi aziendali.