Come avviare un progetto da professionista: la guida definitiva per principianti

Avviare un progetto può rappresentare una vera sfida, sia per i principianti che si occupano di questo incarico per la prima volta, sia per i professionisti. Ogni progetto richiede un’attenta preparazione e un’esecuzione meticolosa fin dalle prime fasi, indipendentemente dalla tua esperienza in materia.

Ma come iniziare un progetto da zero in modo tale che ogni passaggio porti al successo finale? Di seguito troverai una guida con tutti i passi da seguire, che ti aiuterà a non lasciare da parte nemmeno un dettaglio fondamentale per una gestione perfetta. Inizia subito a leggere!

1. Analizza ogni dettaglio riguardante il progetto che stai per avviare

Le strategie per il lancio del progetto sono numerose, ma dovrebbero tutte iniziare da una sua comprensione approfondita. In questo modo, infatti, capirai chi sono le parti coinvolte nel progetto, che ruolo giocano, l’impatto del progetto e qual è l’esito desiderato. Una visione precisa in questo senso ti offrirà una direzione chiara da seguire, per evitare qualsiasi deviazione che potrebbe compromettere il raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Al momento di decidere come elaborare un progetto, dovresti essere certo di ciò che vuoi ottenere e perché: in caso contrario, rischi di allontanarti dal tuo percorso e di sprecare risorse preziose. Avere in mente uno scopo chiaro ti aiuterà infatti a prendere decisioni informate, dando la precedenza ai compiti che, più degli altri, sono totalmente in linea con i tuoi obiettivi.

Per fare un esempio, immagina di guidare un team di sviluppo di un nuovo videogioco: senza una visione ben definita del progetto, gli sviluppatori si muoveranno ognuno in una direzione diversa, finendo per creare un prodotto che non soddisfa le aspettative dei clienti. Un motivo in più per rivolgere la massima attenzione a questa fase fondamentale dell’avvio del progetto.

2. Porta a termine uno studio di fattibilità del progetto

Lo studio di fattibilità riveste un’importanza cruciale all’interno della gestione di progetti per principianti. Tale processo è necessario per valutare se il progetto può davvero essere portato a termine e raggiungere il successo sperato. In questo senso, copre un gran numero di fattori diversi, sia tecnici che operativi, legali, ambientali e finanziari.

Dovresti capire perché il progetto è importante e per quale motivo sia necessario portarlo a termine in quel determinato momento, cosa accadrebbe in caso di fallimento, quali benefici ne trarrà il cliente, se l’azienda possiede le risorse necessarie ad affrontarlo o cosa accadrebbe se la compagnia avesse bisogno di risorse aggiuntive. Non dimenticare di fare chiarezza su eventuali considerazioni legali, chiediti se l’attuale struttura operativa consenta un’implementazione efficiente del progetto o meno, se il progetto è conforme alle normative ambientali vigenti e se sia stato già tentato in passato.

Dopo aver ottenuto le risposte a queste domande e ad altre eventuali domande poste dai clienti, dovresti pensare a come presentare il progetto a chi te lo ha richiesto. Assicurati che le tue conoscenze siano precise e allineate alle aspettative delle parti coinvolte. Spiega loro i potenziali rischi, i benefici e la tua visione del progetto e assicurati che ne condividano una comprensione comune: si tratta di una delle più importanti strategie per avviare il progetto, che crea una solida base per facilitare il suo avanzamento.

3. Definisci gli obiettivi che guideranno il progetto

Dopo aver ottenuto una visione chiara del progetto nel suo complesso, è necessario determinare delle milestone concrete da raggiungere. Gli obiettivi in questione daranno forma alle attività che si svolgeranno nel corso del progetto e, per questo, dovrebbero essere misurabili e realistici, oltre che specifici, raggiungibili e limitati nella durata.

Suddividi il progetto in fasi che contribuiranno al successo finale e identifica i risultati che vorresti raggiungere in ciascuna di esse. È fondamentale assicurarsi che gli obiettivi rispettino i criteri SMART. Inoltre, è consigliabile associare ciascun obiettivo a un indicatore chiave di prestazione (KPI): ciò consentirà una miglior valutazione del progresso del progetto.

4. Stabilisci l’ambito del progetto e i deliverable

Chi desidera avviare un progetto correttamente dovrebbe sempre tenere in considerazione due variabili essenziali, ossia l’ambito e i deliverable. Dedicare del tempo ad annotare i risultati che il progetto produrrà è molto importante: possono essere articoli fisici, documenti o persino prodotti immateriali. Specifica in dettaglio le caratteristiche e i requisiti di ciascun deliverable, oltre ai vari criteri di accettazione, per ridurre il rischio di incomprensioni o fraintendimenti.

Passa poi a determinare l’ambito, un altro punto determinante nella guida all’avvio di un nuovo progetto di successo. Evita richieste dell’ultimo minuto da parte del cliente definendo cosa verrà incluso al suo interno e cosa no: ogni richiesta aggiuntiva rischia infatti di aumentare l’impiego di risorse, ritardare il progetto o persino ridurre il ROI. Coinvolgere gli stakeholder in questa fase è fondamentale: prendi in considerazione le loro aspettative e necessità al momento di delineare gli elementi appena citati e ottieni la loro approvazione, per impedire eventuali disaccordi.

5. Determina il budget e fai una stima delle tempistiche del progetto

Uno degli elementi decisivi che determinano la fattibilità del progetto è senz’altro il budget. Ogni guida al progetto prevede la necessità di calcolare i costi associati: dovrai quindi includere le risorse umane e materiali, così come i costi indiretti, ad esempio l’utilizzo di internet, l’affitto dello spazio o simili. Per una stima accurata, considera anche i potenziali imprevisti. L'obiettivo principale di questa fase è evitare sorprese negative, assicurandoti di possedere le risorse necessarie alla realizzazione del progetto al momento opportuno. Durante questa fase potrai inoltre cercare finanziamenti attraverso investitori o sovvenzioni, a seconda della natura del progetto e delle sue dimensioni.

Non dimenticare di definire delle scadenze per ogni fase del progetto. Dividi tali fasi in ulteriori tappe o incarichi, poi assegna delle tempistiche realistiche. Le tue stime dovranno essere basate su eventuali esperienze precedenti ed è importante considerare la complessità di ciascun compito, la disponibilità di risorse e i contrattempi che potrebbero presentarsi. Un calendario ben strutturato è fondamentale per valutare come realizzare un progetto efficace, poiché permette di coordinare le attività in maniera ottimale e mantenere tutti i membri del team aggiornati sulle scadenze, oltre ad anticipare possibili ritardi.

6. Scegli i membri più adatti a comporre il team di lavoro

Quando si mette mano alla pianificazione di base del progetto, è imprescindibile dedicare la massima attenzione alla selezione dei membri del team di lavoro. Valuta le competenze e l’esperienza necessarie a raggiungere gli obiettivi indicati in precedenza, senza dimenticare di includere anche le soft skill, che potrebbero rivelarsi necessarie per ciascun ruolo.

Cerca di comporre un team diversificato: otterrai prospettive e approcci diversi e in grado di arricchire la creatività, il processo decisionale e l’innovazione.

Presta attenzione ad abilità essenziali per la buona riuscita del progetto, come la spiccata capacità di collaborazione. Puoi anche scegliere di organizzare dei colloqui individuali, per identificare immediatamente i dipendenti più adatti a far parte del team e che genere di contributo possono apportare al progetto.

7. Identifica i potenziali rischi che potrebbero danneggiare il progetto

Le guide al project management per inesperti enfatizzano spesso l’importanza della capacità di anticipazione. Identificare proattivamente i rischi che potrebbero ostacolarne la realizzazione è infatti una delle strategie che ti offriranno l’aiuto maggiore nella fase iniziale del progetto.

Crea un registro RAID (dall’acronimo inglese Risks, Assumptions, Issues and Dependencies): in questo modo, raggiungere il successo si rivelerà più semplice del previsto. Si tratta di un documento dettagliato che ti permetterà di affrontare non solo i possibili rischi, ma anche le ipotesi, i problemi e le dipendenze che potrebbero influenzare gli aspetti critici del progetto.

Non dimenticare di coinvolgere il tuo team nella discussione di ogni aspetto relativo al progetto, per identificare i rischi potenziali.

8. Assicura la centralizzazione dei dati creando un documento adatto allo scopo

Tra i passi fondamentali per l’avvio del progetto rientra la creazione di un documento che raccolga tutti i dati ottenuti attraverso la ricerca. Una volta ultimato dovrà essere archiviato nella knowledge base dell’azienda, per poter essere condiviso con i membri del team di lavoro e gli stakeholder.

Un documento di questo tipo aiuta a organizzare adeguatamente le informazioni, rendendole accessibili a tutti. Ogni membro del team potrà verificare gli obiettivi e gli indicatori chiave di prestazione, l’ambito del progetto, gli standard stabiliti per i deliverable e molte altre informazioni, con un notevole aumento della coesione e un perfetto allineamento del personale verso il successo del progetto.

9. Utilizza un software di gestione degli incarichi e dei progetti per assegnare le varie responsabilità

I passi compiuti finora ti hanno aiutato ad avviare correttamente un progetto, ma come assicurarsi che proceda nella direzione desiderata? Sul mercato sono disponibili numerosi software di gestione degli incarichi e dei progetti che possono aiutarti in questo senso, come Bitrix24: una piattaforma completa e versatile, con tutti gli strumenti di cui hai bisogno per ottenere grandi risultati.

La tua scelta dipenderà dalle necessità del team e del progetto, ma certamente un software all-in-one offre una vasta gamma di strumenti di ogni genere. Bitrix24 permette dalla pianificazione del progetto al monitoraggio dell’incarico di visualizzare le attività sotto forma di elenchi, diagrammi di Gantt, flussi di lavoro o bacheche Kanban, stabilire le dipendenze tra gli incarichi e trigger per l’automazione. In più, include un potente CRM, strumenti di gestione del tempo e di comunicazione come chat, chiamate, videochiamate HD e videoconferenze. Infine, potrai archiviare e condividere file, lavorare in modo collaborativo e modificare documenti in tempo reale, anche insieme al tuo team.

10. Allinea tutti i partecipanti con un kick-off meeting

Un altro dei punti cruciali di questa guida per avviare un progetto riguarda l’organizzazione del cosiddetto kick-off meeting. Giunti a questo punto, tutti i membri del team conosceranno i risultati della tua ricerca e l’approccio che intendi adottare per il progetto, ma un incontro di questo tipo è comunque essenziale. Oltre a gettare le basi delle aspettative, la riunione sarà utile per definire il tono della comunicazione e il rapporto che si stabilirà tra gli stakeholder e i membri del team.

Si tratta anche dell’occasione ideale per presentare tutti i dipendenti coinvolti nel progetto. Rendi note le loro responsabilità e i ruoli che ricoprono, chiarendo chi svolgerà il ruolo di tramite tra le parti interessate e il progetto. Infine, sviluppa i deliverable, il programma di lavoro e le scadenze prestabilite. Come avrai capito, questa riunione ti aiuterà a sintetizzare l’intera pianificazione iniziale del progetto.

11. Rendi partecipi le parti coinvolte fin dall’inizio e mantieni una comunicazione chiara e costante

Realizzare un progetto aziendale allineato agli obiettivi è possibile, ma solo puntando a una comunicazione davvero bidirezionale. Dovrai quindi utilizzare strumenti come le e-mail, la chat, le chiamate e le videochiamate non solo per mantenere informate le parti coinvolte, ma soprattutto per rispondere a eventuali dubbi e domande e richiedere feedback, necessario al miglioramento continuo.

Stabilisci canali di comunicazione accessibili e, durante la fase di avvio del progetto, definisci i giorni in cui si terranno le riunioni e i momenti in cui verranno fornite le informazioni riguardanti lo stato di avanzamento. La trasparenza nella comunicazione ti consentirà di gettare le basi per un rapporto basato sulla massima fiducia.

12. Prendi in considerazione le attività di monitoraggio futuro

L’ultima delle fasi da affrontare per realizzare un progetto riguarda il suo monitoraggio costante. Le strategie appena elencate costituiscono l’approccio iniziale al progetto, ma non sono certamente immutabili: il contesto è in continua evoluzione ed è quindi essenziale vigilare attentamente sui potenziali rischi, che potrebbero incidere negativamente sullo sviluppo del progetto. Un monitoraggio costante e regolare permette di identificare tempestivamente eventuali bottleneck e di riallocare le risorse di conseguenza, in modo che il progetto risponda sempre alle aspettative e soddisfi pienamente il cliente.

Impara come avviare un progetto di successo grazie a questa guida definitiva

Ora che i principali consigli per avviare il tuo progetto sono stati svelati, percorrere il cammino verso il successo si rivelerà decisamente più semplice. Indaga, comprendi, poniti molte domande, analizza e pianifica con cura. Determina obiettivi chiari, l’ambito del progetto e i deliverable. Seleziona attentamente i membri del tuo team e identifica proattivamente eventuali rischi. Impiega inoltre strumenti di comunicazione bidirezionale, per mantenere informati tutte le parti coinvolte.

Crea un documento dettagliato che centralizzi i dati raccolti, scegli un software per la gestione degli incarichi potente e funzionale, monitora costantemente il tuo progetto e assicurati che sia sempre allineato alle aspettative dei clienti. In questo senso, puoi affidarti alla tecnologia offerta da Bitrix24: i suoi numerosi strumenti di comunicazione, collaborazione e gestione degli incarichi e dei progetti ti permetteranno di ottenere la massima efficacia operativa, rivoluzionando il tuo modo di lavorare. Scegli il meglio che il mercato può offrirti per avviare un progetto rapidamente e con semplicità, iscriviti oggi a Bitrix24!

FAQ

Come può un principiante gestire efficacemente le fasi iniziali di un progetto?

Un principiante può gestire efficacemente le fasi iniziali di un progetto:

• Analizzando in dettaglio le caratteristiche del progetto

• Effettuando uno studio di fattibilità completo

• Determinando gli obiettivi

• Stabilendo l’ambito e i deliverable (o risultati)

• Determinando il budget e le scadenze

• Scegliendo i membri del team di lavoro

• Identificando i potenziali rischi del progetto

• Creando un documento di progetto per centralizzare le informazioni

• Assegnando incarichi e responsabilità

• Organizzando una riunione di inizio progetto

• Promuovendo la comunicazione regolare

• Pianificando le attività di monitoraggio del progetto.

Come gestire efficacemente il coinvolgimento degli stakeholder in un progetto?

Per gestire efficacemente il coinvolgimento degli stakeholder in un progetto, è importante identificare chi sono gli stakeholder chiave e coinvolgerli fin dalle prime fasi del progetto. Utilizzare strategie di comunicazione chiare e regolari per mantenere gli stakeholder informati sullo stato del progetto e coinvolgerli nelle decisioni rilevanti.

Quali errori comuni dovrebbero evitare i principianti nell’avvio di un progetto?

Gli errori più comuni da evitare nell’avvio di un progetto sono, tra gli altri:

• Non pianificare adeguatamente il cronogramma di lavoro

• Discutere del progetto con persone che non vi partecipano

• Chiedere aiuto alle persone sbagliate

• Dimenticare di definire il budget del progetto (o non farlo correttamente)

• Impiegare troppo tempo occupandosi di dettagli di scarsa importanza

• Non assegnare le responsabilità per iscritto.