Gestire attività con CRM: organizza le attività di vendita e aumenta la produttività

Padroneggiare con efficacia la gestione delle attività con CRM può favorire il successo a lungo termine del team delle vendite. L’impiego di questo strumento aiuta ad amministrare gli incarichi legati alle vendite, automatizzando i processi più ripetitivi e quotidiani. Approfittare dei suoi benefici consente, tra le altre attività, di eseguire azioni di follow-up perfettamente organizzate, centralizzare i dati e semplificare l’assegnazione dei compiti ai componenti della squadra, il tutto con pochi clic.

Scopri subito come migliorare l’organizzazione delle attività di vendita con il CRM! Dall’impostazione di promemoria automatici al monitoraggio dei progressi in tempo reale, in questo articolo troverai 9 spunti per accrescere la produttività senza sforzo.

1. Impostare promemoria automatizzati per le attività

La possibilità di impostare promemoria e avvisi automatizzati per gli incarichi e le scadenze è una delle funzionalità più importanti offerte dalla gestione delle attività con CRM. Questa caratteristica aiuta a ridurre il rischio di dimenticanze, permettendo al team delle vendite di concentrarsi su ogni fase del processo con maggiore precisione e sicurezza.

Grazie a un CRM potente come Bitrix24, i tuoi agenti non saranno più costretti a ricordare ogni dettaglio operativo. Il software consente di programmare promemoria per attività cruciali, come l’invio di una proposta commerciale o l’organizzazione di una riunione importante. Puoi configurare avvisi manualmente, decidendo tempi e modalità di ricezione, oppure impostare regole automatiche affinché gli avvisi vengano inviati in base a criteri predefiniti.

L’impiego di promemoria automatizzati migliora significativamente l’organizzazione del team, assicurando che ogni attività venga completata nei tempi previsti. Questa soluzione non solo aumenta la produttività, ma contribuisce anche a massimizzare il tasso di conversione, garantendo che nessuna opportunità venga trascurata.

2. Assegnare e monitorare le attività di vendita

Perché la gestione delle attività di vendita risulti efficace, dovresti assegnare con attenzione le responsabilità e monitorare costantemente i progressi ottenuti. In questo senso, il CRM si rivela un alleato imprescindibile. Con il suo aiuto, potrai assegnare gli incarichi ai professionisti più adatti a svolgerli, rapidamente e tenendo conto dell’esperienza e del carico di lavoro di ciascuno.

Uno dei principali vantaggi del CRM è la capacità di memorizzare tutte le interazioni. In questo modo, i leader del team potranno accedere alla piattaforma e verificare il momento in cui è avvenuto il primo contatto con il potenziale cliente, dare un’occhiata ai messaggi scambiati, capire se si siano svolti o meno degli incontri e stabilire a quale tappa del processo si trova.

Tale registro, dettagliato e sicuro, impedisce la duplicazione degli incarichi, evitando che uno stesso cliente venga contattato da due agenti di vendita diversi. In più, previene eventuali problemi, visualizzandoli e permettendo di rimediare a essi prima che possano influenzare negativamente il processo di vendita. In definitiva, la gestione delle attività CRM incrementa il controllo sul flusso di lavoro, rendendo l’intero processo decisionale più immediato ed efficiente.

3. Dare priorità alle attività in base alle scadenze

Ormai sempre più compagnie si affidano all’organizzazione delle attività con il CRM, soprattutto se desiderano semplificare l’intero processo di vendita. Prendendo come riferimento le scadenze degli incarichi da portare a termine, questo strumento può infatti prioritizzarli automaticamente. I CRM più avanzati consentono persino di assegnare la precedenza ai compiti seguendo criteri diversi, come la loro urgenza o importanza.

In questo modo, gli agenti delle vendite saranno in grado di organizzare anticipatamente le loro giornate lavorative, contando su una guida che indicherà loro le azioni da svolgere.

Pensa all’organizzazione di riunioni con i potenziali clienti: in questo contesto, il CRM può avere un impatto sulla produttività organizzando tale incarico in base alla rilevanza dei prospect, dando la precedenza a quelli con maggiori possibilità di trasformarsi in clienti effettivi.

Un altro esempio è la gestione delle offerte in scadenza. Un CRM può individuare automaticamente quelle che richiedono attenzione immediata, garantendo che nessuna opportunità venga trascurata e ottimizzando le possibilità di chiudere affari importanti.

4. Monitorare i progressi in tempo reale

In un mercato dinamico e in rapido cambiamento come quello moderno, restare informato sulle novità e adottare un atteggiamento adattabile può fare la differenza. La gestione delle attività con CRM fomenta la flessibilità delle aziende, fornendo aggiornamenti continui sullo stato degli incarichi assegnati.

Le varie attività intraprese dal team delle vendite vengono riportate immediatamente sulla piattaforma, offrendo una panoramica complessiva degli incarichi all’interno del CRM. Potrai soffermarti su eventuali attività in grado di creare bottleneck e impegnarti alla loro risoluzione, oppure visualizzare i compiti a cui membri del team stanno lavorando e quelli già portati a termine. L’accesso a dati di questo tipo incoraggia la capacità di risposta della squadra, rafforzando l’allineamento tra i membri.

5. Integrare la gestione delle attività con i calendari

Integrare la gestione delle attività di vendita con i calendari migliora l’organizzazione del team delle vendite e incrementa la produttività. Gli agenti potranno amministrare riunioni, scadenze e chiamate di follow-up direttamente dalla piattaforma di gestione degli incarichi, replicandosi nel calendario (e viceversa), per una coordinazione generale ottimale. Sebbene in commercio siano disponibili numerosi CRM per team di vendita integrabili con le app calendario più diffuse, puoi scegliere di rivolgerti a un software che includa un calendario nativo, come Bitrix24.

La piattaforma consente di creare sia calendari personali, che semplificano la gestione degli impegni privati, che di gruppo, in grado di agevolare la coordinazione delle scadenze, l’organizzazione di riunioni con utenti interni o esterni e il controllo dei progressi dei progetti. Al loro interno potrai anche programmare promemoria ed eventi ripetuti, oltre a sincronizzare automaticamente gli appuntamenti con i potenziali clienti e altri incarichi dai calendari personali e di gruppo. Inoltre, sarà possibile aggiungere note, per una centralizzazione ancora più efficace delle informazioni.

Infine, il calendario di Bitrix24 include dati sui permessi per malattia, le ferie e le assenze dei dipendenti. Questi permettono di regolare l’assegnazione degli incarichi secondo la disponibilità di ognuno, facilitando il progresso delle attività del tuo team delle vendite.

6. Generare report sulle attività completate

Il CRM può trasformarsi in un’ottima fonte di dati per la valutazione delle prestazioni e l’identificazione di aree di eccellenza o di miglioramento. Ogni volta che un lead entra nel sistema, gli strumenti analitici si mettono al lavoro monitorando le tempistiche e il tasso di successo sulla base di una serie di indicatori chiave di prestazione (KPI).

Tramite la gestione delle attività con CRM, i team delle vendite possono riflettere sulla produttività individuale e dell’intera squadra, visualizzando rapporti dettagliati su elementi come il tasso di completamento degli incarichi o il tempo di attesa dei clienti. Tali report permettono di studiare la gestione complessiva degli incarichi, mettendo in evidenza i potenziali bottleneck e le occasioni di miglioramento da cogliere quanto prima.

L’utilità dei rapporti del CRM non si ferma a queste funzioni. Possono infatti essere impiegati per identificare tendenze e schemi ricorrenti nella gestione degli incarichi, così da dare forma a strategie future vincenti. I responsabili delle vendite avranno modo di comprendere più approfonditamente i fattori che influenzano la produttività e agire di conseguenza, programmando gli incarichi, regolando le priorità e adattando i processi.

7. Collaborare con il team su attività condivise

Tutti i team di lavoro, compreso quello delle vendite, devono il loro corretto funzionamento a un’efficace collaborazione. Dotare la propria compagnia di un CRM per team delle vendite consolida il lavoro di squadra su uno stesso incarico o progetto, consente di assegnare responsabilità e di condividere documenti e informazioni cruciali per lo svolgimento del lavoro. Così facendo, si mantiene il team sulla stessa lunghezza d’onda e i membri sempre coinvolti.

Bitrix24 offre un CRM completo per gestire attività, che integra svariati strumenti di comunicazione come live chat, e-mail, videochiamate e videoconferenze. In più, gli utenti potranno lavorare simultaneamente sullo stesso documento, lasciare commenti e utilizzare le schede degli incarichi per includere informazioni e dettagli utili a ogni attività, semplificando la collaborazione e rendendola più immediata.

L’amministrazione degli incarichi nel CRM riduce la necessità di scambiare messaggi e di organizzare riunioni. Può quindi agilizzare efficacemente il flusso di lavoro, aumentando le capacità di adattamento del team di fronte a cambiamenti e nuove esigenze.

8. Creare flussi di lavoro personalizzati per attività ripetitive

Per mantenere l’allineamento tra obiettivi prestabiliti e membri del team di vendita e standardizzare i processi, dovresti creare dei flussi di lavoro personalizzati che ti aiutino a gestire le attività ripetitive. Modellare la gestione delle attività con CRM secondo le esigenze specifiche del team delle vendite permette di strutturare adeguatamente le fasi di ogni flusso, tenendo conto di elementi unici come il tipo di vendita o la natura del potenziale cliente.

Per offrire alla clientela un’esperienza uniforme e coerente, gli agenti di vendita dovrebbero operare seguendo uno schema standardizzato. La qualità dell’intero processo ne beneficerà e i membri del team sapranno sempre come comportarsi in ogni momento. Inoltre, anche l’onboarding dei dipendenti e il loro inserimento nel gruppo di lavoro risulteranno facilitati. Questo approccio contribuisce a creare un ambiente di lavoro più organizzato e orientato agli obiettivi.

9. Sincronizzare i dati delle attività su più dispositivi e piattaforme

Al giorno d’oggi, numerosi agenti di vendita svolgono i loro incarichi al di fuori dell’ufficio tradizionale. Fortunatamente, la tecnologia si è evoluta di pari passo, offrendo strumenti di gestione delle attività con CRM utilizzabili on-the-go. I membri del team delle vendite avranno quindi la possibilità di accedere alle informazioni necessarie al loro lavoro da qualsiasi dispositivo e da varie piattaforme.

Gli utenti potranno visualizzare eventuali aggiornamenti in qualsiasi momento, anche durante un viaggio o nel bel mezzo di una riunione. Tale sincronizzazione consolida la flessibilità e valorizza la collaborazione, mantenendo il personale sempre informato su ciò che accade all’interno dell’azienda.

Potenzia la tua gestione delle attività di vendita con un CRM di ultima generazione

Per aumentare l’efficienza generale del team delle vendite e accrescere la sua produttività, dovresti puntare alla gestione delle attività con CRM. Automatizzare le vendite permette di ridurre il margine di errore e libera il tempo speso in attività ricorrenti, offrendo agli agenti la possibilità di dedicarsi alla creazione di relazioni solide con i clienti. Inoltre, i CRM per team di vendita danno la giusta priorità ai compiti, li organizzano e ne monitorano i progressi, garantendo il perfetto allineamento tra il team e gli obiettivi prefissati.

Amministrare gli incarichi quotidiani con il CRM risulta più semplice quando ci si affida a una piattaforma avanzata come Bitrix24. I suoi potenti strumenti agevolano l’assegnazione dei compiti, il controllo delle attività, la realizzazione di flussi personalizzati, l’automazione dei processi e molto altro. Potrai anche ottenere rapporti dettagliati e basati sullo storico dei dati e scoprire tendenze, oltre a sfruttare le potenzialità della sincronizzazione automatica per accedere a informazioni sempre aggiornate. Bitrix24 può essere utilizzato sia in versione desktop che mobile, con un’interfaccia altamente intuitiva che non richiede una formazione prolungata da parte del personale. Non perdere altro tempo: iscriviti oggi e approfitta dei suoi innumerevoli vantaggi!

FAQ

In che modo il CRM può aiutare a gestire le attività di vendita?

Il CRM può aiutare a gestire le attività di vendita:

• Centralizzando tutte le attività di vendita su un’unica piattaforma

• Coordinando il lavoro

• Assegnando gli incarichi in maniera efficiente

• Effettuando un monitoraggio dettagliato dei progressi raggiunti

• Automatizzando le attività di routine

• Migliorando l’organizzazione generale del team

• Fornendo un accesso in tempo reale ai dati

• Agilizzando il processo decisionale

• Incrementando le prestazioni.

Quali sono le migliori pratiche di utilizzo del CRM per aumentare la produttività?

Le migliori pratiche di utilizzo del CRM per aumentare la produttività sono:

• Impostare promemoria automatizzati per le attività

• Assegnare e monitorare le attività di vendita

• Dare la priorità agli incarichi in base alle scadenze

• Monitorare i progressi con aggiornamenti in tempo reale

• Integrare la gestione delle attività con i calendari

• Generare report sulle attività completate

• Collaborare con il team su attività condivise

• Creare flussi di lavoro personalizzati per attività ripetitive

• Sincronizzare i dati delle attività su più dispositivi e piattaforme.

Quali caratteristiche dovrebbe avere un sistema CRM per la gestione efficace delle attività?

Perché la gestione delle attività risulti efficiente, il CRM dovrebbe presentare caratteristiche come:

• La possibilità di impostare avvisi e promemoria

• L’assegnazione e il monitoraggio degli incarichi

• L’automazione di incarichi e flussi di lavoro

• L’integrazione con i calendari

• Gli aggiornamenti in tempo reale

• La generazione di rapporti sulle prestazioni

• Un’interfaccia intuitiva e semplice da usare

• La sincronizzazione con numerosi dispositivi e piattaforme

• L’analisi predittiva

• La protezione dei dati archiviati

• L’integrazione con strumenti di comunicazione.