La gestione di un progetto è sempre un momento fondamentale per un team di lavoro e per l'azienda interessata. Al successo puntuale dei progetti è legata la stessa possibilità che un'impresa possa affermarsi nel suo settore di riferimento. Di solito, è collegata anche alla soddisfazione dei clienti, la capacità di fidelizzazione e l'affermazione della professionalità di un brand e di un'impresa.
In questo articolo presenteremo 9 consigli per la gestione efficiente dei progetti durante tutte le fasi, soffermandoci anche sugli strumenti per gestire un progetto, che sono particolarmente importanti in un mondo in cui la tecnologia può aiutare in modo significativo a semplificare alcuni stadi di questi processi.
Introduzione alla gestione dei progetti
La gestione dei progetti è un processo complesso che richiede una serie di step che devono ricevere tutti la medesima attenzione.
Il Project Management Body of Knowledge ha proposto la suddivisione di un progetto in 5 fasi principali:
- Avvio
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio
- Chiusura
Ognuna di queste fasi di un progetto deve essere affrontata in modo attento, tenendo conto della necessità di gestione degli imprevisti, dei possibili cambiamenti, del rispetto delle scadenze previste e di una corretta comunicazione all'interno del team di lavoro.
Calendari, scadenze e comunicazione interna al team possono essere resi più efficienti tramite un software come Bitrix24, una piattaforma all-in-one che mette a disposizione molti strumenti di collaborazione interna al team come messaggistica in tempo reale, videoconferenze, feed e sondaggi per raccogliere le opinioni dei partecipanti al progetto di lavoro. Sono inoltre presenti calendari di gruppo avanzati che consentono la gestione di scadenze e appuntamenti.
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Bitrix24 mette a disposizione diversi strumenti di collaborazione e comunicazione interna, ma anche calendari di gruppo che consentono la gestione di scadenze e appuntamenti.
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Suggerimenti per gestire un progetto aziendale
Ecco dunque 10 suggerimenti su come gestire un progetto e rendere quello del team di lavoro un processo efficace.
1. Definizione degli obiettivi e dei risultati
La definizione degli obiettivi è un elemento importante prima dell'avvio di un progetto. Qualora si tratti di un progetto legato a uno specifico cliente, è una buona idea cercare di coinvolgerlo sin dall'inizio, perché può essere un ottimo modo per evitare problematiche e fraintendimenti successivi. I risultati che si vogliono ottenere dovrebbero poi poter essere misurabili, anche nei vari step, in modo che nelle diverse fasi esecutive si possa sapere quanto si è vicini agli obiettivi che ci si era preposti.
Anche il termine ultimo della consegna del progetto dovrebbe essere pianificato fin dall'inizio. Se vi possono essere aggiustamenti sulle scadenze intermedie, di solito quella finale è una scadenza che è bene non mancare.
2. Pianificazione del progetto in dettaglio
La pianificazione in dettaglio delle vari fasi che dovranno condurre alla conclusione del progetto è un altro elemento fondamentale. Andrebbero già da subito individuate delle scadenze intermedie in cui realizzare obiettivi intermedi, perché questo renderà anche più facile tenere i giusti ritmi di lavoro e non trovarsi in ritardo dalla scadenza finale.
Inoltre, è bene pianificare le dipendenze tra le attività, vale a dire stabilire quali siano le priorità tra i processi previsti. Questo è particolarmente importante nel caso in cui diversi membri del team lavorino a elementi diversi. In sostanza, più il piano di lavoro iniziale sarà particolareggiato, più organizzazione e rispetto delle tempistiche diventeranno agevoli.
3. Costruire un team di lavoro efficace
La costruzione di un team efficace è un altro punto essenziale per la buona riuscita di un progetto. Anche se scegliere un team di persone affiatate che hanno già lavorato insieme a passati progetti può essere un plus, è in ogni caso importante scegliere le figure giuste in base alle competenze e alle abilità specifiche.
Anche la comunicazione non dovrebbe essere lasciata al caso. È bene creare sin da subito canali di comunicazione interni al team chiari e regolari, e nel caso alcune parti del lavoro vengano svolte in smart working fare in modo che gli strumenti tecnologici usati siano efficienti. Un approccio vincente è anche quello di delegare le responsabilità in modo equo, ad esempio non sovraccaricando troppo un membro del gruppo, per quanto bravo e produttivo possa essere.
4. Adattabilità ai cambiamenti e agli imprevisti
Durante un progetto, la gestione degli imprevisti e dei cambiamenti è un elemento rilevante perché capiteranno nella maggior parte dei casi e individuare soluzioni rapide è essenziale per la buona riuscita di un'attività e per evitare ritardi nella consegna.
In ambito lavorativo, sono molti gli imprevisti che possono sopravvenire. Un esempio è una modifica dei piani richiesta dal cliente. Anche se non dovrebbe accadere di ricevere richieste di modifica sostanziale delle specifiche in corso d'opera, cercare di adattarsi può evitare di perdere la fiducia di colui che ha commissionato il progetto.
Tuttavia può accadere che gli imprevisti siano semplicemente interni, magari perché la metodologia scelta per affrontare una parte del lavoro non funziona correttamente ed è dunque necessario cambiare in corsa. Qualunque sia l'imprevisto in questione, è particolarmente importante che il team abbia la capacità di adattarsi e non resti rigidamente ancorato alla vecchia impostazione.
5. Usare le giuste tecniche e metodologie di gestione dei progetti
La scelta del giusto metodo di lavoro è sicuramente uno degli approcci vincenti in questo senso, facendo attenzione anche a elementi come la corretta gestione del budget a disposizione e la minimizzazione degli sprechi.
Anche l'uso di software che diminuiscano le attività ripetitive aumenta efficienza e produttività, perché libera risorse che il personale addetto al progetto può utilizzare per altre esigenze, diminuendo così i tempi per la conclusione del progetto. Definire un programma quotidiano del carico di lavoro è un altro elemento che tende ad aumentare l'efficienza.
6. Monitoraggio e valutazione
Il monitoraggio del flusso di lavoro e dei progressi dello stesso è importante per assicurare che un progetto proceda in modo efficace e senza intoppi. Dovrebbe essere effettuato sin dai primi step, perché un buon inizio è sempre un ottimo viatico per il proseguimento del lavoro. È bene poi procedere in modo regolare per riuscire a intervenire sempre in modo tempestivo qualora si verifichino problemi.
Anche la valutazione del lavoro svolto, chiedendo opinioni anche ai vari membri del team, è un ottimo strumento per individuare in quali elementi il lavoro in corso possa essere migliorato. Comunicazioni regolari con il cliente per avere il suo feedback sono un altro ottimo modo per non trovarsi alla fine con richieste di modifica che non erano state preventivate ed eventuali recensioni negative al lavoro svolto.
7 Collaborazione e comunicazione
Collaborazione e comunicazione sono indubbiamente altri aspetti imprescindibili per lavorare con successo a un progetto. Il team deve poter collaborare insieme in modo efficace in tutte le fasi e avere anche la giusta sintonia. In questo senso, sarà compito dei responsabili del team verificare che non ci siano dissidi.
Nel caso questi fossero già insorti, non solo non bisogna fare nulla per alimentarli, magari schierandosi con uno dei dipendenti in conflitto, ma si deve cercare di mediare perché un gruppo di lavoro dove non esiste un clima sereno non può essere efficiente. Anche gli strumenti messi a disposizione per le comunicazioni devono essere adeguati e rendere semplice il dialogo tra chi sta lavorando al progetto.
8. Mantenere la motivazione
Soprattutto quando si sta lavorando a un progetto lungo e impegnativo, può capitare che possa esservi all'interno del gruppo di lavoro un rilassamento o una perdita di motivazione. Si tratta solitamente di qualcosa che nella pratica può portare a un rallentamento del lavoro e a possibili ritardi. È bene dunque intervenire subito per ripristinare la motivazione della squadra prima che la perdita della spinta a produrre possa creare problematiche serie.
9. Rispettare i tempi previsti
Tra i fattori di successo di un progetto c'è sicuramente anche il rispetto dei tempi previsti. Questo riguarda anche le scadenze che sono state stabilite per gli step intermedi, visto che il ritardo di uno dei passaggi può comportare problemi a cascata in tutti gli altri. È bene dunque che tutta la struttura che sta lavorando al progetto sia informata rispetto ai rischi che i ritardi possono comportare per il buon andamento del lavoro. In questo senso, frammentare il lavoro in più deadline può aiutare a tenere meglio sotto controllo il rispetto delle tempistiche.
C'è poi la scadenza più importante, che è quella finale. Se le tappe intermedie hanno di solito solo una ricaduta esterna, quella finale è anche quella in corrispondenza della quale i clienti attendono la consegna. Il ritardo in un progetto dovrebbe essere solo dunque una circostanza eccezionale legata a eventi imprevedibili, che quando incorrono andrebbero anche spiegati in maniera tempestiva e trasparente al cliente.
Gestire un progetto, ruolo del project manager
Il project manager è il responsabile della gestione dei progetti ed è naturalmente una figura chiave per la loro riuscita. Deve innanzitutto avere competenze e capacità di leadership, vale a dire essere capace di guidare un gruppo ed essere riconosciuto dallo stesso come figura autorevole. Deve inoltre essere in grado di comunicare in modo chiaro ed efficace con tutti i partecipanti ai progetti, in modo che non possano nascere equivoci o fraintendimenti rispetto ai compiti di ognuno.
È sua responsabilità anche gestire in modo efficiente il tempo e le risorse a disposizione e comunicare con gli stakeholder in modo efficace e chiaro. Inoltre, soprattutto in un periodo storico in cui la tecnologia è così importante come ausilio nel lavoro, deve essere in grado di scegliere i giusti strumenti per la gestione dei progetti ed essere costantemente aggiornato sull'evoluzione tecnologica.
Software per gestione progetti e CRM
La scelta del software per la gestione dei progetti è un momento essenziale per qualsiasi responsabile di un team. Per questa decisione può farsi coadiuvare dai membri del team con maggiori competenze e informazioni in materia e discutere con loro innanzitutto della lista di funzionalità che si ritengono necessarie per le varie fasi di lavoro. Tra i criteri che possono orientare la scelta c'è anche il budget e in questo caso è importante saper individuare il miglior rapporto qualità prezzo per raggiungere i propri obiettivi.
Evitare la frammentazione dei software può essere un'ottimo modo per coniugare le esigenze di contenimento della spesa con l'efficienza della tecnologia scelta. Bitrix24 è una piattaforma omnicomprensiva per la gestione dei progetti che ha al suo interno tutto ciò che può servire per le varie fasi, come calendari avanzati, strumenti di collaborazione, condivisione e comunicazione per il team, un framework per l'assegnazione degli incarichi, tool per la gestione delle deadline. Inoltre, in esso sono anche integrati, tra le altre cose, un CRM per la gestione dei contatti e un assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale denominato CoPilot che può assistere i membri del team con idee, aiuto nella generazione di testi e immagini, risposte rapide a dubbi e domande.
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Come gestire un progetto aziendale, alcune conclusioni
La gestione dei progetti è un processo complesso che consiste in diverse fasi quali la pianificazione, l'esecuzione, il monitoraggio e la chiusura. La pianificazione iniziale è ciò che consente di delineare i vari step previsti per il processo, il team che dovrà collaborare per portare a termine il lavoro, i software da utilizzare e i tempi previsti per ogni fase. Il team che lavora a un progetto deve essere guidato da un project manager che abbia capacità di leadership e di controllo su tutti i momenti dell'esecuzione dello stesso.
Anche la fase di monitoraggio e di valutazione dello stato di avanzamento è un elemento importante che può consentire di intervenire in caso di imprevisti o di qualità non corrispondente agli standard prefissati. Infine, gli strumenti tecnologici possono aiutare a semplificare i processi e a migliorare la collaborazione e la comunicazione. La gestione del progetto può essere migliorata utilizzando strumenti di project management e seguendo le best practice del settore.
La gestione dei progetti sta vivendo, anche in Italia, un'evoluzione costante grazie ai progressi delle tecnologie. In futuro, ci si può aspettare un sempre maggiore ricorso all'intelligenza artificiale che potrà ancora di più aiutare nell'automazione delle attività ripetitive, nella previsione dei rischi, nella fase di pianificazione dei progetti.
Si può anche prevedere che saranno presenti strumenti collaborativi avanzati che renderanno la comunicazione interna al team, anche da remoto, sempre più realistica e simile alla coabitazione in ufficio. Considerata l'attenzione alla lotta ai cambiamenti climatici, anche la sostenibilità ambientale diventerà un elemento sempre più importante per l'implementazione dei progetti.
