In qualsiasi azienda, piccola o grande, il lavoro di squadra è un aspetto fondamentale per avere un livello alto di produttività. La collaborazione del team che lavora a un progetto deve svolgersi con efficienza e armonia, in modo che tutti i colleghi del gruppo di lavoro possano dare il loro apporto nel migliore dei modi. Si tratta di un obiettivo che può apparire scontato a chi ha un'esperienza anche minima di vita aziendale, ma nel concreto la collaborazione nel team-working non si svolge sempre nel modo più efficace. In questo articolo indicheremo strategie e strumenti efficaci per migliorare la collaborazione e la produttività di un gruppo di lavoro.
Cos’è la collaborazione del team sul luogo di lavoro?
Prima di entrare nel dettaglio delle strategie adatte a migliorare la collaborazione nel team di lavoro, è bene specificare brevemente cosa si intende con questo concetto. La collaborazione nelle aziende è un processo che coinvolge tutti i lavoratori al fine di raggiungere un comune obiettivo o progetto.
Una collaborazione efficace è fondamentale per il successo di un team e soprattutto per migliorare la produttività dei lavoratori. La gestione del lavoro di squadra è normalmente compito del responsabile e mira anche a creare un ambiente lavorativo aperto, inclusivo e collaborativo.
Strategie per migliorare la collaborazione del team e la produttività
Posto che una collaborazione efficace è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, come può questa essere migliorata? Ecco alcuni consigli in merito.
1. Una comunicazione chiara ed efficace
Collaborazione e comunicazione sono due concetti che devono andare di pari passo affinché un gruppo di lavoro possa tenere ai massimi livelli la propria produttività. Una comunicazione efficace evita che possano sorgere malintesi nel gruppo di lavoro, consente che i problemi che emergono vengano rapidamente risolti e che ciascun collaboratore possa concentrarsi sul suo compito in modo efficiente.
Inoltre, lo scambio di feedback all'interno del team stimola creatività e innovazione aumentando la qualità del lavoro. Dunque, la produttività complessiva del team passa per un'efficace comunicazione tra le persone che ne fanno parte. Il responsabile del gruppo di lavoro avrà il compito dunque di controllare che la comunicazione interna sia franca e avvenga con tempistiche e modalità adeguate.
2. Coltivare una cultura collaborativa
La creazione di una cultura collaborativa ha lo scopo di infondere nel gruppo una fiducia nei propri mezzi e nelle proprie competenze. Un ambiente di questo tipo presuppone che tutti i membri del team si impegnino in modo proattivo condividendo conoscenze, risorse e idee per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.
Quando i membri del team lavorano insieme in modo coeso, non aumentano solo la produttività e la qualità del lavoro, ma la stessa soddisfazione dei dipendenti. Un dipendente soddisfatto e che si sente parte integrante e armonica di un gruppo tenderà ad aumentare anche le prestazioni individuali. In un ambiente di lavoro basato su una cultura collaborativa vi è normalmente una diminuzione del turnover interno, in altre parole cala la propensione dei dipendenti ad abbandonare l'azienda.
3. Definire obiettivi chiari e condivisi
La definizione di obiettivi chiari e condivisi rappresenta un elemento imprescindibile per una collaborazione efficace e per l'aumento della produttività del gruppo di lavoro. Infatti, questo processo consente che tutti i membri del team lavorino nella stessa direzione e che ognuno di essi sappia perfettamente quale sia il proprio ruolo all'interno del team.
La definizione degli obiettivi permette anche una misurazione puntuale dei risultati e dunque la possibilità di aggiustare ciò che non sta procedendo per il meglio. In questo senso, è importante condividere i risultati con l'intero gruppo, in modo che ognuno di loro sappia cosa non sta andando nella direzione giusta e in cosa può migliorare per lavorare al raggiungimento degli obiettivi del gruppo.
4. Sviluppo e riconoscimento delle competenze
Durante l'attività di team building è bene che vengano individuate le capacità e le skill dei singoli lavoratori, in modo che possano lavorare in sinergia e con la giusta consapevolezza dei propri mezzi. È fondamentale anche una formazione continua dei lavoratori, affinché possano stare al passo con i tempi e con gli aggiornamenti nel proprio settore di competenza.
Ugualmente importante è il riconoscimento dell'apporto di ognuno: i risultati andrebbero premiati in modo che i membri del team siano ulteriormente stimolati a procedere in quella direzione e a migliorarsi ulteriormente. Tuttavia, in un gruppo di lavoro basato sulla cultura collaborativa, è bene riconoscere ed evidenziare anche il lavoro del team nel suo complesso.
5. Lavorare in un team, efficace gestione del tempo
La gestione del tempo è un elemento cruciale affinché gli obiettivi vengano raggiunti entro le scadenze previste. La conclusione tempestiva dei progetti è l'obiettivo di ogni azienda e perché ciò possa avvenire con regolarità deve essere impostata fin dall'inizio una corretta gestione dei tempi di lavoro.
In questo senso, è necessario che si stabiliscano le priorità e le interdipendenze tra i vari compiti. Si deve, in altre parole, stabilire quali sono le attività che vanno compiute per prime anche tenendo conto della propedeuticità di ciascuna al progetto nel suo insieme.
Le riunioni tra i membri del team dovrebbero essere mirate e avere un ordine del giorno chiaro per evitare che si possa sprecare tempo parlando di argomenti che in quel momento non sono essenziali per il lavoro di squadra. Va anche creato un ambiente di lavoro che minimizzi le distrazioni e favorisca la concentrazione dei lavoratori. Un altro elemento utile per un'efficace gestione del tempo è la suddivisione del lavoro da fare in step, ognuno dei quali abbia deadline ben definite che dovrebbero essere rispettate.
6. Strumenti tecnologici efficaci per collaborazione e produttività
Non c'è dubbio che la tecnologia abbia trasformato il modo in cui le aziende lavorano, fornendo nuove opportunità e la possibilità di migliorare l'efficienza e la produttività. Anche la cooperazione interna al team può essere ampiamente supportata dai giusti strumenti tecnologici e la scelta degli stessi è fondamentale in fase di organizzazione del lavoro del gruppo.
Gli strumenti tecnologici possono fornire tool molto utili non solo per comunicare, ma anche per condividere il lavoro, per avere sempre sotto controllo le scadenze, per il monitoraggio dell'avanzamento dei progetti da parte di tutti i componenti del team. Per scegliere al meglio la tecnologia da utilizzare vanno considerati i bisogni dell'azienda in relazione anche al budget disponibile, in considerazione del fatto che il software può diventare in alcuni casi un elemento significativo nelle spese aziendali.
In questo senso, Bitrix24 è un software ottimale per la collaborazione e per l'aumento della produttività, perché permette di avere all'interno di una stessa piattaforma tutti i tool che servono a promuovere il lavoro di gruppo. Infatti, sono presenti strumenti per monitorare l'avanzamento dei progetti e per la comunicazione del team con videoconferenze e messaggistica . Inoltre, sono presenti un calendario avanzato e tool per le condivisioni di file, video, e immagini interno al team. Si tratta in altre parole di una piattaforma che è in grado di fornire a un gruppo di lavoro tutto ciò di cui ha bisogno per massimizzare collaborazione e produttività.
Migliora la collaborazione all’interno del team.
Bitrix24 permette di avere in un unico spazio tutti i tool che servono a promuovere il lavoro di gruppo e a monitorare l'avanzamento dei progetti.
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Smart working e importanza della collaborazione
Negli ultimi anni smart working e collaborazione da remoto, anche a causa della crisi pandemica, hanno acquisito particolare rilievo e tutto fa pensare che questo trend proseguirà anche in futuro. Il fatto che parte del team non sia presente in ufficio non deve costituire un ostacolo a una collaborazione efficiente e con il giusto approccio e le corrette pratiche efficienza e produttività possono non risentirne.
Non solo, la maggiore flessibilità consentita dallo smart working può addirittura costituire un elemento positivo perché un lavoratore finisca per essere più stimolato ed efficiente. La diminuzione degli spostamenti e delle possibili distrazioni in ufficio può infatti aiutare i dipendenti a concentrarsi sugli obiettivi e ad essere più produttivi. Inoltre, tra i vantaggi c'è il miglioramento dell'equilibrio vita-lavoro che può comportare una diminuzione dello stress e un aumento del benessere.
Tuttavia, le caratteristiche di questa modalità di lavoro richiedono una maggiore attenzione al fatto che collaborazione e comunicazione aziendale continuino a essere efficienti anche in corso d'opera. Per fortuna, come si è visto, la tecnologia può aiutare molto in questo senso mettendo a disposizione strumenti di comunicazione in grado di superare la distanza fisica, come le chat o le e-mail.
Importanza del team building
Si è già accennato al concetto di team building, ma è opportuno un approfondimento in considerazione dell'importanza che questa attività ricopre nel miglioramento dell'armonia interna a un gruppo di lavoro. Infatti, il team building ha proprio l'obiettivo di rafforzare i legami tra colleghi per aumentare lo spirito di squadra e la possibilità di collaborare efficacemente e in modo armonico per il raggiungimento degli obiettivi comuni.
Gite e cene aziendali, seminari, eventi comuni a cui partecipare, sono tutte attività che possono consentire ai membri di un gruppo di lavorare in team in modo più coeso. Eventi sociali e condivisioni di esperienze tendono a migliorare l'armonia di un gruppo, così come la fiducia reciproca. Inoltre, contribuiscono a una riduzione dello stress e anche a un miglioramento dell'immagine aziendale.
Molte grandi aziende hanno costruito il proprio successo anche attraverso l'implementazione di un ambiente di lavoro armonioso che ha al suo interno palestre, ristoranti, spazi ricreativi. Tale tipo di approccio si è dimostrato efficace sia nella diminuzione dello stress individuale che nella creazione di una maggiore coesione tra i lavoratori.
Come migliorare la collaborazione tra colleghi, il ruolo del responsabile del gruppo di lavoro
Tutte le strategie per una collaborazione efficiente all'interno delle organizzazioni aziendali ruotano intorno a una figura cardine, che è quella del responsabile del team. Il suo ruolo non è solo di project manager, ma rappresenta anche la figura che deve costruire un ambiente adatto a una collaborazione efficiente e promuovere l'armonia all'interno del team.
Nel contesto di un gruppo aziendale, il responsabile del team dovrebbe promuovere un clima di fiducia reciproca tra i membri del gruppo, tenendo conto delle personalità e delle attitudini di ognuno dei componenti, delle loro richieste, dei punti di vista espressi da ognuno di loro. È suo compito anche individuare le mansioni più adatte a ognuno dei componenti, in modo che tutti possano essere messi nelle condizioni di dare l'apporto migliore al raggiungimento degli obiettivi.
La collaborazione nel lavoro di squadra: un fattore chiave per il successo
Come si è visto, la collaborazione interna al team è una delle chiavi principali per il raggiungimento degli obiettivi di un'azienda e per la conclusione di un progetto nel modo migliore possibile. Un ambiente di lavoro aperto e inclusivo ed un gruppo armonico consentono un aumento della produttività, un miglioramento della qualità del lavoro, una maggiore soddisfazione dei dipendenti. Anche l'attitudine al problem solving di ogni singolo membro tende di solito a migliorare quando il gruppo è coeso. Una collaborazione efficiente consente, infine, di sfruttare al massimo il know how di ogni membro del team.
È bene sottolineare ancora l'importanza che attualmente riveste la tecnologia al fine di migliorare la collaborazione e la comunicazione interna al gruppo. Bitrix24 è un software collaborativo potenziato dall'intelligenza artificiale che può costituire la giusta risposta alla necessità delle aziende di avere a disposizione in un'unica piattaforma tutti i tool necessari per la collaborazione e la produttività aziendale, con l'aggiunta di altri strumenti indispensabili come un CRM e un assistente virtuale basato sull'IA, CoPilot, che può dare suggerimenti al team in ogni fase dello sviluppo dei progetti.
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Come migliorare la collaborazione in azienda, prospettive future
Le tendenze emerse negli ultimi anni che hanno evidenziato un sempre maggiore ricorso alla tecnologia e all'intelligenza artificiale nei processi aziendali sono suscettibili di essere anche in futuro un elemento fondamentale per migliorare la collaborazione, aumentare la produttività e assegnare alle aziende che sapranno sfruttare nel migliore dei modi i nuovi strumenti anche un vantaggio competitivo sui concorrenti.
È probabile che si assisterà a un sempre maggiore ricorso al lavoro in team ibrido, vale a dire alla combinazione delle attività da remoto con quelle svolte in ufficio e che le organizzazioni tradizionali centralizzate possano lasciare spazio a strutture più flessibili e decentralizzate. Anche in un quadro organizzativo mutato, una collaborazione efficiente tra ogni individuo che fa parte del team aziendale continuerà a rivestire un ruolo fondamentale.
I team di lavoro del futuro, in una società che tende a evolvere in modo sempre più rapido, dovranno anche dimostrare attitudine a reagire al cambiamento e agli imprevisti con resilienza e spirito di adattamento alle novità. Le aziende dovranno porre un crescente focus su diversità e inclusione, esaltando il contributo che diverse esperienze e background possono dare al lavoro comune.
