7 semplici passi per organizzare riunioni con contatti esterni usando il tuo calendario aziendale

Quando si tratta di organizzare riunioni con contatti esterni, le sfide possono accumularsi rapidamente, soprattutto nel contesto della gestione degli orari e della comunicazione efficace. Fortunatamente, un approccio organizzato e l’utilizzo di strumenti all’avanguardia possono rappresentare un notevole passo avanti in questo senso.

Non sai da che parte iniziare per organizzare riunioni virtuali di successo con contatti esterni? Allora continua a leggere: in questo articolo scoprirai 7 passi da seguire per ottimizzare la pianificazione dei tuoi eventi virtuali e assicurare la partecipazione generale con l’aiuto del calendario aziendale.

1. Utilizza un calendario condiviso per coordinare efficacemente orari e partecipanti

Per organizzare riunioni con contatti esterni in maniera efficiente, coordinando perfettamente gli orari anche con soci, clienti e fornitori che vivono in paesi lontani l’uno dall’altro, puoi affidarti alle potenzialità del calendario condiviso. Grazie a uno strumento di questo tipo, è possibile ottenere una panoramica esaustiva della disponibilità di ciascun partecipante, semplificando la gestione dell’intero calendario degli incontri ed evitando la confusione causata da un’eventuale sovrapposizione degli impegni.

Un calendario condiviso funzionale dovrebbe permettere di invitare contatti esterni e sincronizzarsi con i loro calendari. In questo modo, tutti i partecipanti riceveranno un invito aggiornato, anche se non fanno parte del personale dell’azienda. Inoltre, il calendario condiviso dovrebbe essere compatibile con i sistemi e-mail dei contatti esterni. Il calendario di Bitrix24 può integrarsi con altri calendari e provider di posta elettronica, come Google Calendar e Microsoft Outlook. Questa integrazione permette agli utenti di sincronizzare eventi e gestire i propri programmi senza problemi attraverso diverse piattaforme, aiuta a semplificare i flussi di lavoro e assicura che tutte le informazioni rilevanti siano accessibili da un unico spazio.

2. Realizza un invito dettagliato per ogni evento

Inviti dettagliati e ben organizzati, con tutte le informazioni necessarie per i partecipanti, possono fare la differenza nella pianificazione degli eventi con partner esterni. Non limitarti a condividere l’orario dell’incontro e il mezzo utilizzato per lo svolgimento: piuttosto, includi all’interno di ogni invito un programma completo, in grado di rispondere agli eventuali dubbi e alle domande dei professionisti che vi prenderanno parte.

Assicurati di indicare la data e l’orario esatto della riunione e determina i temi che verranno trattati e gli obiettivi dell’incontro. Seguendo questo approccio, ogni partecipante arriverà alla riunione con una comprensione generale più profonda e sarà pronto a discussioni produttive con le altre parti coinvolte. Puoi anche personalizzare ulteriormente l’invito, evidenziando perché è rilevante per ciascun contatto esterno. Questo non solo aumenta il coinvolgimento, ma aggiunge anche valore alla collaborazione.

Infine, stabilisci una tabella di marcia precisa per ciascun argomento da trattare durante l’evento. Assegnando tempistiche precise contribuirai a mantenere la riunione in linea con il programma stabilito, scongiurando la possibilità di non approfondire alcuni argomenti a causa della mancanza di tempo. In questo modo, la tua organizzazione risulterà ottimale.

3. Coordina gli orari degli invitati alla riunione utilizzando un assistente di programmazione

Gli strumenti di programmazione delle riunioni possono rappresentare un aiuto imprescindibile per le compagnie al momento di organizzare riunioni con contatti esterni e conciliare gli orari di tutti i partecipanti, in particolare nel caso in cui i professionisti siano geograficamente distanti. Gli strumenti in questione consentono a ogni utente di stabilire i propri periodi di disponibilità, indicando i giorni e gli orari in cui ha la possibilità di partecipare agli eventi.

Lo scopo principale degli assistenti di programmazione, al momento di organizzare riunioni con clienti, fornitori e contatti interni, è trovare le fasce orarie più comode per tutti, sincronizzando automaticamente gli orari. Generalmente questi strumenti inviano a ogni professionista una serie di opzioni orarie, per aiutarli a selezionare quello più in linea con i suoi impegni e trovarne uno comune per il gruppo di partecipanti. Alcune piattaforme più avanzate possono persino affidarsi all’intelligenza artificiale per analizzare la disponibilità degli invitati, suggerendo automaticamente orari che potrebbero incontrare le necessità di tutti.

Spesso queste app includono dei limiti di tempo, al fine di non prolungare eccessivamente il processo. In più, il software può suggerire nuove opzioni in caso di sovrapposizioni di orari e permette di effettuare modifiche, oltre ad automatizzare la conferma degli orari una volta raggiunto un accordo.

4. Aggiungi contatti esterni digitando direttamente l’indirizzo e-mail

Organizzare riunioni con contatti esterni richiede attenzione anche nella fase di aggiunta degli indirizzi e-mail. In passato, le difficoltà legate a questo compito erano dovute principalmente alla necessità di spedire manualmente gli inviti a ciascun partecipante. Allo stesso modo, le procedure di follow-up comportavano un notevole dispendio di tempo ed energie. Al giorno d’oggi, piattaforme funzionali come Bitrix24 permettono di agilizzare l’intero processo aggiungendo i contatti esterni tramite l’inserimento del loro indirizzo e-mail nell’invito, direttamente dal calendario condiviso.

L’inclusione dei partecipanti esterni nell’invito all’interno del calendario condiviso riduce la necessità di inviare messaggi di follow-up o promemoria relativi all’evento. Il vantaggio principale, in questo senso, riguarda la velocizzazione delle procedure di pianificazione e un significativo miglioramento della comunicazione generale. Gli indirizzi e-mail dei contatti esterni possono essere raccolti dal CRM, dai moduli web, dalle piattaforme social e altri strumenti: ciò aiuta a evitare errori nel trasferire le informazioni all’invito.

5. Mantieni informati gli invitati con un sistema di notifiche e promemoria

Impostare un sistema di promemoria e notifiche affidabile permette di organizzare riunioni con contatti esterni (ma anche interni) nel massimo dell’efficienza. In questo senso, le più moderne piattaforme di organizzazione di riunioni aziendali abilitano all’impostazione di notifiche automatiche, che avvisano i partecipanti dell'avvicinarsi dell’incontro. I promemoria vengono inviati direttamente sull’app calendario o tramite e-mail, con l’anticipo da te selezionato.

Utilizzare regolarmente promemoria e notifiche contribuisce a diminuire il tasso di assenza alle riunioni, aiutando gli invitati a tenere a mente gli incontri a cui devono partecipare. Puoi impostare degli avvisi per ricordare l’evento un giorno prima, oppure a distanza di un’ora o di quindici minuti dal suo inizio. La maggior parte degli strumenti di pianificazione delle riunioni consente di includere il programma all’interno dei promemoria, insieme a eventuali documenti aggiuntivi o alle richieste di azioni preventive da portare a termine.

Revisiona costantemente il calendario, al fine di accertarti che gli eventi stabiliti siano ancora rilevanti e apportare modifiche in caso di necessità. Un sistema di notifiche ben programmato avviserà tutti i partecipanti di cambiamenti nell’orario, nella data o in qualunque altro ambito importante. Nel caso di Bitrix24, per inviare una comunicazione a tutti gli invitati riguardo alle ultime novità è sufficiente configurare l’opzione di aggiornamento automatico.

6. Allega un numero di telefono o un link di videoconferenza agli inviti

I software per videochiamate e videoconferenze si sono ormai affermati come strumenti indispensabili per organizzare velocemente riunioni con contatti esterni. Assicura ai partecipanti un’esperienza fluida e professionale includendo all’interno di ogni invito un numero di telefono o un link che rimandi alla videoconferenza. Permetterai così a tutti i professionisti invitati di unirsi alla riunione con facilità, ovunque si trovino.

Considera anche la possibilità di includere istruzioni brevi e dettagliate su come accedere alla videoconferenza utilizzando il link fornito, per agevolare l’accesso anche a chi non conosce bene la piattaforma utilizzata.

Analizza le opzioni di videochiamata e videoconferenza disponibili sul mercato, rivolgendoti a quelle più complete. La possibilità di registrare gli incontri, la live chat, la condivisione dello schermo e l’opzione di alzata di mano sono solo alcune delle caratteristiche che dovresti prendere in considerazione prima di scegliere il software più adatto alle tue necessità. Controlla anche che la piattaforma selezionata si integri completamente con il calendario aziendale, per giungere a una perfetta programmazione e all’invio rapido degli inviti.

7. Assicurati che gli invitati ricevano e accettino l’invito con le e-mail di conferma

Giunto a questo punto, è necessario avere la conferma che gli inviti siano stati ricevuti e accettati da tutti i partecipanti. A tal proposito, può essere utilizzata l’e-mail di conferma, che ribadisce la data, l’ora e altri dettagli cruciali riguardanti la riunione, ringraziando gli invitati per la rapida conferma della loro partecipazione. Inviare queste e-mail rappresenta l’ultimo passo da compiere per organizzare riunioni con contatti esterni in maniera impeccabile.

Ogni messaggio può includere anche la richiesta di rispondere con una conferma, oppure comprendere un semplice pulsante di risposta, a seconda della piattaforma utilizzata. Inserisci un numero di telefono o un indirizzo e-mail di contatto, a cui gli invitati potranno rivolgersi in caso di dubbi o problemi. Se alcuni partecipanti non confermeranno la loro presenza nei tempi concordati, accertati di contattarli tramite e-mail o telefono per certificarla.

Impara come organizzare riunioni con contatti esterni nella massima semplicità, utilizzando strumenti adeguati

Tra gli incarichi a cui le aziende si approcciano continuamente, organizzare riunioni con contatti esterni, clienti, fornitori e altri stakeholder può risultare particolarmente impegnativo. Le difficoltà maggiori sono legate alla necessità di conciliare gli impegni di tutti i partecipanti e di definire l’orario ideale per lo svolgimento dell'incontro, nonché al bisogno di assicurare una comunicazione chiara e fluida. Applicare correttamente i sette passi descritti in questo articolo ti aiuterà a direzionare la tua strategia, migliorando le tue capacità di pianificazione ed esecuzione delle riunioni.

Coordina tutti i partecipanti e gli orari utilizzando un calendario condiviso e realizza inviti dettagliati per ciascuna riunione, includendo tutti i dettagli di cui le parti coinvolte hanno bisogno per una perfetta comprensione. Impiega un assistente di programmazione, che identifichi il momento più adatto per organizzare l’incontro e consenta di sincronizzare tutti gli orari. Aggiungi gli indirizzi e-mail dai contatti esterni agli inviti del tuo calendario direttamente dal CRM. Imposta un sistema di notifiche e promemoria per mantenere i partecipanti informati ed evitare qualunque malinteso o dimenticanza. Allega agli inviti un numero di telefono o un link alla videoconferenza, che agevoli la partecipazione di tutti gli invitati. Infine, assicurati che tutti gli invitati siano al corrente della riunione e possano partecipare inviando delle e-mail di conferma.

Per organizzare incontri con semplicità ed efficienza, avrai bisogno di un valido software di programmazione delle riunioni, come Bitrix24. Scopri i vantaggi di una soluzione completa, capace di semplificare la gestione del calendario per riunioni esterne.

La piattaforma offre numerose funzionalità avanzate, come il sistema di videochiamate e videoconferenze, la gestione di eventi ricorrenti, l'integrazione con il CRM e l'automazione dell'invio di promemoria e notifiche, per ricordare l'evento ai partecipanti. Inoltre, è possibile integrare servizi esterni, come i calendari, software di videoconferenza e sistemi di posta elettronica, che ottimizzano la comunicazione con i contatti esterni. Approfitta di queste straordinarie caratteristiche anche nella versione gratuita e goditi i vantaggi di un software in grado di seguire ogni tuo progresso. Cosa stai aspettando? Iscriviti subito a Bitrix24!

FAQ

Quali sono i migliori strumenti per organizzare riunioni con contatti esterni?

I migliori strumenti per organizzare riunioni con contatti esterni sono, tra gli altri:

• Applicazioni per la programmazione degli appuntamenti, che aiutano a identificare i momenti più adatti per organizzare gli incontri

• Calendari condivisi, per una perfetta coordinazione degli orari

• Piattaforme di videoconferenza, ideali per le riunioni faccia a faccia, anche a distanza.

Come posso pianificare riunioni con i clienti in modo efficiente?

È possibile pianificare riunioni con i clienti in modo efficiente:

• Inviando gli inviti con largo anticipo

• Usando strumenti di programmazione, che consentono di trovare orari adeguati alle esigenze di tutti i partecipanti, anche all’interno di fusi orari diversi

• Impiegando i calendari condivisi

• Confermando la disponibilità dei partecipanti

• Preparando un programma chiaro e distribuendolo prima dell’incontro

• Utilizzando un valido software per le videoconferenze.

Quali sono i passaggi da seguire per garantire una coordinazione efficace nella pianificazione delle riunioni esterne?

Per garantire una coordinazione efficace nella pianificazione delle riunioni esterne, è necessario seguire questi passaggi:

• Utilizzare un calendario condiviso per verificare la disponibilità dei partecipanti all’evento

• Realizzare inviti completi e dettagliati per ogni riunione

• Coordinare gli orari di tutti i partecipanti con l’aiuto di un’assistente di programmazione

• Aggiungere i contatti esterni digitando il loro indirizzo e-mail dal calendario

• Configurare un sistema di notifiche e promemoria per mantenere gli invitati sempre informati

• Includere nell’invito un numero di telefono o un link che rimandi alla videoconferenza

• Inviare una e-mail di conferma, per avere la certezza della partecipazione effettiva degli invitati.

Come posso gestire eventuali conflitti di orario tra i partecipanti esterni?

Per gestire i conflitti di orario con i contatti esterni, utilizza un assistente di programmazione per identificare le fasce orarie disponibili per tutti. In alternativa, proponi diverse opzioni di orario, che facilitano la scelta di un momento che funzioni per tutti i partecipanti. Assicurati di comunicare tempestivamente eventuali cambiamenti, così da mantenere tutti informati.