Massimizza l’efficienza: 8 suggerimenti per l’utilizzo dei calendari digitali nella gestione dei progetti

I calendari digitali vengono utilizzati quotidianamente sia da chi lavora in azienda che dagli imprenditori individuali, senza però sfruttare il loro massimo potenziale. In realtà è possibile trasformarli in strumenti essenziali per la produttività e l’organizzazione, traendo grandi vantaggi dal loro utilizzo. 

Impegnati per massimizzare l’uso del calendario e raggiungi risultati incredibili in tempi ancora più brevi: qui di seguito troverai 8 suggerimenti per il suo impiego nella gestione dei progetti. Inizia subito a leggere! 

FAQ

In che modo i calendari digitali possono migliorare la capacità di gestione del tempo?

I calendari digitali possono migliorare la capacità di gestione del tempo permettendoti di programmare incarichi e appuntamenti con la massima semplicità, implementando un sistema di promemoria e notifiche, impostando la modalità “Non disturbare” per un lasso di tempo stabilito e analizzando l’allocazione del tempo con gli strumenti di analisi del calendario. 

---

Affidati ai calendari digitali per gestire al meglio il tuo lavoro.

Registrati su Bitrix24

Provalo gratis

---

1. Aumenta la trasparenza condividendo i tuoi calendari

Una comunicazione impeccabile è una delle caratteristiche di base della gestione efficiente dei progetti. Per assicurare che il tuo team resti coordinato è essenziale quindi affidarsi a un calendario condiviso ben organizzato, che aiuti a non perdere di vista tutti gli incarichi, le scadenze e le milestone assegnati.

Grazie a uno strumento di questo genere avrai anche la possibilità di controllare le scadenze, per assicurarti che il progetto venga consegnato nella data stabilita. Potrai monitorare gli incarichi in corso di svolgimento ed evitare così sovrapposizioni e duplicazioni dei compiti, oltre a non sovraccaricare eccessivamente di lavoro il tuo team. In questo modo, creare un clima di fiducia e rispetto, in cui i dipendenti si sentano parte del gruppo e siano pronti a impegnarsi per raggiungere un obiettivo comune, si rivelerà decisamente più semplice. 

I calendari condivisi permettono inoltre di personalizzare le autorizzazioni d’accesso: la soluzione ideale in caso il progetto coinvolga delle terze parti, che potrebbero dover rimanere informate sul lavoro del team, ma senza la necessità di conoscere l’incarico specifico di ciascun dipendente.  

2. Utilizza le automazioni per lavorare di più e in modo intelligente

Le automazioni aumentano notevolmente l’efficienza di qualsiasi applicazione, calendari digitali compresi: si tratta di espedienti per massimizzare la produttività, che permettono di impostare un incarico o una serie di attività (la azione) in modo che si svolga in automatico in un determinato momento o a seguito di particolari condizioni (il trigger, o attivatore). Una delle automazioni più utilizzate per la gestione del tempo è la programmazione di riunioni ricorrenti, che aiuta i professionisti coinvolti nel progetto a restare tutti sulla stessa lunghezza d’onda e a non dimenticare gli incontri e gli eventi legati alla pianificazione e allo sviluppo del progetto. Sarà infatti sufficiente impostare dei promemoria personalizzati il giorno precedente o qualche ora prima della riunione per ricordare a tutti di arrivare in tempo. 

Le automazioni più avanzate permettono di attivare un trigger su una riunione di revisione solo quando tutte le attività legate a una milestone saranno state completate, per incoraggiare la trasparenza e la comunicazione tra i membri del team e semplificare ulteriormente la programmazione dei progetti. 

Implementare l’utilizzo delle automazioni nella gestione del calendario si rivela sempre un’ottima strategia, che permette di lavorare di più e in modo ancora più intelligente. È come avere un assistente personale pronto a svolgere i lavori più pesanti e noiosi, così da lasciarti il tempo necessario per concentrarti su attività creative e stimolanti. 

3. Ottimizza la gestione del tempo grazie alla pianificazione sincronizzata

In un mondo come quello moderno, il tempo è denaro e perdere tempo è un errore davvero imperdonabile. Fortunatamente, strumenti come i calendari digitali rendono più rapidi e semplici i processi affrontati dai team, per ottimizzare i tempi e consentire a tutti i membri di occuparsi del proprio lavoro nella massima concentrazione. Pensa alle riunioni: invece di perdere tempo a inviare messaggi non strutturati per tentare di concordare una data e un’ora che mettano d’accordo tutti i partecipanti, puoi migliorare la pianificazione del progetto identificando eventuali spazi vuoti nei loro programmi e sfruttandoli per organizzare incontri e riunioni con sicurezza.

I calendari condivisi sincronizzati rendono immediatamente visibile sul calendario del team qualsiasi cambiamento effettuato da un singolo utente, riducendo il rischio di sovrapposizioni e incomprensioni. Perché tutto funzioni alla perfezione, però, ciascun membro del team dovrà registrare di volta in volta i nuovi incarichi sul calendario. Se ad esempio uno di loro dovrà assentarsi dall’ufficio per qualche ora, incoraggialo a bloccare il tempo necessario sul calendario: questo verrà replicato su tutti quelli condivisi una volta impostato l’arco temporale, riducendo il rischio di malintesi.
 

4. Semplifica la gestione degli incarichi con un codice di colori

Pianificare i progetti non si rivela mai un compito semplice, soprattutto quando ci si trova ad affrontarne più di uno nello stesso momento: se il lavoro raddoppia, sarà necessaria una concentrazione maggiore per monitorare e valutare l’andamento del progetto. I calendari digitali possono dimostrarsi di grande aiuto per farsi strada tra le sfide quotidiane grazie a un codice di colori applicabile agli eventi, che permette di migliorare la loro gestione senza troppi sforzi.

Contrassegna con un colore diverso i vari team della tua azienda, ad esempio quello che si occupa delle vendite e il team del marketing: un semplice trucco che ti permetterà di perfezionare la gestione del tempo visualizzando rapidamente in che modo viene allocato tra i vari incarichi assegnati. Combinare questa strategia all’utilizzo delle bacheche Kanban migliorerà ancora di più l’efficienza generale. Sarà infatti sufficiente assegnare dei colori specifici ai team per mostrare alle parti coinvolte nel progetto come sono stati distribuiti i vari incarichi, rendendo più chiaro il quadro generale del progetto. 

5. Integra altri strumenti di gestione dei progetti al tuo calendario digitale

I moderni strumenti digitali sono sempre più interconnessi tra loro. I software possiedono svariate utili integrazioni e alcune piattaforme offrono una grande varietà di app native: creare una vera e propria sinergia collegando il calendario digitale ad altri strumenti si rivela decisamente più semplice che in passato. 

Uno dei segreti per massimizzare l’efficienza è eliminare i messaggi contraddittori. Invece di segnare una data nell'intestazione del documento e un’altra sul calendario aziendale, dovrai solo centralizzare la pianificazione dei progetti e sincronizzarle con tutti gli altri strumenti in uso. Ad esempio, una volta aggiunta una nuova attività nello strumento di gestione dei progetti, questa apparirà subito all’interno del tuo calendario digitale, assieme alla data di scadenza e al nominativo del membro del team a cui è stata assegnata. Ciò aiuta a promuovere la consistenza, contribuisce a una maggiore responsabilizzazione dei membri del team e impedisce di perdere di vista gli incarichi più importanti. 

Una tecnologia di questo tipo consente anche di connettere gli strumenti di comunicazione al calendario digitale e migliorare così la gestione degli eventi online. Una volta creato un piano, infatti, l’intelligenza artificiale lo interpreterà come un’intenzione e creerà un evento di conseguenza. 

6. Combina gli strumenti di analisi dei dati con il tuo calendario

L’analisi dei dati può essere applicata con successo anche ai calendari digitali: tali dati offrono infatti informazioni di grande utilità sull'andamento dei progetti in corso, sul modo in cui il team sta utilizzando il tempo a disposizione e sui miglioramenti che possono essere introdotti. 

Uno dei suggerimenti di produttività più importanti è combinare gli strumenti analitici con quelli per il monitoraggio del tempo. Potrai scoprire, ad esempio, in quali orari i membri del tuo team sono maggiormente attivi e trarne vantaggio per svolgere gli incarichi più complessi o cruciali, che richiedono la massima attenzione. Anche la programmazione nel suo complesso ne trarrà dei benefici: monitorare quanto tempo richiedono le attività ripetitive consentirà di massimizzare l’efficienza generale, destinando le ore risparmiate al potenziamento dei reparti dell’azienda che ne hanno più bisogno. 

Utilizzare gli strumenti di analisi del calendario è una strategia vincente: adottala subito e sarai in grado di stabilire efficacemente la priorità degli incarichi assegnati, di riesaminare i tuoi piani per aumentare le prestazioni del team e persino di migliorare l’equilibrio tra la vita lavorativa e quella privata dei suoi membri. 

7. Gestisci con sicurezza i team che lavorano in fusi orari differenti

Quando si espongono i vantaggi derivati dall'utilizzo dei calendari digitali, è fondamentale menzionare anche la gestione dei team che lavorano all’interno di fusi orari differenti. Il mondo aziendale è diventato sempre più globalizzato ed è aumentata anche la collaborazione con i team remoti: organizzare una riunione per collaborare con dipendenti che vivono in luoghi lontani si è rivelato per anni un processo faticoso e difficile da gestire, finché l’utilizzo del calendario digitale non ha contribuito a semplificarlo. 

Per fissare un incontro virtuale in un orario utile per tutti i partecipanti, non sarà più necessario perdere tempo a mettere d’accordo i membri dei team e calcolare le differenze di fuso orario. Ogni dipendente si limiterà a condividere il proprio calendario, completo di orari di lavoro e impegni, dopodiché gli strumenti digitali procederanno a identificare l’ora perfetta per organizzare la riunione, all’interno dell’orario lavorativo e senza conflitti. Così facendo, il rischio di confusione diminuirà notevolmente. 

8. Elimina le distrazioni incoraggiando la massima concentrazione nel tuo team

I benefici della collaborazione sono certamente molteplici, ma lo scambio continuo di informazioni e una comunicazione senza regole né limiti, a lungo andare, rischiano di aumentare le distrazioni senza portare a risultati concreti. Se desideri evitare questo scenario, parla chiaramente con i membri del tuo team e illustra l’importanza di dedicare del tempo al lavoro individuale, svolto nella massima concentrazione e con l’aiuto dei calendari digitali. Impostare la modalità “Non disturbare” consente infatti di bloccare del tempo sul calendario, da utilizzare per lavorare senza essere distratti da e-mail, telefonate o notifiche. 

Un’altra funzione simile e altrettanto utile è la cosiddetta modalità “Concentrazione”, offerta da molti sistemi operativi: le app principali sul dispositivo vengono bloccate e silenziate, così da permettere all’utente di focalizzarsi con la massima attenzione sul lavoro in corso. In qualità di manager, puoi anche scegliere di programmare la funzione “Non disturbare” all’interno dei calendari condivisi, per far sì che i membri siano sincronizzati e possano lavorare nella massima concentrazione.  

Sfrutta al massimo il potenziale dei calendari digitali per gestire i progetti in modo ottimale

Avrai ormai capito quanto i calendari digitali siano fondamentali per aumentare la produttività del tuo team, amministrare con attenzione gli incarichi e le scadenze assegnati e giungere così a una gestione dei progetti ottimale. Affidarsi alla tecnologia con l’utilizzo di un software completo, inoltre, permetterà di adottare un approccio globale, in grado di massimizzare l’efficienza per venire incontro ai desideri e alle necessità della clientela. 

Scegli Bitrix24! Si tratta di una piattaforma intuitiva e funzionale, ricca di strumenti ideali per potenziare il tuo business: tra calendari digitali per organizzare il lavoro del team e le scadenze, potenti strumenti di gestione dei progetti, svariati canali di comunicazione, numerose automazioni in grado di semplificare e velocizzare il lavoro e strumenti di analisi e di tracciamento del tempo, raggiungere l’eccellenza si rivelerà più semplice del previsto. Inizia a liberare il pieno potenziale del tuo team, iscriviti subito a Bitrix24!