Lavorare da remoto: 10 strumenti essenziali se hai più di 100 dipendenti

Indice

Principali sfide per le grandi aziende

Timbratura virtuale e monitoraggio del tempo

Directory dei dipendenti e chat aziendale

Annunci video

Chiamate e videochiamate

Calendari e riunioni ricorrenti

Videoconferenza

Incarichi ricorrenti e modelli di incarico

Gruppi di lavoro

Bitrix24.Drive e sistema di condivisione documenti

Feed per le notizie aziendali

Passare al lavoro da remoto non è semplice, soprattutto se il tuo team non ha mai lavorato da casa prima d’ora. Tuttavia, il trasferimento è solo l’inizio: bisogna capire come rimanere produttivi e adattarsi a un ambiente in continua evoluzione.

Per aiutarti con le difficoltà che potresti riscontrare, abbiamo creato per te questo articolo: i 10 migliori strumenti di cui la tua azienda ha bisogno per lavorare da remoto ed essere produttivi come in ufficio.

Principali sfide per le grandi aziende

Giusto per citarne alcune: 

•      Mancanza di comunicazione rapida ed efficace

Le brevi riunioni quotidiane per fare il punto della situazione prima della giornata lavorativa vengono sostituite da una confusione generale, a causa del fatto che le persone usano diversi strumenti per comunicare tra di loro, rendendo impossibile la discussione di qualunque argomento.

•      Blocco nei flussi di lavoro

Collegandoci al punto precedente, la mancanza di una comunicazione adeguata porta a un’interruzione dei flussi di lavoro, in cui le persone dimenticano i propri incarichi e non capiscono come proseguire mentre i manager cercano disperatamente di mettere ordine in questo caos.

•      Calo della produttività

Per alcuni dipendenti stare in ufficio significa seguire determinate regole e avere una sorta di disciplina. Tutto ciò viene a mancare quando lavorano da casa: nessuno ti controlla direttamente o monitora le tue ore di lavoro, quindi la tentazione di rilassarsi è veramente alta.

•      Coordinare e gestire progetti diventa un incubo

Senza una comunicazione faccia a faccia, nessuno è veramente responsabile di nulla e i project manager hanno difficoltà a coordinare gli sforzi dei membri del loro team online.

Quindi, come affrontare queste sfide? La soluzione è trasferire tutte le tue comunicazioni, flussi di lavoro, processi aziendali, riunioni e incarichi su una piattaforma di collaborazione online che offre tutte le funzionalità necessarie per lavorare in modo produttivo anche da remoto. Stiamo parlando di Bitrix24.

Bitrix24 è una piattaforma creata per aiutare team e aziende a incrementare la propria efficienza attraverso diversi strumenti. Vediamo alcuni di questi nel dettaglio per capire come puoi trarne vantaggio.

1.     Timbratura virtuale e monitoraggio del tempo

Bitrix24 ha un sistema di timbratura integrato, che funziona esattamente come quello nella vita reale: i dipendenti iniziano la giornata lavorativa timbrando l’entrata, fanno una pausa per il pranzo o altre pause se necessario e poi concludono la giornata timbrando il cartellino in uscita. Tutto con un semplice clic.

I dati provenienti dalla timbratura sono cruciali sia per i manager che per il reparto contabilità, che ottiene il calcolo esatto delle ore effettivamente lavorate necessarie per il pagamento dello stipendio, il tutto automaticamente.

I dipendenti, d'altra parte, sanno esattamente quando dovrebbero iniziare a lavorare e non possono "fare tardi" senza che i loro manager lo sappiano.

SCENARIO POSSIBILE: tutti i consulenti di vendita devono iniziare a lavorare alle 9:00 e finire alle 18:00 (con un'ora di pausa pranzo tra le 12 e le 16) perché è la fascia oraria in cui riceviamo il maggior numero di chiamate da clienti e partner. Il sistema di timbratura e il monitoraggio del tempo permettono di monitorare il team e rafforzano il senso di disciplina.

2. Directory dei dipendenti e chat aziendale

Dopo aver invitato tutti i membri del tuo team sul portale Bitrix24, tutto ciò che devi fare è ricreare online la struttura della tua azienda: organizzare i tuoi dipendenti in team, reparti, sotto-reparti, ecc.

È come giocare a “The Sims: The Office Edition”, con la grande differenza che non puoi controllare completamente i personaggi poiché qui abbiamo a che fare con persone reali. Tuttavia, ciò che devi fare è comunicare con il tuo team utilizzando una vasta gamma di strumenti, il più importante dei quali è la nostra chat.

I diversi team possono avere le proprie chat mentre tu, in qualità di manager dell'azienda, puoi creare una chat generale per i vari annunci all'interno dell'azienda. Sono presenti tutte le funzionalità a cui le persone sono abituate in messenger come WhatsApp e Telegram. Oltre allo scambio di messaggi di testo, puoi anche:

•      Condividere immagini, link, video e altri tipi di file

•      Ricevere notifiche e like

•      Rispondere, citare un messaggio e menzionare gli utenti

•      Usare emoji e GIF

SCENARIO POSSIBILE: hai urgenza di chiedere qualcosa a uno dei tuoi grafici. Con Bitrix24, devi semplicemente digitare il cognome nella barra di ricerca, aprire il profilo e scegliere come vuoi contattarlo: tramite chat, chiamata o videochiamate (maggiori informazioni di seguito).

3. Annunci video

Se le chat non sono abbastanza, rivolgiti ai tuoi dipendenti tramite un video annuncio. Questo potrebbe tornare utile quando vuoi trasmettere rapidamente un messaggio semplice e assicurarti che venga letto o ascoltato da tutti all’interno dell’azienda. Inoltre, il formato video rende il messaggio un po' più personale e attraente.

SCENARIO POSSIBILE: vuoi congratularti con il tuo team per aver completato un progetto con successo: perché non fare un breve annuncio video per fare i complimenti a tutti coloro che hanno lavorato duramente?

4. Chiamate e videochiamate

Perché sprecare il tuo tempo scambiando messaggi in una chat quando puoi semplicemente chiamare la persona (o le persone) interessata e discutere del problema in maniera più rapida ed efficace?

In tempi come questi, a tutti noi manca un po' di interazione sociale, quindi vedere un volto familiare o sentire la sua voce è sicuramente più stimolante che leggere i suoi messaggi.

SCENARIO POSSIBILE: devi chiamare il tuo grafico e chiedergli di rifare il mockup perché non ha capito bene la tua idea iniziale. Una chiamata di 5 minuti risolverà il problema e potrai tornare ai tuoi incarichi.

5. Calendari e riunioni ricorrenti

Proprio come ti aspetteresti da un calendario, questo strumento ti consente di pianificare eventi come riunioni online, dibattiti e presentazioni, sia una tantum che ricorrenti. 

Tutti i partecipanti riceveranno una notifica per ogni modifica relativa agli eventi nel calendario, permettendo al team un’organizzazione completa.

Ah, inoltre, puoi sincronizzare il tuo calendario Google o Outlook con Bitrix24 e importare tutti gli appuntamenti già segnati.

SCENARIO POSSIBILE: diversi reparti dell’azienda hanno una riunione ogni lunedì mattina, che è essenzialmente un evento ricorrente nel calendario. Dopo l'incontro, le decisioni prese possono essere facilmente aggiunte nei commenti proprio sotto l’evento, che successivamente possono essere trasformati in incarichi e progetti.

6. Videoconferenza

Date le circostanze, la videoconferenza è la cosa che più si avvicina a un incontro faccia a faccia. Il sistema di videoconferenza di Bitrix24 permette di comunicare con fino a 48 utenti in un formato comodo e conveniente dove si può discutere di questioni lavorative, organizzare meeting o fare delle presentazioni.

SCENARIO POSSIBILE: in occasione di una grande conferenza online con più di 50.000 telespettatori, grazie al nostro sistema di videoconferenza, siamo stati in grado di far partecipare relatori da 7 diverse città e tutto è filato liscio.

7. Incarichi ricorrenti e modelli di incarico

Assicurati che tutti i membri del tuo team siano impegnati, assegnando loro incarichi, scegliendo le persone responsabili e stabilendo una scadenza precisa. In questo modo hai la certezza che il progetto venga elaborato e che ogni membro del team sappia cosa fare e quando.

Bitrix24 ti offre molte opportunità nella sezione Incarichi. Puoi creare: 

•      Incarichi indipendenti

•      Incarichi ricorrenti

•      Modelli di incarico (per risparmiare tempo quando lavori con incarichi simili tra loro) 

Tu, in qualità di creatore dell’incarico, riceverai una notifica una volta completato e avrai la possibilità di accettarla o rifiutarla. Gli incarichi possono avere anche altri ruoli come osservatori (che non partecipano direttamente, ma supervisionano l’incarico) e partecipanti (che assistono la persona responsabile nel completamento dell’incarico).

SCENARIO POSSIBILE: sarebbe troppo ovvio, sai come funzionano gli incarichi nella vita reale probabilmente meglio di chiunque altro.

8. Gruppi di lavoro

Quando tutta la tua azienda lavora da casa, il coordinamento e la gestione dei progetti improvvisamente non sono più gli stessi. Come trasferisci la gestione dei progetti in una piattaforma online?

Non è così difficile come può sembrare. I gruppi di lavoro di Bitrix24 ti consentono di riunire il tuo team per uno specifico progetto e di assegnare loro diversi incarichi relativi al progetto, tutto online. 

L’avanzamento dei progressi può essere facilmente monitorato tramite il diagramma di Gantt o le schede Kanban, dove, attraverso la grafica, puoi vedere se il progetto si sta muovendo secondo i piani. 

SCENARIO POSSIBILE: prima di passare al lavoro da casa, abbiamo dovuto creare un gruppo di lavoro il cui compito era occuparsi di tutti i preparativi necessari per questo trasferimento. Alle persone coinvolte sono stati assegnati degli incarichi e sono state definite le priorità, il tutto organizzato secondo il piano generale.

9. Bitrix24.Drive e sistema di condivisione documenti

Collaborare online significa avere accesso a file comuni, poterli archiviare e condividere, che si tratti di regole aziendali o di fogli di calcolo con dati di vendita top secret.

In Bitrix24, tutti hanno accesso a Bitrix24.Drive, unità aziendale per l’archiviazione e condivisione di documenti secondo le restrizioni dell’azienda e il limite nelle autorizzazioni di accesso. 

SCENARIO POSSIBILE: è necessario creare una knowledge base aziendale. Tutto ciò che devi fare è pubblicare tutto il contenuto che desideri includere al suo interno, strutturarlo, definire i diritti di accesso e aggiornare la tua knowledge base periodicamente.

10. Feed per le notizie aziendali

Consideralo come la bacheca di Facebook ma per la tua azienda: puoi pubblicare e leggere articoli, caricare e guardare video, commentare post e mettere “Mi piace”. Ciò consente una comunicazione più semplice e un maggiore coinvolgimento nella vita sociale dell'azienda da parte dei dipendenti. 

SCENARIO POSSIBILE: vuoi condividere con i tuoi colleghi un articolo interessante per conoscere il loro parere e ricevere un riscontro in tempo reale.

Per concludere

Una cosa grandiosa del lavorare con Bitrix24 è che si tratta di un AMBIENTE UNICO E UNIFICATO in cui è presente l’intera azienda. Tutti gli strumenti di cui potresti aver bisogno per un lavoro da remoto di successo sono già compresi al suo interno, il che significa che puoi facilmente abbandonare qualsiasi altro servizio utilizzato in precedenza.