Con il trascorrere degli anni, il mondo degli affari è diventato sempre più competitivo, complici le nuove tecnologie, un migliore accesso alle informazioni e un cambiamento generale del modo di pensare e vivere il lavoro. Le attività online sono talmente aumentate che è quasi difficile affermarsi sul mercato, ormai praticamente sovraccarico. Innovarsi è diventata sempre più una necessità, ma sono soprattutto i processi organizzativi a dover cambiare e adeguarsi ai tempi che corrono.
Se non hai mai sentito parlare del metodo Kaizen, è arrivato il momento di informarsi in merito. Grazie a questo approccio, infatti, la tua azienda potrà beneficiare di una serie di modifiche in grado di aumentare e migliorare la produttività generale, rendendoti ancora più competitivo. Tra poco scoprirai 8 vantaggi per il tuo business: mettiti comodo e inizia a prendere appunti!
FAQ
Cos’è il metodo Kaizen?
Il metodo Kaizen è una procedura lavorativa di miglioramento che deve essere implementata continuamente per ottimizzare ogni settore della tua azienda. Per farlo diventare una parte integrante del tuo programma devi stilare una mappa di valori, scegliere un processo da ottimizzare, implementare le 5S e, infine, valutare i risultati ottenuti.
Quali sono le 5S del metodo Kaizen?
Le cosiddette 5S del metodo Kaizen sono 5 passaggi (indicati con termini giapponesi) da attraversare per un miglioramento continuo. In dettaglio:
- Seiri: la classificazione (ad esempio tra utile e inutile)
- Seiton: l’ordine e l’organizzazione (di ciò che è già classificato)
- Seiso: la pulizia del luogo di lavoro
- Seiketsu: la standardizzazione dell’intero processo produttivo
- Shitsuke: l’autodisciplina
Come applicare il metodo Kaizen negli affari?
Il metodo Kaizen può essere applicato agli affari tramite questi passaggi:
- Definire un obiettivo di miglioramento
- Ripartire tale obiettivo in sotto-obiettivi
- Pianificare gli incarichi di ciascun sotto-obiettivo, evitando di sovrapporre risorse, materiali o periodi di esecuzione
- Osservare e monitorare i processi
- Adattare il programma
- Procedere verso l’obiettivo successivo
- Sistematizzare l’intera procedura
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1. Incrementa la soddisfazione degli impiegati
La definizione del metodo Kaizen è da ricercarsi nel termine stesso: la parola giapponese è infatti formata dai caratteri “kai”, ossia ‘cambiamento’ e “zen”, ‘meglio’, e indica un metodo da utilizzare per un miglioramento continuo in ogni ambito. Applicato alla gestione aziendale, si propone di migliorare tutti i suoi settori e di aumentare la produttività generale, per rendere qualunque attività più efficiente e competitiva.
Tra i settori aziendali che possono beneficiare dell’applicazione del metodo rientra certamente quello delle risorse umane: i dipendenti sono il cuore pulsante della tua azienda, sanno come funzionano i vari processi lavorativi, come reagiscono i clienti e quali sono le migliori soluzioni ai problemi che ricorrono maggiormente. Sono quindi i candidati più adatti per aiutarti ad affrontare il primo passo del metodo, ovvero la separazione tra utile e non utile. Prova a dare sempre più spazio ai loro pareri, convocali spesso in riunione e incoraggiali costantemente invitandoli a partecipare ai dibattiti, affinché capiscano quanto importante sia il loro contributo. In questo modo li farai sentire ancora più parte dell’azienda, aumentando la loro soddisfazione generale e scongiurando il rischio di un futuro turnover. Un dipendente soddisfatto lavora meglio e con più impegno e i benefici derivati dalla sua soddisfazione finiranno per influenzare in positivo anche il tuo lavoro!
2. Aumenta la produttività generale
Seguire i principi Kaizen per l’azienda può aiutarti moltissimo anche ad aumentare la produttività generale: la vera forza della filosofia sta, infatti, nella volontà di eliminare qualunque operazione o attività classificabile come “inutile”, che verrà presto sostituita da pratiche decisamente più proficue e adatte al genere di obiettivo che si desidera raggiungere.
Ogni piccolo miglioramento si aggiunge ai precedenti, grazie al principio della regolarità del cambiamento: l’efficienza aumenta costantemente, riducendo le attività che consumano tempo e risorse ma non portano benefici diretti all’azienda. In più, il tuo personale risulterà adeguatamente formato e preparato, così da poter gestire nel modo più consono tutte le situazioni. In questo modo la produttività non può far altro che aumentare, perché le risorse verranno utilizzate in modo più efficiente, i tuoi impiegati non si vedranno più assegnare troppi incarichi faticosi o inutili e i processi produttivi diventeranno decisamente meno costosi, oltre che più semplici da svolgere. Provalo, non ne resterai deluso!
3. Migliora l’utilizzo delle risorse
Come migliorare i processi aziendali con Kaizen? La risposta, in realtà, è molto più semplice del previsto: il metodo raccoglie informazioni su ogni processo (compresa la produzione generale e le vendite), per poi effettuare un’analisi approfondita dei dati raccolti. In questo modo è possibile identificare i punti deboli e comprendere quali siano i processi validi e quelli che, invece, necessitano ancora di qualche miglioramento.
Non pensare ai cambiamenti da apportare come a delle valanghe che travolgono il modo di lavorare che hai sempre conosciuto: si tratta piuttosto di piccole modifiche poco costose o persino gratuite da inserire qua e là, come ad esempio uno strumento per l’invio di e-mail di massa o l’adozione di un CRM per centralizzare le informazioni sui clienti. L’importante è che si tratti di trasformazioni che ti consentano un miglior utilizzo delle risorse e che ti aiutino quindi a evitare di perdere tempo prezioso.
4. Migliora la sicurezza dei processi produttivi
Se stai riflettendo seriamente su come utilizzare il metodo Kaizen nella tua azienda, dovrai prima studiare in maniera approfondita tutti i tuoi processi organizzativi. Applicata nel modo corretto, questa filosofia porterà grandi benefici a praticamente ogni settore della tua azienda: hai già visto come applicarla a quello del personale e alla produttività, ma sono ancora molti i reparti da analizzare nel dettaglio per distinguere le eccellenze dai punti problematici, quelli per i quali è necessario trovare presto una soluzione valida.
Questa indagine approfondita deve essere particolarmente attenta in ambiti delicati come la sicurezza. Valutarla in dettaglio è fondamentale: i dati raccolti possono infatti aiutarti a capire se le procedure che hai scelto di effettuare in questo ambito presentano delle carenze da sistemare o se sono invece adatte allo scopo. Anche se ogni nuova idea per riorganizzare settori non più produttivi migliora automaticamente la sicurezza, è bene non risparmiarsi mai in questo senso. Non aver paura di richiedere la collaborazione del tuo team quando necessario, e basati anche sulla loro percezione generale di ciò che è giusto e di ciò che è sbagliato. Ricorda sempre che prevenire è decisamente meglio che curare.
5. Aiuta a consolidare abitudini positive
Probabilmente, uno dei maggiori vantaggi dell’adozione del metodo Kaizen sta nella creazione di abitudini positive a lungo termine. Oltre a organizzare, strutturare e migliorare tutti i processi, questa metodologia punta al perfezionamento generale dell’approccio al lavoro del tuo team: adottando i passaggi del metodo, infatti, i tuoi dipendenti migliorano la loro produttività e il modo di gestire gli incarichi senza quasi accorgersene. Pensalo come una buona abitudine che viene insegnata e che col tempo diventa sempre più semplice da applicare, tanto da risultare quasi innata.
Una volta implementata questa metodologia per un periodo di tempo sufficientemente lungo, ti accorgerai dei numerosi cambiamenti in positivo per la tua attività: chi ha ricevuto una formazione basata su Kaizen, infatti, tende a gestire il proprio tempo e le proprie risorse in maniera più attenta e proficua, applicando il metodo al proprio modo di lavorare anche quando non espressamente richiesto. Un team adeguatamente formato non solo sarà in grado di agire in più ambiti senza bisogno della tua supervisione, ma contribuirà al miglioramento delle prestazioni dell’intero dipartimento, e poi anche dell’azienda.
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6. Contribuisce al naturale sviluppo delle qualità di leadership
Tra le strategie più ricorrenti su come implementare Kaizen all’interno della tua azienda, rientra anche quella di investire sulla formazione del personale. Perché questa metodologia risulti efficace, infatti, gli impiegati dovrebbero impegnarsi al massimo per applicarla alla loro routine di lavoro, fino a trasformarla in una filosofia apprezzata da tutto il team. Farla conoscere passo dopo passo a tutto il personale e mostrare concretamente quanti benefici un metodo del genere porti all’organizzazione quotidiana dell’azienda, sia interna che esterna, contribuirà al successo di tutti i settori in cui è stato applicato.
Hai già capito quanto il coinvolgimento di ogni singolo membro del tuo team sia importante: un dipendente compreso e ascoltato sarà molto più propenso ad ascoltare a sua volta i suggerimenti ricevuti e con il tempo potrebbe diventare un vero e proprio leader del cambiamento. Dai spazio alle doti di leadership dei tuoi impiegati: la loro lungimiranza ti porterà lontano.
7. Rende l’azienda più competitiva
La definizione stessa del metodo Kaizen lo qualifica come una metodologia che ricerca l’eccellenza. Attraverso le tecniche di classificazione, ordine e sistematizzazione che propone, infatti, è possibile perfezionare tutti i processi per arrivare al fine ultimo più importante, ossia la crescita dell’azienda, mentre un migliore utilizzo delle risorse ne aumenta il livello di competitività.
L’idea del miglioramento continuo con Kaizen si riflette soprattutto in quest’ultimo proponimento: un’azienda che avrà eliminato tutte le proprie inefficienze potrà lavorare con maggior competenza, e quindi risultare vincente. Ridurre i costi eccessivi, evitare sovrapproduzioni, standardizzare attività e processi e aumentare la produttività sono solo alcuni dei passi fondamentali che dovresti intraprendere per trasformare la tua azienda in una vera potenza, e in un modello da tenere sotto controllo per chiunque faccia parte della concorrenza. Grazie ai miglioramenti promossi da Kaizen potrai concentrarti su produttività e sviluppo, lasciandoti lo spazio necessario per creare strategie di crescita sempre più valide.
8. Promuove l’agilità dei flussi di lavoro e dei team
Ultimo ma non meno importante, il metodo Kaizen è fondamentale per promuovere l’agilità del flusso di lavoro e dei team che se ne occupano. Oggigiorno le aziende sono sempre più interessate alla creazione di team agili: squadre di dipendenti con un obiettivo comune e in possesso di tutte le competenze giuste per raggiungerlo e ottenere il successo. Queste squadre sono contraddistinte da un dettaglio fondamentale: l’autogestione, una caratteristica che si combina perfettamente con l’applicazione di Kaizen, che tende a migliorarla sensibilmente e a portare ottimi risultati su larga scala.
Come avrai ormai compreso, il metodo Kaizen è in grado di rimuovere tutti quei compiti che, invece di aiutare a raggiungere un obiettivo, rallentano il percorso generale rendendolo più difficoltoso per l’intero team. Imparare a migliorare la propria organizzazione e affiancare ai soliti processi lavorativi procedure più snelle e veloci aiuterà i tuoi dipendenti a lavorare con più efficienza, mentre una metodologia più facile da seguire e da standardizzare ti impedirà di perdere tempo ad applicarne una differente per ogni settore della tua azienda. Sistematizzare, utilizzare nuove tecnologie per gestire progetti e attività e ridurre quelle non produttive possono sembrare consigli ovvi, ma sono le risorse più importanti che possiedi: usale nel modo giusto per fare la differenza!
Inizia subito a usare il metodo Kaizen nella tua azienda
Se sei arrivato a leggere fin qui, non avrai più molti dubbi: sai cos’è il metodo Kaizen, come applicarlo e quali benefici concreti porterà alla tua azienda, sia su piccola che su più larga scala. Non ti resta quindi che implementare queste strategie, seguendo i consigli che hai appena letto e usandoli come base per orientarti. Non preoccuparti se sulle prime non ti sembrerà di fare grandi progressi, è normale: con le dovute ricerche, le giuste modifiche e l’attenzione necessaria ai dettagli e alla tua squadra riuscirai a rendere l’azienda davvero competitiva. Si tratta di puntare a qualità, efficienza, sicurezza e produttività, tutto il resto verrà da solo.
Per adottare una strategia a lungo termine e goderti i frutti del tuo lavoro, hai bisogno dei migliori strumenti offerti dalla tecnologia moderna. E cosa c’è di meglio di un software completo, che ti aiuti a gestire tutte le attività in un solo spazio, senza disperdere i dati importanti? Inizia subito a utilizzare le funzionalità di Bitrix24, sfrutta i benefici di un miglioramento continuo che solo un software simile può darti: una volta provato, non vorrai più tornare indietro!
