Come accogliere virtualmente un nuovo dipendente: 8 strategie essenziali

Chiunque abbia mai lavorato in un’azienda sa bene quanto sia importante il lavoro di squadra: è il senso di connessione che unisce gli impiegati a creare i team più affiatati, quelli che riescono sempre a ottenere risultati eccellenti. La tradizionale fase di onboarding ha come scopo quello di preparare i nuovi dipendenti al lavoro, rimuovendo le barriere sociali nei team e trasmettendo loro i valori aziendali, ma con la rivoluzione portata dallo smart working è stato necessario cambiare le regole per adattarle all’onboarding digitale.

Se in passato ti sei trovato in difficoltà a formare dei team solidi, soprattutto con persone che non si sono mai incontrate, non temere: queste 8 strategie ti aiuteranno ad accogliere virtualmente un nuovo dipendente, contribuendo a creare una cultura aziendale che inviti il tuo personale a restare con te.

FAQ

1. Invia un messaggio per augurargli il benvenuto nell’azienda

Se vuoi imparare come accogliere virtualmente un nuovo dipendente in modo impeccabile, dovrai innanzitutto puntare sulla prima impressione: non avrai la possibilità di replicarne l’effetto in seguito, per cui è essenziale assicurarsi che sia sempre ottima.

Il messaggio con cui intendi dare il benvenuto al nuovo dipendente, ad esempio, definirà il tono con cui ti rivolgi ai tuoi impiegati, per cui non temere di risultare poco formale, se il tono di voce della tua compagnia è davvero così. Mostrarsi aperti e accoglienti aiuterà il nuovo personale a integrarsi, contribuendo a creare un clima di distensione che, a lungo andare, favorirà anche la fidelizzazione del personale e farà sentire a loro agio i dipendenti da remoto.

Puoi procedere inviando al nuovo impiegato un modello e-mail generico che includa tutti i punti chiave, senza dimenticare un tocco personalizzato per rivolgersi direttamente a ciascun dipendente. Scrivi un messaggio che dimostri quanto tu e il tuo team siate lieti di lavorare con il nuovo impiegato, per poi illustrare che ruolo assumerà e quanto sia importante per l’azienda. Aggiungi una spiegazione alle procedure che dovrà affrontare e concludi il tutto con una formula di saluto positiva e amichevole.

Prova a scrivere questa lettera di benvenuto al nuovo dipendente in anticipo e ad automatizzarla, così che arrivi esattamente durante la prima giornata di lavoro: in questo modo, potrai risparmiare tempo per dedicarlo ad attività più proficue.

2. Pianifica con cura il programma dell’onboarding e dei primi giorni di lavoro

Accogliere virtualmente un nuovo dipendente significa anche dare il benvenuto in una nuova azienda a qualcuno che non ha idea di chi, o che cosa, si troverà davanti. Per questo motivo dovresti iniziare dal suo calendario personale, presentandogli una visualizzazione degli incarichi che porterà a termine: con questo accorgimento, riuscirai a ridurre notevolmente le sue ansie aiutandolo ad ambientarsi più rapidamente.

Se poi desideri organizzare in maniera appropriata il programma dell’onboarding e dei primi giorni di lavoro, puoi utilizzare gli strumenti offerti da una soluzione di gestione degli incarichi e dei progetti come le bacheche Kanban. Con il loro aiuto sarai infatti in grado di organizzare gli incarichi in schede e di aggiungere istruzioni, data di scadenza e contatti delle persone coinvolte nel progetto nel massimo dell’efficienza.

Supervisionare l’intero processo è sempre una buona idea, ma puoi anche chiedere direttamente al nuovo arrivato di provare a utilizzare il tuo software, senza paura di sbagliare o di subire le conseguenze di un errore: in questo modo, si abituerà più in fretta alle sue funzionalità. Utilizzando un software intuitivo come Bitrix24, il processo di adattamento si rivelerà molto più semplice.

3. Presenta il nuovo arrivato al resto del team

Una delle prime attività per accogliere virtualmente un nuovo dipendente è organizzare una videochiamata per presentarlo al resto del team. Si tratta di un evento semplice da organizzare e da gestire, che ti consentirà di gettare fin da subito le basi per un rapporto di collaborazione e fiducia duraturi.

L’idea migliore per condurre la conversazione senza imbarazzo è quella di rompere il ghiaccio con delle attività introduttive, in cui i membri del team possono presentarsi e, magari, offrire consigli o parlare delle loro attività nel modo più informale e rilassato possibile. Dopodiché, sarà il nuovo arrivato a presentarsi e a parlare di sé, illustrando il contributo che potrebbe portare al team e alcune delle sue esperienze passate. Se il tuo team si dimostrerà d’accordo, potrai anche scegliere tra loro un mentore per il nuovo impiegato: una persona di fiducia che risponderà a eventuali domande sul processo di onboarding digitale e lo aiuterà a muovere i primi passi nell’azienda con sicurezza.

Per quanto i team siano sempre molto impegnati, questa fase non si rivela mai una perdita di tempo. Imparare come accogliere un nuovo dipendente da remoto aiuta ad aprire i canali di comunicazione e a dimostrare al personale appena assunto che nella nuova azienda regna un clima disteso, in cui non mancano i momenti di relax e convivialità.

4. Gestisci un organigramma sempre aggiornato

Una volta compiuti i primi passi per accogliere virtualmente un nuovo dipendente, la strada sembrerà decisamente spianata. Tuttavia, a meno che tu non lavori con un piccolo gruppo chiuso di persone, prima o poi il nuovo impiegato dovrà incontrare gli altri dipendenti della tua azienda. Per fortuna, anche in questo caso la tecnologia può aiutarti a velocizzare e semplificare questo processo.

Un organigramma ben organizzato si rivela incredibilmente d’aiuto per gestire i team remoti con efficienza. Potrai infatti raccogliere foto, informazioni e contatti per ogni membro del team e archiviare l’intera struttura dell’azienda sul cloud, così da non dimenticare nemmeno uno dei tuoi impiegati, nemmeno quelli che non hai mai incontrato faccia a faccia.

Dedica parte del processo di onboarding a presentare l’organigramma al nuovo arrivato, indicandogli tutti i membri del personale con cui dovrà interagire con maggior frequenza. Non dimenticare di descrivere in dettaglio in che modo saranno collegati: solo così riuscirai a creare una vera connessione tra l’incarico e la persona coinvolta, aiutando il nuovo impiegato da remoto a sentirsi parte del gruppo ed eliminando quel senso di alienazione che potrebbe sperimentare chi non lavora all’interno di un ufficio.

5. Organizza dei sottogruppi per il lavoro e gli eventi sociali

Nell’elenco di consigli su come accogliere virtualmente un nuovo dipendente, riveste grande importanza anche la creazione di sottogruppi. Che siano legati al lavoro o agli eventi sociali (o magari a entrambi), sono la strategia più indicata per aiutare i nuovi impiegati da remoto a trovare uno spazio accogliente in cui integrarsi. I membri del team che lavorano con il metodo Scrum e devono scambiarsi continuamente informazioni potrebbero aver bisogno di un canale di comunicazione specifico per loro, ma molti impiegati potrebbero scegliere anche di unirsi al canale di comunicazione creato per partecipare alle attività di svago, che li aiuterà ad approfondire il rapporto con i colleghi.

Non temere che le chat di gruppo o i gruppi di messaggistica istantanea possano distrarre i tuoi impiegati dal lavoro: la creazione di un legame duraturo tra i membri da remoto e quelli che lavorano in presenza è fondamentale per assicurare il successo del team. Una volta rotto il ghiaccio, i tuoi dipendenti si sentiranno più sicuri nel chiedere aiuto o a offrire consigli nel momento del bisogno e la conoscenza reciproca li aiuterà a sviluppare un forte spirito di squadra, che li spingerà a farsi avanti per aiutarsi a vicenda quando si rivelerà necessario.

6. Crea una guida tecnica per accogliere il nuovo impiegato

Uno dei principali problemi legati al lavoro da remoto è l’impossibilità di verificare di persona se i tuoi dipendenti utilizzano il tuo software in maniera davvero efficiente oppure no. In caso di nuovi impiegati da remoto, invece, potrebbero non sentirsi a loro agio e avere difficoltà nel chiedere aiuto. Ecco perché, quando si tratta di accogliere virtualmente un nuovo dipendente, è necessario spiegare in dettaglio il funzionamento del software e dei suoi strumenti. Quelli disponibili sul mercato offrono spesso un’ampia gamma di risposte alle domande più frequenti e spiegazioni, ma puoi scegliere di raccogliere i punti principali e trasformarli in una guida semplice e piacevole, per spiegare al nuovo impiegato come utilizzare al meglio il tuo software d’elezione.

Di certo non avrai tempo per crearne una diversa per ogni nuova assunzione: salva quella appena realizzata nella knowledge base dell’azienda, così da trovarla già pronta per i prossimi impiegati a cui dare il benvenuto. In caso avessi la necessità di aggiungere qualche dettaglio o di modificare delle parti, potrai aggiornare il documento per ottenere una versione sempre corretta e completa.

Una guida di questo tipo non sarà solo utile a coordinare con maggior efficacia la fase di onboarding, ma si rivelerà sempre d’aiuto al tuo team nel momento del bisogno: una volta archiviata in modo ordinato su un drive basato sul cloud, i tuoi dipendenti potranno accedervi e consultarla in qualunque momento, senza doverti contattare per chiedere aiuto o spiegazioni.

7. Crea un modello di flusso di lavoro completo per l’onboarding del nuovo impiegato da remoto

Dare il benvenuto a un nuovo membro del team e aiutarlo a integrarsi immediatamente nell’ambiente aziendale richiede sempre molto impegno. Non puoi certamente occuparti di tutte le operazioni che riguardano l’onboarding mentre svolgi i tuoi incarichi quotidiani, ma la tecnologia può venirti in aiuto anche in questo caso: oltre ad automatizzare la lettera di benvenuto e le guide per i nuovi impiegati, potrai salvare un modello di flusso di lavoro dell’intero onboarding, che includa tutti gli incarichi. Con l’aiuto di questo semplice accorgimento risparmierai tempo e stress e, allo stesso tempo, mostrerai al nuovo arrivato la tua attenzione nei suoi confronti.

Un altro segreto è quello di automatizzare alcune parti del lavoro, così da ricevere una notifica ogni volta che un nuovo impiegato completerà un incarico e revisionarlo immediatamente, mentre l’algoritmo si occupa di assegnare quello successivo. In questo modo i primi giorni di lavoro verranno regolati da un ritmo preciso, che contribuirà a far sentire i nuovi arrivati ancora più coinvolti.

8. Richiedi un feedback sul tuo processo di onboarding

Non è facile giudicare oggettivamente il proprio approccio nell’accogliere virtualmente un nuovo dipendente. Un impiegato appena assunto, poi, difficilmente si sentirà tanto a proprio agio da offrire suggerimenti e consigli per migliorare, a meno che non gli venga chiesto esplicitamente di farlo.

Invece di optare per un approccio troppo diretto, prova ad aspettare fino al termine della fase di onboarding per inviare un modulo con delle domande su come valuta la sua esperienza generale. Cosa ha apprezzato maggiormente e cosa potrebbe essere migliorato? Di solito questi moduli permettono di assegnare a ogni esperienza un punteggio da 0 a 10, ma potresti rischiare di ricevere voti eccessivamente alti, lasciati senza pensarci troppo. Una serie di domande aperte con box da riempire, invece, permetteranno al tuo nuovo impiegato di esprimere liberamente la propria opinione, indicando con sincerità quali siano i punti forti e quelli più deboli della tua strategia.

Scopri subito come accogliere virtualmente un nuovo dipendente

Una volta svelate le giuste tattiche, accogliere virtualmente un nuovo dipendente si rivelerà un’operazione più semplice del previsto. Parte del successo di un processo di onboarding rapido ed efficiente è l’uso mirato della tecnologia: una volta scelti gli strumenti giusti, saranno loro a occuparsi della parte più noiosa e ripetitiva del lavoro mentre tu sarai impegnato ad aggiungere quei tocchi personali che faranno la differenza.

Il software più adatto per aiutarti nella tua impresa è senz’altro Bitrix24. Grazie ai suoi strumenti di comunicazione all'avanguardia, gli organigramma, le automazioni, i flussi di lavoro e tutto ciò di cui puoi avere bisogno per gestire il tuo progetto in modo ottimale, ogni impiegato verrà accolto con l’attenzione che merita. Sei pronto a farlo subito sentire parte della tua azienda? Prova Bitrix24 e scopri la differenza