CRM per una piccola impresa, le 5 opzioni migliori

La scelta del CRM da utilizzare è importante per le piccole e medie imprese. Per quelle di piccole dimensioni, in particolare, trovare il software giusto da utilizzare può avere un impatto significativo sul budget e si tratta dunque di decisioni che vanno prese in maniera oculata. Anche le dimensioni del team di vendita e il parco clienti complessivo possono essere elementi essenziali per una valutazione di questo tipo.

In questo articolo, cercheremo di mettere a confronto le 5 opzioni che riteniamo migliori e più adatte a una piccola impresa, per aiutarvi a orientare la propria scelta.

Cos'è esattamente un CRM?

Innanzitutto, è utile cominciare con una definizione che possa precisare cosa sia un CRM. Si tratta dell'acronimo della parola inglese Customer Relationship Management, traducibile in italiano con gestione delle relazioni con i clienti. L'obiettivo di un CRM, dunque, è gestire al meglio i contatti con la clientela, che sono il bene più prezioso di una piccola azienda. Un buon CRM dovrebbe avere servizi e opzioni che possano fare la differenza nel raggiungimento di questo obiettivo.

In particolare queste sono alcune delle funzioni di un CRM che possono essere importanti per una piccola impresa:

• Migliorare la gestione dei contatti

• Ottenere informazioni importanti sui clienti

• Aumentare l'efficienza del proprio team di vendita

• Migliorare l'efficienza del proprio team

• Offrire un'ottima assistenza clienti

• Gestire e monitorare i lead di vendita.

Anche l'intelligenza artificiale può essere utile in alcuni di questi obiettivi, ad esempio integrando l'assistenza clienti con un chatbot che semplifichi il lavoro dei tradizionali operatori umani. Ecco, dunque, i 5 migliori CRM che vogliamo mettere a confronto.

1. Bitrix24, soluzione CRM all-in-one

Bitrix è una soluzione all-in-one, quindi che mette a disposizione tutti gli elementi che ci si aspetta da un CRM, ma anche altre funzioni utili per la gestione dei progetti aziendali, del team, delle comunicazioni e del marketing. Si tratta di un vantaggio importante per una piccola impresa perché permette di avere in un unico software funzioni che altrimenti dovrebbero essere individuate in differenti applicazioni, con impatto maggiore sul budget.

Oltre alla questione dei costi, il fatto che gestione dei clienti, dei progetti, del team, del marketing siano integrati tra loro può consentire una migliore razionalizzazione ed efficienza delle attività aziendali. In Bitrix24 è presente anche CoPilot, un assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale che può fornire suggerimenti mentre ci si muove all'interno del software e svolgere anche funzioni automatizzate.

Venendo alle specifiche funzioni di Bitrix24 come software CRM, permette una gestione integrata di ogni cliente, collegando tutti i contatti ai suoi lead attuali e potenziali, con trigger personalizzabili. Inoltre, grazie all'IA e al già citato CoPilot, può trascrivere automaticamente le chiamate e riempire in automatico campi del CRM.

Tra le tante funzioni integrate del CRM, c'è anche la possibilità di acquisire nuovi contatti tramite moduli e widget inseribili nel sito web. Considerato che Bitrix24 mette a disposizione anche un creatore di siti web, non è necessario ricorrere a software esterni. Inoltre, è possibile mettere in atto un marketing omnicanale, tramite newsletter via e-mail, social e sito web.

2. Salesforce, un CRM che punta sulla personalizzazione

Anche Salesforce è un CRM molto conosciuto, che prevede un piano specifico con funzioni più limitate anche per le piccole aziende. L'offerta di un vasto elenco di possibilità di personalizzazione è insieme il pregio e il difetto di questo software: trovare il giusto setup potrebbe essere complicato senza interventi tecnici specifici e l'applicazione risulta non facilissima da usare per tutti i dipendenti di una piccola azienda. In effetti, leggendo alcune recensioni sul web pare essere proprio questa difficoltà di utilizzo la principale problematica di questo software CRM.

Mette in ogni caso a disposizione le funzioni più importanti di un CRM come gestione dei contatti e dei lead, e-mail marketing, assistenza clienti. Funzioni più avanzate in tema di gestione multicanale del marketing, report personalizzati, gestione avanzata delle pipeline, sono invece riservate a piani più costosi rispetto a quello d'ingresso.

È buona anche la possibilità di integrazione di software di terze parti. Complessivamente, può essere un ottimo CRM per un'impresa con un buon budget da dedicare al reparto IT e disposta a sostenere interventi tecnici di personalizzazione, con personale interno già formato in merito o con un supporto esterno.

3. Zoho, vantaggi e svantaggi

Anche Zoho, come Salesforce, dispone di piani differenti con funzionalità maggiori per i più costosi. Tuttavia, anche nella versione base, il programma mette a disposizione un buon numero di strumenti per le piccole imprese, come gestione dei clienti e dei lead, strumenti per newsletter e report analitici sulle vendite. Dispone anche di una buona integrazione con l'intelligenza artificiale che permette l'automatizzazione di alcune funzionalità.

Per quanto riguarda gli svantaggi, alcuni utenti segnalano la complessità di uso e configurazione di alcuni strumenti del CRM, oltre alle scarse possibilità di personalizzazione. Anche l'integrazione con altri sistemi aziendali è uno dei punti a sfavore del CRM. Infatti, potrebbe essere complessa e costosa. Considerato che, a differenza di Bitrix24, si tratta di una suite incentrata quasi esclusivamente sugli aspetti CRM, potrebbe essere necessario acquistare altri software per differenti esigenze aziendali.

4. Pipedrive, software adatto per la gestione clienti

Nella sua versione base, Pipedrive è un buon CRM per la gestione di contatti e clienti, dall'uso abbastanza intuitivo e - a quanto riportano le recensioni su portali indipendenti - con un buon servizio di assistenza che interviene in caso di problemi. Per avere funzionalità più avanzate, è necessario passare a piani più costosi. Si tratta complessivamente di 5 piani, pagabili con rate mensili o annuali, con differenti e crescenti caratteristiche e potenzialità.

Se si intende usufruire di report dettagliati in linea con le best practice del settore, di un sistema più avanzato di gestione e analisi dei lead, di gestione dei contratti e documenti, sarà opportuno scegliere uno dei piani avanzati. Si tratta complessivamente di un software che punta sulla semplicità di utilizzo, ma non mette a disposizione strumenti presenti in altri CRM, come la gestione dei clienti, della contabilità e funzionalità di marketing avanzate.

5. Insightly, un aiuto importante per la gestione dei progetti

Rispetto a Pipedrive, Insightly può contare, oltre alle funzionalità base di un CRM come la gestione dei contatti, anche strumenti per la gestione di progetti e attività. Dunque, può essere utile per chi vuole un software che lo aiuti anche nell'organizzazione del lavoro. Mette a disposizione tre piani con differenti costi e con funzionalità crescenti anche se va detto che, rispetto ad altri CRM, anche il piano d'ingresso possiede un buon numero di funzionalità.

Esaminando le recensioni dei clienti, non è molto rassicurante il giudizio non lusinghiero rispetto a bug del software e assistenza clienti, che sembrano essere i due principali punti deboli dell'applicazione. Si tratta dunque di un CRM che sulla carta può rappresentare una buona soluzione anche per le piccole aziende, come artigiani o professionisti, ma rispetto al quale consigliamo di verificare i feedback in rete per avere una valutazione più completa.

Cosa si intende con SaaS

Tutti i CRM citati sono definibili come SaaS. SaaS è un acronimo che sta per "Software as a Service". Significa che il programma non deve essere installato nella propria rete aziendale, ma è disponibile nei server del fornitore.

Inoltre, i software SaaS non richiedono l'acquisto di una licenza ma vengono semplicemente resi accessibili tramite un abbonamento, solitamente con opzioni di pagamento mensile o annuale. Si tratta di una soluzione che consente a una piccola impresa di avere un costo più accessibile per questo tipo di servizio.

Inoltre, la presenza del software sul server proprietario del fornitore rappresenta un vantaggio anche in termini di sicurezza, perché l'azienda utilizzatrice non dovrà occuparsi di proteggere la propria rete da attacchi, come dovrebbe fare se invece dovesse installare il programma sui propri computer.

Questo non significa naturalmente che non si debbano utilizzare accortezze, ma queste riguarderanno principalmente un uso appropriato delle password di accesso, che devono essere sicure e protette e l'impiego dei normali sistemi di sicurezza che tutti i computer dovrebbero avere, come antivirus e firewall.

Personalizzazione del marketing, perché è importante per una piccola impresa

Alcuni dei CRM segnalati, come Bitrix24, offrono anche funzioni avanzate di marketing da associare al software che si sta usando. Personalizzare i contenuti di marketing a seconda della tipologia dei clienti, consente anche a una piccola impresa di rendere le proprie campagne più efficaci e di aumentare le conversioni dei propri lead.

Il marketing può avvenire tramite vari canali, come social, siti web ed è particolarmente importante usare strumenti che consentano di monitorarne l'andamento, perché aiutano a renderlo più efficace. Sapendo quanto una campagna converte e con che tipo di clienti, è un elemento fondamentale per ridurre i costi e aumentare le performance delle proprie campagne.

Gestione dei contatti tramite CRM

I clienti e coloro che potrebbero diventarlo sono sempre l'asset più prezioso per un'azienda e un CRM dovrebbe riuscire a ottenere il massimo dalla comunicazione con loro. La possibilità di organizzare i contatti dei propri clienti, inviare loro newsletter, poter verificare lo storico degli acquisti e anche delle interazioni con l'azienda, verificare l'andamento dei lead, sono esempi delle attività che un buon CRM deve poter fare.

In altre parole, non bisognerebbe pensare a un CRM come un semplice spazio dove catalogare i contatti dei propri clienti, poiché è evidente che per questo potrebbe bastare un database o addirittura, per una piccola impresa, un semplice foglio Excel.

Come l'intelligenza artificiale sta cambiando il mondo dei CRM

Come si è già visto, i CRM oggi possono avvalersi anche dell'ausilio dell'intelligenza artificiale. Uno degli usi possibili riguarda l'automazione di alcune funzioni come l'inserimento automatico dei dati o addirittura la trascrizione delle chiamate con i clienti. Anche l'analisi dei dati, dei lead e dei report del CRM possono essere compiute in modo automatico ed efficace dall'intelligenza artificiale.

In altre parole, l'IA sta rendendo i CRM strumenti molto più potenti, potendo così anche aumentare i risultati in termini di fatturato grazie a un rapporto con i clienti ancora più efficace.

Si tratta ormai di strumenti accessibili anche alle piccole aziende e che possono essere utilizzati con budget abbordabili. Dunque, sono molte le PMI che possono beneficiarne e l'intelligenza artificiale associata ai CRM può sicuramente costituire un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza, permettendo di acquisire un maggior numero di clienti e di fidelizzare maggiormente quelli che si hanno già.

Creazione di un sito web e integrazione con il CRM

L'integrazione del proprio sito web con un CRM è uno strumento utilissimo perché consente di acquisire nuovi contatti e di integrarli con il software di gestione clienti. Tale risultato si può ottenere con un CRM appropriato e possibilmente con un sito pensato appositamente a questo scopo.

Bitrix24 nel suo CRM all-in-one mette a disposizione anche un generatore di siti, che ti consentirà non solo di creare senza competenze tecniche il tuo sito aziendale perfettamente ottimizzato per tutti i dispositivi, ma anche di inserire web form, live chat per l'assistenza clienti, analytics, perfettamente integrabili con il CRM. E non sarà nemmeno necessario acquistare un hosting, perché anch'esso è fornito da Bitrix24.

Alcune conclusioni sui CRM

I CRM (Customer Relationship Management) sono software che offrono un ausilio importante per gestire e migliorare le proprie relazioni con i clienti. Consentono di gestire i contatti, generare nuovi lead qualificati, impostare campagne di marketing personalizzate e automatiche, offrire un servizio clienti più efficiente, analizzare i dati dei clienti per migliorare la propria strategia.

Grazie all'ausilio dell'intelligenza artificiale i CRM stanno cambiando e diventando più potenti. Questi vantaggi sono accessibili anche alle piccole imprese con costi limitati e dovrebbero essere presi in considerazione da chi non ne sta ancora usufruendo per far crescere la nuova azienda, migliorare la soddisfazione dei vecchi clienti e acquisirne di nuovi.