8 strumenti per scrivere le e-mail più velocemente con l’intelligenza artificiale

Gli ultimi anni, nel campo della tecnologia, sono stati sicuramente all'insegna dell'intelligenza artificiale. Intelligenza artificiale è una parola nata nel 1956 quando John McCarthy per primo usò il termine inglese artificial intelligence in una conferenza da lui organizzata e svoltasi a Dartmouth.

La storia dell'intelligenza artificiale è lunga e ha avuto alti e bassi, picchi di entusiasmo e lunghi periodi (denominati inverno dell'intelligenza artificiale) in cui richieste, interesse e finanziamenti erano fortemente diminuiti.

ChatGpt è stato probabilmente il prodotto nato da intelligenza artificiale che ha reso questa tecnologia nota anche a chi fino a quel momento non se n'era interessato. Anche se in realtà la tecnologia era per altro già abbastanza avanzata in quel momento, questo chatbot ha mostrato al mondo i progressi fatti nel settore dell'intelligenza artificiale generativa.

Quello della comunicazione e-mail è stato sicuramente uno dei settori che hanno maggiormente beneficiato negli ultimi anni dei progressi tecnologici dell'IA. Ora puoi ricevere un importante aiuto per elaborare e inviare le tue e-mail e puoi ottenere vantaggi non solo nelle comunicazioni private ma anche in quelle aziendali.

Introduzione all’e-mail marketing

Si definisce e-mail marketing una pratica di marketing digitale che prevede l'invio di messaggi di posta elettronica a clienti potenziali o ad altri già acquisiti. Si tratta di un'attività che è diventata importante già dai tempi della diffusione di massa di Internet, perché subito se ne sono colte le potenzialità.

Un tempo però l'e-mail marketing doveva essere svolto in termini prevalentemente manuali. Vale a dire che il responsabile del settore doveva compilare interamente il testo dell'email. Allo stesso tempo, anche le varie liste di invio dovevano essere preparate manualmente e non era sempre facile dividere i destinatari in differenti liste di distribuzione secondo i loro interessi.

Come l’Intelligenza Artificiale può essere applicata all’e-mail marketing

Utilizzare l'intelligenza artificiale nell'e-mail marketing ha cambiato le carte in tavola. Può essere innanzitutto impiegata per l'automazione dell'invio delle newsletter, riducendo così gli sforzi dei responsabili del marketing nel procedere ogni volta manualmente.

Inoltre, l'intelligenza artificiale si può occupare di individuare automaticamente gli interessi degli utenti in base alle loro interazioni avvenute via e-mail o tramite canali e inviare a ognuno solo i messaggi che ritiene possano essere di suo interesse o aumentare le conversioni.

L'intelligenza artificiale può essere utile anche nella redazione di e-mail, fornendo spunti e idee per i contenuti, aiutando a completare passaggi ricorrenti come l'intestazione o i saluti finali, segnalando automaticamente gli errori grammaticali presenti. Grazie all'intelligenza artificiale generativa può creare anche parti di e-mail o un messaggio completo.

Vantaggi dell’Intelligenza Artificiale per le e-mail all'interno delle aziende

Dopo aver accennato ai modi in cui l'intelligenza artificiale può essere utilizzata nell'e-mail marketing entriamo più nel dettaglio dei vantaggi effettivi e di alcuni modi in cui questa tecnologia può essere applicata come strumento di produttività dalle aziende anche grazie alle funzioni di apprendimento automatico.

Come usare l'intelligenza artificiale per gestire la posta elettronica

Grazie alle applicazioni di intelligenza artificiale si può gestire la propria casella di posta elettronica in modo più ordinato ed efficace. Ad esempio questa tecnologia può basarsi sul tuo comportamento passato e applicare in automatico regole coerenti con le tue scelte. Inoltre, un sistema intelligente di posta elettronica basato su IA può mettere in evidenza le e-mail più importanti perché tu possa vederle subito.

Il ruolo degli assistenti e-mail IA nella comunicazione aziendale

Gli strumenti di intelligenza artificiale possono anche aiutare a creare informazioni di qualità adatte al proprio target. Infatti, attraverso un'analisi delle azioni compiute è possibile calibrare le proprie campagne di e-mail marketing per aumentare lead e vendite.

I migliori strumenti e-mail Intelligenza Artificiale

Dopo aver parlato dei vantaggi che applicazioni basate sull'intelligenza artificiale possono portare nello scrivere e-mail più velocemente e nell'organizzare in modo migliore la propria casella di posta e le proprie campagne di e-mail marketing, ecco alcune app che possono essere utili per questi scopi.

1. CoPilot di Bitrix24

CoPilot è un assistente virtuale integrato nel software all-in-one Bitrix24. Tra le sue molte funzionalità, ha anche quella di esserti d'ausilio nella scrittura di messaggi di posta elettronica. CoPilot può utilizzare l'intelligenza artificiale generativa e dunque può aiutarti a redigere la tua e-mail con consigli, generando una parte o tutto il testo o anche permettendoti di evidenziarne i punti salienti. Si tratta dunque di un vero e proprio assistente personale con aggiornamenti regolari.

Il ruolo di questo assistente virtuale non si ferma però alla redazione delle e-mail, si tratta di un assistente interattivo che può aiutarti e dare suggerimenti in molte delle altre funzionalità di Bitrix24, una suite aziendale all-in-one gratuita che ti mette a disposizione strumenti per la gestione dei progetti, per la collaborazione interna al team, per le videoconferenze, per la gestione dei contatti, il tutto potenziato dall'intelligenza artificiale.

2. TextCortex AI

TextCortex Ai è uno strumento per la scrittura con assistenza dell'intelligenza artificiale. Si tratta di uno strumento che può essere usato come aiuto per la redazione di e-mail ma anche di altri testi. Basato anch'esso sulle tecnologie di IA generativa, durante la redazione di un testo può darti suggerimenti, completare le frasi, indicarti dei testi.

TextCortex AI è uno strumento intelligente anche perché si basa anche sulle tue precedenti attività e risposte per darti suggerimenti. Inoltre, mette a disposizione anche un'estensione per Chrome (e per gli altri browser basati su Chromium come Edge di Microsoft) per rendere ancora più semplice il suo utilizzo. Si tratta sicuramente di un'app ottima per uso privato.

3. Smartwriter

Anche Smartwriter è un'applicazione basata su intelligenza artificiale e grazie alla tecnologia può creare e-mail, messaggi e campagne di marketing. Uno dei punti forti di Smartwriter risiede nella capacità di personalizzare i messaggi a seconda del destinatario. Al contrario di TextCortex che è più genericamente un ausilio per qualsiasi tipo di testo, Smartwriter va inserito nella categoria dei generatori di e-mail veri e propri.

Può essere utile anche per le campagne di e-mail marketing perché capace di analizzare i dati dei tuoi clienti (ad esempio, attingendo dai loro profili Linkedin) e tramite le informazioni personalizzare i messaggi e-mail in base a caratteristiche e interessi di chi deve ricevere le e-mail.

4. Flowrite

Flowrite è un tool che usa l'intelligenza artificiale per generare contenuti di testo creativi che possono essere costituiti sia da e-mail, che da messaggi social, ma anche da testi per blog o altri contenuti di scrittura. È utile anche per superare il cosiddetto blocco dello scrittore quando si è a corto di idee o si hanno problemi creativi.

Si tratta di un programma a pagamento il cui costo varia a seconda del numero di messaggi che si intendono scrivere e può variare dai 4 € ai 24 € mensili per gli utenti privati. Le aziende che devono creare messaggi o e-mail su larga scala possono contattare l'azienda per ricevere un preventivo personalizzato.

5. Canary Mail

Canary Mail si caratterizza per essere un vero e proprio client di posta elettronica e non un assistente virtuale. Oltre a offrire tool di intelligenza artificiale per la gestione della posta elettronica, possiede tool per la pianificazione degli invii, per i suggerimenti in tempo reale durante la redazione delle e-mail e consente anche di ricevere promemoria e follow-up.

6. SaneBox

Anche Sanebox è un tool basato sull'intelligenza artificiale ed è utilizzabile in abbinamento ai propri messaggi di chat e posta elettronica. Grazie all'intelligenza artificiale è un tool "smart" perché osserva i tuoi comportamenti e ne tiene conto per la gestione della tua casella di posta elettronica.

Mentre altre applicazioni fin qui esaminate sono utili anche per la redazione delle e-mail, il focus di Sanebox è soprattutto sulla loro gestione e in questo senso si tratta di uno strumento poco adatto per aziende che vogliono usare l'intelligenza artificiale anche per aumentare la produttività e avere un ausilio per i propri dipendenti.

7. Gmail

Gmail è forse il client di posta elettronica più conosciuto al mondo. Basato su un'interfaccia web, è sul mercato da ormai più di 20 anni ed è gratuito per gli utenti individuali, mentre prevede piani a pagamento per gli utenti business o per chi abbia bisogno di funzionalità avanzate o di maggiore spazio di archiviazione.

Ormai da tempo Gmail integra l'intelligenza artificiale che viene utilizzata in vari modi anche nella versione standard:

• Suggerisce brevi risposte alle e-mail

• Aiuta a comporre e completare le frasi durante la redazione delle e-mail

• Offre dei template e modelli standard predefiniti per alcuni tipi di e-mail

Nella sua versione a pagamento, Gmail può essere integrato con il chatbot di Google basato su AI, Gemini.

8. Optimail

Optimail è uno strumento aziendale utile in particolare per le campagne di e-mail marketing e che può essere integrato all'altro strumento della stessa azienda, un CRM per la gestione dei contatti inserito nel software Optimove. Optimail può essere usato sia per la pianificazione di e-mail, che per campagne di e-mail marketing che possano dare consigli personalizzati ai clienti. Si tratta di un software che può essere utile in azienda anche per la presenza di un CRM integrato anche se rispetto al già citato Bitrix24 possiede un numero minore di strumenti e non si può considerare un vero e proprio software all-in-one.

Scrittura e-mail IA, funzionalità degli strumenti

Ecco una sintesi di alcune funzionalità che puoi trovare negli strumenti di intelligenza artificiale per e-mail più efficaci:

• Generazione della riga dell’oggetto. L'intelligenza artificiale può suggerirti l'oggetto da inserire nelle e-mail per aumentare i tassi di apertura e di lettura di chi le riceve.

• Scrittura di e-mail con l’aiuto dell’Intelligenza Artificiale. Come si è visto, molti tool basati su IA possono dare suggerimenti durante la scrittura o proporre parti di testo o addirittura interi messaggi.

• Ottimizzazione e-mail e tempi di invio. Basandosi sulle attività precedenti degli utenti, l'intelligenza artificiale può suggerire in quale orario sia più probabile ricevere una risposta dai clienti o essere visualizzati.

• Suggerimenti personalizzati sui prodotti da acquistare via e-mail. Alcuni programmi, sulla base delle interazioni degli utenti nei vari canali, possono inviare suggerimenti personalizzati via e-mail ai clienti presenti o potenziali.

Ottimizzazione delle campagne di e-mail marketing

L'intelligenza artificiale può aiutare a ottimizzare le campagne di e-mail marketing. Con una corretta redazione dei testi, pianificazione degli invii, selezione e ripartizione dei clienti in differenti liste di distribuzione, si possono ottenere maggiori lead e vendite. Se questo lavoro un tempo doveva essere compiuto manualmente, le nuove risorse offerte dall'intelligenza artificiale possono ridurre drasticamente l'impegno in questi campi dei dipendenti, che possono dedicarsi ad attività più strategiche.

Per avere il massimo nell'ambito delle campagne di e-mail marketing per i prodotti o i servizi che offri, Bitrix24 rappresenta al momento uno dei software più completi a disposizione. Offre, infatti, un CRM integrato con funzionalità per l'e-mail marketing. Questo ti permette di non dover saltare da un software all'altro né di dover chiedere una personalizzazione per rendere compatibili tra loro software diversi. Con Bitrix24 hai CRM, assistente virtuale per le e-mail, tool per la pianificazione delle campagne di e-mail marketing e molte altre funzionalità in un unico programma.

E-mail veloci con IA, come ottenere il massimo dall'intelligenza artificiale ed errori da evitare

Ecco un paio di suggerimenti su problematiche e criticità da evitare quando si usa l'intelligenza artificiale per le proprie e-mail.

I dati a disposizione devono essere sufficienti e di buona qualità

Se si decide di usare l'intelligenza artificiale per attività di automazione come la redazione e pianificazione di e-mail, o per la definizione del traffico di una newsletter, i dati devono essere di buona qualità. Per questo avere strumenti tra loro integrati è particolarmente utile.

Intelligenza artificiale e e-mail, l’importanza della privacy

Non bisogna mai dimenticare che quando si ha a che fare con i dati personali dei propri clienti (nominativi, indirizzi e-mail, preferenze, etc) si è sempre sottoposti alla legge europea su privacy e protezione dei dati (GDPR). Non osservare questa normativa può portare a sanzioni anche pesanti.

Conclusioni: l’aiuto dell’Intelligenza Artificiale alla produttività delle e-mail

In questo articolo abbiamo parlato di come l’intelligenza artificiale può aiutare a migliorare la produttività dei tuoi messaggi di posta elettronica, a risparmiare tempo e a migliorare l’efficacia delle tue e-mail. Le tecnologie legate all'intelligenza artificiale hanno avuto una rapida crescita negli ultimi anni e sono costantemente in arrivo novità in questo senso. Se esistono già molti esempi virtuosi relativi alla creazione di e-mail con l'intelligenza artificiale, pianificazione di campagne e uso dell'IA nell'e-mail marketing, il futuro riserverà sicuramente ulteriori sorprese positive.