7 suggerimenti per coordinare gli appuntamenti con i clienti

Le collaborazioni più produttive, efficaci e di successo si basano in larga parte su una perfetta coordinazione degli orari con i clienti. Lo scopo di ogni comunicazione è quello di coltivare rapporti proficui: per questo motivo, è fondamentale puntare a una pianificazione efficiente.

Vuoi scoprire come coordinare appuntamenti con i clienti, gestire il loro calendario e amministrare efficacemente le riunioni? Allora continua a leggere: stai per scoprire 7 utili suggerimenti che non solo ti aiuteranno a rendere questi processi più semplici ed efficaci, ma consentiranno di risparmiare tempo e risorse.

1. Condividi il programma della riunione dopo averlo completato e preparati all’evento

Ogni riunione ha uno scopo: se desideri far risparmiare tempo ai tuoi clienti e convincerli della tua professionalità, è fondamentale capire quale sia prima di iniziare a pianificare la riunione. Prenditi tutto il tempo necessario a definire il programma della riunione: in seguito potrai procedere a coordinare gli appuntamenti con i clienti.

Al momento di stabilire il programma, poniti una serie di domande precise, ad esempio per quale motivo è stata organizzata la riunione, quali argomenti verranno discussi, chi saranno i relatori e i decisori, chi parteciperà, dove si terrà e che durata dovrebbe avere.

Mantieni libere e dinamiche le prime fasi della pianificazione: il tuo ordine del giorno può anche essere composto da una semplice serie di punti, che si arricchiranno con il contributo offerto dal pubblico per rendere la riunione ancora più produttiva. Se poi dovessi perdere il filo del discorso o la conversazione dovesse allontanarsi dall’argomento discusso, i punti del programma ti aiuteranno a tornare sulla strada giusta.

Una volta completato il programma, allegalo all’invito per la riunione e poi invialo ai partecipanti. In questo modo chi si unirà all’evento potrà comunicare quali argomenti vorrebbe che fossero trattati, oppure chiedere di poter prendere la parola durante la riunione. Dopodiché, preparati all’incontro prenotando la sede, procurandoti il materiale di cancelleria necessario come fogli di carta e penne, completando le procedure di presentazione, finalizzando l’elenco dei partecipanti e stabilendo le tempistiche che la riunione dovrà seguire.

2. Adotta gli strumenti più funzionali per la programmazione di riunioni

Al giorno d’oggi, grazie ai progressi della tecnologia è possibile comunicare in tanti modi differenti, oltre alle classiche chiamate. Le telefonate improvvise non sono sempre gradite: se desideri lasciare ai clienti il tempo necessario a prepararsi a un rapido check-in, puoi scegliere di utilizzare i calendari condivisi. Questi strumenti di scheduling per gli incontri sono sempre molto utili, ma diventano indispensabili quando si tratta di coordinare appuntamenti con i clienti, sia per le riunioni in persona che per quelle virtuali.

La tua azienda fornisce servizi? Allora avrai bisogno di un CRM completo di calendario, che includa anche un software per la pianificazione degli appuntamenti dei clienti. In questo modo non perderai alcun dettaglio importante, soprattutto se ogni incontro verrà programmato e confermato correttamente. Sul mercato esistono numerose soluzioni che consentono anche di registrare le chiamate e le interazioni con i clienti, in modo da archiviare ogni scambio e ritrovarlo in seguito. L’assistenza fornita sarà ancora più personalizzata e, di conseguenza, avrai la possibilità di migliorare l’esperienza dei clienti.

3. Presenta diverse opzioni ai partecipanti

Nel mondo degli affari non è sempre possibile ottenere tutto ciò che si desidera. Spesso un cliente potrebbe non essere disponibile, anche se è assolutamente necessario discutere con lui riguardo un determinato argomento. Evita questo scenario: quando si tratta di coordinare appuntamenti con i clienti, presenta loro una serie di possibilità differenti per lo svolgimento della riunione. Dai loro l’opportunità di scegliere tra diversi orari o date per l’incontro, se svolgerlo in persona o tramite videoconferenza e se includere tutto il team oppure no. Concorda anche la durata (di 30, 45 minuti oppure un’ora) e offri la possibilità di organizzare riunioni in differita, in base alle differenze di fuso orario.

Non dimenticare che gli imprevisti possono sempre capitare e dovrebbero essere presi in considerazione. Chiedi ai partecipanti di informarti in tempo (se possibile) se dovessero avere dei problemi e assicurati che possano comunque contattarti per avvisare del loro ritardo o annullare la loro presenza. In questo caso, consulta subito il calendario e riprogramma l’incontro alla prima data e orario disponibili. Mettere in pratica queste strategie ti consentirà di gestire efficacemente i cambiamenti last-minute negli incontri con i clienti.

4. Sii dettagliato e chiaro con gli inviti alla riunione

Assicurati sempre che gli inviti per le riunioni siano chiari e contengano tutti i dettagli essenziali. È più difficile che qualcuno accetti un invito a una riunione se non ne conosce lo scopo, né l’argomento di cui si discuterà, per cui i partecipanti dovrebbero sempre essere al corrente di queste informazioni cruciali.

L’invito dovrebbe dichiarare esplicitamente l’ora della riunione, la data, la sede in cui si terrà, l’indirizzo (in caso di incontri in presenza) o il link d’accesso e la password (per quelli virtuali), i partecipanti, i punti che verranno discussi e l’eventuale cronologia.

Se il programma della riunione è già stato completato prima di coordinare gli appuntamenti con i clienti, allegalo all’invito insieme alle altre informazioni: i partecipanti avranno una panoramica chiara di come si svolgerà l’incontro e potranno stabilire le loro aspettative di conseguenza. In questo modo avranno anche la possibilità di aggiungere il loro contributo all’ordine del giorno, magari proponendo un argomento di discussione non ancora preso in considerazione.

Utilizza tutti i canali di comunicazione a tua disposizione per inviare gli inviti. Alcuni clienti potrebbero preferire le e-mail, mentre altri utilizzano più facilmente i messaggi di testo o la chat. Infine, attivando le conferme di lettura nessun partecipante potrà affermare di non aver ricevuto il messaggio o di non averlo letto in tempo.

5. Invia dei promemoria ai partecipanti e conferma la loro presenza prima della riunione

Iniziare una riunione con un numero di partecipanti inferiore a quello previsto può risultare decisamente spiacevole. Ecco perché, per evitare delusioni è fondamentale coprire tutte le basi, così da ottenere un coordinamento dei tempi del cliente ancora più efficace. Invia delle notifiche per ricordare la riunione una settimana, un giorno e un’ora prima dell’inizio effettivo dell’incontro: i partecipanti potranno prepararsi adeguatamente e, in caso siano sorti dei problemi improvvisi, avvisarti o riorganizzare i loro piani di conseguenza.

In secondo luogo, conferma la loro presenza. Se anche il cliente ha confermato che parteciperà, può sempre affrontare delle difficoltà che impediscono di rispettare la parola data. Inviare un messaggio per confermare la loro partecipazione all’incontro permetterà loro di rivalutare la propria disponibilità. Potranno quindi farti sapere se sono ancora intenzionati a unirsi alla riunione o se, invece, preferirebbero spostarla a un altro giorno.

Infine, approfitta del tempo libero rimasto per effettuare controlli e modifiche dell’ultimo minuto e assicurarti che la riunione abbia pieno successo. Ad esempio, puoi rivedere il programma della riunione ed effettuare gli eventuali cambiamenti necessari, confermare la sede dell’incontro, controllare se l’attrezzatura (telecamere, proiettori o microfoni) è funzionante o meno, testare la stabilità della connessione internet, incaricare un membro del team di prendere appunti e procurarti altre forniture utili ai clienti, come cancelleria, bottiglie d’acqua, snack o caffè.

6. Utilizza in maniera proficua il tempo a disposizione per la riunione

Un altro importante consiglio per coordinare appuntamenti con i clienti in modo efficiente riguarda l’utilizzo del tempo stabilito per la riunione. Dimostra la tua professionalità sfruttando ogni minuto disponibile e suddividendo la durata dell’incontro in maniera uniforme, così da assicurarti di trattare ogni argomento in programma. Non dimenticare di lasciare del tempo libero, utile per chiarire dubbi, rispiegare concetti o rispondere alle domande poste dai partecipanti. Una struttura di questo tipo aiuterà a coordinare gli orari dei clienti con maggior semplicità anche in futuro.

Organizza attentamente lo svolgimento della riunione, in modo che tutti abbiano la possibilità di offrire il loro contributo. Puoi iniziare riassumendo rapidamente gli argomenti che verranno discussi, passare a riconoscere e salutare i partecipanti, discutere del tema principale concordando un piano d’azione o una soluzione e lasciare del tempo per domande e risposte, fino al riassunto finale e alla convocazione della riunione successiva. Evita le digressioni e, in caso venga riscontrato un problema, lavora assieme al tuo team per risolverlo il prima possibile.

Al termine dell’incontro, chiedi al dipendente incaricato di prendere appunti di sistemarli e inviarli il prima possibile ai partecipanti della riunione, presenti o meno. In seguito potrai archiviarli all’interno del drive del team, così che chiunque ne abbia bisogno possa accedervi in qualsiasi momento.

7. Sii flessibile per coordinare più efficacemente gli orari dei clienti

Coordinare appuntamenti con i clienti in modo efficace significa incoraggiare una cultura basata sulla flessibilità e la comprensione, mostrandosi sempre aperti ai cambiamenti. Permetti loro di esprimere liberamente opinioni e idee: rendere aperta la discussione e richiedere alle persone di intervenire con il loro contributo riduce la possibilità di cambiamenti dell’ultimo minuto. Tieni presente che potrebbero sempre esserci delle differenze di priorità, cultura e fusi orari, così come di preferenze per ciascun cliente.

Alcuni clienti potrebbero volerti inviare i loro appunti via e-mail prima della riunione per chiederti di presentarli al posto loro. In altri casi, invece, il programma potrebbe contenere dei punti che il cliente desidera discutere con te privatamente, invece che davanti a una sala piena di persone. Può persino accadere che un cliente consideri non necessario uno dei punti presenti nel programma. Mostrarsi flessibili nel richiedere feedback e opinioni è una delle migliori pratiche nella pianificazione degli appuntamenti con i clienti e permette di tenere lontani disagi e incomprensioni, rendendo più semplice il lavoro di tutti.

Esistono anche clienti molto esigenti, preoccupati dall’idea che il progetto non venga completato in tempo. Tranquillizzali assegnando loro un membro del team affidabile e professionale, che assuma il ruolo di responsabile clienti e si tenga in contatto con loro su base regolare. Il client manager ha anche il compito di fornire aggiornamenti costanti sul completamento di incarichi e progetti: in questo modo i clienti si sentiranno ascoltati e capiranno che il lavoro verrà portato a termine nei tempi stabiliti e con grande attenzione. In seguito, potrai organizzare degli incontri mensili o bimestrali, perfetti per fare il punto della situazione, effettuare revisioni generali o fornire aggiornamenti cruciali.

Scopri come coordinare perfettamente gli appuntamenti con i clienti e trasforma ogni incontro in un’opportunità unica

Il segreto per giungere alla massima soddisfazione della clientela è puntare sull’efficienza. Che si tratti di identificare aree problematiche all’interno di un progetto, coordinare appuntamenti con i clienti o semplicemente controllare i progressi raggiunti durante una settimana di lavoro, è essenziale svolgere ogni azione con la massima precisione, senza lasciare alcun dettaglio al caso. Con il tempo, i risultati positivi non si faranno attendere.

Ora che i segreti su come coordinarsi con i clienti sono stati svelati non ti resta che utilizzare questi 7 suggerimenti per modellare la tua strategia. Sul mercato esistono numerose app, strumenti e software che possono aiutarti a raggiungere gli obiettivi prefissati, ma la scelta migliore è affidarsi a una piattaforma completa come Bitrix24. Con il suo potente CRM, gli strumenti di comunicazione che includono chiamate, chat, e-mail, videochiamate HD e calendari condivisi, ottenere un coordinamento efficace delle riunioni si rivelerà ancora più semplice. Rimanere in contatto con i clienti permette di risparmiare tempo, previene le incomprensioni e aiuta a portare a termine gli incarichi prima delle scadenze. Migliora la gestione del calendario dei clienti puntando alla loro massima soddisfazione, iscriviti oggi a Bitrix24: non potrai fare a meno dei suoi straordinari vantaggi!

FAQ

I migliori strumenti per coordinare gli orari con i clienti sono:

• Calendari da modificare e condividere online

• Strumenti di comunicazione per chiamate, messaggistica istantanea e videoconferenze

• Un drive condiviso per il team, nel quale archiviare gli appunti presi durante gli incontri

• Un software o un’app di pianificazione degli appuntamenti

• Un’e-mail aziendale, con cui inviare i programmi delle riunioni.

È possibile gestire efficacemente le sovrapposizioni di orari con più clienti tramite:

• L’utilizzo del calendario online condiviso

• Una corretta prioritizzazione degli incarichi

• Un’attenta delega dei compiti

• La negoziazione di eventuali riprogrammazioni

• La scelta di orari e giorni fissi per organizzare riunioni.

Tra le strategie efficaci per affrontare cambiamenti dell’ultimo minuto negli incontri dei clienti troviamo:

• Offrire specifiche flessibilità prima della programmazione dell’incontro

• Preparare un piano di emergenza, da utilizzare in caso di necessità

• Avvisare immediatamente il team e i clienti dei cambiamenti effettuati

• Sistemare il programma di conseguenza

• Comunicare eventuali rinvii e ritardi il prima possibile.