12 integrazioni fondamentali per il tuo software di gestione progetti

Le integrazioni per il software di gestione progetti rappresentano un decisivo passo avanti nel potenziamento della gestione dei progetti. Che si tratti di strumenti per la comunicazione, la gestione dei clienti, l’analisi delle prestazioni o la gestione del rischio, queste integrazioni ti offrono la possibilità di unificare tutte le diverse componenti della tua pianificazione dei progetti all’interno di una sola piattaforma centrale, riducendo il margine di errore umano, semplificando i processi interni e fornendo un servizio ottimizzato alla clientela.

In questo articolo, esploreremo 12 delle migliori integrazioni che è possibile aggiungere al tuo software di gestione progetti, mostrando come ognuna sia in grado di potenziare la tua efficacia operativa complessiva.

FAQ

1. CRM per la gestione dei clienti

Il CRM è senz’altro una delle migliori integrazioni per il software di gestione progetti. Collegarlo alla piattaforma che utilizzi aiuterà il tuo team delle vendite a trovarsi sempre sulla stessa lunghezza d’onda degli altri dipendenti coinvolti nel progetto: le vendite verranno accuratamente registrate, i reclami tenuti sotto controllo e avrai la possibilità di allineare la pianificazione dei progetti alle necessità dei clienti.

Le funzionalità dell’integrazione CRM, però, vanno ben oltre la semplificazione dei flussi di lavoro: permettono infatti di aumentare la soddisfazione della clientela tramite i progetti, oltre a rispondere rapidamente alle loro esigenze e fornire un aiuto immediato in caso di difficoltà. In un mondo in cui la soddisfazione dei clienti rappresenta uno dei fattori determinanti per il successo dell’azienda, collegare il CRM alla piattaforma di gestione dei progetti si rivela un’idea vincente.

2. Monitoraggio del tempo e delle prestazioni del team

Capire in che modo i tuoi team utilizzano il tempo a disposizione è cruciale per il monitoraggio del progetto e del budget. Implementare delle integrazioni di tracciamento del tempo permette di capire quante ore o giorni impiegheranno i dipendenti a terminare incarichi specifici e ottenere dati precisi al riguardo. Tali dati consentiranno di migliorare la pianificazione dei progetti e massimizzare la produttività, ma senza sovraccaricare i dipendenti di lavoro.

Gli strumenti di monitoraggio del tempo possono anche essere impiegati al fine di registrare il programma giornaliero di ciascun dipendente. Le funzioni di timbratura virtuale, disponibili anche in versione mobile, permettono ai membri del team di indicare in autonomia le ore di lavoro svolte: in caso di mancata conformità, il responsabile del progetto verrà avvertito da un sistema di notifiche. Strumenti di questo tipo possono essere impiegati con successo sia dai team interni all’azienda che da quelli remoti, che necessitano di monitorare le presenze dei dipendenti.

3. Sistemi di pagamento più sicuri e più rapidi

Le app di pagamento sono tra le integrazioni per il software di gestione progetti più importanti, soprattutto se si desidera amministrare in maniera ottimale le buste paga dei dipendenti, la fatturazione e i pagamenti ai fornitori. Tali applicazioni consentono infatti di amministrare tutte le transazioni relative ai progetti nella massima semplicità, inviando pagamenti occasionali per articoli specifici, impostando addebiti ricorrenti e organizzando le richieste di pagamento ai clienti nella massima semplicità.

Grazie al sistema di registrazione e categorizzazione delle spese, le app di pagamento rappresentano la soluzione ideale per chi desidera gestire efficacemente il budget dei progetti. I responsabili potranno creare una lista di tutte le spese sostenute all’interno del progetto e confrontarla con il budget previsto, così da fornire ai clienti e alle parti interessate rapporti finanziari il più possibile accurati. Il software si occuperà inoltre di segnalare i pagamenti rimasti in sospeso e i team potranno controllare le fatture e i rimborsi con pochi clic, assicurando la totale trasparenza di tutte le operazioni.

4. Strumenti per semplificare la fatturazione

Un progetto di grande importanza merita la massima attenzione: durante il suo svolgimento, non puoi certo permetterti di perdere tempo a compilare e inviare fatture. Le integrazioni per la fatturazione automatizzata si rivelano un aiuto fondamentale in questo senso, poiché permettono di semplificare tali operazioni raccogliendo dati da aree diverse del progetto per creare fatture precise, che non lasceranno dubbi ai clienti riguardo alla tua professionalità.

I software di fatturazione combinano elementi di svariate integrazioni di project management: sono in grado, ad esempio, di raccogliere dalle app di monitoraggio del tempo il totale delle ore di lavoro svolte e combinarle con i dettagli di contatto raccolti dal CRM, permettendoti di ottenere le informazioni di cui hai bisogno in un attimo. Presentano molteplici benefici, come far risparmiare tempo a chi li utilizza ed eliminare una serie di compiti ripetitivi, che sottraggono tempo a quelli più proficui. Inoltre, aiutano a ridurre notevolmente il margine di errore umano.

5. Archiviazione dei documenti sul cloud

Per svolgere un progetto nel massimo dell'efficienza, è fondamentale tenere a portata di mano tutte le risorse e i documenti di cui si ha bisogno. Puoi scegliere di lavorare con delle applicazioni non integrate, ma scaricare continuamente file e allegarli comporta un grande dispendio di energie e di tempo, oltre ad aumentare lo stress generale.

Un sistema di gestione dei documenti centralizzato ti aiuterà a semplificare l’esecuzione del progetto, consentendo ai membri dei team di accedere ai materiali rilevanti in qualsiasi momento ed eliminando la confusione causata dalla dispersione dei documenti tra innumerevoli e-mail. Le migliori app di archiviazione dei documenti offrono anche un sistema di autorizzazioni d’accesso: selezionare chi, tra i dipendenti, potrà visualizzare determinati file è la soluzione più indicata per mantenere elevata la sicurezza all’interno dei progetti più complessi.

6. Automazioni per facilitare i lavori più faticosi e ripetitivi

Componenti fondamentali delle integrazioni per il software di gestione progetti, le automazioni rappresentano l’aiuto ideale per semplificare il lavoro dell’intero team e incentivare la produttività. Utilizzare le automazioni consentirà a te e ai tuoi dipendenti di risparmiare tempo e di lavorare in maniera più agile.

Le automazioni possono migliorare quasi ogni altro aspetto del tuo lavoro. Ad esempio, puoi accelerare le richieste di assenza per far risparmiare tempo ai manager e al reparto delle risorse umane sui compiti amministrativi di base. Allo stesso modo, puoi automatizzare l'acquisizione e l'analisi dei dati dai tuoi strumenti di gestione del progetto per ottenere immediatamente rapporti affidabili sulle prestazioni.

Prendi in considerazione il fatto che molti dei software di gestione dei progetti presentino automazioni native come le dipendenze, che offrono ai manager la possibilità di risparmiare tempo da dedicare ad attività più stimolanti e interessanti e al monitoraggio del progetto.

Ad ogni modo, le automazioni possono potenziare le caratteristiche del tuo software di gestione dei progetti e aumentare le prestazioni dell’intero team.

7. Un sistema di comunicazione multicanale, che assicura la massima trasparenza

Tutte le comunicazioni relative al progetto, dalle videoconferenze agli scambi di informazioni via e-mail, dovrebbero svolgersi nel massimo della trasparenza. Con la diffusione del lavoro da remoto, la comunicazione è diventata ancora più importante: tra le integrazioni per il software di gestione progetti che hai scelto non dovrebbero mai mancare dei canali di comunicazione efficaci.

Permettere ai dipendenti di unirsi a una videoconferenza cliccando su un link all’interno del loro calendario renderà la loro partecipazione più semplice e rapida, mentre le live chat consentiranno ai membri del team di scambiarsi suggerimenti o rispondere alle domande mentre lavorano, senza perdere tempo. Utilizzare una piattaforma completa e multicanale diminuirà inoltre il rischio di incomprensioni, ritardi alle riunioni ed errori generali nella comunicazione.

Se desideri aumentare ulteriormente la trasparenza, rivolgiti a un software in grado di archiviare le conversazioni: tale tecnologia nella gestione dei progetti facilita il loro monitoraggio, permettendoti di recuperare in un attimo, grazie a un semplice strumento di ricerca, tutte le comunicazioni riguardanti feedback ricevuti o decisioni prese in passato.

8. Calendari per una gestione ottimizzata del lavoro del team

I calendari sono certamente tra le integrazioni per il software di gestione progetti da prendere maggiormente in considerazione. Possedere una visione globale delle milestone del progetto e del carico di lavoro dei tuoi dipendenti consentirà non solo di identificare attentamente le scadenze in arrivo, ma anche di sfruttare a tuo favore eventuali spazi vuoti nel programma.

Integra il calendario con gli strumenti di gestione degli incarichi: eviterai problematiche sovrapposizioni tra riunioni e lavoro da svolgere e aiuterai i tuoi dipendenti a ottenere un orario di lavoro più sostenibile e gestibile. In caso di eventi importanti, puoi anche approfittare dei vantaggi del calendario per impostare delle notifiche il giorno prima e a cinque minuti dall’inizio, così da ricordare la partecipazione a tutti gli interessati.  

9. Strumenti di analisi e reportistica

Uno degli obiettivi degli strumenti di analisi e reportistica è quello di riunire un gran numero di dati, dalla soddisfazione dei clienti ai risultati degli indicatori di prestazione fino alla conformità del budget, ma non solo: valutano le informazioni a disposizione e forniscono una visione d’insieme del progetto, delle aree di miglioramento e dei progressi ottenuti.

Il vantaggio principale di queste integrazioni per il software di gestione progetti è la possibilità di ottenere subito informazioni utili, senza aspettare di aver raggiunto gli obiettivi del progetto. Avrai anche la possibilità di automatizzare riepiloghi finanziari, aggiornamenti sullo stato del lavoro generale e revisioni delle prestazioni, in maniera totalmente personalizzata e con la frequenza che preferisci, settimanalmente, mensilmente oppure ogni tre mesi.

Gli strumenti di analisi e reportistica consentono ai team di valutare autonomamente il loro operato e trovare nuovi modi per migliorare, oltre a mantenere informati i clienti e tutte le parti coinvolte dei progressi del progetto in corso.

10. Integrazioni con i social media, per monitorare il comportamento del pubblico di riferimento

Valutare la reazione del pubblico di riferimento e il suo interesse nei confronti dell’azienda è assolutamente cruciale: a questo scopo, le integrazioni con i social media offrono un vero e proprio hub centralizzato, ideale per la raccolta dei dati e l’interazione in tempo reale con la clientela.

Tu e il tuo team potete utilizzare le integrazioni dei social media per monitorare il web alla ricerca di menzioni e persino contattare direttamente i clienti insoddisfatti, mentre raccogliete dati come il numero di condivisioni e like. Ciò aiuta a valutare con precisione l'efficacia delle strategie di marketing. Per i team agili che regolarmente adattano le loro interazioni e incorporano piccoli miglioramenti basati sul feedback dei clienti, mantenere una connessione continua con il proprio pubblico rappresenta un prezioso vantaggio.

11. Sondaggi e moduli per la raccolta del feedback dei clienti

I progetti sono composti da numerosi elementi, tanto che a volte può risultare difficile visualizzare il quadro generale e capire quali modifiche potrebbero portare a delle innovazioni nella gestione dei progetti. A questo proposito, aggiungere moduli per il feedback e i sondaggi si rivela di grande aiuto al fine di raccogliere opinioni non solo dai clienti, ma anche dai membri del team.

Tali moduli si collegano al CRM e possono essere inviati facilmente all’intero database o a segmenti specifici di esso. Non dovrai fare altro che inserire al loro interno delle domande mirate, utili per ottenere informazioni rilevanti che ti aiuteranno a modificare l'esecuzione del progetto. Tutte le risposte ottenute confluiranno in un database centralizzato, da cui potrai trarre rapporti, statistiche e grafici: una strategia perfetta per ottenere un’idea precisa delle tendenze e delle preferenze in atto nel progetto.

12. Strumenti di gestione dei rischi, per elaborare un piano di emergenza e prevenzione

Ogni progetto, anche quello all’apparenza perfetto, potrebbe rischiare di essere rallentato da uno o più ostacoli. Grazie alle integrazioni di gestione dei rischi per il tuo software di gestione dei progetti, potrai identificare e categorizzare i possibili rischi, oltre a pianificare in anticipo come accettarli, trasferirli, mitigarli o evitarli, il tutto senza danneggiare lo svolgimento del progetto.

Le migliori app per la gestione dei rischi forniscono appositi strumenti analitici, in grado di raccogliere dati da progetti svolti in passato o tendenze attuali del mercato. In questo modo avrai la possibilità di predire i potenziali rischi prima che possano manifestarsi concretamente e mettere in atto le necessarie misure di emergenza.

Scopri le integrazioni fondamentali del software di gestione progetti e rivoluziona il tuo modo di lavorare

Ormai ti sarà chiaro quanto le integrazioni per un software di gestione progetti si rivelino cruciali per ottimizzare il lavoro dell’intero team. Modificare e personalizzare i tuoi strumenti ti aiuterà a semplificare tutte le attività che richiedono tempo per essere portate a termine, riducendo i costi e garantendo che ciascun membro del team esegua i compiti assegnati in maniera ottimale.

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