10 software avanzati di gestione degli eventi per organizzare eventi aziendali di successo

Organizzare alla perfezione un evento, in presenza oppure online, implica gran numero di attività differenti. Per prestare attenzione a ogni dettaglio e assicurarti che tutti i partecipanti portino a termine correttamente i compiti assegnati conducendo al successo la manifestazione, dovresti adottare un software di gestione degli eventi.

Gli strumenti di pianificazione delle conferenze disponibili sono numerosi e in grado di occuparsi di ogni aspetto dell’evento con efficienza e professionalità. Vuoi scegliere la piattaforma più adatta al tuo budget e alle esigenze dell’azienda? Allora dai un’occhiata alla nostra selezione di 10 software avanzati, ideali per rendere memorabile qualunque evento.

1. Bitrix24

Bitrix24 è noto per essere una piattaforma completa di gestione e collaborazione aziendale. Tuttavia, le sue caratteristiche avanzate possono contribuire a semplificare la pianificazione e l’organizzazione di qualunque tipo di evento.

Tra le funzionalità più interessanti del software troviamo la possibilità di amministrare efficacemente incarichi e progetti. Potrai infatti creare compiti specifici relativi all’evento, assegnare responsabilità, stabilire scadenze e monitorare l'intero corso del lavoro, per assicurarti che tutte le persone coinvolte raggiungano gli obiettivi prestabiliti in maniera allineata. Avrai anche la possibilità di automatizzare incarichi complessi (come la gestione delle richieste e la coordinazione logistica) e di ottenere rapporti affidabili in tempo reale.

Impiega i numerosi strumenti di comunicazione di Bitrix24 per coordinare l’evento insieme ai membri del tuo team e ai fornitori e risolvere dubbi e problemi. Collabora con la squadra tramite commenti sulle schede degli incarichi o documenti condivisi, con il controllo degli accessi e delle modifiche. Mantieni aggiornato sui cambiamenti il personale coinvolto nell’evento impiegando chat, telefonate, videochiamate e videoconferenze. Configura un sistema di promemoria e notifiche, per avvisare rapidamente di qualunque modifica apportata al programma. La piattaforma garantisce una comunicazione stabile, sicura e di qualità, che consente di organizzare senza sforzo eventi virtuali con numerosi partecipanti.

Bitrix24 dispone inoltre di un potente CRM, che aiuta a gestire con efficienza non solo i partecipanti all’evento, ma anche i fornitori e gli stakeholder. Con il suo aiuto sarà possibile segmentare i contatti e inviare comunicazioni personalizzate, e-mail di conferma, promemoria e simili. In più, potrai determinare la risposta più adatta a ciascuna interazione, dalla registrazione fino al follow-up al termine dell’evento.

Crea una landing page per pubblicizzare il tuo evento e invitare chi desideri. Gestisci riunioni, appuntamenti ed eventi sul tuo calendario personale o su quello del team, impedendo sovrapposizioni di orario o di data.

Le potenti funzionalità del software contribuiscono a renderlo uno dei migliori strumenti di pianificazione degli eventi, oltre che una soluzione completa di gestione aziendale. Bitrix24 si integra con numerose applicazioni di terzi e offre un piano completamente gratuito, con svariate funzionalità. Se desideri usufruire di maggiori vantaggi, dovrai invece scegliere un abbonamento a pagamento.

2. Whova

Whova è un software di organizzazione degli eventi altamente funzionale, che consente una perfetta organizzazione e gestione di eventi sia virtuali che ibridi o in persona. La sua caratteristica di spicco è l’attenzione all’interazione durante gli eventi virtuali, attraverso la ludicizzazione o strumenti come i sondaggi dal vivo e le funzioni di interazione sociale. Tutte queste funzionalità contribuiscono ad aumentare il coinvolgimento generale prima, durante e dopo l’evento.

La piattaforma, al contrario di altre opzioni analoghe, consente di mettere in risalto espositori e sponsor utilizzando banner pubblicitari e strumenti di generazione dei lead, come codici QR e scanner per i biglietti da visita. Whova dispone anche di uno strumento di gestione degli incarichi e dei progetti, che però si concentra prevalentemente sulle attività legate all’evento. Inoltre, per velocizzare la pianificazione e lo sviluppo dell’evento, è possibile automatizzare le attività più ripetitive.

Comunica con i partecipanti e con il tuo team tramite chat, messaggi push, e-mail e videochiamate. Archivia e condividi file, programmi, presentazioni e materiali di marketing. Coordina orari e riunioni, includendo mappe interattive dotate di suggerimenti per orientarsi. Crea una landing page specifica per il tuo evento e gestisci dati e contatti degli invitati direttamente dal CRM. Whova dispone unicamente di piani su abbonamento.

3. Swoogo

Piattaforma user-friendly e disponibile anche in italiano, Swoogo è un’app di gestione degli eventi che agevola l’organizzazione di incontri virtuali, in persona o in forma ibrida.

Utilizzandolo è possibile creare un numero illimitato di percorsi di registrazione di un singolo evento tramite l’editor drag and drop, ma non solo. Potrai stabilire un autentico hub virtuale dell’evento, che ospiterà le informazioni più importanti, i contenuti e gli sponsor. La soluzione è in grado di semplificare ogni aspetto dell’organizzazione, dalla registrazione alla pianificazione, fino al follow-up post incontro.

Swoogo presenta un pratico sistema di analisi, che genera rapporti accurati su numerosi parametri a scelta, come l'interazione dei partecipanti agli eventi. Questo software di gestione degli eventi si integra perfettamente con più di 30 applicazioni gratuite (come Salesforce e Zoom), ma non dispone di un piano gratuito.

4. Eventdex

Eventdex è una piattaforma di gestione degli eventi che si distingue per il focus sull’ottimizzazione dell’interazione tra i partecipanti, sia agli eventi in presenza che a quelli virtuali. La sua caratteristica di spicco è la possibilità di utilizzare l’IA per facilitare le operazioni di networking e potenziare l’efficienza.

Un’altra delle funzionalità interessanti di Eventdex è il suo strumento di matchmaking, che utilizza gli algoritmi per connettere tra loro i partecipanti agli eventi con interessi comuni, sia in persona che digitalmente. Ciò permette di agilizzare il processo di networking, consentendo ai partecipanti di approfittare al massimo del tempo a disposizione.

Per quanto Eventdex sia un software innovativo, non è popolare sul mercato italiano quanto le altre opzioni presentate. Il suo approccio alla tecnologia e all’efficienza potrebbe però attirare l’attenzione di chi organizza eventi aziendali e congressi e cerca soluzioni avanzate per migliorare l’esperienza dei partecipanti.

5. Zoom Events

Zoom Events è uno dei software di gestione eventi più popolari in Italia, ideale sia per incontri online che ibridi. La sua semplicità d'uso e la vasta gamma di funzionalità lo rendono la scelta preferita di aziende di ogni dimensione.

La piattaforma offre una personalizzazione completa, dalla registrazione dei partecipanti all'interazione in diretta, includendo anche opzioni di sponsorizzazione. Zoom Events si distingue per la sua area espositiva virtuale, dove i partecipanti possono esplorare stand, unirsi a conversazioni e creare nuovi contatti in modo intuitivo.

Grazie all'integrazione con le altre funzioni di Zoom, come videoconferenza e chat, garantisce un'esperienza utente fluida e coerente. Inoltre, la sua affidabilità e scalabilità lo rendono la soluzione perfetta per organizzare eventi di qualsiasi dimensione, dai webinar alle grandi conferenze. La grande popolarità è dovuta alla capacità di semplificare la gestione degli eventi e offrire un'esperienza professionale e coinvolgente ai partecipanti.

Zoom Events offre piani gratuiti e a pagamento per soddisfare le esigenze di ogni organizzazione.

6. Bizzabo

Bizzabo è un software per la gestione di eventi famoso per il suo approccio mirato verso l’esperienza dei partecipanti. Si distingue per la possibilità di creare eventi personalizzati e altamente interattivi, sia in presenza che virtuali o ibridi. Inoltre, una delle principali caratteristiche di Bizzabo è l’attenzione alla creazione di autentiche community nell’ambito degli eventi. In questo modo, i partecipanti potranno interagire tra loro, condividere contenuti e generare engagement. In più, offre strumenti avanzati di analisi che aiutano a misurare l’impatto degli eventi organizzati e a prendere decisioni basate sui dati.

Grazie a Bizzabo gli organizzatori di eventi possono realizzare esperienze uniche e personalizzate per ogni partecipante, dal momento dell’iscrizione fino al termine dell’evento, incoraggiando una maggior soddisfazione e fidelizzazione. Il software si propone come una soluzione completa per la gestione degli eventi, con funzionalità come il registro, la gestione degli invitati, la creazione di siti web per gli eventi, il marketing e le analisi.

Bizzabo è adatto a eventi di qualunque dimensione e complessità, dalle piccole riunioni ai congressi internazionali, offrendo una soluzione scalabile e flessibile per soddisfare le necessità di qualsiasi organizzatore.

7. Accelevents

Accelevents si presenta come uno dei software di gestione degli eventi più completi, che unisce la grande semplicità d’uso a una personalizzazione estesa. Consente infatti di aggiungere loghi, colori e immagini che richiamino l’azienda a ogni aspetto dell’evento. L’app fornisce anche strumenti per la registrazione degli eventi, la possibilità di effettuare check-in tramite QR code e uno strumento di creazione di landing page, con moduli avanzati per l’acquisizione dei lead.

L’hub virtuale di Accelevents semplifica l'organizzazione di eventi sia virtuali che ibridi, come webinar e conferenze, includendo utili strumenti di ludicizzazione. Potrai inoltre beneficiare di soluzioni di networking avanzate, come il matchmaking regolato dall’intelligenza artificiale, i lounge e le sale virtuali.

Integrabile con il CRM, gli strumenti di marketing e le analisi per ottimizzare la gestione degli eventi, Accelevents è in grado di migliorare sia l'esperienza di pianificazione che quella fornita agli utenti. Non dispone di una versione gratuita, solo di una serie di piani a pagamento.

8. Cvent

Se stai cercando un software per eventi aziendali funzionale, Cvent è la soluzione che fa per te. Si tratta di una piattaforma altamente versatile, che consente di organizzare eventi online interattivi e interessanti ed eventi in presenza memorabili. In più, può combinare l'esperienza dal vivo con quella virtuale tramite check-in online, stampa dei badge su richiesta e streaming video in diretta.

Utilizza l’agenda per centralizzare incarichi e riunioni. Mantieni il controllo sulle finanze con le soluzioni di budgeting. Prendi decisioni strategiche e basate sui dati affidandoti ai rapporti di Cvent, sempre accurati. Grazie a questo software di gestione degli eventi avrai la possibilità di promuovere il tuo incontro con efficacia, tramite landing page e moduli di registrazione dei presenti altamente personalizzabili. Potrai catturare con facilità i lead e automatizzare le e-mail, sia informative che di follow-up.

Cvent offre inoltre una pratica app, che i partecipanti possono scaricare per interagire tra loro o rispondere a sondaggi e attività di ludicizzazione. La soluzione dispone solamente di piani a pagamento.

9. Eventbrite

Tra i software di marketing degli eventi in presenza si distingue Eventbrite, focalizzato principalmente sulla vendita di biglietti. Adatto a chi desidera monetizzare eventi come convention, conferenze o festival, permette di progettare un sito web personalizzato con pochi clic, includendo anche un modulo di registrazione online.

La piattaforma aiuta a creare campagne pubblicitarie innovative sui più famosi social network e a inviare comunicazioni di marketing. In più, permette di creare mappe dell’evento, che consentono ai partecipanti di scegliere più facilmente il loro posto. Il pagamento può essere effettuato con semplicità, grazie alla piattaforma di pagamento incorporata. Come nel caso di altri software di gestione degli eventi, Eventbrite fornisce degli assistenti IA, che aiutano a creare contenuti per attirare l’attenzione del pubblico. La soluzione dispone di un piano gratuito limitato e di svariati piani su abbonamento, con maggiori funzionalità.

10. Wix Events

L’ultimo dei software di gestione degli eventi di questa lista è Wix Events. Estremamente flessibile e intuitivo, fornisce moduli versatili con cui creare siti web (anche per l’evento appena organizzato), tutti altamente personalizzabili. In più, ottimizza la gestione dei partecipanti e la vendita dei biglietti, il tutto con pochi clic.

La piattaforma include un Market, dal quale è possibile scaricare un gran numero di app che arricchiscono il sito web e lo adattano a qualunque necessità. Inoltre, dispone di un assistente IA, in grado di semplificare operazioni come la scelta dei design o la creazione di moduli di contatto. Wix offre una versione gratuita, ma per ottenere un dominio personale e una più ampia gamma di funzionalità è necessario scegliere uno dei suoi piani su abbonamento.

Scegli il software di gestione eventi più idoneo

Dopo aver confrontato le funzionalità dei software di gestione degli eventi, avrai un’idea più chiara riguardo a quale sia il più adatto a soddisfare le necessità specifiche della tua azienda. Prendi in considerazione il budget a disposizione e le particolarità della compagnia e orienta la tua scelta con sicurezza: troverai sicuramente l’opzione più indicata per la tua impresa.

Scegli un software di programmazione degli eventi completo come Bitrix24! I suoi numerosi strumenti per la pianificazione, l’organizzazione, il controllo, l’esecuzione e il monitoraggio degli eventi ti stupiranno, fornendoti tutto ciò di cui hai bisogno per un’esperienza indimenticabile. Gestisci con efficacia incarichi e progetti e amministra i rapporti con partecipanti, fornitori e stakeholder tramite il CRM. Comunica in maniera rapida e diretta, progetta il tuo sito web e promuovi facilmente il tuo evento attraverso l’e-mail marketing e altre funzionalità. Rendi unico ogni aspetto dell’evento, per assicurarti che tutti i partecipanti lavorino in maniera allineata e nella massima efficienza. Approfitta della sua versatilità per pianificare, organizzare, svolgere e pubblicizzare eventi in persona, da remoto o ibridi: iscriviti oggi a Bitrix24 e ottieni un successo senza precedenti!

FAQ

Quali sono le migliori opzioni di software di gestione degli eventi?

Le migliori opzioni di software di gestione degli eventi sono:

• Bitrix24

• Whova

• Swoogo

• Eventdex

• Zoom Events

• Bizzabo

• Accelevents

• Cvent

• Eventbrite

• Wix Events.

Quali sono i vantaggi principali dell'utilizzo di un software di gestione degli eventi?

L'utilizzo di un software di gestione degli eventi offre numerosi vantaggi, tra cui la possibilità di automatizzare e semplificare molti processi organizzativi. Permette di gestire in modo efficiente la registrazione dei partecipanti, l'invio di inviti e promemoria e la raccolta di feedback post-evento. Inoltre, consente di monitorare in tempo reale le iscrizioni e i pagamenti, migliorando la pianificazione e l'esperienza complessiva dei partecipanti. Questo tipo di software può anche generare report dettagliati per analizzare il successo dell'evento e identificare aree di miglioramento.

Quali caratteristiche dovrei cercare in un software di gestione degli eventi?

Le caratteristiche da cercare in un software di gestione degli eventi sono, tra le altre:

• Un registro dei presenti e degli invitati

• Calendari e sistemi di programmazione

• Un’interfaccia intuitiva e semplice da usare

• Rapporti e analisi dei dati

• Integrazione con gli altri strumenti utilizzati all’interno dell’azienda

• Sistema di gestione degli incarichi e dei progetti

• Strumenti di videoconferenza, nel caso in cui gli eventi siano organizzati online

• L’automazione delle attività più ripetitive

• Strumenti di comunicazione, per facilitare la collaborazione tra i vari partecipanti all’evento

• Misure di sicurezza adeguate a garantire la protezione dei dati raccolti.