10 potenti alternative a Microsoft To Do per le PMI

Le piccole e medie imprese che desiderano aumentare la propria competitività hanno ormai compreso l’importanza delle soluzioni per potenziare la produttività. La maggior parte dei professionisti si affida a Microsoft To Do, facile da usare e integrabile con le altre applicazioni della stessa casa produttrice. Tuttavia, esistono numerose alternative a Microsoft To Do, più incentrate sull’ambiente corporativo, che la tua azienda potrebbe voler considerare.

Se stai cercando un’opzione altrettanto valida e funzionale, continua a leggere: questo articolo presenta 10 soluzioni simili a Microsoft To Do per la gestione degli incarichi, perfette per rispondere alle esigenze delle compagnie di piccole e medie dimensioni. Inizia subito a leggere!

1. Bitrix24

Bitrix24 si presenta come una delle migliori alternative a Microsoft To Do presenti sul mercato, una piattaforma collaborativa completa per la gestione degli incarichi, che semplifica anche l’intera amministrazione della tua azienda. Questa soluzione ti permette di creare, assegnare e monitorare attività dal tuo computer, tablet o smartphone. Potrai anche assegnare risorse a ciascun incarico e controllare sia le tempistiche che le scadenze. La piattaforma è stata creata appositamente per scopi collaborativi, così che il team possa lavorare simultaneamente e visualizzare i progressi delle attività in qualunque momento. Non solo: avrai la possibilità di lasciare commenti e discutere su questioni relative a ciascun compito, creando conversazioni che riducono i possibili malintesi e contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

Con Bitrix24 puoi suddividere gli incarichi più grandi in compiti di dimensioni minori e stabilire dipendenze tra essi, perché eventuali modifiche vengano trasmesse automaticamente anche agli incarichi collegati. In più, sarai in grado di impostare autorizzazioni per creare, modificare, delegare o eliminare i compiti. Consenti ai membri del team di scegliere tra diverse opzioni di visualizzazione, come i diagrammi di Gantt, le bacheche Kanban o le liste di attività. Il potente motore di ricerca e i filtri dell’app ti aiuteranno a trovare ciò di cui hai bisogno, anche se ti stai occupando di diverse attività o progetti nello stesso momento.

Il suo potente strumento di gestione degli incarichi e dei progetti semplifica l’automazione delle attività più ripetitive e permette di creare modelli per programmare quelle quotidiane, oltre a evitare le dimenticanze grazie a un sistema di promemoria.

Sfrutta al massimo il potere dell’intelligenza artificiale per creare attività e monitorare progetti. In questo senso puoi contare su CoPilot, la soluzione IA di Bitrix24 in grado di aggiungere dettagli a qualunque incarico basandosi su un riepilogo, generare una lista di attività o elencare i passi da compiere per portare a termine un particolare incarico.

Oltre a queste importanti caratteristiche, Bitrix24 offre un pratico drive per archiviare tutti i documenti relativi ai progetti e alle attività aziendali, assicurando un elevato livello di protezione con autorizzazioni di accesso e password. La piattaforma è completa di funzionalità come le videochiamate HD, i calendari personali e di gruppo, il CRM con automazioni delle vendite e del marketing, una knowledge base aziendale, analisi e reportistica e molto altro. Più che un semplice strumento di gestione delle attività per PMI, Bitrix24 è un software di gestione aziendale avanzato, che si integra con un gran numero di app. Presenta un piano gratuito e svariati piani a pagamento, con maggiori funzionalità.

2. Google Tasks

Sviluppata dal gigante tecnologico Google, Google Task si distingue tra le alternative a Microsoft To Do per la facilità d’uso e una curva di apprendimento minima. Si rivela quindi la scelta più indicata per le piccole e medie imprese che vogliono cominciare a usare immediatamente la soluzione più adatta a loro, senza corsi di formazione specifici.

Google Task permette di creare incarichi e sotto incarichi, classificarli e impostare date di scadenza, visualizzarli su base giornaliera, settimanale o a lungo termine e contrassegnare con colori differenti quelli personali e lavorativi. Avrai inoltre la possibilità di stabilire compiti ricorrenti con intervalli specifici e persino allegare file a ogni incarico direttamente da Google Drive, oltre a creare promemoria per non dimenticare eventi e scadenze.

Nonostante sia una delle più popolari alternative a Microsoft To Do, Google Task si rivela inadatta alle aziende con esigenze organizzative complesse. Non offre infatti opzioni di collaborazione, non consente di organizzare gerarchicamente i compiti e non è possibile creare dipendenze tra gli incarichi. Può però essere di grande aiuto per le compagnie che desiderano organizzare la propria routine in modo semplice e veloce ed è completamente gratuita, come le altre app della suite Google.

3. OmniFocus

Tra le alternative a Microsoft To Do, Omnifocus è l’unica pensata esclusivamente per iOS e riservata a chi possiede buone conoscenze tecniche. Gli utenti che utilizzano i computer Mac apprezzano particolarmente le scorciatoie da tastiera, che permettono di creare, modificare ed eliminare le attività con un solo clic. Presenta inoltre un utile tutorial per aiutare gli utenti a orientarsi con le funzionalità dell’app, che si attiva automaticamente dopo la creazione dell’account.

OmniFocus offre numerose possibilità di personalizzazione, l'aggiunta di tag e la visualizzazione di attività e sottoattività in base ai tag selezionati.

Il principale svantaggio del software è l’assenza di funzioni collaborative. Per ottenerle è necessario scaricare OmniPlan, l'applicazione di gestione dei progetti sviluppata dalla stessa azienda. Non offre piani gratuiti, ma può essere provato per un periodo di 14 giorni: successivamente potrai passare all’acquisto o a un abbonamento mensile o annuale.

4. TickTick

Ideale per i privati e le aziende di qualunque dimensione, TickTick è una delle applicazioni di to-do list per il business più semplici da usare. È disponibile sia per desktop che per dispositivi mobili e presenta un’interfaccia intuitiva e user-friendly, molto apprezzata dagli utenti.

Grazie alle funzionalità di TickTick potrai gestire con semplicità calendari, appunti e liste di incarichi assegnati, aggiungere sotto incarichi ed effettuare ricerche tra i contenuti tramite il sistema di tag.

TickTick è studiato per aumentare la produttività quotidiana tramite un’ampia gamma di strumenti, come il timer per la Tecnica del Pomodoro, le to-do list e il sistema di notifiche personalizzabili. Estremamente versatile, dispone di una versione gratuita, che si rivela decisamente completa. Chi desidera disporre di funzionalità aggiuntive come la Matrice di Eisenhower dovrà però sottoscrivere il piano a pagamento Premium.

5. ClickUp

ClickUp è un software di pianificazione per aziende di medie dimensioni, che include sia to-do list che strumenti unificati per semplificare la gestione dell’azienda e la collaborazione all’interno dei team. Con il suo aiuto potrai infatti creare incarichi e stabilire dipendenze tra essi, inserire date di scadenza e qualunque altra informazione essenziale per una corretta gestione delle attività. In più, avrai la possibilità di assegnare incarichi in qualità di leader, rapidamente e con semplicità.

La piattaforma comprende una serie di modelli replicabili, perfetti per creare elenchi di attività. Con ClickUp è possibile pianificare efficacemente le giornate calcolando il tempo richiesto per portare a termine ciascun incarico, visualizzare le attività in formato calendario o bacheca Kanban e automatizzarle, così da ridurre il tempo impiegato per il loro svolgimento e aumentare l’efficienza generale.

Si tratta certamente di una delle alternative a Microsoft To Do più personalizzabili e convenienti per la gestione dei progetti. Il piano gratuito include calendari e documenti collaborativi, ma per approfittare di un maggior numero di strumenti e della sua capacità di archiviazione illimitata è necessario sottoscrivere un abbonamento.

6. Hubstaff Tasks

Hubstaff Tasks è particolarmente indicato per tutte le compagnie che impiegano le metodologie Agili. Questo software di pianificazione aziendale permette infatti di dividere i grandi progetti in sprint, per mantenere il team attivo e concentrato sul lavoro da svolgere. Inoltre, presenta oltre 40 modelli da utilizzare per creare i tuoi progetti, fornisce una rapida visualizzazione di attività, responsabili e scadenze all’interno di ciascuno sprint, consente di automatizzare gli incarichi e di pianificare riunioni di routine, che aiutano a evitare le deviazioni e a ridurre gli errori.

Come altre alternative a Microsoft To Do, anche Hubstaff Tasks raccoglie dati sulle prestazioni, per migliorare la produttività prendendo decisioni informate.

La versione gratuita del software può essere utilizzata da un massimo di 5 utenti e offre un numero di attività limitate al mese, oltre a essere sprovvista di opzioni come il monitoraggio del tempo. Il piano a pagamento si rivela molto più completo e consente di accedere a funzionalità avanzate, come le visualizzazioni sotto forma di timeline e roadmap e l’automazione delle attività.

7. MeisterTask

Se il tuo obiettivo è raggiungere la massima efficienza per la tua PMI grazie agli strumenti di gestione degli incarichi, MeisterTask è la soluzione che fa per te. Studiato per garantire e ottimizzare la produttività dei team, è un software intuitivo e facile da usare, che dispone sia di una versione desktop che di quella mobile.

Il punto di forza di MeisterTask è la perfetta gestione delle attività, potenziata dalla sua dashboard completa, la funzione Timeline (strutturata come un diagramma di Gantt) e le automazioni, che permettono di risparmiare tempo occupandosi dei passaggi più ripetitivi del lavoro. Potrai anche impostare modelli per attività ricorrenti, monitorare efficacemente le tempistiche di lavoro e ottenere rapporti sulle prestazioni, per indagare sulla produttività del team e agire tempestivamente in caso sia necessario apportare modifiche alla tua strategia.

Il piano Base di MeisterTask permette di gestire fino a 3 progetti con un numero illimitato di membri. Per ottenere funzionalità più avanzate è necessario sottoscrivere un abbonamento, scegliendo tra il piano Pro, Business e Impresa.

8. Checkvist

Nota per il design minimalista e la sua semplicità, Checkvist si concentra sulla gestione degli incarichi e degli elenchi di attività. La sua interfaccia, a differenza di altre alternative a Microsoft To Do, si basa su testo e scorciatoie da tastiera, offrendo un ampio controllo sugli incarichi e i progetti e potenziando l’efficienza generale.

Non presenta elementi visivi come le bacheche Kanban o i diagrammi di Gantt, ma la sua flessibilità permette di organizzare idee, incarichi e note con strutture gerarchiche. Consente di assegnare incarichi, effettuare ricerche e incorporare tag ed è integrabile con strumenti come Google Calendar o Dropbox, permettendo agli utenti di sincronizzare le loro attività e collaborare con maggior efficacia tra piattaforme differenti. Adatto a un gran numero di team diversi, Checkvist può essere utilizzato per gestire progetti complessi e presenta sia un piano gratuito che opzioni a pagamento.

9. Quire

Un’altra potente alternativa a Microsoft To Do è Quire, una soluzione studiata per potenziare la produttività delle PMI. Con Quire potrai creare elenchi che mostrano chiaramente le attività e le sottoattività, assegnare responsabili agli incarichi, aggiungere dati e persino link e immagini.

Una delle caratteristiche più interessanti è la sua bacheca Kanban intuitiva, che permette agli utenti di visualizzare gli incarichi mentre procedono attraverso le diverse fasi di completamento. Questa rappresentazione aiuta i team a identificare i bottleneck, ridistribuire i carichi di lavoro e mantenere lo slancio del workflow.

In più, Quire fornisce strumenti di collaborazione avanzata, inclusi gli aggiornamenti in tempo reale, i commenti e gli allegati dei file, facilitando e rendendo più fluida la comunicazione e la condivisione delle informazioni tra i membri del team.

Quire si integra senza problemi con strumenti di produttività popolari come Google Calendar, Dropbox e Slack, offrendo uno spazio di lavoro unificato per gestire incarichi e progetti. Il suo design reattivo assicura la massima accessibilità tra un dispositivo e l’altro, consentendo agli utenti di mantenere elevata la loro produttività sia in ufficio che in viaggio. Dispone di un piano gratuito, ma i piani a pagamento offrono maggiori funzionalità.

10. Any.do

Grazie alla sua versatilità, Any.do è una delle alternative a Microsoft To Do più apprezzate dalle PMI e dalle famiglie. Tra le sue funzionalità rientrano la possibilità di creare una dashboard per ciascun progetto, assegnare compiti e visualizzare il flusso di lavoro da un unico spazio. Approfitta del suo sistema di assegnazione di promemoria e notifiche altamente intuitivo e suddividi gli incarichi in sotto incarichi, assegnando responsabilità differenti per ciascuno di essi. Le attività sono visualizzabili in formato elenco, calendario, bacheca Kanban o tabella.

Any.do permette di creare progetti più rapidamente e in maniera più organizzata grazie ai modelli preimpostati e di chattare con il team per risolvere dubbi e problemi direttamente all’interno di ciascuna scheda incarico. Si integra con applicazioni molto utilizzate come Gmail e Outlook ed è disponibile sia in versione gratuita che a pagamento.

Scegli l’alternativa a Microsoft To Do più adatta alle necessità della tua piccola o media impresa

Grazie a questa lista di alternative a Microsoft To Do, ti sarai certamente fatto un’idea delle piattaforme simili disponibili sul mercato. L’app sviluppata da Microsoft è intuitiva e sprovvista di una curva di apprendimento, ma si rivela piuttosto limitata nelle funzioni. Al contrario, software completi come Bitrix24 uniscono la facilità d’uso a una serie di strumenti altamente funzionali, che garantiscono una perfetta gestione sia degli incarichi e dei progetti che dell’azienda in generale.

Amministra con successo le attività dei tuoi team e i diversi progetti, comunica e collabora senza limiti con il personale, i fornitori e i clienti, gestisci il tempo a tua disposizione e ottieni rapporti sulle prestazioni con grande facilità quando necessario. Iscriviti oggi a Bitrix24, potenzia la tua organizzazione aziendale e personale anche senza Microsoft To Do!

FAQ 

 Quali caratteristiche rendono un’alternativa a Microsoft To Do ideale per una PMI? 

 Le caratteristiche che rendono un’alternativa a Microsoft To Do ideale per una PMI sono:

• Facilità d'uso e intuitività dell'interfaccia

• Possibilità di gestire progetti complessi con liste di attività strutturate

• Capacità di collaborazione e condivisione delle attività tra membri del team

• Integrazione con altri strumenti e applicazioni aziendali

• Funzionalità di reporting e analisi, per monitorare le prestazioni del team

• Supporto per la pianificazione e la gestione delle tempistiche

• Opzioni di personalizzazione, per adattare il software alle esigenze specifiche della PMI.

Le alternative a Microsoft To Do possono migliorare la collaborazione aziendale offrendo strumenti ancora più completi e funzionali, in grado di potenziare la comunicazione tra i dipendenti e aiutarli a lavorare con efficienza, sia in presenza che a distanza. In questo modo, il personale potrà sempre restare aggiornato sullo svolgimento degli incarichi e collaborare con i colleghi ovunque si trovi e nella massima semplicità.

I principali vantaggi delle alternative a Microsoft To Do per la gestione dei progetti in una PMI sono:

• La possibilità di amministrare tali progetti nella loro totalità, creando incarichi, assegnandoli e monitorando il loro svolgimento, per completare il lavoro nei tempi stabiliti

• La presenza di strumenti di visualizzazione degli incarichi, come le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt

• L’integrazione con un’ampia gamma di applicazioni e strumenti, per velocizzare i flussi di lavoro e automatizzare i processi

• La capacità di collaborare con efficienza e trasparenza, consentendo ai membri del team di lavorare simultaneamente sullo stesso progetto e visualizzare gli aggiornamenti in tempo reale

• L’accesso a funzionalità avanzate di analisi e reportistica per valutare le prestazioni del team, identificare aree di miglioramento e prendere decisioni informate.