Diventare un imprenditore è sempre stato il tuo sogno? È fantastico gestire un’impresa da solo, raccoglierne i frutti e goderti la soddisfazione derivata dal tuo lavoro, ma nessuno ti aveva mai parlato della fatica, delle scadenze da rispettare e del carico di lavoro che, a volte, sembra impedirti di riposare persino nel fine settimana.
Se ti sei trovato spesso in situazioni simili e non vuoi che il sovraccarico di lavoro metta un freno al tuo successo, non preoccuparti: qui di seguito troverai 10 consigli per combatterlo nel modo più appropriato. Inizia subito a leggere!
FAQ
Cos’è il sovraccarico di lavoro?
Con il termine “sovraccarico di lavoro” si può definire l’eccesso di incarichi assegnati su base costante a una sola persona. Questa situazione può influenzare sia la psiche che la qualità del lavoro stesso, arrivando nel peggiore dei casi a provocare veri e propri burnout.
Quali sono i segni rivelatori del troppo lavoro?
Ti rendi conto di subire le conseguenze del troppo lavoro quando tendi ad agitarti facilmente, commetti errori di frequente, ti ritrovi a lavorare fino a tarda sera e, quando termini la giornata lavorativa, non riesci comunque a staccare la mente dai tuoi progetti. Dal punto di vista fisico, potresti soffrire di mal di testa e ricorrenti sbalzi d’umore.
Com’è possibile organizzare il carico di lavoro?
Puoi evitare di essere sopraffatto dal carico di lavoro seguendo questi consigli:
- Cambia la tua mentalità lavorativa
- Impara il valore del riposo
- Rispetta i tuoi orari
- Scollegati dal lavoro nel modo giusto
- Non sovraccaricarti di notizie
- Determina la priorità di ogni incarico
- Impara a delegare gli incarichi
- Organizza la tua settimana
- Automatizza gli incarichi
- Rappresenta graficamente i tuoi progetti
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1. Cambia la tua mentalità lavorativa
Cambiare mentalità è una delle chiavi per sconfiggere il sovraccarico di lavoro e incrementare la produttività. Potrebbe sembrare semplicistico, ma in fin dei conti è tutta una questione di approccio: iniziare a svolgere un incarico con l’idea di avere troppe cose da fare e poco tempo per portarle tutte a termine non farà altro che aumentare i tuoi livelli di ansia e stress, predisponendoti negativamente al lavoro da svolgere.
Il segreto è fare un passo indietro e prendersi quei minuti necessari per esaminare lucidamente la situazione. Prova a cambiare le domande che ti poni, da “come farò a terminare tutto questo lavoro in tempo?” a “cosa mi serve per completare una fase alla volta nella maniera migliore?”, e non dimenticarti di rallentare, facendo un respiro profondo ogni volta che senti di essere sopraffatto dalla fatica. A volte, anche solo due passi fuori dall’ufficio possono aiutarti a riprendere la concentrazione perduta e a motivarti.
2. Impara il valore del riposo
A una prima occhiata le ore trascorse a dormire potrebbero sembrarti sprecate, ma non è affatto così: un buon riposo è fondamentale per salvaguardare la tua salute e garantire una produttività sempre costante. Molti imprenditori tendono a sottovalutarne l’importanza, ritrovandosi però ad avere a che fare con effetti collaterali molto problematici come sbalzi d’umore e aumento generale del livello di stress.
Non è facile staccare quando hai troppe attività da svolgere ma non abbastanza tempo per completarle, ma dovresti sempre ricordare che un ritmo sonno-veglia adeguato è il tuo migliore alleato per diminuire il margine di errore e far rilassare la mente dopo tante ore di lavoro. Invece di continuare con il tuo incarico fino a notte inoltrata, prenditi del tempo per dormire, mangiare nel modo giusto e fare delle pause programmate: il numero di ore in cui hai effettivamente lavorato non è importante quanto la qualità del prodotto finale.
3. Rispetta i tuoi orari
Per suddividere la mole di lavoro durante la giornata, è fondamentale rispettare la routine che ti sei posto: svegliarsi e iniziare a lavorare ogni giorno alla stessa ora, ad esempio, ti aiuterà a organizzarti al meglio e a seguire un ritmo che, col tempo, diventerà naturale.
Una volta imparato ad assegnare i vari incarichi ai vari momenti della giornata e a strutturare un orario, difficilmente avrai la tentazione di continuare a lavorare in serata o di contattare i tuoi colleghi durante i pasti. Il sovraccarico di lavoro potrebbe farti pensare che sottrarre ore al tuo tempo libero sia la strategia vincente per aumentare la produttività, ma non è così: con il tempo scoprirai che dei confini precisi tra lavoro e riposo ti aiuteranno a gestire la mole di lavoro nel modo più ordinato e proficuo, e senza trascurare il tuo benessere mentale e fisico.
4. Scollegati dal lavoro nel modo giusto
Come già accennato nei punti precedenti, non solo la buona qualità del sonno, ma anche un’adeguata gestione delle pause ti aiuterà a evitare il troppo lavoro. L’importante è dedicarsi attivamente al riposo, scollegando del tutto (e nel modo giusto) la mente dal tuo impiego una volta scattato il termine dell’orario. Pensa al suono della campanella della scuola, dopo il quale si usciva per tornare a casa: una volta arrivato il momento di fare una pausa, dovrai dimenticare per un po’ il lavoro, per quanto urgente possa essere.
Esistono molti modi di scollegarsi: la meditazione, la lettura, gli hobby legati all’arte, la cucina, lo sport… L’importante è imparare giorno per giorno a dedicare del tempo a ciò che ti fa stare bene, perché ti aiuti a ricaricare la mente e il corpo e a dedicarti di nuovo al lavoro con più attenzione. Ricorda anche di disattivare le notifiche dei social media o di impostare la modalità silenziosa sul telefono, così da riposarti veramente.
5. Non sovraccaricarti di notizie
Al sovraccarico di lavoro può aggiungersene un altro, altrettanto problematico, quello di informazioni. Ti capiterà certamente, appena sveglio, di dare un’occhiata alle ultime notizie sul giornale, scorrere l’homepage dei tuoi profili social, controllare la posta… restare informati su ciò che accade nel mondo è fondamentale, ma esagerare, alle lunghe, si rivela controproducente per l’umore.
Regola il tuo accesso alle informazioni in modo da ridurlo all’essenziale: controllare la posta elettronica è importante, ma non occorre farlo ogni ora, così come non è necessario leggere tre o quattro testate giornalistiche diverse ogni giorno o seguire ogni singolo aggiornamento di un account social. Se devi già occuparti del tuo lavoro, non è necessario stressarsi ulteriormente accumulando pensieri negativi! Determinando una fascia oraria giornaliera in cui dedicarti alla raccolta di notizie ridurrai il rischio di lasciarti sopraffare e riuscirai a concentrarti meglio su ciò che ti interessa davvero.
6. Determina la priorità di ogni incarico
Determinare quali sono le attività che necessitano per prime della tua attenzione è uno dei segreti per evitare il sovraccarico di lavoro e far partire le tue giornate nel modo giusto. Ritrovarsi ad avere a che fare con una mole di incarichi indiscriminata e non suddivisa è il modo migliore per demotivarsi e lasciarsi abbattere dallo stress: grazie a un’attenta divisione potrai anche decidere di quali compiti occuparti personalmente e quali, invece, affidare ai membri del tuo team più adatti a portarli avanti al tuo posto.
Prenditi del tempo per mettere in ordine le attività da svolgere: classificarle ti aiuterà a distinguere tra le urgenze a cui dare la precedenza e i compiti importanti, che devi comunque svolgere ma che puoi anche scegliere di delegare perché vengano eseguiti senza fretta. Una valida programmazione ti farà fare passi da gigante e semplificherà anche il lavoro del tuo team.
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7. Impara a delegare gli incarichi
Come abbiamo appena accennato, delegare gli incarichi quando stai lavorando troppo ti aiuterà a ricavare il tempo per dedicarti alle attività più urgenti, senza però lasciare da parte quelle comunque importanti. Affidare delle responsabilità a qualcun altro non è semplice quando l’intera attività ricade sulle tue spalle, ma imparare a delegare saggiamente è uno dei segreti più importanti degli imprenditori di successo.
Gestire il servizio clienti e aggiornare gli account social, per esempio, sono solo due tra le tante attività che portano via una parte considerevole di tempo: puoi scegliere di affidarne la gestione a un membro fidato del tuo team o di assumere un libero professionista esterno che se ne occupi seguendo le tue direttive. Una volta scelta la formula che funziona meglio per te, potrai finalmente occuparti a cuor leggero di quei compiti che ti preoccupano maggiormente, ricordandoti solo di dare un’occhiata al loro operato di tanto in tanto.
8. Organizza la tua settimana
Se vuoi davvero aumentare la produttività e ritagliarti il giusto spazio per il riposo, dovrai imparare a programmare la settimana lavorativa nella maniera più precisa possibile. Non basta elencare gli impegni e destinarli ognuno a un giorno diverso: per evitare il sovraccarico di lavoro è necessario analizzare una data dopo l’altra, dando la precedenza a quegli appuntamenti che non puoi assolutamente rimandare (come ad esempio le visite mediche) e usandoli come base per organizzare anche le altre attività, dalle scadenze alle riunioni, e così via.
In questo modo potrai gestire le attività prioritarie in modo più efficace, senza ritrovarti a dover posticipare qualcosa o a lavorare oltre l’orario di lavoro per riuscire a fare tutto, vanificando il tuo riposo. Puoi anche scegliere di adottare metodologie specifiche, come dividere la giornata in blocchi di un’ora ciascuno in cui concentrare le attività più veloci.
9. Automatizza gli incarichi
L’automazione è un’alleata preziosa: utilizzarla per ridurre il sovraccarico di lavoro è il vero segreto per ottenere un profitto maggiore con meno fatica. Oltre a farti risparmiare tempo, infatti, ti permetterà di ridurre gli errori di distrazione, che aumentano esponenzialmente quando non sei del tutto concentrato sul tuo lavoro.
Automatizza tutte quelle attività che un software completo può eseguire al posto tuo, così da avere meno incarichi a cui pensare. Puoi creare bozze di e-mail di ringraziamento o di benvenuto da usare in ogni momento, programmare gli eventi ricorrenti per non ripetere più volte la stessa operazione o assegnare nuovi lead e incarichi grazie alle funzionalità offerte dagli strumenti come Bitrix24: con la tecnologia dalla tua parte, la tua vita quotidiana e il lavoro diventeranno molto più semplici da gestire!
10. Rappresenta graficamente i tuoi progetti
Per quanto sulle prime potrebbe sembrarti strano, una rappresentazione grafica dei tuoi incarichi è in grado di cambiare notevolmente l’approccio al lavoro e di aiutarti ad affrontarli con più razionalità. Grazie a un sistema Kanban, ad esempio, potrai sistemare ogni incarico in una scheda completa di data di scadenza, istruzioni e nome del responsabile, per poi sistemarla in una delle tre colonne in cui è suddivisa la tabella: a sinistra i lavori ancora da eseguire, al centro quelli in esecuzione, a destra quelli portati a termine.
Uno schema simile, oltre a mostrare chiaramente quali operazioni vanno completate e quali invece necessitano ancora di un intervento, è perfetta per combattere il sovraccarico di lavoro e aiutarti a delegare gli incarichi nei momenti in cui dovessi sentire di non riuscire a fare tutto: basterà una notifica inviata alla persona giusta per passare il testimone e permetterti di riprendere momentaneamente fiato. Inoltre, non è da trascurare l’elemento soddisfazione: il semplice atto di “spostare” da sinistra a destra una scheda, infatti, rappresenta un vero progresso e il termine di un’operazione che, fino a qualche settimana prima, non avresti pensato di completare.
Inizia da oggi a combattere il sovraccarico di lavoro
Se sei arrivato a leggere fin qui, avrai un’idea più chiara di come combattere il sovraccarico di lavoro e le sue conseguenze, dalle più comuni alle più problematiche. Anche se sulle prime potrebbe non sembrare semplice, seguendo questi consigli e affidandoti alla tua esperienza di imprenditore riuscirai certamente a gestire al meglio gli incarichi e ad aumentare la tua produttività senza stancarti eccessivamente, e soprattutto facendo tesoro del tuo tempo libero.
Con l’aiuto di un software completo e funzionale, poi, potrai eseguire tutte queste operazioni in meno tempo e con maggiore facilità, raggiungendo i tuoi obiettivi nei tempi stabiliti: prova subito Bitrix24 e i suoi straordinari strumenti fin da oggi, lasciati conquistare dalle sue potenzialità!
