Project planning 101 - strumenti, modelli e metodologie di pianificazione

Come sapete, Bitrix24 è nella top 3 delle soluzioni gratuite di project management online, usata da milioni di società e di privati in tutto il mondo. Ma prima di gestire il vostro progetto dovete pianificarlo, no? Sembra semplice, vero? Bene, è semplice e difficile allo stesso tempo. Parleremo dei modelli, degli strumenti e degli approcci di pianificazione di un progetto. A proposito, per vostra fortuna, i modelli sono disponibili gratuitamente all’interno di Bitrix24, in caso ne aveste bisogno.

1. Calendario di pianificazione del progetto

I modelli di calendario del progetto sono esattamente quello che state pensando. Se date uno sguardo a qualunque progetto o gruppo di lavoro di Bitrix24, vedrete la scheda ‘calendario’, la quale dà accesso diretto al calendario del progetto. Potete cambiarlo e impostarlo giornaliero, mensile o annuale. Ogni progetto ha il proprio calendario o calendari, se necessario. I calendari di progetto sono molto diffusi tra i marketer perché rendono l’organizzazione dell’impresa molto più semplice. Anche i calendari editoriali sono ormai diffusi. Se sapete usare i calendari online, saprete usare i calendari di progetto. Sono veramente semplici da utilizzare.

2. Timeline di pianificazione del progetto

I modelli di timeline del progetto sono chiamati anche diagrammi di Gantt e vengono usati da circa 100 anni. (Leggi qui la storia dei diagrammi di Gantt.)

I timeline possono avere o meno delle dipendenze, questo dipende dalla complessità del progetto (scusate il gioco di parole). Come potete vedere, i timeline di progetto sono esposti in una griglia-calendario, ma sono completamente diversi dai normali calendari di progetto. Per prima cosa, le dipendenze stabiliscono l’ordine in cui ogni incarico deve essere svolto. Per esempio, per costruire una casa le fondamenta devono essere completate prima che vengano costruite le pareti e queste devono essere pronte per poter costruire il tetto.

Successivamente, quando usate il timeline di progetto, se modificate l’incarico principale, tutti i compiti da esso dipendenti si spostano automaticamente. Se non avete mai visto come funzionano i diagrammi di Gantt ecco un brevissimo video che vi spiegherà come usare i modelli di timeline di un progetto.

3. Scheda di pianificazione del progetto (o Kanban project planning)

Le schede Kanban sono diventate sempre più popolari negli ultimi anni e la scheda Vista è ora la visualizzazione predefinita per molte soluzioni di project management online, compreso Bitrix24. La metodologia Kanban arriva dal Giappone e inizialmente veniva usata dai produttori per le consegne just-in-time. Questa metodologia si è diffusa velocemente con i creatori di software e ora viene ampiamente usata anche dai privati per compiti ordinari come l’organizzazione del matrimonio.

Cos’hanno di speciale le schede di pianificazione Kanban? In qualsiasi momento si può vedere in tempo reale gli incarichi svolti e quelli da svolgere. Si può cambiare lo stato di avanzamento dell’incarico semplicemente trascinando la sua scheda in un’altra colonna. Guarda come usare il project planner Kanban di Bitrix24 (dura solo un minuto) e rimarrai incantato dalle schede di project planning.

4. Pianificazione delle risorse del progetto

I modelli di pianificazione delle risorse del progetto sono in cima alla lista degli strumenti di project planning. Spesso i diagrammi di Gantt vengono usati congiuntamente alla pianificazione delle risorse. Ricordate l’esempio della casa? Ognuno di questi incarichi richiede l’utilizzo di particolari apparecchiature. Per esempio, è necessario avere un escavatore o una terna per scavare le fondamenta. Successivamente servirà una betoniera e diverse ore di lavoro. Programmare il tempo di lavoro e prenotare le apparecchiature viene definito ‘resource planning’. Bitrix24 possiede sia la tradizionale gestione delle risorse (anche nota come workload management) sia la prenotazione delle risorse attraverso CRM.

5. To-do list del progetto

La lista delle cose da fare è probabilmente il project planning di base del project management. Per alcuni progetti è tutto quello di cui si ha bisogno. Immagina di organizzare una festa aziendale: bisogna prenotare una sala, trovare un catering, assumere un DJ e organizzare la navetta. Una lista delle cose da fare probabilmente è sufficiente per questo tipo di progetti, dato che non è importante l’ordine in cui questi incarichi vengano svolti.

Come detto precedentemente non c’è nulla di veramente complesso nel project planning, ma se non avete mai avuto a che fare con i diagrammi di Gantt o con il software di pianificazione delle risorse di project management, abituarsi potrebbe richiedere del tempo. La cosa importante è sapere che non c’è un unico modo giusto di pianificare un progetto. In base al progetto, un calendario potrebbe essere più adatto di una Vista timeline o viceversa. Inoltre, la maggior parte dei software di project management permette di scegliere la rappresentazione visiva del progetto e di passare dalla scheda di Kanban, al diagramma di Gantt o alla vista a elenco.