Introduzione al Business process management

Il Business process management, parola di ultima tendenza nel settore aziendale, è estremamente prezioso per le aziende. Perché? Questo permette di massimizzare la redditività e di ottenere un vantaggio concorrenziale sui competitor. L'utilizzo del BPM rende più veloce e facile lo sviluppo e la gestione delle applicazioni personalizzate, consentendo al tempo stesso una risposta rapida a qualsiasi cambiamento nelle richieste normative, dei clienti e del mercato.

Cosa significa esattamente Business process management? Secondo le Nazioni Unite, il BPM è un sistema che supporta i flussi di lavoro necessari per gestire un'impresa di successo. Puoi investire nel software BPM per tutti gli aspetti della tua attività, dalla progettazione, al controllo, dall’attuazione all'analisi della performance e dei dati.

Le imprese che usano la tecnologia BPM sono in grado di affrontare qualsiasi situazione e di riconoscere opportunità future prima della concorrenza. Senza di essa le imprese non sono in grado di competere nel mercato attuale. Questo è il motivo per cui BPM è la parola di tendenza: le aziende si preoccupano di includere il software BPM nelle loro pratiche commerciali quotidiane.

Esempi di BPM

Il BPM è semplicemente una guida veloce per portare a termine un incarico. Più sono gli incarichi che lo rispettano, più un business può essere definito BPM-compatibile. Puoi utilizzare i processi BPM per qualsiasi progetto commerciale, in qualunque settore:

•         Acquisti e finanza

Massimizzare le entrate è essenziale per una corretta gestione degli assetti finanziari. Il software BPM può amministrare e controllare le spese, e anche monitorare i fornitori e i subappaltatori. La tecnologia BPM consente di supervisionare e coordinare attività come la fatturazione, di ottenere permessi, rimborsi, incassi, approvazioni del budget e richieste di viaggio.

•     Risorse umane

Il BPM rende molto più facile, per l’ufficio delle risorse umane, sorvegliare i dati importanti circa i dipendenti, come la formazione, le ferie, le assunzioni, i licenziamenti, le recensioni delle performance e la gestione dei certificati. Questi processi con la tecnologia BPM diventano più veloci, più sistematici e più efficienti. L'accesso diretto a tali informazioni fornisce all’ufficio HR i dati necessari per far sì che gli impiegati prendano buone decisioni.

•     Marketing e vendite 

Le Process Driven Application supporteranno il marketing del business e dei team di vendita, facendo risparmiare tempo prezioso e risorse. In questi reparti, il software BPM ottimizza i processi PreSales permettendo allo staff di rispondere velocemente ai potenziali clienti e di adattarsi in maniera appropriata all'evolversi delle esigenze della clientela. I flussi di lavoro del BPM per vendite e marketing possono includere campagne promozionali, domande dei clienti, gestione offerte e proposte, lancio di nuovi prodotti e gestione del processo di vendita. 

•     Relazioni con i clienti

I dipendenti che si occupano delle relazioni con la clientela saranno in grado di usare i flussi di lavoro BPM per risolvere i problemi in modo efficiente e per fornire ai clienti informazioni aggiornate e precise. È fondamentale per il software BPM integrarsi in modo lineare con i sistemi di vendita, di marketing e di supporto dell’azienda. Se usato correttamente, il BPM può automatizzare e organizzare attività fondamentali, come l'acquisizione di nuovi clienti, la gestione delle service call e dei reclami dei clienti, l'approvazione del credito, la gestione degli incarichi ed effettuare la valutazione del rischio di frode.

Caratteristiche del BPM

Quindi, come si utilizza la tecnologia BPM? Le aziende investono nel software BPM per semplificare le proprie operazioni aziendali, eseguendo, monitorando e automatizzando i processi aziendali dall'inizio alla fine. Ciò avviene attraverso l'incorporazione di queste funzioni nelle loro pratiche di BPM: 

•     Analisi dei dati 

Per prendere una buona decisione aziendale è necessario avere a disposizione le più precise e complete informazioni. L'utilizzo dei dati correnti determina i migliori risultati. Se i dati non sono aggiornati, o sono imprecisi e incompleti, le imprese prendono decisioni sbagliate. Il software BPM memorizza i dati in un determinato spazio cosicché chi ne ha bisogno possa fare la scelta migliore quando necessario.

•     Automazione

Ogni impresa usa i business process per raggiungere i propri obiettivi, sia che stiano rispettando gli ordini sia che stiano acquistando strategicamente da imprese o catene di approvvigionamento. Le procedure obsolete e le operazioni manuali possono costare tempo e denaro all’azienda. Il BPM automatizza gli incarichi per migliorare l'efficienza delle operazioni, aumentando la sorveglianza, la crescita, la compliance normativa e il rischio mentre incoraggia la relazione tra dipendenti e clienti.

•     Sistema di regole 

Per ottenere un'automazione coerente, è necessario che la piattaforma BPM abbia delle regole come componente centrale. Il BPM ha bisogno di un sistema di regole dinamico per automatizzare non solo i processi ripetitivi ma anche quelli complessi con molte variabili. Le regole aziendali favoriscono processi ottimizzati e coerenti in quasi tutte le circostanze.

•     Device Mobility

La tecnologia BPM deve essere accessibile sia da dispositivi mobili che da computer. Oggigiorno sempre più persone, per accedere alle loro informazioni, usano tablet e smartphone piuttosto che il computer, a prescindere che sia personale o aziendale. Per ottenere la massima produttività, le imprese devono ampliare gli strumenti che i lavoratori hanno in ogni dispositivo, senza una perdita di impatto, fruibilità e funzionalità. 

•     Accessibilità dei dati 

La capacità di memorizzare e usare il tuo software BPM, sia su cloud che on-premise, fornisce il massimo in quanto flessibilità per le aziende che hanno bisogno di memorizzare dati e processi dietro il loro firewall. Rendere accessibile la tecnologia BPM in ogni ambiente, ti aiuterà a soddisfare le tue esigenze aziendali. Inoltre questo è particolarmente preciso quando si tratta della gestione dei dati sensibili. 

•     Sicurezza 

La sicurezza è di estrema importanza quando il software BPM guida i processi di base della tua azienda. Questo deve fornire sufficiente sicurezza da proteggere le tue operazioni e i tuoi dati dagli hacker, dai danni o da ogni possibile catastrofe. Non si può essere eccessivamente sicuri al mondo d'oggi. I grandi hackeraggi fanno notizia quasi ogni giorno, pertanto è bene monitorare e testare costantemente la sicurezza dei sistemi BPM.

•     Collaborazione inclusiva

Uno dei vantaggi più grandi del BPM è l'abilità di massimizzare interazioni e informazioni condivise tra i dipendenti. La collaborazione sociale comprende quelle persone che, all'interno di un'organizzazione o gruppo, vogliono raggiungere insieme obiettivi comuni. Con il giusto software BPM, possono accedere ai flussi di lavoro in un unico spazio, proprio come in un social network.

Vantaggi del BPM

Perché le aziende devono affrontare tutte queste difficoltà? Secondo Forbes, i vantaggi del BPM sono tangibili ed estremamente preziosi. L'aumento delle entrate e la diminuzione dei costi sono certamente proficui ma la combinazione di obiettivi aziendali e tecnologia al momento non è uguagliata da nessun'altra piattaforma di Process management.

Il software BPM consente alle imprese di adattarsi velocemente e con successo al cambiamento dell’ambiente aziendale, semplificando la capacità di affrontare i cambiamenti, di gestire i processi e di portare a termine i progetti. Le imprese di tutte le dimensioni possono trarre vantaggio da questi cinque benefici del BPM: 

•     Efficienza economica

Ultimamente la semplice riduzione dei budget non è fattibile per le aziende che rispondono a condizioni economiche globali difficili. Non è rimasto molto da tagliare. Per prosperare, tuttavia, le imprese devono ancora massimizzare l’efficienza, in termini di costi, di spese e profitti. Tutto ciò è possibile grazie al BPM che ottimizza la collaborazione e le operazioni aziendali, e automatizza gli incarichi ripetitivi, riduce il rischio aziendale e migliora la qualità del prodotto. 

•     Clienti soddisfatti 

La clientela moderna fa richieste serie. Ha bisogno di ampi processi Proof of concept. Questo significa che le compagnie devono fornire delle risorse Web 2.0 self-service che dimostrino esattamente come l'azienda vada incontro alle loro necessità.

Il Business process management permette alle imprese di combinare tecnologia e persone per attirare nuovi clienti mentre si fidelizzano i clienti già esistenti. Questo software dà a ogni cliente un ruolo di sicurezza all'interno del proprio account, aprendo la strada al tempo reale, alla continua collaborazione con la compagnia che fornisce accesso alle informazioni, personalizzazione e dinamismo.

•     Flessibilità e agilità

Le aziende si affidano ai processi più agili della tecnologia BPM per rispondere alle nuove tendenze sul mercato. Ora c'è una grande richiesta di strumenti estremamente flessibili che possano essere cambiati, distribuiti e progettati velocemente e facilmente. L'agilità aziendale include generalmente questi tre elementi: automazione e integrazione, gestione delle regole e process management.

Il software BPM offre soluzioni per il supporto del case management e del business process che si integrano completamente con il project management. Un unico database aziendale fornisce visibilità completa, controllo e funzioni di analisi e reporting in tempo reale.

Per essere adeguatamente conformi, visibili e amministrati, le regole sono indispensabili e la gestione di esse lo è ancora di più. Il BPM consente alle imprese di configurare le regole, secondo necessità, per ogni progetto, funzione o dipartimento. 

Uno dei vantaggi più utili del BPM è la funzione di personalizzazione e riutilizzo dei flussi di lavoro - come e quando ne hai bisogno. Questo tipo di Process management è prezioso per la produzione e la collaborazione. 

•     Staff felice

Un ambiente di lavoro gratificante e soddisfacente può aumentare significativamente le prestazioni e la produttività del personale. Le aziende trovano sempre modi per motivare e premiare il proprio personale. Il BPM fornisce processi documentati e sviluppati per aiutare a motivare i professionisti, portando a una collaborazione rafforzata e a una maggiore attenzione verso gli incarichi. Lo staff può accedere alle informazioni in un unico spazio e i manager possono facilmente monitorare tutti.

•     Compliance migliorata

 Modifiche legislative e altri fattori hanno reso obbligatorio per le aziende avere in atto un sistema flessibile per gestire e dimostrare la compliance. In caso questo non fosse presente, potrebbero arrivare multe esorbitanti e impreviste. Le imprese possono integrare la compliance nelle loro pratiche aziendali quotidiane se questa è inclusa nel loro sistema BPM.

Il Business process management è un’attività continua che punta a migliorare le operazioni dell’azienda e non un effettivo prodotto. Ci vuole tempo, impegno e investimenti. Il software BPM aiuta le imprese con tutti i processi aziendali, usando diversi strumenti e applicazioni per creare una soluzione su misura per l'impresa che la sta usando. Le imprese possono scegliere software da vari fornitori per integrare e ottimizzare i loro obiettivi di BPM nelle pratiche quotidiane.