Lavorare da casa: la nostra esperienza e alcuni suggerimenti

Essendo un'azienda che produce software per aiutare le aziende di tutto il mondo a gestire le proprie attività e vendite in modo più efficace, non ci è mai capitato di offrire qualcosa ai nostri clienti senza averlo provato in prima persona.

Come tutte le altre aziende, abbiamo deciso di passare al lavoro da casa e lo abbiamo fatto in soli due giorni.

Per questo, vorremmo condividere con te la nostra esperienza e darti alcuni consigli (si spera) utili che potrebbero avvantaggiare la tua azienda. Sicuramente, aiuta molto il fatto di essere un'azienda che sviluppa strumenti per il lavoro da remoto poiché vengono utilizzati quotidianamente (una parte del nostro team già lavorava da casa regolarmente).

Ma, a parte questo, i nostri consigli possono essere considerati più o meno universali.

Preparazione

Alcuni di voi potrebbero pensare che la preparazione non sia strettamente necessaria: prendete il vostro computer, vi sistemate in cucina e iniziate a lavorare. In realtà non è così semplice e lo abbiamo imparato a nostre spese. Ecco alcune cose da tenere a mente: 

Il processo deve essere studiato e descritto nel dettaglio

Prima di impegnarti nello svolgimento dei task, riunisci il tuo team e analizzate tutti i dettagli della situazione. Assicurati che l’azienda e i dipendenti abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per lavorare da casa in modo efficace:

•      computer, smartphone, stampanti, scanner, ecc.

•      software e strumenti giusti: imposta tutti gli accessi remoti necessari ai dipendenti e assicurati che tutti i software siano funzionanti. 

Informa dipendenti e partner

Una volta finiti i preparativi iniziali, fai un annuncio a livello aziendale spiegando i motivi per cui dev’essere apportato questo cambiamento e come le persone dovrebbero agire.

Il tuo team deve sapere cosa sta succedendo e cosa aspettarsi: in questo caso, dare istruzioni specifiche aiuta davvero a facilitare il processo ed evitare equivoci. 

Fai lo stesso anche con i tuoi partner commerciali: rinnova la tua presenza e fai sapere loro che continuerai ad adempiere a tutti i tuoi obblighi, solo in un modo diverso, lontano dall'ufficio. 

Elaborate insieme un modo su come ridurre al minimo eventuali danni e far proseguire l'attività.

Sii comprensivo e rispetta gli interessi e le preoccupazioni degli altri, non tutti reagiamo ai cambiamenti nello stesso modo.

Mantieni la calma e NON ENTRARE NEL PANICO

In situazioni altamente instabili come questa c'è una cosa che non dovresti fare: entrare nel panico. Non importa come lo descrivano i media, la situazione, in questo caso il lockdown, è solo una restrizione temporanea. 

La tua calma e il tuo approccio razionale alla situazione motiveranno gli altri a fare altrettanto. Le persone prendono sempre esempio dai propri manager ed è per questo che dovresti giocartela alla grande (e in maniera sicura).

Lavorare da casa. Ecco cosa abbiamo imparato:

Una settimana dopo aver stravolto l'azienda intera (che comprende diverse centinaia di persone provenienti da uffici in 7 città diverse in 5 paesi diversi), abbiamo discusso di alcuni risultati preliminari ed ecco, in breve, cosa possiamo consigliarti:

1. Spiega la situazione alle persone con cui vivi

Riunisci la tua famiglia e spiega loro che lavorare da casa non significa essere in vacanza. D'ora in poi, dovrai essere completamente concentrato sul tuo lavoro e non puoi distrarti a meno che non sia un'emergenza assoluta.

2. Organizza la tua postazione lavorativa

Rimuovi tutte le distrazioni non necessarie e tieni vicino a te solo gli oggetti di cui hai bisogno per il lavoro. Sarebbe meglio, se possibile, stare in una stanza separata dove potrai lavorare in modo produttivo. 

E se di solito preferisci indossare il pigiama a casa, prova a non farlo durante questo periodo, specialmente durante le videochiamate. Indossa qualcosa di più o meno formale, qualcosa che non scioccherà i tuoi colleghi.

3. Lavorare da remoto significa comunque LAVORARE

Bisogna tenere a mente che lavorare da remoto non equivale a essere liberi professionisti. Sei ancora un dipendente della stessa azienda e i compiti che hai sono probabilmente gli stessi di sempre.

Non rilassarti o perdere tempo sdraiato sul divano, organizzati e sii disciplinato.  

4. Sviluppa la tua routine

Per collegarci al consiglio precedente, rimanere organizzati significa sviluppare una nuova routine, diversa da quelle avute fino a qualche mese fa.

Crea un programma, per esempio, alzarsi presto, fare colazione, lavorare e fare delle pause, pranzare, riposarsi, ecc. con degli orari specifici. Questo ti aiuterà ad aumentare la produttività.

5. Non perdere i contatti

Poiché le chat e le videochiamate sono gli unici mezzi di comunicazione disponibili in questa situazione, devi SEMPRE stare in contatto con le persone che fino a qualche mese fa incontravi o vedevi a lavoro o nella vita privata. Non rispondere al messaggio del tuo capo per più di 15 minuti potrebbe sollevare il sospetto che ti stia rilassando. 

6. Le videochiamate sono un must

Dato che al giorno d'oggi l'interazione faccia a faccia è limitata, prova a fare più videochiamate: facciamo affidamento sulle emozioni durante la conversazione ed è per questo che è meglio vedere i volti belli, sfocati e assonnati dei tuoi colleghi invece di leggere i loro messaggi.

7. Sincronizza la tua attività

Resta costantemente in contatto con i membri del tuo team per assicurarti che tutti sappiano cosa devono fare. Condividi in modo rapido i tuoi progressi, risultati e le tue preoccupazioni.

8. Smetti di monitorare i social network ogni secondo

Oggigiorno tutti sono esperti su Internet ma ci sono molte notizie false che sarebbe meglio eliminare.

Nulla cambierà in questo mondo se non senti le notizie per alcuni giorni. Mantieni la calma e prendi tutte le informazioni che senti con le pinze.

Trascorrere troppo tempo sui social network e leggere tutte queste cattive notizie, ti fa soltanto perdere la concentrazione e diminuisce la creatività. E non è ciò che ti serve al momento.

9. Impara dall'esperienza

Lavorare da casa è un’esperienza nuova per molte persone: prova a trarre ogni vantaggio, oltre che il massimo, da questa situazione. Sviluppa nuove competenze, apprendi nuove informazioni, diventa uno specialista migliore, potrebbe tornarti utile in seguito. 

10. Supportarsi e incoraggiarsi reciprocamente

Sii umile, anche più del solito. Sii gentile, riconosci gli sforzi dei tuoi colleghi e dipendenti con un complimento, fai battute e scherza se puoi.

Tutti sono un po' nervosi in questi giorni, bisogna rilassarsi. Tutto questo finirà presto e torneremo nei nostri uffici, alle nostre scrivanie più forti di prima.