Trasformazione digitale: 7 passaggi per una migrazione efficace allo spazio di lavoro digitale

Il lavoro online è ormai una realtà consolidata nell’ambiente aziendale, ma la migrazione allo spazio di lavoro digitale non è un processo semplice da affrontare. Per concludere questa transizione con successo è infatti fondamentale prendere in considerazione variabili come la comunicazione efficiente, la collaborazione efficace e l’utilizzo adeguato delle tecnologie disponibili.

La trasformazione digitale delle aziende presenta numerose sfide, ma offre anche molti vantaggi, come la riduzione dei costi fissi. Desideri affrontare questa transizione nella maniera più adeguata e massimizzare la produttività? Allora continua a leggere: stai per scoprire 7 passaggi per una migrazione allo spazio di lavoro digitale davvero ottimale.

FAQ

Quali sono le principali sfide nel realizzare la transizione verso un ambiente di lavoro digitale?

Le principali sfide nel realizzare la transizione verso un ambiente di lavoro digitale sono:

• La resistenza al cambiamento, soprattutto da parte dei dipendenti più anziani o con una maggiore anzianità di servizio

• Una tecnologia obsoleta, che ostacola le prestazioni digitali

• L’impatto emotivo, che può causare ansia, stress, demotivazione e, nei casi più gravi, depressione

• I problemi di produttività

• La centralizzazione delle informazioni e della comunicazione

• La sicurezza dei dati.

Come assicurare una transizione fluida verso un ambiente di lavoro digitale?

Per assicurare una transizione fluida verso un ambiente di lavoro digitale è possibile:

• Rivalutare le esigenze e gli obiettivi aziendali, dipartimentali e personali

• Analizzare i sistemi attuali e implementare strumenti di gestione dei progetti e di collaborazione completi e funzionali

• Offrire un’adeguata formazione ai dipendenti

• Incoraggiare la comunicazione regolare e il feedback

• Stabilire una politica di cybersicurezza

• Impegnarsi a cambiare sia il modo di pensare che di gestire le attività e la routine

• Monitorare l’ambiente digitale e apportare modifiche regolari.

Qual è l’impatto dell’ambiente di lavoro digitale sulla produttività del team?

L'integrazione di uno spazio di lavoro digitale ha un effetto benefico sulla produttività del team. Esso agevola la comunicazione, facilita l'accesso alle informazioni, semplifica i processi collaborativi, rende più agili le attività e permette di automatizzare i compiti ripetitivi. Questo contribuisce inoltre a un'efficace gestione e supervisione dei progetti e delle responsabilità assegnate.

1. Comprendi le motivazioni del cambiamento verso uno spazio di lavoro online

La prima fase dell’adattamento al lavoro digitale consiste nel capire per quale motivo è stata decisa tale transizione. Chiediti quali siano le ragioni che hanno spinto l’azienda verso una scelta di questo tipo, quali obiettivi desidera portare a termine e di cosa avrebbe bisogno per raggiungere la massima efficienza: le risposte sono più che mai fondamentali, poiché indicheranno la strada da seguire. La fase successiva pone invece l’attenzione sui tuoi dipendenti e sulle loro esigenze, obiettivi e aspettative, per facilitare il loro adattamento al lavoro digitale. L’ideale sarebbe allineare entrambe le parti, così che la collaborazione online possa svolgersi senza problemi.

Organizza delle riunioni sia di gruppo che individuali e lancia dei sondaggi: potrai determinare quali sono le sfide che i dipendenti dovranno affrontare personalmente e capire in che modo l’implementazione di un ambiente di lavoro digitale aiuterà le parti coinvolte. Presta attenzione anche agli strumenti e il supporto di cui i tuoi impiegati potrebbero avere bisogno, la comunicazione che si aspettano e le opportunità di crescita che desiderano. Una volta ottenute le informazioni necessarie, potrai finalmente elaborare un piano che sincronizzi gli obiettivi organizzativi e quelli personali dei dipendenti: in questo modo, tutti coloro che lavorano all’interno dell’azienda saranno spronati a dare il massimo per condurla verso il successo.

2. Adotta nuove tecnologie per modernizzare lo spazio di lavoro

Per risultare organizzato e produttivo, un ambiente di lavoro digitale deve poter contare su tecnologie all’avanguardia, in grado di semplificare la collaborazione, la gestione aziendale e la comunicazione. Secondo gli esperti di trasformazione digitale è essenziale analizzare su base regolare e in modo approfondito gli strumenti utilizzati all’interno della compagnia, per determinare se possono davvero adattarsi ai nuovi obiettivi: in caso contrario, sarebbe meglio cercare dei sostituti. È anche importante tenere a mente che la digitalizzazione dello spazio di lavoro comporta spesso la necessità di investire denaro nell'acquisto di nuovi strumenti.

Un dipendente in possesso delle applicazioni e degli strumenti necessari a svolgere il proprio lavoro in maniera rapida ed efficace è sicuramente in grado di adattarsi con maggior facilità allo spazio di lavoro digitale. Tali strumenti includono quelli per la comunicazione come messaggistica istantanea, live chat e videochiamate, che permettono di amministrare quotidianamente domande e richieste e partecipare alle riunioni. Anche il software di gestione dei progetti gioca un ruolo importante: potrai infatti assegnare incarichi con dipendenze, visualizzare i progressi ottenuti, archiviare i documenti all’interno del cloud e molto altro. In generale, le nuove tecnologie aiutano i dipendenti a comunicare e collaborare tra loro, anche all'interno di fusi orari differenti.

Fornire ai tuoi impiegati uno spazio di lavoro digitale dotato di strumenti multifunzionali contribuisce a migliorare notevolmente la loro esperienza quotidiana. La strategia più indicata è quella di investire in applicazioni collaborative che semplificano il lavoro generale, ma anche in arredi e dispositivi adeguati, che permettono di creare una postazione di lavoro confortevole, oltre che in una piattaforma utilizzabile sia in versione desktop che mobile. In questo modo la soddisfazione dei dipendenti aumenterà e contribuirai ad attirare e mantenere a lungo termine quelli più talentuosi.

3. Facilita la transizione allo spazio di lavoro digitale formando adeguatamente i tuoi dipendenti

Se desideri effettuare una perfetta trasformazione digitale dovrai procedere a formare i tuoi dipendenti perché utilizzino in modo efficiente la tecnologia a loro disposizione. Investire in workshop e corsi di formazione permetterà ai membri dei team di trarre il massimo dalle nuove tecnologie sul posto di lavoro, oltre a offrire grandi benefici all’azienda. Per quanto riguarda gli strumenti da implementare, dovresti valutare con attenzione le opzioni disponibili: Bitrix24, ad esempio, è una piattaforma completa che permette di centralizzare la gestione aziendale e possiede un’interfaccia altamente intuitiva, utilizzabile anche da chi non possiede competenze tecnologiche avanzate.

Inizialmente un simile investimento nella formazione potrebbe apparire quasi eccessivo, ma è importante tenere a mente che i dipendenti in grado di perfezionare le loro competenze ottengono spesso risultati eccellenti a medio termine. Inoltre, investire denaro nella loro formazione contribuirà a far sentire gli impiegati apprezzati e valorizzati, aumentando anche la soddisfazione nei confronti dell’azienda. Tuttavia, se desideri semplificare il processo di onboarding e implementare lo spazio di lavoro digitale in maniera efficiente, potresti valutare la possibilità di creare una guida con tutte le procedure da seguire. Una volta archiviata nella knowledge base della compagnia, potrà essere consultata con facilità dai talenti appena assunti.

4. Promuovi la comunicazione aperta e bidirezionale e l’importanza del feedback

La maggior parte delle persone è abituata a lavorare a stretto contatto con i propri colleghi, all’interno di un ufficio fisico: per alcuni, la transizione verso lo spazio digitale può rivelarsi quindi piuttosto problematica, soprattutto a causa dell’isolamento che comporta. Tra le possibili conseguenze si riscontrano il distacco dal team di lavoro e un calo nella motivazione, oltre che della produttività, ma è possibile minimizzarle ricorrendo a un piano di comunicazione ben regolamentato.

Implementa strumenti per gli scambi regolari tra colleghi (come live chat, chiamate, videochiamate in HD e videoconferenze) e non dimenticare di determinare il modo in cui tali strumenti dovranno essere utilizzati: le videochiamate, ad esempio, rappresentano la soluzione perfetta per organizzare riunioni di gruppo, mentre le live chat aiutano i colleghi a tenersi in contatto quotidianamente e scambiarsi domande e risposte anche durante l’orario di lavoro. Creare un calendario di gruppo, invece, permetterà di mantenere i team sempre informati riguardo le riunioni e gli altri eventi in programma. Ricorda che tra i tuoi compiti rientra anche quello di fornire feedback sulle prestazioni dei dipendenti, in modo che sappiano di aver soddisfatto le aspettative.

5. Proteggi i dati e stabilisci una politica sulla cybersecurity

Una delle sfide più difficili e importanti poste dalla trasformazione digitale è senz’altro la protezione dei dati sensibili delle aziende, preoccupazione che affligge spesso i manager. Minacce informatiche come i malware o la pratica del phishing possono infatti causare danni incalcolabili e notevoli perdite finanziarie alle compagnie.

Al giorno d’oggi esistono numerose soluzioni per salvaguardare documenti riservati come contratti e fatture: al momento di scegliere gli strumenti tecnologici più adatti per la propria azienda, è cruciale verificare che offrano un elevato livello di sicurezza, con un sistema di doppia autenticazione, archiviazione sicura dei file e backup regolari. Bitrix24 è ancora una volta un’ottima scelta: permette infatti di proteggere cartelle e file con autorizzazioni di accesso e password, in modo che solo i dipendenti autorizzati possano accedervi. È importante invitare i dipendenti a utilizzare password forti e a identificare potenziali inganni, oltre a seguire valide pratiche di sicurezza online. Puoi anche scegliere di fornire loro dispositivi da utilizzare unicamente per il lavoro, così da semplificare ulteriormente la trasformazione digitale e ridurre al minimo lo stress.

6. Elabora un manuale specifico per la gestione degli incarichi e dei progetti

Tra le strategie di transizione digitale da prendere in considerazione rientra sicuramente la creazione di una guida completa, che illustri tutti i cambiamenti della nuova gestione aziendale e il modo più indicato per svolgere gli incarichi all’interno dello spazio virtuale. Amministrare adeguatamente la migrazione è importante, soprattutto se si desidera affrontare la resistenza al cambiamento e garantire un adattamento privo di difficoltà. Una semplice tabella di marcia potrebbe aiutare i dipendenti a capire cosa ci si aspetta da loro e come potranno raggiungere con successo gli obiettivi previsti.

La guida in questione dovrebbe definire sia gli obiettivi aziendali che quelli dei vari reparti, le risorse assegnate e le tattiche da impiegare per raggiungere i traguardi prefissati. Con l’aiuto di un software per la gestione degli incarichi e dei progetti come Bitrix24 potrai assicurarti che ogni dipendente conosca esattamente le proprie responsabilità. La guida, infine, indicherà come comportarsi all’interno di svariate situazioni diverse: una volta archiviata all’interno del cloud, i dipendenti potranno consultarla in caso di necessità e ottenere tutte le informazioni di cui potrebbero avere bisogno.

7. Monitora i progressi ottenuti e ottimizza l’ambiente di lavoro digitale con le opportune modifiche

L’ultimo dei passaggi per l’adattamento digitale riguarda il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti. Non abbandonarli a loro stessi: accompagnarli durante lo svolgimento delle loro attività e controllare che gli obiettivi prestabiliti vengano effettivamente raggiunti ti aiuterà a capire se la transizione verso lo spazio di lavoro digitale ha avuto davvero successo o meno.

Se ti sembra che i membri del team stiano incontrando delle difficoltà, organizza un incontro con ciascuno di loro e cercate di scoprire quale sia il problema. Potrebbero aver bisogno di una maggior formazione, oppure di utilizzare strumenti diversi per portare a termine il loro lavoro: in ogni caso, introduci tutti i cambiamenti necessari alla completa ottimizzazione dello spazio di lavoro digitale.

Effettua subito la trasformazione digitale e goditi i suoi vantaggi

La transizione verso lo spazio digitale è essenziale in un mondo come quello delle aziende moderne, in cui le nuove tecnologie sono sempre più diffuse e il lavoro a distanza ricopre un’importanza fondamentale. Ispirati ai 7 passaggi illustrati in questo articolo per effettuare la trasformazione digitale all’interno della tua compagnia: presto scoprirai quanti vantaggi è possibile trarre da una scelta di questo tipo.

Allinea gli obiettivi aziendali con quelli personali dei tuoi dipendenti e investi in tecnologie avanzate, in grado di semplificare notevolmente la collaborazione, la comunicazione e la gestione aziendale. Forma gli impiegati in maniera adeguata in modo da aiutarli a sfruttare al massimo le potenzialità degli strumenti in uso, adotta una comunicazione aperta e bidirezionale, stabilisci una politica di cybersecurity e realizza una vera e propria guida con tutti i procedimenti per accompagnare i tuoi dipendenti lungo il nuovo percorso da intraprendere. Infine, non dimenticare l’importanza di monitorare i progressi ottenuti e di implementare modifiche quando necessario, al fine di ottimizzare l’ambiente digitale.

Adottare le strategie di transizione digitale più innovative ti aiuterà a superare ogni ostacolo, ma anche la tecnologia si rivela un’alleata fondamentale in questo senso. Scegli Bitrix24: una piattaforma all-in-one e ricca di funzionalità all’avanguardia, perfetta per comunicare e collaborare con i membri del team, gestire efficacemente i tuoi progetti e monitorare il lavoro della squadra. La trasformazione digitale aziendale non è mai stata così semplice: iscriviti subito e goditi i vantaggi di Bitrix24!