7 strumenti per comunicare anche in smart working nelle piccole e medie imprese

In Italia tutti hanno iniziato a parlare di smart working durante la crisi pandemica e in quella circostanza si è fatto un uso massiccio del lavoro in modalità agile per evitare il contatto sociale. Anche dopo la fine dell'emergenza, tuttavia, molte società hanno continuato a fare ricorso a questa strategia che presenta vantaggi nell'organizzazione aziendale. In questo articolo parleremo in particolare degli strumenti più utili per la comunicazione in smart working per piccole e medie imprese.

Smart Working: come funziona, definizione e benefici

Lo smart working è innanzitutto una filosofia manageriale che ha lo scopo di concedere alle persone maggiore flessibilità e autonomia nella scelta di spazi, orari e strumenti da utilizzare nello svolgimento dell'attività lavorativa. La traduzione più utilizzata in italiano del termine smart working è ‘lavoro agile’ ed è bene sottolineare come l'approccio non possa prescindere da una collaborazione efficace del team che non deve venir meno anche quando si lavora in spazi e orari diversi.

Chi sostiene il ricorso allo smart working tende spesso a sottolineare come il lavoro da remoto possa contribuire a un miglioramento della qualità di vita dei dipendenti, consentendo loro di organizzare meglio il proprio tempo, potendo dedicare maggiore spazio alla famiglia e al tempo libero. Le nuove tecnologie, come vedremo, sono fondamentali per l'organizzazione efficiente del lavoro in smart working.

In Italia lo smart working è disciplinato dalla Legge del 22 maggio 2017, n. 81, modificata dalla Legge del 4 agosto 2022 che ha convertito il cosiddetto decreto semplificazioni. Questa normativa definisce lo smart working o lavoro agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che prevede "forme di organizzazione per fasi e obiettivi senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa". Fin dal 2012, il Politecnico di Milano ha attivato un "Osservatorio smart working" con il compito di monitorare i progressi in Italia di questa modalità di lavoro.

Differenze con il telelavoro

In Italia si tende a volte a confondere il concetto di smart working con quello di telelavoro, che prevede un lavoro a distanza e da remoto, che si svolge solitamente nell'abitazione del lavoratore invece che in azienda. Anche se il concetto di smart working prevede spesso lo svolgimento dell'attività lavorativa da remoto invece che in presenza, è da intendere in senso più ampio, come una filosofia manageriale che si propone di restituire alle persone flessibilità e autonomia, concentrandosi sui risultati piuttosto che su un'impostazione rigida come quella tradizionale.

Smart working, strumenti di lavoro per comunicazione e collaborazione

Come si è accennato, lo smart working si è potuto sviluppare negli ultimi anni soprattutto grazie all'apporto prezioso dell'innovazione tecnologica. Gli strumenti tecnologici sono un elemento indispensabile sia per lo svolgimento del lavoro in spazi diversi rispetto a quello aziendale, che per la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, anche quando si lavora in orari differenti. Ecco alcuni strumenti di comunicazione e collaborazione utili a questo scopo.

1. Piattaforme per meeting online

Le piattaforme per le videoconferenze sono uno strumento fondamentale per lavorare in smart working perché consentono a tutti i membri del team di lavoro di fare riunioni, confrontarsi e aggiornarsi sullo stato dei progetti anche da luoghi diversi. Consentono di far sì che la distanza non diventi un ostacolo per la comunicazione.

La piattaforma Zoom è stata probabilmente quella che in Italia ha avuto la maggiore diffusione per lo smart working e più in generale per la comunicazione a distanza, ma oggi sono presenti sul mercato molte soluzioni professionali che possono essere usate da aziende di tutte le dimensioni. Oltre alla scelta di una piattaforma che consenta uno streaming fluido di video e immagini, è importante che tutti i partecipanti abbiano una connessione abbastanza stabile per evitare interruzioni delle comunicazioni che potrebbero rendere i meeting più difficili.

2. Strumenti di messaggistica istantanea

La comunicazione tra dipendenti che lavorano da remoto può avvenire non solo tramite videoconferenze ma anche tramite strumenti di messaggistica. Al contrario delle prime, questi ultimi consentono una comunicazione costante tra i membri di un gruppo di lavoro che può permettere di confrontarsi in modo puntuale sui progetti ai quali si sta lavorando insieme.

Va sempre considerato che la comunicazione aziendale, rispetto a quella privata, richiede standard più alti di sicurezza per evitare che i dati sensibili scambiati nelle conversazioni possano essere intercettati. Dunque, è bene evitare di utilizzare strumenti nati per scopo privato come Messenger o altri strumenti di messaggistica tramite social media e privilegiare invece software specializzati per la comunicazione aziendale. Microsoft Teams e WhatsApp Business sono strumenti molto utilizzati in tal senso.

3. Gestione condivisa dei progetti nel lavoro da casa

Come previsto anche dalla definizione data dalla disciplina italiana, la prestazione lavorativa svolta da casa in smart working prevede lo svolgimento in maniera flessibile e senza vincoli di orari per fasi e obiettivi. Si tratta dunque di una modalità di lavoro per la quale è particolarmente importante che ogni smart worker possa utilizzare strumenti di condivisione dei progetti che gli permettano di visualizzare i compiti a lui assegnati, di aggiornare sullo stato di avanzamento del proprio lavoro e di verificare come in generale sta procedendo il progetto. Tra i software che vengono spesso utilizzati in tal senso si possono segnalare Trello e Asana.

4. Comunicazione semplificata in smart working, l'importanza dei calendari

Come si è visto, nello smart work la comunicazione è un pilastro fondamentale. Quando tutte o parte delle attività vengono svolte in luoghi diversi, c'è la possibilità che il team finisca per non lavorare con la dovuta sintonia con conseguenze negative sia per i tempi che per la qualità dei progetti. I calendari consentono la sincronizzazione delle attività di ogni dipendente, consentendo a tutti di conoscere anche gli impegni altrui.

Inoltre, facilitano la pianificazione di progetti, riunioni e attività, mettendo a disposizione dei lavoratori uno strumento che consente loro di visualizzare gli impegni in qualsiasi momento. Un calendario ben organizzato permette anche un minore ricorso alle e-mail e, in generale, rende più semplice la comunicazione tra gli smart worker. Tra le piattaforme che si possono utilizzare per i calendari le più note sono probabilmente Google Calendar e Outlook Calendar.

5. Soluzioni per la gestione e la condivisione di documenti nel lavoro agile

Perché la collaborazione e la comunicazione tra lavoratori in smart working sia efficace, è anche importante che possano condividere tra loro file e documenti di lavoro. In questo modo, dopo che il file è stato condiviso con ogni lavoratore, a prescindere dal luogo e dall'orario tutti potranno accedere al documento, prenderne visione e quando necessario dare il proprio feedback.

Questo approccio organizzativo diminuisce il rischio che alcuni membri del team possano non visualizzare nei tempi adeguati file condivisi dai loro colleghi e consente di aumentare la produttività delle organizzazioni aziendali. Google Drive è una soluzione molto utilizzata per la condivisione di file e documenti, ma anche Dropbox e Microsoft OneDrive costituiscono una buona alternativa.

6. Strumenti per la sicurezza delle comunicazioni nel telelavoro

Uno degli aspetti forse più sottovalutati quando si ricorre allo smart working e al telelavoro è la sicurezza delle comunicazioni. Infatti, spesso è previsto l'accesso da remoto a risorse centralizzate dell'azienda e il rischio concreto è che tramite il dispositivo utilizzato dal lavoratore gli hacker possano accedere ai dati sensibili delle aziende.

Anche la cronaca del nostro Paese in passato ha raccontato di accessi abusivi fatti tramite lavoratori in smart working della pubblica amministrazione. Uno dei casi più noti è stato quello del 2021, quando, in piena crisi pandemica, un hacker aveva ottenuto l'accesso ai server centrali della Regione Lazio tramite il computer di un dipendente della PA che si trovava in smart working. Firewall, VPN e autenticazione a due fattori sono strumenti utili per aumentare il livello di sicurezza delle comunicazioni quando le aziende fanno ricorso al lavoro agile.

7. Bitrix24, tutti gli strumenti necessari per la comunicazione e la collaborazione in un'unica piattaforma

Abbiamo indicato diversi strumenti e software specifici che possono essere utilizzati per la comunicazione e collaborazione dei lavoratori in smart working, ma per quanto questi possano garantire buone performance per specifici task, le PMI si trovano spesso a dover utilizzare molte piattaforme smart working differenti per avere a disposizione tutti gli strumenti necessari. Questo comporta sia una crescita dei costi che la scomodità di dover utilizzare software diversi che non sono integrati tra loro.

Tale circostanza incide su efficienza e produttività del lavoro del team e una soluzione al problema è prendere in considerazione una piattaforma unica che contenga al suo interno tutti questi strumenti. Bitrix24 può rappresentare la risposta ideale a questa esigenza perché è una piattaforma all-in-one che contiene al suo interno tutti gli strumenti necessari per migliorare comunicazione e collaborazione nel lavoro agile. Infatti, contiene tool per le videoconferenze, per la messaggistica interna, per la gestione di progetti, per la condivisione di file e per l'uso di calendari avanzati. Inoltre, è dotata di alti standard di sicurezza che fanno sì che i dati sensibili delle aziende non corrano il rischio di essere violati.

Modalità di lavoro agile, cos'è il deep work?

Il deep work o lavoro profondo è una modalità di lavoro che consente di dedicare sessioni prolungate a compiti complessi che richiedono alti livelli di concentrazione. Si tratta di una tecnica di produttività adatta a essere utilizzata nel lavoro agile che per sua natura consente al lavoratore di organizzare autonomamente i propri orari di lavoro. Il deep work dovrebbe essere svolto riducendo al minimo le distrazioni, ad esempio tramite la disattivazione delle notifiche sui propri dispositivi o l'utilizzo di app per la produttività che consentono di monitorare il tempo dedicato a ciascuna attività

Lavorare in Smart Working: pro e contro per azienda e dipendenti

Il lavoro agile può presentare vantaggi e svantaggi, sia per le imprese che per i dipendenti, che vanno presi in considerazione. Ecco alcuni pro e contro dello smart working.

I vantaggi del Lavoro Agile

• Flessibilità: lo smart working permette di conciliare meglio vita professionale e privata, vale a dire quello che in inglese viene definito work life balance, potendo dedicare, ad esempio, più tempo al proprio nucleo familiare.

• Riduzione dello stress: tra le caratteristiche positive del lavoro agile c'è la possibilità di eliminare o ridurre gli spostamenti verso il luogo di lavoro, aumentando il benessere psico-fisico.

• Aumento della produttività: può ridurre le distrazioni presenti in un ambiente di lavoro professionale.

• Riduzione dei costi: un dato significativo per le aziende può essere la contrazione delle spese di affitto, utenza e manutenzione.

• Maggiore attrattività per i dipendenti: tale elemento può aumentare la competitività di un'azienda nel mercato del lavoro.

Svantaggi dello Smart Working

• Isolamento: per alcuni, lavorare da soli può comportare un senso di isolamento e solitudine.

• Difficoltà nel separare lavoro e vita privata: la mancanza di una sede di lavoro fisico può rendere difficile individuare il confine tra attività lavorativa e vita personale.

• Dipendenza dalla tecnologia: un problema momentaneo della propria connessione Internet può impedire di portare a termine un lavoro urgente.

• Mancanza di interazione social del team: la comunicazione sociale tra i lavoratori o con il datore di lavoro è importante per creare armonia nel gruppo e lo smart working può renderla più difficile.

Comunicazione in smart working semplificata: come scegliere gli strumenti necessari

La scelta degli strumenti per lo smart working è un momento fondamentale per le aziende che hanno scelto questa modalità di lavoro. Dovranno essere prese in considerazione le esigenze specifiche delle aziende, le funzionalità dei software e il budget, in modo che si possano avere a disposizione gli strumenti necessari rientrando nella spesa prevista.

Quello dei costi può essere un problema cruciale per piccole e medie aziende, e in questo senso una soluzione che permette di contemperare il contenimento della spesa e avere a disposizione tutti gli strumenti necessari per la comunicazione in smart working è la piattaforma all-in-one Bitrix24. Infatti, mette a disposizione in un unico software tutti i tool necessari per la collaborazione e la comunicazione interna al team di lavoro.

Smart working aziende e comunicazione, alcune considerazioni conclusive

Lo smart working ha rivoluzionato negli ultimi anni il mondo del lavoro e delle politiche della media e piccola impresa. Lo svolgimento delle proprie mansioni da remoto e la gestione autonoma dei propri tempi di lavoro possono costituire un indubbio vantaggio sia dal punto di vista dei lavoratori che da quello delle aziende. La comunicazione è un aspetto fondamentale per mantenere il team coeso, i dipendenti motivati e l'uso dei giusti strumenti tecnologici può consentire di massimizzare i vantaggi del lavoro agile, riducendo al minimo le controindicazioni.