Negli ultimi anni, le aziende e gli impiegati si sono sempre più orientati verso un nuovo modello di lavoro, in grado di coinvolgere ancora più persone e di portare notevoli benefici su larga scala: il lavoro ibrido. Anche la formazione è cambiata e i corsi a distanza sono diventati parte dell’esperienza quotidiana di un numero ancora maggiore di persone, condizionando spesso in positivo il loro approccio generale.
Le aziende che prediligono questo modello misto sono molto apprezzate e possono trarne vantaggio diminuendo i costi e aumentando la soddisfazione degli impiegati. Se anche tu vorresti provare a implementare un modello di lavoro ibrido nella tua attività, qui di seguito troverai una serie di consigli utili. Inizia subito a prendere appunti!
FAQ
Cos’è un modello di lavoro ibrido?
Il modello di lavoro ibrido è una combinazione tra lavoro in presenza e a distanza. Grazie a una soluzione di questo genere, alcuni impiegati potranno lavorare in ufficio e altri direttamente da casa, o uno stesso impiegato sarà in grado di dividere le proprie ore tra il lavoro a casa e quello presso l’ufficio.
Come implementare un modello di lavoro ibrido?
Quando si implementa un modello di lavoro ibrido, è necessario:
- Analizzare ciascun ruolo
- Creare un modello adatto alla propria azienda
- Implementare nuovi strumenti di lavoro collaborativo
- Formare gli impiegati per questo genere di lavoro
- Fornire agli impiegati i mezzi necessari per svolgere il loro lavoro
- Monitorare regolarmente le prestazioni
- Premiare il raggiungimento degli obiettivi
Come far funzionare il modello di forza lavoro ibrida?
Affinché il modello di forza lavoro ibrida funzioni, è necessario cambiare la mentalità dell’intera azienda: i dipendenti dovrebbero essere riconosciuti per le loro prestazioni e non per il numero di ore trascorse in ufficio. La gestione, inoltre, dovrebbe essere basata essenzialmente sulla meritocrazia, per evitare divisioni tra chi lavora in presenza e chi da remoto.
Cosa considerare quando si passa a un modello di lavoro ibrido?
Al momento di passare a un modello di lavoro ibrido, è importante:
- Ripensare lo spazio di lavoro
- Mantenere la flessibilità come obiettivo principale
- Investire in tecnologie per unire il lavoro a distanza con quello in presenza
- Combattere attivamente il burnout per chi lavora da remoto
- Formare adeguatamente il personale
- Promuovere la comunicazione bidirezionale tra impiegati e dirigenti
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Analizza ciascun ruolo
Il modello di lavoro post Covid-19 si è ormai affermato sempre di più, presentando ovvi vantaggi come una riduzione del traffico stradale causato da un minor afflusso di impiegati agli uffici (e quindi delle emissioni generali di carbonio) e un aumento della soddisfazione generale. Con i vantaggi si sono ovviamente presentate anche problematiche, quali il burnout da remoto e la necessità di procurarsi gli strumenti giusti per evitarlo, ma ogni attività possiede le potenzialità giuste per rendere questo modello un successo: il segreto è adattarlo alla propria tipologia di azienda.
Se vuoi passare a un modello di lavoro ibrido, devi innanzitutto valutare in dettaglio i ruoli dei tuoi impiegati. Non tutti, infatti, possono essere eseguiti da remoto: il cassiere di supermercato o il commesso di negozio, ad esempio, non sono mansioni adatte al lavoro da casa. Esistono però moltissimi altri ruoli che possono beneficiare di questa innovazione, come gli addetti al marketing, i designer e gli incaricati alle vendite, ed è a quelli che dovresti puntare per rivoluzionare il tuo modo di considerare il lavoro. Solo un’analisi attenta di ogni ruolo, infatti, ti consentirà di creare un piano di lavoro perfettamente adattato alle esigenze della tua attività.
Elabora un piano di lavoro ibrido
Una volta raccolte tutte le informazioni sui ruoli presenti nella tua azienda, dovrai strutturare un vero e proprio piano di lavoro. Quali sono le posizioni che meglio si prestano a essere integrate in un modello ibrido di lavoro da casa, e in quale misura i tuoi impiegati potranno alternare le due modalità operative? Quanto tempo dovrebbero trascorrere in ufficio e quanto a casa? Poniti queste domande fondamentali prima di iniziare: saranno essenziali per valutare i costi della tua nuova gestione.
Uno dei vantaggi del modello di lavoro ibrido è proprio la riduzione dei costi generali, oltre a una migliore gestione del flusso di impiegati. Il segreto è capire da subito quante persone avranno davvero bisogno di lavorare in ufficio e organizzarle in modo che ognuna occupi lo spazio di cui necessita.
Pratica l’ascolto attivo
Tra le migliori practice del modello di lavoro ibrido si annovera certamente l’ascolto attivo. Presta attenzione alle opinioni dei tuoi impiegati, a come considerano il nuovo modello di lavoro, se apprezzano il modo in cui è stato implementato o se non preferirebbero, piuttosto, tornare a un sistema più tradizionale: ogni membro del tuo staff ti darà una risposta diversa ed è importante considerare con attenzione l’opinione di ognuno per tirare le somme della tua decisione.
I lavoratori più giovani e dinamici, generalmente, sono quelli più propensi ad accettare i cambiamenti e ad accogliere l’alternanza di nuovi schemi lavorativi senza problemi, ma le risposte che riceverai potrebbero sorprenderti: potresti ottenere risposte entusiaste dai membri più anziani, quelli che non pensavi si sarebbero adattati con facilità alle nuove richieste. L’importante è non perdere mai di vista la flessibilità e ascoltare i bisogni di ognuno per arrivare alla creazione di un piano che riesca a mettere d’accordo proprio tutti. Ricorda, l’unione fa la forza!
Implementa degli strumenti di lavoro collaborativo
Qualunque sia il modello di lavoro ibrido più adatto a te, sai già che dovrai investire nelle nuove tecnologie per farlo funzionare al meglio. Non importa quanti siano effettivamente gli impiegati coinvolti: una valida piattaforma di collaborazione online ti aiuterà a unificare il lavoro da remoto con quello in presenza, facendoti ottenere risultati straordinari.
È essenziale che la comunicazione tra i tuoi dipendenti possa avvenire da qualunque luogo e senza ostacoli, ed è qui che entrano in scena le funzionalità offerte dai migliori software sul mercato: CRM, gestione di incarichi e progetti, calendari… Grazie a strumenti potenti e performanti, implementare nuove metodologie di lavoro ibrido e dividere i ruoli risulterà ancora più semplice e piacevole per tutti.
Forma il tuo personale
Una delle sfide maggiori poste dal modello di lavoro ibrido è la separazione effettiva tra un gruppo e l’altro. Spesso, infatti, tra chi lavora da casa e chi è impiegato in ufficio è difficile instaurare un vero e proprio feeling da team affiatato a causa della lontananza fisica. Questa barriera può essere eliminata grazie all’uso di software per il lavoro collaborativo, ma è importante che tutto il tuo personale sappia come utilizzarlo nel modo giusto.
Per questo motivo è essenziale investire nella formazione relativa a questi strumenti tecnologici, ma non solo: il tuo team dovrebbe anche essere in grado di gestire al meglio il proprio tempo. Non è sempre semplice restare produttivi tra le mille distrazioni che offre l’ambiente domestico, ma un corso organizzato per l’occasione si rivelerà estremamente utile per insegnare quei trucchi del mestiere che possono fare la differenza. Allo stesso modo, anche i dirigenti dovranno beneficiare dei corsi di aggiornamento per aziende con modello di lavoro ibrido, per essere in grado di motivare al meglio la squadra e di fronteggiarne i bisogni e le richieste nel modo giusto.
Organizza gli spazi
Una volta implementato un modello di lavoro ibrido, scoprirai che la tua azienda non avrà bisogno dei grandi spazi di una volta. La riduzione dei locali e, di conseguenza, degli arredi necessari a mantenere in funzione un ufficio è uno dei maggiori vantaggi di questo modello. Arrivato a questo punto, potrai sfruttarlo ancora di più a tuo favore valutando quante persone si troveranno a occupare i tuoi locali ogni giorno: la risposta ti aiuterà a decidere di quanto spazio avrai effettivamente bisogno.
Un ufficio ridimensionato impedirà un inutile spreco di risorse e, a lungo andare, porterà benefici ai bilanci generali. Devi solo ricordare di dedicare a ogni impiegato lo spazio necessario per lavorare nel massimo comfort e senza troppi problemi, ma sarai in grado di eliminare tutti quegli ambienti che potrebbero non servirti più, come la sala mensa o quella dedicata alle riunioni.
Fornisci l’attrezzatura necessaria per eseguire al meglio il lavoro
Ormai avrai capito quanto l’uso di un software collaborativo, o l’implementazione di una serie di software, sia essenziale, ma lo è anche l’acquisto delle strumentazioni fondamentali per il lavoro ibrido: in questo modo, il tuo team potrà svolgerlo al meglio sia da casa che in ufficio.
Fai in modo che computer, telefoni, stampanti, apparecchiature per l’assistenza clienti e mobilia, come scaffali e tavoli, siano sempre disponibili e performanti. Investi sugli aggiornamenti, chiedi ai tuoi dipendenti cosa potrebbe aiutarli a lavorare meglio e impegnati in prima persona perché possano ottenerlo: solo così renderai ogni fase del lavoro più proficua.
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Invita il tuo personale ad applicare il nuovo modello di lavoro
Come abbiamo già accennato, il nuovo modello di lavoro ibrido potrebbe risultare difficile da applicare per determinate categorie come i lavoratori più anziani. Per questo dovresti cercare di introdurre le novità in maniera graduale ma sostenuta: un solo giorno alla settimana di lavoro da remoto, ad esempio, viene raccomandato dalla maggior parte degli esperti per permettere anche a chi è meno abituato a queste metodologie di accoglierle all’interno dei propri ritmi lavorativi.
In questo frangente, è importante più che mai non fare preferenze: di solito si ritiene che le persone che hanno accesso a ruoli di leadership siano favorite e che quindi possano lavorare maggiormente in ufficio rispetto agli ultimi assunti. Assicurati che tutti i membri del tuo team ricevano una suddivisione adeguata tra giornate da remoto e in sede, e incoraggia tutti i gruppi a provare entrambe le metodologie di lavoro a fasi alterne. Solo in questo modo renderai più democratico il tuo approccio al lavoro ibrido, appianando quelle differenze che potrebbero generare malumori.
Usa la meritocrazia come metodo di promozione
Il personale più qualificato della tua azienda dovrebbe avere sempre la possibilità di salire di grado. Ogni attività dovrebbe prevedere uno schema basato sulla meritocrazia, soprattutto quelle basate sul lavoro ibrido. Metti da parte la quantità di ore trascorse in ufficio: è arrivato il momento di concentrarsi sui risultati concreti!
Monitora l’andamento del lavoro generale con particolare attenzione ai membri del tuo team, ma senza interferire con il ritmo dei loro incarichi. Valuta fattori come l’uso delle risorse, la responsabilità, persino la motivazione e la capacità di prendere l’iniziativa e dare il massimo in diverse situazioni. Infine, non esitare a premiare chi ha soddisfatto i tuoi standard: ricorda che non sono le ore trascorse dietro alla scrivania a contare, quanto la capacità di svolgere correttamente il proprio compito e di raggiungere gli obiettivi fissati in precedenza.
Assumi talenti provenienti da ogni campo
Stai cercando un nuovo talento per la tua azienda? Assicurati di ampliare il più possibile i tuoi orizzonti! Liberi professionisti e altri freelance provenienti da settori non necessariamente legati alla tua azienda ti aiuteranno a far crescere l’attività, offrendoti tutte le risorse di cui hai bisogno per rendere il tuo modello di lavoro ibrido davvero vincente.
In questo modo, potrai contattare talenti lontani dalla tua sfera lavorativa e renderli parte del tuo progetto in qualunque momento. Grazie all’implementazione del lavoro ibrido, lavorare con loro sarà ancora più semplice e ti porterà via molte meno risorse del previsto: basterà inserirli all’interno del tuo team impegnato unicamente nel lavoro a distanza per portare una ventata di novità e di nuovi vantaggi all’azienda.
Inizia subito a integrare i nuovi sistemi di lavoro ibrido
Se sei arrivato fin qui, avrai certamente qualche idea in più su come integrare un modello di lavoro ibrido nei tuoi ritmi quotidiani. Ricorda, ovviamente, che ogni azienda ha i propri bisogni e presenta delle peculiarità che la rendono unica, ma sperimentando e discutendone con il tuo team riuscirai sicuramente a trovare la tua strada e a ottenere il massimo dalle nuove tecnologie.
Grazie a Bitrix24 avrai a tua disposizione un software perfetto per lanciarti in questa avventura. Le sue tante funzionalità sono esattamente ciò di cui hai bisogno: provalo subito, non perdere l’occasione di migliorare le tue strategie lavorative!
