Lavorare su progetti di gruppo: 12 suggerimenti utili

“Collaborazione” non è solo una parola da slogan motivazionale: è una qualità da coltivare e nulla è più importante della collaborazione quando l’obiettivo è lavorare su progetti di gruppo. Chiunque vi abbia mai preso parte, dai tempi della scuola al lavoro quotidiano, sa bene che gestire un gruppo in modo ottimale non è un compito semplice.

Esistono però moltissimi consigli e tecniche da adottare per far decollare il tuo progetto con facilità! Di seguito troverai 12 consigli che ti aiuteranno a rendere più efficiente il lavoro della tua squadra e a migliorare le dinamiche che la tengono unita.

FAQ

1. Definite insieme i vostri obiettivi

La prima variabile da tenere in conto quando si deve lavorare su progetti di gruppo è l’obiettivo che si desidera raggiungere. Immagina di voler lanciare una campagna pubblicitaria: cosa considereresti un successo e cosa no? Desideri espandere il database dei tuoi clienti? Attirare l’attenzione di quelli più diffidenti? O diventare famoso e far conoscere ovunque il tuo nome? 

Se sei solito lavorare con le schede Kanban, puoi crearne una con tutti gli obiettivi del caso, così che possa farvi da guida mentre lavorerete agli stadi più creativi del progetto. Aiuterà il tuo team ad avere un’idea più precisa del contributo individuale di ogni membro, aumentando la voglia di lavorare in gruppo.

Nel caso dovessero nascere dei conflitti, potrai sempre fare riferimento ai vostri obiettivi di squadra e scegliere la strada che vi porti dritta verso la realizzazione del vostro progetto.

  

2. Assegna un ruolo preciso a ciascun membro del team

I migliori gruppi nascono dall’unione di tante menti diverse, ognuna pronta a offrire un contributo differente. Quando si tratta di lavorare su progetti di gruppo, considera ogni membro del team come una persona singola: solo così potrai contare su diversi punti di vista per portare avanti il tuo piano in modo corretto.

In fondo, c’è una ragione se queste persone sono diventate esperte nei loro campi. Nessuno però dovrebbe occuparsi direttamente di qualcosa al di fuori della sua area di specializzazione: non c’è nulla di male nel chiedere consiglio sullo stile della tua nuova pubblicità al direttore finanziario, ma non dovrà essere lui a occuparsi di eventuali modifiche ai colori o al design. 

Identifica i punti di forza di ciascun collega e assegna i ruoli che meglio si adattano alle loro abilità. In questo modo, ogni membro del team avrà un’idea ben precisa del proprio incarico e si eviteranno potenziali conflitti ogni volta che un collega si sentirà prevaricato o eccessivamente caricato di lavoro.

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3. Stabilisci delle regole di base che definiscano le modalità di collaborazione 

Finalmente tutti quanti sono consapevoli del ruolo assegnato e ormai si saranno fatti un’idea generale di quel che dovranno fare… ma è arrivato il momento di capire come dovranno farlo!

In genere, le prime regole da stabilire per migliorare le dinamiche di gruppo riguardano, ad esempio, quante ore ogni membro del team potrà dedicare al nuovo progetto, oppure il modo in cui tutti contribuiranno allo sforzo collettivo e cosa ti aspetti da loro. Potresti considerare anche l’idea di eleggere un capo gruppo, per sveltire il processo decisionale, o magari scegliere di utilizzare il voto di maggioranza in caso di dubbi.   

Vuoi che il tuo team ti proponga nuove idee e soluzioni? Allora dovrai fare in modo che tutti si sentano a proprio agio nel sottoporti quanto hanno da suggerire. Ecco perché ti conviene stabilire uno standard che ti permetta di dare il giusto riscontro ai suggerimenti ricevuti.

Ricorda inoltre che è sempre meglio identificare fin da subito cosa non funziona sul posto di lavoro, quali rimostranze vengano espresse dai tuoi colleghi ed eventuali falle nel metodo lavorativo che hai scelto. Imposta una strategia che ti permetta di estirpare tutti i dubbi prima che il progetto abbia inizio o rischierai di trovarti nei guai più avanti!

4. Contrasta i comportamenti dannosi

L’idea che scoraggia maggiormente chi si appresta a lavorare su progetti di gruppo è di trovarsi ad avere a che fare con delle personalità in contrasto e di perdere tempo a fare da paciere invece di lavorare attivamente al compito assegnato.

Prima di iniziare a occuparti del progetto dovresti sempre mettere in chiaro quali siano i comportamenti ritenuti inaccettabili, soprattutto all’interno di un ambiente in cui la pressione è alle stelle. Questo accorgimento terrà a bada i membri del team che tendono ad assumere un atteggiamento dannoso per il lavoro di gruppo e rassicurerà gli altri riguardo la tua volontà di mantenere un clima di rispetto, ascolto reciproco e attenzione ai problemi sollevati dai membri del team.

Crea quindi una strategia che ti permetta di identificare, segnalare e risolvere i conflitti sul posto di lavoro e di intervenire ogni volta in cui si rivelerà necessario. 

5. Organizza il tuo progetto servendoti del giusto software

Perché limitarsi a prendere appunti su fogli e quaderni che potrebbero perdersi chissà dove, invece di utilizzare uno strumento moderno di gestione dei progetti basato su tecnologia cloud e tenere tutti i dati al sicuro e sempre disponibili per tutto il team?

Grazie a questo tipo di strumenti, i tuoi colleghi potranno visualizzare con semplicità le attività di gruppo da completare e tutti i loro dettagli. Potrai taggare le persone interessate sugli incarichi assegnati e interagire con loro all’interno di ogni scheda relativa. Per mezzo del sistema di notifiche implementato, nessuno rischierà di perdersi qualche messaggio per strada!

I diagrammi di Gantt, inoltre, rappresentano uno degli strumenti più efficaci per quanto riguarda la pianificazione e il monitoraggio di un progetto. Ti basterà uno sguardo veloce alla timeline per accorgerti degli spazi vuoti fra un compito e l’altro, che potranno così essere sfruttati al meglio nel caso in cui qualche parte del tuo progetto finisca per subire un rallentamento.

Sfruttando la comodità di avere tutte le funzionalità che ti servono in un unico spazio, le tue giornate lavorative e quelle del tuo team risulteranno enormemente semplificate, e il bello è che riceverai comunque un resoconto costante di tutte le attività che avete completato. Ciò significa che ogni membro si prenderà la responsabilità del proprio lavoro, mentre tu avrai modo di stilare un rapporto di analisi accurato che ti permetta di tirare le somme dei vostri progressi.

6. Rispetta le scadenze

Organizzare la vostra tabella di marcia con uno strumento di gestione dei progetti è una soluzione fantastica per tenere sotto controllo le scadenze… ma siamo sinceri: non avrai mai la sicurezza che il tuo team le rispetti davvero. 

Sembra più facile a dirsi che a farsi, ma in realtà esistono delle strategie e degli strumenti che possono aiutarti a gestire il tempo in modo ottimale.

Se, ad esempio, hai organizzato una presentazione per venerdì a mezzogiorno, non potrai certo aspettarti che sia pronta per mezzogiorno meno un minuto. Prova a organizzare le scadenze in un lasso di tempo di almeno qualche ora o, meglio ancora, qualche giorno. In questo modo il tuo team si sentirà più motivato a rispettarle e otterrai anche un margine di azione perfetto per sostituire chi si è assentato per motivi di salute o correggere eventuali errori.

Sarai certamente circondato da persone intelligenti, che si accorgeranno per prime di avere delle scadenze lunghe: approfittane per discutere sul perché tale scelta si riveli utile, li farai sentire ancora più coinvolti. Trattare i tuoi colleghi come persone responsabili e mantenere sempre un atteggiamento di trasparenza sono due strategie chiave per migliorare le dinamiche di gruppo sul posto di lavoro.l posto di lavoro.

7. Sii sempre onesto e trasparente 

L’onestà e la trasparenza sono sempre estremamente importanti quando si parla di lavoro di squadra ed è importantissimo che siano al primo posto in un progetto di gruppo. Se fra i tuoi colleghi ci sarà rispetto, vi risulterà molto più semplice risolvere qualsiasi problema sorga nelle dinamiche di gruppo sul posto di lavoro prima che rischi di sfuggirvi di mano.

Cosa può succedere se il vostro team manca di trasparenza? Ecco un piccolo esempio: immagina che un tuo collega non riesca ad ammettere di essere indietro con un incarico assegnato. Sicuramente cercherà di prendere tempo nella speranza di non fartelo notare e tu ti ritroverai senza dati fondamentali per il tuo progetto, mentre la scadenza finale si avvicina.

Per questo motivo è cruciale creare un ambiente di lavoro che sia rispettoso e comprensivo delle difficoltà del singolo, così avrete modo di lavorare assieme per risolvere qualsiasi eventuale problema. Prova a utilizzare le schede Kanban, così tutti potranno vedere a che punto sono gli altri con il proprio lavoro. Durante le riunioni del team potresti analizzare ogni scheda, così i tuoi colleghi avranno la possibilità di far sentire la propria voce in caso di problemi.

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8. Approfitta delle tecnologie di comunicazione più moderne

Grazie agli ottimi strumenti di comunicazione disponibili sul mercato, è ormai possibile correggere ogni genere di errore organizzando i progetti alla perfezione.

Come riportato in precedenza, il tuo software di gestione dei progetti dovrebbe possedere degli aggiornamenti e delle notifiche specifici legati agli incarichi, così da poter concentrare tutto ciò che ti serve in un unico spazio.

Ovviamente, sarà necessario anche organizzare delle riunioni. I team che lavorano da remoto potranno stabilire delle videochiamate per discutere di eventuali problemi riscontrati o condividere annunci e idee, oltre a prendere appunti per creare un documento da salvare nella sezione dedicata alle riunioni della tua scheda Kanban.

Lavorare su progetti di gruppo richiede sempre una stretta collaborazione: la messaggistica istantanea fornisce uno strumento perfetto per trasmettere le idee da un membro del team all’altro. Fai però attenzione a non affidarti troppo a questo genere di comunicazione o rischi di perderti all’interno di chat eccessivamente affollate e attive.

9. Controlla spesso la situazione del tuo gruppo

Come abbiamo già accennato, la comunicazione tra membri del team è fondamentale. Stabilire una strategia lavorativa per poi non comunicare mai più fra di voi fino alla fine del progetto non sarà positivo ai fini del lavoro. Aggiornarsi a vicenda in tempo reale costituisce un ottimo metodo sia a livello pratico ma anche per il morale generale ed esistono diversi modi per riuscirci.

Delle brevi riunioni giornaliere di tutto il team (in inglese, stand-up meetings), al giorno d’oggi, sono la prassi in molte industrie affermate e nascenti. Normalmente durano meno di un quarto d’ora e ogni membro del team può prendere la parola per descrivere a che punto si trovi con i suoi compiti, quali siano i punti critici che ha incontrato e offrire informazioni utili a seconda del caso.

Noterai che, comunicando con i tuoi colleghi giornalmente, risolvere i problemi e tenere alto il morale generale sarà molto più semplice. Al contrario, se la comunicazione dovesse essere saltuaria, qualsiasi piccolo inconveniente rischierebbe di trasformarsi presto in qualcosa di ingestibile.

10. Utilizza i documenti condivisi sul cloud

Non stai ancora utilizzando i documenti condivisi? Rimedia subito! Lavorare su progetti di gruppo è molto più semplice quando puoi salvare direttamente un documento, invece di intasare le tue cartelle con copie infinite dello stesso. I documenti collaborativi salvano ogni versione nella cronologia e potrai accedervi con un semplice clic.

Questo genere di tecnologia aiuta anche a consolidare le forme di comunicazione. Piuttosto che dare vita a lunghissime catene di e-mail, potrai tenere tutto in ordine e nello stesso spazio, senza perdere tempo.

Ma la vera funzione insostituibile dei documenti condivisi riguarda la possibilità di lavorare insieme e contemporaneamente su un file. Un’innovazione del genere rende il lavoro di gruppo, nonché la revisione generale, molto più rapido e decisamente meno stressante. 

Una volta che il lavoro al documento sarà ultimato, potrai anche bloccarne l’accesso per impedire qualunque cambiamento indesiderato dell’ultimo minuto.  

11. Serviti delle automazioni come aiuto aggiuntivo

Non è una novità: le automazioni rappresentano una tecnologia che ormai aiuta le aziende a risparmiare tempo e ad assicurarsi che niente venga lasciato incompiuto.

Il tuo software di gestione dei progetti ti permette di impostare delle notifiche che ti avvertiranno quando un incarico si avvicina alla scadenza oppure ogni volta che vengono apportati dei cambiamenti. Potrai inoltre creare delle dipendenze, che si attiveranno ogni volta che un’attività è giunta al termine, legandosi automaticamente al lavoro successivo.

Le automazioni possono rivelarsi utili anche per impostare degli eventi ricorrenti, come le riunioni giornaliere o le analisi settimanali. Invece di essere costretto a programmare ogni volta da zero lo stesso evento, ti basterà farlo una sola volta per tutta la durata del progetto. 

Utilizzando le automazioni in modo furbo, tu e il tuo gruppo potrete concentrarvi sui vostri rispettivi incarichi, invece di perdere tempo su operazioni amministrative di poco conto e ripetitive.

12. Goditi il successo

Ce l’hai fatta: il tuo progetto è pronto! Metti da parte tutte le chiacchiere su produttività ed efficienza, in fondo non siete robot. È finalmente giunto il momento di una sana ricompensa per il duro lavoro svolto: insieme al tuo team potrete decidere di stabilire una nuova tappa del progetto, da scegliere tra una cena al ristorante, un’attività da svolgere dopo l’orario di lavoro o, in caso siate molto fortunati, un weekend in una bella destinazione. 

Utilizza questo tempo libero per riflettere sul tuo progetto in un ambito più sociale e meno formale. Non si tratta di una valutazione del lavoro svolto, quanto piuttosto di un apprezzamento verso gli sforzi dei tuoi colleghi, in modo da ricompensarli per aver lavorato con tanto impegno anche in condizioni difficili e rafforzare lo spirito di squadra. Se vi capiterà ancora di lavorare insieme, la vostra relazione avrà già delle basi solide che renderanno la collaborazione ancora più proficua. 

Cambia fin da subito il tuo approccio al lavoro di gruppo!

Grazie a questi 12 utili suggerimenti per lavorare sui progetti di gruppo, siamo certi che affronterai i tuoi incarichi futuri senza il timore che il tuo sia un lavoro faticoso e poco gratificante. Che ne dici di condividere questo articolo con i membri del tuo team per sapere cosa ne pensano? 

Ti sarai probabilmente reso conto che la maggior parte dei nostri consigli è basata sulla scelta del giusto tipo di software, ma iscriversi solo per ottenere strumenti di comunicazione e di gestione dei progetti e time tracker può rivelarsi piuttosto costoso.

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