La guida definitiva: 15 migliori pratiche per una pianificazione efficace

La pianificazione, ossia la pratica di strutturare le attività, le tappe e le fasi, è alla base di ogni progetto di successo. Una pianificazione efficace aiuta infatti ad allocare correttamente le risorse, a determinare il budget e a creare una timeline di progetto comprensibile ed eseguibile.

Per ottenere risultati ancora migliori nella gestione dei tuoi progetti, è fondamentale approfondire le tue competenze in questo ambito. Vuoi imparare come rendere ancora più efficiente la pianificazione dei tuoi progetti? Allora continua a leggere: stai per scoprire le 15 migliori pratiche per uno scheduling efficace, che ti aiuteranno a raggiungere il successo desiderato in tempi brevi.

FAQ

1. Capire che genere di risultati si desidera ottenere dal progetto

Per giungere a una pianificazione efficace del progetto, è necessario innanzitutto sapere quali risultati si desidera ottenere. Avere in mente un traguardo preciso ti aiuterà a determinare la rotta da seguire con maggior precisione e, per questo motivo, dovresti prenderti il tempo necessario per discutere con i tuoi clienti, le parti interessate e i membri del team di lavoro. L’obiettivo è ottenere una visione il più possibile precisa non solo dei deliverable desiderati, ma anche del modo in cui verrà misurato il successo finale.

Potrai dedicarti alla creazione del calendario di pianificazione solamente quando gli obiettivi e gli indicatori chiave di prestazione risulteranno ben chiari. Pianificare con efficacia significa concordare cosa si desidera ottenere, in quali tempi e con quale budget: una volta che tali informazioni saranno state messe per iscritto, arriverà il momento di delineare il progetto.

2. Stabilire la struttura che il lavoro dovrà seguire

Tra le numerose tecniche di pianificazione in grado di aumentare l’efficienza del progetto, una delle più efficaci è senz’altro la struttura di ripartizione del lavoro, meglio nota con il termine inglese work breakdown structure (WBS). Questa tecnica consiste nell’analizzare il progetto in dettaglio, prendendo nota dei vari deliverable e delle loro date di consegna. Tali deliverable verranno poi suddivisi in attività da completare al fine di realizzarli.

Utilizzare questa tecnica offre numerosi vantaggi, primo tra tutti la possibilità di aggiungere dettagli ai deliverable, così da aiutare i partecipanti al progetto a comprendere meglio di quali attività dovranno occuparsi. La WBS consente di ottenere una visione del progetto sia panoramica che dettagliata, ideale per portare a termine una pianificazione efficace.

3. Suddividere gli incarichi in attività più piccole e facilmente gestibili

Nel punto precedente è stata esposta la necessità di specificare gli incarichi che compongono ciascun deliverable del progetto. Questi incarichi, a loro volta, dovrebbero essere suddivisi in attività più piccole e gestibili: solo così sarà possibile ottenere un elenco dettagliato di incarichi facili da comprendere e, soprattutto, da eseguire.

Immagina di prepararti a commercializzare un nuovo prodotto di bellezza: in questo caso, gli incarichi minori da affrontare riguarderanno le ricerche all’interno della nicchia di mercato scelta, l’analisi del pubblico di riferimento e della concorrenza e la comprensione delle aspettative della clientela. Perché il progetto ottenga i risultati sperati ogni azione deve essere eseguita individualmente e all'interno del lasso di tempo stabilito, oltre a risultare immediatamente comprensibile.

4. Prestare attenzione alle dipendenze tra le varie attività

Ai cosiddetti incarichi principali sono legati una serie di incarichi più piccoli (definiti secondari) che dovranno essere portati tutti a termine per concludere l’incarico principale con successo. Le dipendenze tra le varie attività rivestono quindi un ruolo fondamentale ed è necessario dedicare loro la massima attenzione.

Al momento di iniziare la gestione delle pianificazioni, prendi in considerazione le varie dipendenze tra gli incarichi: se un’attività secondaria dovesse subire dei ritardi, quella principale non verrà completata in tempo. Una delle migliori pratiche di pianificazione è quella di lasciare un margine di sicurezza fino al momento della consegna, in modo da evitare qualunque ritardo in grado di danneggiare l’esito del progetto. Puoi anche scegliere di monitorare le dipendenze con un valido software di gestione degli incarichi come Bitrix24, che ti permette di visualizzarli in modo differente.

5. Impegnarsi ad accettare le scadenze finali del progetto solo dopo aver valutato ogni fase

Uno degli errori più frequenti nella pianificazione è quello di impegnarsi a rispettare le scadenze finali del progetto troppo rapidamente, prima di aver valutato con attenzione ogni fase. Ciò accade perché vengono prese in considerazione solo le milestone fondamentali, ossia gli incarichi stabiliti in un programma di alto livello.

Per puntare a una pianificazione efficace dovresti sviluppare sia un programma di alto livello che uno di livello più basso, in modo da comprendere in maniera approfondita cosa prevede l'attuazione di ogni aspetto del progetto. All’interno di un programma di questo tipo sarà possibile registrare le scadenze stabilite per ottenere le informazioni, sviluppare le idee ed eseguirle al fine di raggiungere il risultato sperato. Utilizzarli entrambi ti permetterà di ottenere risultati davvero ottimali.

6. Scegliere gli strumenti di pianificazione più adatti alle esigenze dell’azienda

Desideri raggiungere la massima efficienza nella pianificazione? Allora devi poter contare su strumenti altamente tecnologici, che ti consentiranno di monitorare, controllare e modificare il progetto dall’inizio alla fine. Analizza la tecnologia per la pianificazione sul mercato e scegli lo strumento che meglio si adatta alle tue necessità, al budget e agli obiettivi prestabiliti.

La soluzione è Bitrix24: un software per la pianificazione funzionale e intuitivo, perfetto per gestire i progetti e comunicare e connesso con innumerevoli strumenti, come calendari di gruppo, personali e aziendali, CRM e molto altro. Avrai la possibilità di suddividere gli incarichi e assegnare sia quelli primari che quelli secondari, realizzare una pianificazione giornaliera, mensile o persino trimestrale in un unico spazio, comunicare con i membri del team e i clienti e collaborare online nella massima semplicità.

7. Revisionare le scadenze imposte ai deliverable con i fornitori e i lavoratori esterni all’azienda

Spesso, per raggiungere gli obiettivi stabiliti dal cliente, è necessario rivolgersi ad aiuti esterni e contattare lavoratori come scrittori, graphic designer o fornitori di prodotti o componenti. Se si desidera ottenere una pianificazione efficace, è fondamentale stabilire scadenze realistiche e raggiungibili assieme ai tuoi collaboratori.

Tieni sempre a mente che i lavoratori esterni all’azienda hanno altri progetti a cui dedicarsi e che, di conseguenza, il loro calendario di pianificazione e gli impegni risulteranno diversi dai tuoi. Fissa le scadenze solo dopo aver discusso con loro e organizza delle riunioni periodiche, che ti aiuteranno a monitorare i progressi del progetto e ad affrontare eventuali ritardi o imprevisti. Infine, non dimenticare di stabilire delle clausole precise all’interno dei contatti, che indichino, ad esempio, come comportarsi in caso di inadempienza delle scadenze.

8. Determinare le tempistiche stimate insieme al team di lavoro

Il tuo team è certamente composto da esperti in diversi settori, che possiedono conoscenze in ambiti fondamentali del progetto. Puoi scegliere di mettere tali conoscenze a servizio del progetto e consultarti con loro per creare un calendario di pianificazione efficace. Ovviamente, dovrai calcolare in maniera precisa le scadenze e includere tutte le fasi rilevanti.

Organizza una riunione con tutto il tuo team, in cui condividerai con ciascun membro gli incarichi da svolgere e le date di consegna previste. Ascoltali, identificate insieme le possibili sfide e chiarisci con loro tutti gli aspetti del calendario: in questo modo, potrete comprendere con maggior chiarezza i requisiti di ciascun compito. L’obiettivo finale è quello di ottenere un calendario preciso, basato su stime realistiche e realizzabili.

9. Osservare il percorso critico del progetto

Arrivato a questa fase della pianificazione, sarai già in grado di determinare il cosiddetto percorso critico del progetto. Rivolgi la tua attenzione a tutte quelle attività e incarichi che è necessario eseguire per portarlo a termine, oltre al tempo minimo necessario. Avere a portata di mano una copia del percorso critico ti permetterà di individuare le situazioni in grado di influenzarlo negativamente, nei casi peggiori, di condurlo al fallimento.

Rifletti sui possibili ostacoli che potresti incontrare all’interno del percorso critico e chiediti come sia possibile evitarli. Se desideri mantenere il progetto sulla giusta rotta e completarlo all’interno del lasso di tempo previsto, dovrai osservare e analizzare con attenzione il suo percorso critico.

10. Monitorare costantemente il calendario di pianificazione, effettuando modifiche se necessario

I consigli che stai leggendo contribuiscono certamente alla creazione di un calendario di pianificazione completo ed efficace. Ricorda, però, che il mercato e i ritmi di lavoro cambiano e che anche le risorse possono essere riorganizzate: ecco perché tale calendario deve essere monitorato costantemente e modificato quando necessario.

Le riunioni di revisione offrono uno spazio ideale per controllare l’avanzamento del progetto e decidere le eventuali modifiche. Includile in anticipo nel tuo programma: aiuteranno te e il tuo team a discutere lo stato degli incarichi, affrontare insieme eventuali ostacoli e adattarsi ai cambiamenti apportati.

11. Analizzare i rischi e creare dei piani di emergenza

Ogni progetto comporta un certo livello di rischio, che potrebbe influire sul calendario della pianificazione. È però possibile tenere i rischi sotto controllo: per riuscirci dovrai innanzitutto analizzare il progetto dall’inizio alla fine, così da identificare i potenziali ostacoli e il loro impatto sul lavoro generale. In seguito, sarà necessario creare un piano di contenimento, che includa azioni concrete per ridurre la probabilità che tali rischi si realizzino.

La creazione di piani di emergenza è parte integrante di una pianificazione efficiente: tali piani ti aiuteranno a reagire prontamente di fronte a qualunque situazione di difficoltà, riallocando le risorse, modificando le scadenze e adottando tutte le misure necessarie al fine di salvaguardare il progetto. In caso di necessità, tali piani dovranno essere attivati immediatamente.

12. Affidarsi alle tecniche di compressione del calendario senza esagerare

A volte si è costretti ad anticipare ulteriormente scadenze già strette. Le tecniche di compressione del calendario, come il crashing e il fast tracking, possono rivelarsi un alleato eccellente per mantenere il progetto sulla giusta rotta. È però fondamentale applicarle con moderazione, in modo da evitare squilibri nella pianificazione giornaliera del progetto.

La tecnica del crashing implica l’assegnazione di risorse aggiuntive a un’attività, in modo da ottenere un’esecuzione più rapida. Se le risorse necessarie non verranno tagliate da un altro incarico, però, il costo totale del progetto potrebbe aumentare. Il fast tracking consiste invece nell’eseguire simultaneamente delle attività sequenziali: in questo caso, il rischio di errori e la pressione sui membri del team aumentano, mentre il tempo necessario alla revisione e al controllo del progetto diminuisce.

13. Implementare dei diagrammi per la pianificazione organizzativa

Una delle tecniche di pianificazione più diffuse è l’utilizzo di diagrammi, rappresentazioni visive essenziali per organizzare e comprendere in maniera approfondita la struttura e i processi del progetto. I diagrammi di Gantt, ad esempio, permettono di rappresentare graficamente gli incarichi nel corso del tempo, semplificando la visualizzazione delle sequenze, della loro durata e delle dipendenze tra i vari compiti. I diagrammi di flusso, invece, aiutano a rappresentare graficamente la sequenza delle fasi o dei processi di un progetto, per identificare le decisioni da prendere e le azioni da eseguire nelle diverse situazioni.

Le mappe mentali consentono di organizzare le idee in maniera gerarchica e visiva: è possibile utilizzarle con successo nella fase di pianificazione iniziale per definire gli obiettivi e creare collegamenti tra i vari elementi del progetto. Puoi anche affidarti alle potenzialità delle bacheche Kanban: basate su un sistema di schede che rappresentano i vari incarichi, permettono di collocare tali schede all’interno di colonne che indicano le varie fasi del progetto. In questo modo è possibile monitorare l’avanzamento delle attività in tempo reale e identificare rapidamente eventuali bottleneck, oltre a stabilire facilmente la priorità dei vari incarichi.

14. Consultare esperti esterni all’azienda

Valutare oggettivamente il proprio lavoro non è semplice: in questo senso, il parere di un professionista esterno può aiutarti a ottenere una prospettiva del tutto nuova sul progetto e una pianificazione efficiente. Tale ruolo può essere ricoperto da un collega molto rispettato o da un consulente che lavora in un’altra azienda.

Un aiuto esterno può aiutarti a identificare eventuali mancanze nella pianificazione, indicare aree di miglioramento e offrire soluzioni inaspettate, che aumenteranno le possibilità di successo del progetto. Perché il feedback ricevuto risulti davvero efficace, però, dovrai essere in grado di accettare le critiche costruttive.

15. Sfruttare le conoscenze acquisite per ottimizzare la pianificazione dei nuovi progetti

L’ultimo consiglio di questa guida alla pianificazione efficace riguarda l’importanza dell’esperienza: applicare le conoscenze acquisite ai progetti futuri è infatti cruciale per migliorare costantemente e raggiungere gli obiettivi prestabiliti con maggior semplicità.

Identifica le aree in cui si sono verificati ritardi o problemi, impara dagli errori commessi per affinare la tua strategia e non commetterli in futuro, ottimizza la tua pianificazione, l’allocazione delle risorse e la gestione del tempo. Presta particolare attenzione a eventuali cambiamenti nella disponibilità delle risorse e nelle abilità del team e adatta il piano alle tue circostanze attuali: grazie a questi accorgimenti, sarai in grado di assicurare una pianificazione efficiente, con obiettivi raggiungibili e realistici.

Aumenta la produttività dell’azienda grazie a una pianificazione davvero efficace

La pianificazione efficace potrebbe apparire come una vera sfida, ma se applicata nel modo corretto consente di minimizzare i costi, aumentare la produttività e garantire risultati senza precedenti. Se desideri ottenere una corretta pianificazione strategica, dovresti innanzitutto comprendere perfettamente sia l’obiettivo finale che il percorso da seguire per ottenerlo. Organizza poi la struttura del tuo lavoro, suddividi gli incarichi in attività più piccole e gestibili e implementa degli strumenti di pianificazione, in grado di monitorare i progressi del progetto e affrontare eventuali ostacoli nella maniera più adeguata.

In seguito, stabilisci una tabella di marcia dettagliata, collabora con fornitori e collaboratori esterni per stabilire scadenze raggiungibili e monitora regolarmente il percorso seguito dal progetto, facendo attenzione al suo percorso critico. Implementa le tecniche di compressione del calendario per affrontare i possibili ritardi, analizza i rischi, chiedi consiglio a un professionista esterno di cui ti fidi. Impara dai tuoi errori e impiega le conoscenze acquisite per migliorare: adottare tali pratiche all’interno della pianificazione strategica aiuterà la tua azienda a crescere come mai prima d’ora.

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