Il monitoraggio dei KPI aziendali e delle prestazioni dei propri dipendenti è un'attività indispensabile per verificare la produttività dei propri dipendenti. In questo articolo, oltre a dare informazioni generali sui KPI aziendali e sulla funzione del monitoraggio delle prestazioni dei collaboratori, presenteremo i migliori software disponibili al momento sul mercato. Oltre che sul controllo del team, ci soffermeremo anche sulle implicazioni legali ed etiche del monitoraggio delle prestazioni in azienda.
Introduzione al monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti
Il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti di un'azienda è un'attività necessaria per migliorare efficienza e produttività del proprio team di lavoro e per raggiungere al meglio i propri obiettivi. Si tratta di un'attività che non va vista con finalità punitiva, quanto piuttosto come uno strumento utile a individuare aree dove le prestazioni possono essere migliorate.
Il monitoraggio delle prestazioni non dovrebbe mai prescindere da un rapporto franco, aperto e collaborativo con i propri dipendenti. L'identificazione di una prestazione che può essere migliorata deve essere seguita da un confronto che possa aiutare sia aziende che dipendenti a migliorare la produttività in vista di un obiettivo comune.
Cos’è un KPI e come si utilizza
KPI è un acronimo che costituisce l'abbreviazione delle parole key performance indicators. I key performance indicators possono essere indicati in italiano come indicatori chiave delle performance e mirano alla misurazione di una prestazione o di un'attività in rapporto a uno specifico obiettivo.
Lo scopo dell'utilizzo dei KPI è individuare aree di miglioramento della prestazione di un dipendente o di un’impresa. Si tratta di un sistema di monitoraggio che può contribuire alla valutazione delle prestazioni in differenti settori come:
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Risultati di produzione
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Prestazioni relative alle vendite
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Efficacia dell'attività dei servizi clienti
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Performance relative ai progetti.
I KPI possono costituire un obiettivo tangibile e misurabile per i dipendenti e li aiutano a comprendere come migliorare le loro prestazioni. Possono anche essere collegati a meccanismi di premi sulle performance relative al lavoro.
I migliori strumenti sul mercato per il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti
Il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti può ormai avvalersi di software avanzati che consentono il tracciamento e il controllo delle prestazioni del team. Ecco 7 strumenti che possono essere utilizzati per migliorare organizzazione, strategie e monitoraggio del lavoro del team.
Bitrix24
Bitrix24 è un software all-in-one che tra i molti tool a disposizione integra strumenti per la gestione delle performance dei membri del team. Bitrix24 consente di tracciare i KPI aziendali a vari livelli, sia individuali, che a livello di progetto, che di un intero dipartimento. È anche possibile impostare KPI di differente tipologia come, per fare alcuni esempi, operativo, strategico, qualitativo o quantitativo.
Visto che in Bitrix24 tutti gli strumenti di collaborazione e gestione sono integrati in unico software, è possibile una misurazione efficiente delle prestazioni tramite il CRM, ad esempio con il monitoraggio del numero di chiamate con i clienti, degli appuntamenti fissati o dei tassi di conversione.
Allo stesso modo si possono monitorare le ore lavorate, il raggiungimento degli obiettivi e il completamento dei progetti e si possono ottenere report personalizzati per analizzare i vari key performance indicators. Bitrix24 è uno strumento flessibile per la gestione delle performance che ti consente di definire quali KPI controllare secondo le esigenze della tua azienda. Inoltre, ha un'interfaccia intuitiva che lo rende facilmente utilizzabile anche da parte di chi non ha specifiche competenze tecniche.
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Bitrix24 non solo consente di monitorare le prestazioni ma mette a disposizione una piattaforma all-in-one utilizzabile per tutte le attività legate a produttività, comunicazione interna ed esterna con i clienti e marketing.
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Basecamp
Basecamp è una piattaforma di collaborazione online abbastanza popolare in tutto il mondo. Consente di creare progetti specifici, assegnare compiti ai membri del team, impostare scadenze e monitorare progressi e andamento delle attività relative. Tramite strumenti per la discussione e il commento consente di ricevere feedback continui per i membri del team.
Pur potendo costituire un buono strumento per il monitoraggio di una prestazione relativa a un processo produttivo, manca di funzionalità e rapporti avanzati, come quelli presenti in Bitrix24. Dunque per essere usato in modo efficiente come strumento professionale per il monitoraggio puntuale delle prestazioni dovrebbe essere probabilmente integrato con altri strumenti.
IntelliHR
Al contrario di Basecamp, IntelliHR dispone di funzionalità anche molto avanzate per il monitoraggio delle prestazioni dei lavoratori. Questo software nasce come piattaforma per le risorse umane e dunque con lo specifico obiettivo di controllare le prestazioni dei dipendenti in differenti settori. Consente di controllare l'engagement e il coinvolgimento dei dipendenti, di svolgere un'analisi predittiva rispetto a potenziali problemi nel team, di avere a disposizione analisi dei dati e altri report personalizzati.
Di fronte a caratteristiche molto apprezzabili e a indubbi vantaggi, lo svantaggio della piattaforma è probabilmente quello opposto rispetto a Basecamp, vale a dire che può essere di complessa configurazione, soprattutto per le aziende che non hanno un reparto IT dedicato. Inoltre, è una soluzione software che richiede un preventivo personalizzato e che può richiedere di affrontare, in proporzione alle dimensioni del team, anche costi significativi. Un ultimo ma non trascurabile limite è che non sia al momento disponibile una versione in italiano.
Desktime
Desktime è un software per il monitoraggio dipendenti piuttosto usato e che ha il vantaggio di avere costi abbastanza contenuti. Tra le sue caratteristiche principali si possono citare la possibilità di osservare in tempo reale quali applicazioni stanno utilizzando i dipendenti, report dettagliati sulle attività, identificazione delle distrazioni, misurazione del tempo attivo sui software di lavoro.
Come si può vedere, è un tipo di software che mira più al controllo costante dei dipendenti che a una misurazione dei risultati intesa in senso collaborativo. Un suo utilizzo intensivo potrebbe dunque minare il rapporto di fiducia con i propri collaboratori, dare un senso di oppressione e se non usato con le giuste cautele anche porre questioni etiche e di privacy.
Monitask
Monitask è un altro strumento piuttosto popolare per il monitoraggio delle prestazioni. Il suo funzionamento è abbastanza semplice: è richiesto a tutti i dipendenti di scaricare e installare l'applicazione sul proprio device e da quel momento si possono iniziare a misurare le attività dei dipendenti, anche rispetto a specifici progetti o obiettivi.
Si tratta di un software che mira più alla misurazione quantitativa che a quella qualificativa e potrebbe minare la fiducia se non usato nel modo corretto. I prezzi sono per utente e dunque aumentano al crescere delle dimensioni del team di lavoro.
Trello
Trello è uno strumento molto utilizzato per il project management per i suoi costi molto contenuti, ma dispone di strumenti piuttosto semplici per quanto riguarda il monitoraggio delle prestazioni. Oltre a non disporre di reportistiche avanzate, non ha nemmeno strumenti automatici per la misurazione degli indicatori di performance e la verifica del lavoro si basa soprattutto sull'attività dei dipendenti, che sono chiamati ad aggiornare lo stato di avanzamento dei progetti.
Ha dalla sua il fatto di avere un'interfaccia di aspetto semplice e molto intuitiva basata su schede e di poter essere usato con grande semplicità. D'altra parte, non è adatto per chi vuole adottare una strategia avanzata di misurazione delle performance e della produttività.
Clickup
Clickup è uno strumento per la gestione dei progetti piuttosto versatile che può essere utilizzato anche per il monitoraggio delle prestazioni del team. È un prodotto che ha uno schema di prezzi che prevede una versione gratuita per alcune funzionalità di base come la creazione di task, liste e con 100 MB di spazio a disposizione.
Le funzionalità più avanzate che possono anche consentire automatizzazioni nella misurazione dei key performance indicator sono riservate invece alle versioni a pagamento, tra cui a livello aziendale sono presenti Business, Business Plus ed Enterprise.
Il ruolo del controllo di gestione nel monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti
Quando si parla di controllo di gestione si fa riferimento alle procedure che permettono di monitorare i KPI, le attività di un'azienda e le prestazioni dei dipendenti. Obiettivo di questo processo aziendale è dunque aumentare efficienza e produttività tenendo sotto controllo le attività lavorative e intervenendo per il miglioramento delle performance non in linea con gli obiettivi aziendali.
Come definire i KPI giusti per il tuo business
La definizione degli indicatori più adatti per il proprio business deve essere commisurata alle esigenze aziendali. Ciò che interessa all'azienda non è necessariamente monitorare tutte le performance in tutti i settori, quanto piuttosto quelle che si ritengono strategiche per la propria attività.
Un possibile approccio alla questione è individuare le aree del proprio business che hanno maggiore impatto sui risultati, come le attività di assistenza e di contatto con i clienti, il marketing, determinati progetti ritenuti importanti. Una volta individuate le aree strategiche ci si può concentrare sul monitoraggio delle performance in quei settori.
Utilizzo dei KPI per migliorare l’efficienza del personale
Una volta individuate le aree di miglioramento tramite l'analisi dei KPI è possibile prendere decisioni per aumentare le produttività e intervenire sui fattori più critici. Va sempre preferito un approccio collaborativo, dando la possibilità laddove indicato anche ai dipendenti di visualizzare le aree di lavoro in cui possono ottenere un miglioramento sia in termini quantitativi che qualificativi, utilizzando meccanismi come i premi di produzione per incentivare una maggiore produttività. I KPI possono aiutare anche a migliorare la gestione della forza lavoro e a raggiungere gli obiettivi di business.
Monitoraggio e analisi dei KPI
Complessivamente, si può ritenere il monitoraggio dei KPI fondamentale per la crescita e il successo di un'azienda. Sono particolarmente utili soprattutto se si attua un controllo frequente che può consentire di intervenire in modo tempestivo sulle aree più critiche. Inoltre, consentono di prendere decisioni informate per aumentare la produttività, l'efficienza dell'azienda e dei suoi dipendenti.
Adattamento e revisione dei KPI aziendali
I KPI aziendali dovrebbero anche essere revisionati e adattati regolarmente secondo le esigenze dell'azienda. Il processo di adattamento e revisione degli indicatori di performance consente di far sì che restino pertinenti ed efficaci. Inoltre, potrebbe essere utile monitorare aree di attività che non erano precedentemente presidiate, perché si ritiene che siano nel frattempo diventate cruciali per la crescita aziendale.
Monitoraggio dei dipendenti e GDPR
Il monitoraggio dei dipendenti deve essere compiuto nel rispetto delle leggi vigenti. Nello specifico, la normativa più importante in questo ambito è il GDPR, vale a dire il Regolamento dell'Unione Europea sulla protezione e sicurezza dei dati. Il Regolamento stabilisce regole stringenti per il trattamento dei dati personali che interessano anche il monitoraggio dei dipendenti.
Visto che può comportare anche il trattamento dei dati personali, il GDPR richiede che in questi casi i lavoratori forniscano il loro consenso. Il GDPR ha introdotto inoltre il principio di necessità e minimizzazione. Ciò significa che il monitoraggio deve essere necessario per motivi connessi all'attività aziendale e dei datori di lavoro e che vanno raccolti solo i dati strettamente necessari per tale finalità.
Come scegliere il proprio software di monitoraggio dei dipendenti
La scelta del proprio software di monitoraggio dei dipendenti dipende dagli obiettivi aziendali e dalle necessità che si ritiene di poter avere ed è dunque una valutazione che va fatta a livello aziendale. Tuttavia, in un momento in cui i processi di lavoro sono sempre più interconnessi, si può prendere in considerazione l'uso di un software che integri le funzioni di monitoraggio delle performance e misurazione dei KPI aziendali con gli altri strumenti utili per la gestione dei progetti, dei clienti e delle attività di marketing. Questo consentirà sia di tenere sotto controllo i costi che di integrare le differenti aree di lavoro.
Il software omnicomprensivo Bitrix24 può dunque costituire una soluzione ideale perché abbina alle funzioni per il monitoraggio delle prestazioni e degli indici delle performance, integrandoli in un unica piattaforma, un CRM per la gestione dei contatti, strumenti per la collaborazione nei progetti aziendali, tool per il marketing e per le attività dei social media. Ciò consente sia di monitorare le prestazioni in modo quantitativo oltre che qualitativo che di disporre di una piattaforma all-in-one utilizzabile da manager e dipendenti per tutte le attività legate a produttività, comunicazione interna ed esterna con i clienti e marketing.
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Alcune conclusioni sul monitoraggio dei KPI aziendali
Il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti da parte del datore di lavoro è un'attività fondamentale per aumentare efficienza e produttività e per raggiungere in modo rapido e puntuale i propri obiettivi. Il monitoraggio dei KPI può essere utilizzato per analizzare le performance legate a vari progetti e attività sia in termini quantitativi che qualitativi. I sistemi e i software per monitorare le performance permettono di automatizzare questo processo e di fondare una cultura aziendale basata sui risultati e sulla collaborazione efficiente tra i membri del team.
