I migliori 6 software per la gestione di incarichi e progetti e come trovare quello più adatto alle proprie esigenze

Cosa sono gli strumenti per la gestione di incarichi e progetti?

I progetti di successo seguono sempre un piano, ovvero ogni loro passaggio è programmato e di facile comprensione per i lavoratori e per i manager che lo devono monitorare. Il ruolo più importante è quello di una corretta pianificazione delle scadenze e di un’efficace assegnazione degli incarichi. Se hai un quadro completo già dall’inizio, il tuo percorso sarà in discesa poiché sarai in grado di evitare o risolvere eventuali problemi.

Per ottenere tutto ciò, avrai bisogno di alcuni strumenti specifici, ovvero strumenti di task e project management. Sul mercato sono disponibili centinaia di software e strumenti diversi. Ecco perché ti invitiamo a leggere il nostro articolo in cui stiliamo l’elenco dei migliori software gratuiti (e non) per la gestione degli incarichi.

Bitrix24

Bitrix24 è molto di più di un semplice software per la gestione degli incarichi di gruppo, ma può essere usato anche solo per questo scopo.

Caratteristiche

Creare un incarico e assegnarlo a un dipendente è semplice e i membri coinvolti in qualsiasi incarico riceveranno promemoria relativi alle varie attività in modo che possano completarle prima della loro scadenza.

Puoi anche dividere un incarico più grande in una lista di controllo con incarichi minori e ognuno di questi può essere assegnato a persone diverse e, incoraggiando il lavoro di squadra, consente di completare gli incarichi molto più velocemente. Puoi anche assegnare la priorità ad alcuni punti della lista di controllo nel caso in cui sia necessario completarli prima degli altri.

Con Bitrix24 hai a disposizione diverse modalità di visualizzazione degli incarichi:

• Responsabile pianificazione: qui puoi personalizzare e organizzare manualmente gli incarichi da svolgere, suddividendoli per priorità, aggiungendo colonne extra, trascinandoli da una colonna all’altra e altro ancora;

• Scadenza: puoi scegliere di spostare in cima all’elenco gli incarichi che devono essere eseguiti per primi così da averli a portata di clic;

• Calendario: fornisce una panoramica dell'intero mese, in cui puoi visualizzare gli incarichi da svolgere quotidianamente.

• Elenco: è l’opzione di base in cui gli incarichi vengono visualizzati come in una lista, senza un ordine preciso se non quello di creazione.

Con Bitrix24, è anche possibile tenere traccia del tempo e di altri dati relativi al completamento degli incarichi. Inoltre, hai a disposizione i report, come quello sull’efficienza giornaliera dei dipendenti, che permette agli utenti di perfezionare il processo di lavoro e le loro prestazioni.

Per una gestione più avanzata degli incarichi, puoi utilizzare anche altri strumenti come modelli di incarichi e campi personalizzati, che semplificano il lavoro con gli incarichi ricorrenti.

È possibile anche impostare le dipendenze tra incarichi così da mostrare ai dipendenti come il lavoro di una persona possa influenzare quello degli altri, aumentare la trasparenza e rendere comprensibile l'intero progetto a tutti i livelli coinvolti.

Prezzo

Bitrix24 offre sia un piano gratuito che dei piani a pagamento. La scelta del piano dipende dalle tue esigenze e dalla dimensione del tuo team. I prezzi variano in base al piano e, per questo, ti invitiamo a consultare il nostro listino prezzi per capire quale sia l’opzione più adatta a te.

ClickUp

ClickUp è un valido software per la gestione degli incarichi che si basa su un sistema di drag-and-drop, facile da usare anche per coloro che sono alle prime armi e non hanno mai utilizzato degli strumenti simili. La sezione di gestione degli incarichi è sicuramente il suo punto forte, ma può essere utile anche per la gestione generale del progetto.

Caratteristiche

ClickUp risulta essere piuttosto conveniente specialmente per i project manager, in quanto offre varie funzionalità per la creazione e l'organizzazione degli incarichi. Prima di tutto, è possibile creare modelli per incarichi e progetti che sai che si ripeteranno, che possono essere facilmente gestiti semplicemente impostando l’intervallo di ripetizione. In questo modo, non dovrai sprecare il tuo tempo a riempire gli stessi campi ogni volta.

Una funzione molto utile offerta da ClickUp sono le bozze. Non preoccuparti se inizi a creare un incarico e poi ti dimentichi di completarlo: la bozza verrà salvata e potrai completarla in qualsiasi momento.

Anche la struttura degli incarichi può essere modificata: puoi iniziare con una lista di controllo di base ed enumerare semplicemente tutti gli incarichi che devono essere completati. Quindi i membri del tuo team potranno fare un double-check una volta completato l’incarico.

Nel caso in cui occorra cercare incarichi con requisiti specifici, è possibile ordinare l'elenco in base a diverse caratteristiche. È disponibile un'ampia gamma di impostazioni che consentono di trovare rapidamente le informazioni necessarie, come i filtri, anche se il metodo più semplice, secondo noi, è quello di usare la barra di ricerca e digitare semplicemente il titolo dell’incarico che stai cercando.

ClickUp offre 4 tipi diversi di vista:

• Elenco: in cui gli incarichi sono elencati uno per uno e quelli che devono essere completati prima vengono spostati in alto;

• Bacheca: il tipo di visualizzazione più comune. Simile a qualsiasi scheda in stile Kanban, la bacheca rappresenta visivamente il progetto nel suo insieme;

• Box: una sorta di tabellone che fornisce molti più dettagli e informazioni su ogni incarico;

• Calendario: panoramica del mese corrente o del mese successivo, scadenze incluse.

Prezzo

ClickUp offre due opzioni: un piano gratuito con 100MB di spazio di archiviazione, utenti e incarichi illimitati e anche un piano a pagamento dal costo di $9 al mese per utente che include:

• Spazio di archiviazione illimitato

• Integrazioni illimitate

• Dashboard illimitate

• Ospiti e autorizzazioni di accesso

• Obiettivi, Portfolio e campi personalizzati.

Todoist

Se stai cercando un software per la gestione degli incarichi, sia personali che di gruppo, Todoist è la scelta giusta per te, in quanto è stato creato appositamente per la gestione di ogni tipo di incarico.

Caratteristiche

Todoist offre una panoramica in stile check-list che può essere organizzata nel modo più adatto alle tue esigenze per assicurarti che il flusso di lavoro sia efficiente. Grazie ai diversi tipi di marker puoi etichettare le tue attività come importanti o salvarle in modo da ricordare ciò che devi fare. È anche possibile utilizzare colori diversi per contrassegnare la priorità e scegliere gli incarichi da svolgere in una determinata giornata.

Inoltre, puoi scomporre un incarico complesso in incarichi più semplici: basta aggiungere tutti gli incarichi secondari di cui hai bisogno e utilizzare lo stesso sistema di personalizzazione dei colori come in quelli principali.

Per gli incarichi ricorrenti, puoi semplicemente impostare un promemoria con cadenza regolare, particolarmente utile per incarichi che si ripetono ciclicamente.

Grazie ad alcune funzionalità, come l’assegnazione dei dipendenti a ogni fase del progetto, Todoist è un software in grado di facilitare anche la gestione degli incarichi di gruppo.

Dato che lavorare in team implica anche poter comunicare in modo rapido ed efficace, Todoist consente a tutti i membri del team di lasciare commenti sotto ogni incarico e, se necessario, allegare anche file e documenti.

I project manager possono usare Todoist per monitorare la produttività del team: è possibile ottenere una panoramica generale del progetto con brevi informazioni su ogni incarico e sull’utente a cui questo viene assegnato. Facendo clic sul nome di un membro del team, il software consente di visualizzare le attività che lo vedono coinvolto in quel preciso istante, quelle passate ma anche quelle pianificate per il futuro. Inoltre, grazie a Todoist Karma, ogni membro del team può calcolare e avere una panoramica dell'efficienza personale.

Comunicare con Todoist è facile in quanto, indipendentemente da dove ti trovi, avrai sempre accesso alle tue conversazioni grazie all’app mobile che puoi scaricare gratuitamente sul tuo smartphone.

Prezzo

Todoist offre tre piani:

• Piano gratuito, disponibile fino a 80 utenti, con un massimo di 5 collaboratori per progetto;

• Piano Premium, dal costo di €4 al mese per utente, disponibile fino a 300 utenti (non più di 25 collaboratori per progetto):

• Piano Business, dal costo di €6 al mese per utente, caratterizzato da un numero maggiore di funzionalità rispetto ai piani inferiori; disponibile fino a 500 utenti (non più di 50 collaboratori per progetto).

Wrike

Wrike è un software per la gestione degli incarichi facile da usare e adatto a team di varie dimensioni, dalle piccole imprese ai team interfunzionali all'interno di una grande azienda.

Caratteristiche

Wrike non permette di gestire solo gli incarichi, ma consente anche la gestione delle risorse e la ripartizione del lavoro in modo uniforme, garantendo prestazioni ottimali.

Il diagramma di Gantt sta alla base della presentazione degli incarichi all’interno di Wrike. Per gli utenti significa avere una panoramica visiva del progetto con scadenze e tempistiche chiare. Un'altra caratteristica utile è la possibilità di tenere traccia delle dipendenze tra gli incarichi che possono essere anche contrassegnate sul grafico.

Il sistema è dotato di un'interfaccia drag-and-drop che fornisce un’ottima alternativa allo schema di progetto già esistente, in quanto puoi bilanciare, in modo facile e veloce, il carico di lavoro del team, distribuendo e riassegnando le attività, se necessario. Allo stesso tempo, ti consente di visualizzare gli incarichi su cui sta lavorando il tuo team e pianificarne di nuovi in modo che nessun membro del team resti con le mani in mano.

Un altro strumento utile per l’incremento della produttività è il monitoraggio dell'avanzamento dei lavori: puoi tenere traccia dell’andamento di un progetto nel suo insieme o selezionare diversi dipendenti che vuoi tenere d'occhio.

Inoltre, al fine di organizzarti al meglio, puoi automatizzare e personalizzare i flussi di lavoro e creare, sulla base delle tue esigenze, modelli per i processi aziendali che sai che si ripresenteranno regolarmente. Automatizzare il flusso di lavoro ti consentirà di risparmiare del tempo prezioso

Altre funzionalità incluse:

• I project manager possono scaricare i report con le revisioni del lavoro e personalizzarli;

• Per rendere completo il tuo spazio di lavoro online, puoi integrare Wrike con strumenti per l'archiviazione dei dati, strumenti di comunicazione e altre applicazioni che potresti utilizzare nel tuo normale processo di lavoro. Questo significa che il tuo sistema sarà ben coordinato e non dovrai perdere il lavoro svolto su altre piattaforme se decidi di passare a Wrike.

Prezzo

Wrike offre 4 piani:

• Piano gratuito, disponibile fino a 5 utenti

• Piano Professional: $9,80/mese per utente, fino a 15 utenti

• Piano Business: $24,80/mese per utente, fino a 200 utenti

• Piano Enterprise, senza limiti di utenti (prezzo personalizzato).

Nifty

Nifty è un altro software molto popolare per la gestione di incarichi e progetti. È ottimo per un ambiente di lavoro agile in quanto uno dei principali strumenti offerti è la bacheca Kanban.

Caratteristiche

Nifty, grazie alla sua semplice interfaccia, favorisce la trasparenza e risulta facile da usare anche per coloro che non hanno esperienza con questo tipo di software.

Nifty lascia molto spazio alla personalizzazione: puoi scegliere i campi da visualizzare nella descrizione dell’incarico e la modalità di gestione delle priorità.

Se devi lavorare a un progetto piuttosto impegnativo, non spaventarti: puoi creare delle sottoattività, ovvero scomporre l’incarico principale in incarichi minori. In questo modo, avrai un maggior controllo sull’intero progetto e faciliterai il suo svolgimento.

Se desideri che un membro specifico del team sia responsabile di un determinato incarico e di tutte le sue sottoattività, puoi assegnargli un intero elenco di incarichi. Se ritieni che la distribuzione degli incarichi tra i membri del team sia più adatta, puoi procedere con un’assegnazione individuale. In ogni caso, il tuo team riceverà una notifica quando viene assegnato un incarico.

È possibile utilizzare diversi strumenti per riordinare gli incarichi, per esempio, possono essere organizzati in base alle rispettive scadenze, oppure puoi impostare filtri per visualizzare gli incarichi che vengono assegnati a determinati dipendenti. In questo modo, puoi pianificare e riprogrammare il tuo lavoro, nonché monitorarlo e, se necessario, apportare delle modifiche.

Nifty ti consente anche di tenere traccia del tempo dedicato a ogni incarico. In questo modo puoi conoscere meglio le abitudini di ogni dipendente e scoprire che alcuni lavoratori impiegano più tempo rispetto ad altri nello svolgimento di un determinato incarico e questo potrebbe essere un segnale per adottare un nuovo metodo di assegnazione degli incarichi, magari più efficiente.

Nifty offre 3 tipi di vista:

• Vista Kanban: si tratta, fondamentalmente, di una tipica bacheca in stile Kanban, che permette di avere una panoramica generale della situazione attuale del progetto con schede per ogni incarico e, se si desidera specificare lo stato o la priorità per un determinato incarico, è possibile utilizzare colori diversi;

• Dettagliata: vista generalmente più dettagliata rispetto a Kanban con informazioni più precise relative all’incarico;

• Elenco: le informazioni visualizzate sono le stesse della vista Kanban ma presentate sotto forma di elenco.

Prezzo

Nifty non ha un piano gratuito ma tre dei suoi quattro piani a pagamento prevedono una prova gratuita di 14 giorni:

• Piano Starter: $49/mese fino a un massimo di 10 utenti

• Piano Pro: $99/mese fino a un massimo di 20 utenti

• Piano Business: $149/mese fino a un massimo di 50 utenti

• Piano Enterprise: utenti illimitati e prezzo personalizzato

monday.com

Monday.com è un software per la gestione degli incarichi di gruppo. Semplice ma efficiente, risulta essere molto intuitivo con un design pulito che ti permette di rimanere concentrato sull'obiettivo principale.

Caratteristiche

Monday.com offre vari modelli che puoi usare come spunto per la creazione dei tuoi incarichi e progetti. Se non sei completamente soddisfatto di un modello, puoi facilmente personalizzarlo e adattarlo in base alle tue esigenze, aggiungendo o eliminando colonne, scegliendo le informazioni da visualizzare per tenere traccia delle varie statistiche per te importanti al fine di ottimizzare il progetto.

Inoltre, Monday.com ti aiuta a monitorare e valutare l'avanzamento del lavoro attraverso grafici progettati appositamente per la rappresentazione di tempistiche ed efficienza del lavoro.

Puoi fare affidamento su Monday.com anche per la comunicazione aziendale: oltre alla messaggistica, puoi utilizzare Monday.com per scambiare file e liste di controllo e ricercare informazioni o allegati all’interno delle chat.

Prezzo

Monday.com offre 4 piani:

• Piano Basic: €24/mese (prezzo calcolato per 3 utenti)

• Piano Standard: €30/mese (prezzo calcolato per 3 utenti)

• Piano Pro: €48/mese (prezzo calcolato per 3 utenti)

• Piano Corporate: senza limiti di utenti e prezzo personalizzato

Per concludere: come trovare il software più adatto?

Data la vasta offerta del mercato, non preoccuparti se non sai quale software scegliere. Ecco alcuni consigli utili per trovare quello più adatto alle tue esigenze:

• Dai un’occhiata alle recensioni: sicuramente altri project manager hanno già lavorato con quel software e potrebbero fornire opinioni utili circa i suoi vantaggi e svantaggi;

• Usa le versioni gratuite: non acquistare subito un prodotto ma provalo gratuitamente. Se trovi interessante la versione gratuita, è probabile che quella a pagamento sia migliore.