1. Cos'è un software di project management?
2. Perché il project management è importante?
3. I migliori 5 software di project management
Immagina che ci siano due startup della stessa dimensione. A entrambe viene assegnato un progetto da portare a termine entro due settimane. Ora immagina che, trascorse le due settimane, la startup A abbia già completato e presentato il progetto, mentre la startup B è ancora nel bel mezzo dello svolgimento.
Perché la startup A è riuscita a portare a termine il progetto con tanto anticipo rispetto alla B? Molto probabilmente perché A era organizzata meglio e ha utilizzato un software di project management.
In questo articolo ti daremo la definizione di software di project management, ti spiegheremo la sua importanza e ti indicheremo i 5 strumenti migliori di project management che dovresti conoscere.
Cos’è un software di project management?
Secondo la Guida al Project Management Body of Knowledge, la gestione di un progetto è l'applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche alle attività del progetto per soddisfarne i requisiti. Si tratta di un processo estremamente importante e, tornando al nostro esempio, è il motivo per cui la startup A è stata in grado di soddisfare i requisiti del progetto, al contrario di B.
Sicuramente, quando si parla di progetti, la domanda principale è “come li gestiamo?”.
Esistono due modi: manualmente, attraverso l’uso di note, lavagne e fogli, oppure con un software di project management.
Ma cos’è un software di project management?
Si tratta di uno strumento o una suite di strumenti che migliorano l'efficienza del team coinvolto in un progetto, permettendo di tenere traccia dei risultati finali.
Tra le due modalità, qual è meglio per la tua azienda? Se le statistiche delle aziende ad alte prestazioni sono l’unico dato su cui basarsi (e siamo fermamente convinti che lo siano), il software di project management ha chiaramente la meglio.
Il 77% dei progetti ad alta prestazione, secondo Hive, usa un software di project management, Quindi, questo dovrebbe essere un gioco da ragazzi, giusto? In teoria sì ma in pratica non sembra essere questo il caso, dato che, secondo la ricerca annuale del 2018 del Wellingtone’s The State of Project Management, solo il 22% delle aziende ha usato un software di project management nel 2018.
Tenendo a mente questi dati, il nostro articolo mira a fare chiarezza sulla necessità di usufruire di un software per la gestione dei progetti e sul perché gli strumenti di project management siano importanti per il loro svolgimento e il soddisfacimento dei loro requisiti.
Perché il project management è importante?
Quindi, perché abbiamo bisogno di un software di project management? Non sarebbe più economico gestire semplicemente il team di progetto? Inoltre, perché abbiamo bisogno della figura del project manager?
Sfortunatamente molte aziende, il 58% secondo PMI, pensandola in questo modo, non comprendono appieno il valore della gestione dei progetti.
Inoltre, le imprese che utilizzano buone pratiche di PM (project management) sprecano 28 volte meno denaro rispetto a quelle che non si avvalgono di esse. Questo non aiuta le aziende a raggiungere il successo. Ecco perché pensiamo sia essenziale parlare del motivo per cui la gestione del progetto sia fondamentale.
Pensiamo a un team come a un esercito: senza il PM il team è come un esercito senza il suo generale, gli ufficiali, la disciplina, la strategia e il senso generale dell'orientamento. In altre parole, non sono che una folla che può essere facilmente dispersa da un nemico ben organizzato.
D'altra parte, un team che utilizza strumenti per la gestione del progetto è come un esercito ben disciplinato e organizzato, con uno scopo chiaro e che si ribella ai suoi avversari.
Il project management guida il progetto fornendo visione, scopo e motivazione e se questo manca, vengono a mancare tutte queste cose. Ciò comporta uno scarso orientamento del team impegnato nel progetto, in termini di obiettivi, strategia, leadership e concentrazione.
Il project management, inoltre, aiuta a essere realistici e tenere gli occhi aperti, riportandoci alla realtà relativamente a ciò che la nostra azienda può realisticamente fornire, entro quale scadenza e per quale budget.
E, infine, il PM ci guida nella giusta direzione quando si tratta della qualità di ciò che dovremmo fornire. Non si tratta solo di rispettare la scadenza e il budget, ma anche di garantire la qualità. Infatti, se il progetto che abbiamo consegnato risulta scadente non potrà considerarsi "completato con successo".
I migliori 5 software di project management
Secondo una previsione effettuata da Mordor Intelligence relativa al periodo 2019-2024, ci si aspetta che il mercato dei software di project management raggiunga un tasso di crescita annuo del 10,17%.
Inoltre, uno studio condotto dal Transparency Market Research afferma che questo mercato raggiungerà i $6.68 miliardi entro il 2026.
Venendo a noi, chi sono i leader in questo settore? Oggigiorno, essendo presenti sul mercato decine di strumenti e software, risulta difficile scegliere. Per questo motivo abbiamo stilato per te una lista dei 5 migliori software di project management:
1. Bitrix24
2. Wrike
3. Asana
4. Monday.com
5. Basecamp
Bitrix24
Bitrix24 è stato lanciato sul mercato nel 2012 come “nuova soluzione di collaborazione per amplificare l'interazione produttiva all'interno delle aziende”. Da allora, più di 8 milioni di aziende, startup, piccole e medie imprese e grandi organizzazioni hanno scelto Bitrix24 come soluzione ideale per il project management. Questo perché Bitrix24 offre una suite completa di strumenti per la gestione del lavoro e la comunicazione che aiuta le organizzazioni a completare i loro progetti e tenere traccia dei risultati con successo, in tempo e nel rispetto del budget.
Con strumenti di gestione del progetto come il diagramma di Gantt, la bacheca Kanban e il monitoraggio del tempo, Bitrix24 aiuterà la tua azienda a completare i progetti nei tempi stabiliti e gestire il team, avendo sempre a portata di mano una panoramica generale.
I calendari dei progetti, le chat e il sistema di gestione dei documenti manterranno tutti i dipendenti aggiornati e aumenteranno la trasparenza dei tuoi progetti, mentre l'automazione degli incarichi ricorrenti e le dipendenze tra gli incarichi miglioreranno la produttività personale e del team.
Perfettamente adatte per aziende di qualsiasi dimensione, le soluzioni cloud e on-premise di Bitrix24 offrono scalabilità, integrazione con app di terze parti, facile personalizzazione, sicurezza e convenienza nel prezzo.
Cosa rende Bitrix24 il principale software gratuito per la gestione dei progetti? Sicuramente le sue (tante) funzioni utili, tra cui:
• Strumenti avanzati di reportistica (monitoraggio delle ore lavorative, efficienza negli incarichi)
• Collaborazione in tempo reale (chat, videoconferenza)
• Archiviazione e condivisione file
• Conversione da e-mail a incarico
• Automazione dei flussi di lavoro
• Diagramma di Gantt
• Kanban
• Ruoli e dipendenze negli incarichi
• App mobile
Infine, Bitrix24 offre diverse fasce di prezzo, a seconda delle dimensioni della tua azienda e delle esigenze dei tuoi progetti. Per un massimo di 12 utenti, Bitrix24 è completamente gratuito, inclusi 5GB di spazio di archiviazione online e gran parte delle funzionalità di base.
Tuttavia, per coloro che desiderano avere funzionalità in più, soprattutto per la gestione dei progetti, Project+ a €55,20/mese può essere la soluzione ideale.
A proposito, Bitrix24 è tra le pochissime soluzioni che evitano il modello di prezzo per utente a favore del pagamento dell'intero portale per l’azienda intera, molto conveniente per le aziende di grandi dimensione o per quelle in rapida crescita.
Wrike
Se stai cercando validi strumenti di project management per aumentare la produttività, allora Wrike è una scelta eccellente. Ideale per team di almeno 20 persone, Wrike è ugualmente utile nella gestione di progetti e delle attività quotidiane. Offre l'integrazione con le app e i programmi più comuni, tra cui G Suite, Adobe, Microsoft OneDrive, MS Office Salesforce, GitHub, Slack e altri.
Inoltre, Wrike è considerato affidabile da oltre 18.000 clienti in tutto il mondo, comprese aziende come Mars, Hootsuite, L'Oréal e Tiffany & Co., giusto per citarne alcune.
Dal punto di vista delle funzionalità, Wrike mette a disposizione:
• Sistema di monitoraggio del tempo
• Strumenti per una comunicazione fluida
• Report in tempo reale
• Gestione delle risorse
• Gestione degli incarichi
• Flussi di lavoro personalizzabili
• Timeline visive
• E molto altro
Wrike è gratuito per un team di massimo 5 utenti, mentre i piani Professional ($9,80/mese per utente) e Business ($24,80/mese per utente) offrono anche un periodo di prova. Per coloro che hanno bisogno di una soluzione su misura, è necessario contattare direttamente Wrike per richiedere un preventivo.
Asana
Asana, uno degli strumenti di project management su cloud più conosciuti, merita un posto in qualsiasi elenco dei migliori strumenti di PM.
Qui, l'attenzione si concentra sul monitoraggio del tempo, sui promemoria e sugli elenchi di controllo, ma ciò non significa che Asana non offra funzionalità per migliorare la produttività, anzi.
Con questo software, i project manager sono in grado di:
• Organizzare il lavoro in progetti con schede Kanban ed elenchi
• Suddividere gli incarichi in incarichi secondari
• Pianificare incarichi e progetti impostando date di inizio e scadenza, obiettivi, consegne
• Creare dipendenze nel caso in cui vi sia un incarico in attesa del completamento di un altro
• Commentare gli incarichi
• Organizzare il team
• Collaborare con partner, appaltatori e fornitori
• E non solo
Asana offre: piano Basic (gratuito, richiede solo l’iscrizione), piano Premium (€10,99/mese per utente), piano Business (€24,99/mese per utente) ed Enterprise, a seconda delle esigenze del progetto e delle dimensioni del team.
Monday.com
Monday.com è completo di numerose opzioni di automazione e dashboard che aiuteranno i project manager a ottenere molto di più dai loro progetti e team. Monday include anche l’integrazione con Google Drive, MailChimp e altre app e programmi.
Se hai bisogno di una soluzione di project management che ti aiuti a tenere traccia del lavoro di ogni dipendente e che ti assicuri che le scadenze vengano rispettate, e che il tuo team sia in grado di comunicare e gestire il lavoro, Monday.com può fare al caso tuo.
Ciò che lo differenzia dagli altri software è la possibilità di visualizzare i progetti e poter monitorarne i progressi anche a colpo d’occhio, secondo le modalità che preferisci, che si tratti di Kanban, grafico, calendario, sequenza temporale, mappa o qualcos'altro.
Monday.com consente inoltre di creare dashboard, personalizzare e automatizzare i flussi di lavoro e importare i dati con facilità, nonché visualizzare analisi e creare report.
Per quanto riguarda il prezzo, Monday.com non ha un piano gratuito come gli altri software di project management del nostro elenco, però offre una prova gratuita per ogni piano. Questo include (i prezzi sono per 5 utenti):
• Basic - €25/mese
• Standard - €39/mese
• Pro - €59/mese
• Enterprise – Contattare Monday.com
Basecamp
Per molte aziende e persone alla ricerca di una soluzione di project management per la prima volta, Basecamp rappresenta il primo software PM visualizzato. Ciò non sorprende dato che Basecamp è una delle soluzioni più antiche sul mercato, accompagnata da una reputazione ultradecennale.
Basecamp include diverse funzionalità, tra cui:
• Archiviazione di file e documenti (collegabile a Google Docs, include drag and drop e la cronologia delle versioni)
• Pianificazione (che puoi visualizzare con Google Calendar, Outlook o iCal)
• Chat di gruppo (con una chat per ogni progetto e la possibilità di allegare file e menzionare i partecipanti)
• Messaggi diretti (conversazione uno a uno)
• Creazione e visualizzazione di report
• Inoltro e-mail
Basecamp offre due tariffe: Basecamp Personal, per uso personale, piccoli team, liberi professionisti e startup, è gratuito e include 1GB di spazio di archiviazione; Basecamp Business, per progetti e aziende di grandi dimensioni, costa $99/mese, indipendentemente dal numero di utenti, consentendo una migliore scalabilità. Inoltre, è disponibile la prova gratuita di due mesi.
