Durante la gestione di qualsiasi progetto, la pianificazione dei calendari e degli impegni di un team di lavoro sono un elemento essenziale per il raggiungimento degli obiettivi. Nel mondo del lavoro, ci si può approcciare in molti modi alla gestione di un impegno o di un progetto, ma è essenziale che tutti gli step vengano rispettati e il supremo interesse di un'azienda è che il lavoro di squadra funzioni senza intoppi.
Se un tempo la gestione della pianificazione doveva essere svolta in gran parte manualmente dai responsabili del team, esistono ormai software che consentono di organizzare gli impegni in azienda in modo che i manager possano dedicarsi a compiti più strategici. In questo articolo esamineremo alcuni dei migliori programmi software di pianificazione che sono al momento disponibili sul mercato.
Cosa sono e a cosa servono i software di pianificazione degli impegni
I software per la pianificazione degli impegni del team di lavoro sono applicazioni che grazie a linguaggi di programmazione si occupano di fornire un ausilio per la gestione degli impegni delle persone che lavorano in un'azienda. Spesso un team di lavoro si trova a dover lavorare a un progetto con delle specifiche deadline per i vari step previsti.
Questi software di collaborazione e gestione dei calendari condivisi degli impegni e delle scadenze consentono di approcciarsi nel modo migliore agli impegni e alle loro tempistiche. Ma sarebbe limitante impiegare questi software per la sola gestione dei tempi e delle scadenze. Come vedremo, i migliori software mettono a disposizione molti altri strumenti che possono costituire un importante aiuto quando si lavora in tempo reale su un progetto.
Caratteristiche dei software di pianificazione team
Tra le caratteristiche che si possono trovare in un software di pianificazione, queste sono alcune delle più utili:
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Gestione delle attività e dei progetti
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Collaborazione e condivisione di file
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Calendario e pianificazione degli eventi
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Assegnazione delle task e dei compiti di collaborazione
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Monitoraggio del progresso e delle prestazioni del team
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Integrazione con altri strumenti e applicazioni come client e mail, strumenti di comunicazione e CRM.
I migliori software per la programmazione degli impegni del team di lavoro
Ecco dunque alcuni software che mettono a disposizione molte o tutte le caratteristiche software di cui abbiamo appena parlato.
Trello, strumento semplice per la programmazione e gestione di un progetto
Trello è uno dei più conosciuti software di pianificazione per i team di lavoro. Usa la metodologia Kanban, che si basa su un approccio visivo e a schede che consente una migliore visualizzazione e gestione degli impegni. Le varie schede possono essere spostate e rimosse a seconda dell'andamento del progetto. Il gestore del team può decidere quali collaboratori aggiungere ad una determinata scheda di lavoro in bacheca.
Complessivamente, dunque, Trello costituisce uno strumento molto semplice e intuitivo per la gestione di progetti semplici da parte di un piccolo team. Per la gestione di progetti più complessi la mancanza di strumenti avanzati di gestione delle dipendenze tra le varie attività e di report dettagliati può sicuramente costituire un limite per i team di lavoro.
Per quanto riguarda i costi, Trello presenta piani piuttosto abbordabili che però hanno il limite di calcolare il costo per utente. Questo significa che al crescere del numero di componenti del team aumenteranno anche i relativi prezzi.
Bitrix24, suite gratuita per la gestione dei progetti e degli impegni del team
Se abbiamo parlato di Trello come una piattaforma con funzioni piuttosto essenziali, le funzionalità che Bitrix24 offre per la gestione dei progetti, dei calendari e degli impegni di un team di lavoro sono ben più avanzate. Si tratta di un software planning gratis
completamente in italiano e del tutto personalizzabile. Le aziende possono usarlo per creare progetti, gestirli e pianificarne le tempistiche.
Si può decidere a quali membri del team dare accesso e nello stesso ambiente di lavoro si possono utilizzare strumenti di collaborazione avanzati come messaggistica, condivisione di file, videoconferenze, schede di lavoro e calendari. Il responsabile del team ha piena scelta sull'organizzazione del lavoro e sulle autorizzazioni da dare a seconda delle competenze. Inoltre, non si tratta solo di un software di project management, ma dispone anche di un CRM avanzato per la gestione contatti e di uno strumento per il marketing potenziato dall'IA. Consente anche l'utilizzo su dispositivi mobili Android e iOS.
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Bitrix24 è un software che ha tutto ciò che serve per il project management. Inoltre, mette a disposizione strumenti di comunicazione come la messaggistica interna e le videoconferenze, permettendo di rimanere in contatto col team in qualsiasi momento, anche da remoto.
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Asana
Anche Asana è un software di pianificazione degli impegni del team che può essere utilizzato per la gestione dei progetti aziendali. Uno dei suoi obiettivi dichiarati è consentire flessibilità, scalabilità ed essere adatto per diversi tipi di progetti. Offre vari strumenti di collaborazione per il gruppo di lavoro, di condivisione di file e tracking delle attività del team.
Oltre a un piano gratuito con funzionalità limitate, dispone di piani a pagamento che utilizzano anche la tecnologia di intelligenza artificiale. Per chi ha necessità di un buon numero di membri del team per i progetti di lavoro, i costi possono lievitare però anche in modo sensibile, essendo proporzionati al numero di utenti.
Basecamp
Anche Basecamp opera nel campo dei software di pianificazione del lavoro di squadra e della gestione del tempo e dei progetti. Si tratta di un software abbastanza intuitivo, basato come altri sul metodo Kanban che permette di organizzare i vari elementi secondo priorità e fornire l’accesso a ogni scheda di progetto solo ai membri del gruppo di lavoro interessati. Mette a disposizione anche calendari degli impegni e strumenti di messaggistica e condivisione dei file.
Anche se dispone di più funzionalità rispetto a Trello, ha dei limiti nel caso della gestione di progetti più complessi, non mettendo a disposizione funzioni avanzate presenti in altri software di cui abbiamo parlato in questo articolo, come Bitrix24. Offre una versione base gratuita, anche se con funzionalità limitate.
Microsoft Teams, area di lavoro collegata a Microsoft 365
Teams è una delle più conosciute piattaforme di pianificazione, gestione del team e di collaborazione, anche grazie al nome celebre dell'azienda che lo gestisce. Del resto, sono molti a possedere un account Microsoft e quando si lavora nella gestione di un team aziendale può essere forte la tentazione di provarlo. Va subito detto che Microsoft Teams è direttamente integrato con un altra suite molto popolare della stessa azienda, vale a dire Microsoft 365.
Pertanto applicazioni come Word, Excel e Powerpoint sono parte integrante del modo in cui il codice di Teams lavora. Questo costituisce allo stesso tempo un vantaggio e uno svantaggio, poiché se un'azienda non utilizza già Microsoft 365 dovrà pagare entrambi i software per usufruire a pieno delle funzionalità. Come in altri software qui presentati, bisogna anche tener conto dei membri del team che dovranno usare il programma, visto che il costo di questa applicazione viene fatturato per utente.
Jira
Jira è uno strumento per la pianificazione e gestione del lavoro inizialmente pensato per i team di sviluppo software. Il suo utilizzo si è successivamente esteso anche ad altri tipi di attività aziendali e può essere dunque al momento utilizzato in maniera più ampia. Si caratterizza per un'ampia flessibilità e per la possibilità di personalizzazione a seconda di quali idee o progetti si stiano sviluppando.
Il fatto di essere stato pensato per i team di sviluppo software ne segna tuttavia ancora il limite. Infatti, vista l'origine legata a un tipo di lavoratori con ottime conoscenze informatiche, non è troppo intuitivo né user friendly e anche personalizzazione e integrazione con altri strumenti possono risultare ostiche per i non esperti.
Clickup
Concludiamo con Clickup questa carrellata sui migliori software per programmare e gestire gli impegni dei gruppi di lavoro. Si tratta di un software che mette a disposizione differenti modalità di visualizzazione e che si caratterizza anche per un'ampia flessibilità. Mette a disposizione degli utenti un piano gratuito anche se molte funzionalità avanzate sono riservate a quelli a pagamento. Allo stesso modo di Jira, sconta dei limiti in termini di semplicità di utilizzo, soprattutto da parte di team senza particolare esperienza in campo informatico.
Il ruolo del project manager nella pianificazione di squadra
Il project manager è una figura chiave nella gestione, pianificazione ed esecuzione di un progetto di lavoro. Infatti, spetta a lui il compito di distribuire i vari incarichi a seconda delle competenze, pianificare le scadenze di calendario e le deadline, essere in costante contatto con i membri del suo gruppo. Si tratta dunque della figura che normalmente deve avere il controllo completo sul software di pianificazione e di gestione.
Tra le competenze e qualità di un project manager ci si aspetta un'ottima capacità di comunicazione con il resto del team, ma anche un'attenta pianificazione delle scadenze dei vari compiti pianificati. Sta a lui richiamare i collaboratori al rispetto delle deadline e la presenza di un software efficiente può sicuramente facilitare anche questo compito.
L'importanza delle app mobili nell'uso dei software di pianificazione
Mentre un tempo i software giravano esclusivamente sui pc dell'ufficio, la sempre crescente diffusione degli smartphone ha assegnato un ruolo fondamentale alle applicazioni per dispositivi mobili. Se da una parte non va tralasciata la possibilità di accedere a calendari, file condivisi e progetti in corso anche quando non si è in ufficio, non va trascurato che funzioni come le notifiche push possono essere utili anche quando si è in azienda.
L'app mobile di un software di pianificazione, infatti, può inviare ad esempio notifiche quando una scadenza è vicina o quando il team leader o un altro membro del gruppo ha inviato un messaggio importante. Il responsabile del progetto, inoltre, potrà effettuare modifiche ai calendari, agli accessi o ad altri elementi anche quando è fuori ufficio.
Programmazione e automazione nella pianificazione di squadra
I moderni strumenti di automazione possono costituire un valido aiuto anche nell'ambito della pianificazione e gestione dei progetti di lavoro. Ad esempio, è possibile la programmazione dei software per la generazione dei report automatici, per ricordare scadenza importanti, per aggiornare automaticamente lo stato di un determinato task o assegnarlo a un collaboratore.
Complessivamente, si può dire che anche grazie alle nuove tecnologie basate su intelligenza artificiale alcune attività riguardanti la pianificazione e la gestione del lavoro possono essere automatizzate, liberando i project manager da noiosi compiti ripetitivi e lasciando loro il tempo di focalizzarsi sulle fasi fondamentali della gestione dei percorsi di un progetto.
Come scegliere il proprio software per la pianificazione del team e la gestione dei progetti
Quando si sceglie un software per la programmazione degli impegni del team, è bene scegliere un'applicazione che possa abbracciare a 360 gradi tutti i compiti legati alla gestione del progetto. Un calendario delle scadenze e delle schede di lavoro sono un buon punto di inizio, ma una gestione efficiente di un gruppo di lavoro non può prescindere da altri elementi come gli strumenti di condivisione, di messaggistica, di comunicazione video, di creazione e gestione degli incarichi.
Bitrix24 è un software che ha tutto ciò che serve per il project management, con un potenziamento aggiuntivo dell'IA. All'interno della piattaforma il project manager può creare rapidamente gli incarichi, anche da cellulare, mettere in particolare evidenza le scadenze più ravvicinate dei task di un progetto, gestire gli accessi dei vari membri. Inoltre, mette a disposizione strumenti di comunicazione avanzata come la messaggistica interna e le videoconferenze, permettendo di rimanere in contatto col team in qualsiasi momento, anche da remoto. All'interno della suite sono presenti anche strumenti di gestione del tempo come un orologio online per avviare, mettere in pausa o terminare la giornata lavorativa da parte dei dipendenti.
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Migliori app per programmare il lavoro del team, conclusioni e scenari futuri
In questo articolo abbiamo esaminato alcuni dei migliori software per la programmazione degli impegni del team di lavoro considerandone le varie caratteristiche. Oggi la tecnologia consente ai project manager e ai gruppi di lavoro di avere a disposizione funzionalità avanzate anche di alto livello che rendono più semplice non solo gestire le scadenze, ma più in generale i progetti e la collaborazione interna al team.
Quello dell'automazione di alcuni dei task più ripetitivi nell'ambito dei progetti di lavoro sarà probabilmente il trend intorno al quale le aziende, anche grazie alle nuove tecnologie IA, concentreranno sempre di più ricerca e sviluppo, non con l'obiettivo di superare la figura centrale del manager del progetto, ma di dargli gli strumenti per lavorare in modo ancora più efficace e produttivo.
