Il termine ‘assistente virtuale’ indica un software che può offrire vari servizi sia alle aziende che ai privati. Può avere una conversazione con i clienti fornendo risposte a varie domande e può aiutarli con assistenza in tempo reale nel lavoro quotidiano.
Si tratta di un software che ha conosciuto una rapida ascesa nel proprio utilizzo dopo l'avvento dell'intelligenza artificiale. Infatti, questo tipo di tecnologia ha consentito di passare da applicazioni basate su regole stabilite da programmatori, a software capaci di apprendere continuamente e di elaborare risposte frutto dell'addestramento compiuto con milioni di dataset.
Come funziona esattamente un assistente virtuale?
Va subito precisato che un virtual assistant funziona in modo diverso a seconda dell'app scelta e il servizio può avere varie caratteristiche. Tuttavia, si possono distinguere gli assistenti virtuali in due macrocategorie:
- Basati su intelligenza artificiale
- Non basati su IA ma su un programma predefinito
Il secondo tipo di applicazioni sono quelle che esistevano prima dei recenti passi in avanti delle intelligenze artificiali e prevedono un software che è stato precedentemente impostato dai programmatori. La prima delle due categorie, quella che riguarda l'uso dell'intelligenza artificiale, ha invece rivoluzionato il mondo degli assistenti virtuali. Grazie all'IA, infatti, da una parte l'assistente virtuale può beneficiare dell'uso del linguaggio naturale, dall'altra può progredire nel tempo anche grazie alle interazioni con ogni utente.
Come le aziende possono usare gli assistenti virtuali
Grazie all'apporto dell'intelligenza artificiale di cui si è accennato prima, a oggi sono molteplici gli usi, esterni e interni, che è possibile fare dell'intelligenza artificiale nelle aziende, sia piccole che grandi. Per quanto riguarda i primi, sicuramente questi software possono essere usati in modo efficace per l'assistenza clienti.
In termini di customer care, ad esempio, è possibile inserire nel proprio sito web aziendale un assistente artificiale che possa assistere i clienti durante la navigazione, dando loro consigli e supporto via chat durante la navigazione. Dal punto di vista dell'utilizzo interno, tra i molti utilizzi si possono segnalare l'assistenza per campagne marketing su social media o via e-mail, la gestione delle attività aziendali, la formazione del personale, l'assistenza allo staff durante la gestione dei progetti.
7 assistenti virtuali per la produttività a confronto
Ecco dunque una lista di recensioni di 7 assistenti virtuali per produttività basati su IA dalle caratteristiche diverse, ma che possono essere tutti utilizzati per vari compiti sia da aziende che da privati.
ChatGPT
ChatGPT è la più nota tra le applicazioni di intelligenza artificiale generative che possono essere utilizzate per diversi compiti sia su PC che su Android e iOS. Questo assistente virtuale chatbot è disponibile in italiano, ma va subito specificato che ChatGPT non è progettata col compito specifico di essere un assistente IA. Tuttavia, questo non impedisce di usarlo a questo scopo.
Nella sua versione gratuita, è sicuramente più adatta per l'utilizzo personale e la sua versatilità consente di interrogarla per vari compiti quotidiani. Qualora si voglia invece impiegarla per uso aziendale, è consigliabile optare per la versione enterprise a pagamento, offerta pensata per l'uso da parte di un team di lavoro, anche grazie alla possibilità di avere a disposizione una dashboard dell'amministratore.
Google Assistant
Al contrario di ChatGPT, l'applicazione Google Assistant è stata pensata e progettata per essere un assistente virtuale. È disponibile sia da smartphone Android che iOS, ti consente di fare una domanda o una richiesta, impostare promemoria, controllare da remoto elementi della domotica di casa come lampadine, forno, etc.
Si tratta di un assistente virtuale che può essere molto utile per uso privato nella vita di tutti i giorni, ma è pensata per essere a misura di utente privato più che per un'azienda. Se sei alla ricerca dunque di un assistente virtuale aziendale, è sicuramente preferibile orientarsi su altri prodotti di questa lista.
Otter.ai
Al contrario di ChatGPT e Google Assistant, Otter è un software pensato soprattutto per utilizzo aziendale. In particolare, Otter ha la possibilità di registrare e trascrivere chiamate, aggiungere commenti alle stesse, generare riepiloghi, inserire immagini e diapositive negli appunti collegati a una chiamata.
Pur non potendo essere definito un assistente omnicomprensivo perché le sue funzioni sono limitate, può essere un utile ausilio ad esempio per le riunioni aziendali. Non è invece utilizzabile come ausilio per marketing, e-mail, chat di assistenza clienti.
Fireflies
Le funzioni di Fireflies sono abbastanza simili a quelle di Otter. Si tratta di un programma basato su intelligenza artificiale. Nella sua versione base consente la trascrizione automatica di riunioni su Zoom o altre app di videoconferenza, di inserire commenti e reazioni, di caricare immagini e video. Esistono poi una versione pro e business a pagamento.
Quest'ultima è sicuramente la più adatta per uso aziendale perché permette all'amministratore di gestire ruoli e permessi, di creare canali sia pubblici che privati, di inserire gruppi utenti specifici. È un'app basata su intelligenza artificiale e come Otter.ai le sue funzioni sono limitate all'uso interno per video riunioni, mentre mancano funzioni per l'utilizzazione esterna.
Clickup
Clickup è un'applicazione più versatile rispetto a Fireflies poiché permette la creazione di spazi di lavoro per il proprio team aziendale e il suo scopo è particolarmente centrato sulla produttività. La sua funzione più importante riguarda dunque la gestione di progetti e per questo compito ci si può avvalere del potenziamento offerto dall'intelligenza artificiale.
Come accade per altre applicazioni di questo tipo, è possibile optare per una versione free di base, oppure per una pro, business ed enterprise. Le ultime due versioni, disponibili a partire da 19 euro al mese, mettono a disposizione una serie di funzioni avanzate che le rendono più adatte per l'uso da parte dei professionisti e dei team delle imprese.
Siri
Siri, insieme all'assistente virtuale Alexa, è forse uno di quelli da più tempo presenti nel mercato anche per gli utenti italiani ed è in dotazione predefinita nei sistemi iOS per iPhone e iPad. Ha funzioni molto semplici ed è adatto soprattutto per l'uso privato. Si può parlare con l'assistente virtuale Siri tramite chat vocale ed è possibile chiederle di fare una telefonata, aggiungere appuntamenti al calendario, impostare promemoria per noi.
È possibile chiedere a Siri anche informazioni su qualsiasi argomento, come il risultato di una partita o le ultime notizie di borsa, o chiedere a voce di fare per noi ricerche su Internet anche senza un browser. Si tratta di una soluzione adatta per uso personale mentre non è assolutamente indicata per progetti aziendali o per un professionista.
CoPilot
Al contrario di Siri, l'assistente virtuale con IA CoPilot di Bitrix24 è pensato appositamente per l'uso da parte di un team aziendale. È inserito ed integrato nella suite aziendale all-in-one Bitrix24 che mette a disposizione un CRM, strumenti avanzati per l'automazione del marketing, la gestione di un progetto e le comunicazioni interne al team. In tutte le funzioni di Bitrix24 si può ottenere l'assistenza virtuale via chat di CoPilot in tempo reale e in modo interattivo, grazie al suo collegamento con l'intelligenza artificiale.
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L’Intelligenza artificiale negli assistenti virtuali
L'intelligenza artificiale ha rappresentato un punto di svolta per il potenziamento dei cosiddetti IA virtual assistant. Esistevano già in passato, ma le loro funzionalità erano limitate al fatto di essere dei semplici programmi preimpostati di comando vocale (basti pensare alla prima Siri apparsa sugli iPhone).
Le reti neurali artificiali alla base delle IA generative consentono agli assistenti virtuali basati su intelligenza artificiale di comprendere ed elaborare il linguaggio naturale e allo stesso tempo esprimersi in modo simile a una persona in carne e ossa. Allo stesso tempo, grazie al deep learning, i modelli di base di intelligenza artificiale vengono addestrati su dataset formati da milioni di dati e possono apprendere anche dall'interazione con le persone.
Come l’intelligenza artificiale migliora l’efficienza degli assistenti virtuali
Ma, in concreto, come l'intelligenza artificiale ha reso gli assistenti virtuali più intelligenti e performanti? Questi tipi di assistenti virtuali, grazie alla comprensione del linguaggio naturale, all'addestramento e all'apprendimento automatico, possono essere altamente personalizzate e rispondere in modo puntuale alle esigenze del cliente che li utilizza.
Inoltre, possono anche anticipare le stesse esigenze degli utilizzatori. Per fare degli esempi, possono ricordare agli utenti un'azione che sono soliti compiere a una certa ora, o ricordare delle scadenze di un progetto anche se non sono state esplicitamente impostate. Inoltre, possono creare per noi contenuti a partire da un input, tradurre da altre lingue, compiere una ricerca avanzata.
Come possono gli assistenti virtuali comprendere le richieste degli uomini?
Chi non è molto avvezzo alle tecnologie basate su intelligenza artificiale si è probabilmente chiesto molte volte come possa un virtual assistant AI comprendere esattamente quello che gli chiediamo e darci delle risposte appropriate. Si è già citato in queste recensioni il deep learning: grazie a questa tecnica di apprendimento si può affermare che un modello di base di IA fa esperienza in modo simile a quella che possiamo fare noi nella nostra vita, elaborando milioni di dati che ha ricevuto in fase di sviluppo e continuando ad apprendere grazie alle interazioni successive.
Inoltre, questo meccanismo di apprendimento si basa su reti neurali artificiali, che consentono sia di elaborare i dati che di controllare le informazioni. Possono identificare immagini, video ed audio e generare i contenuti, compresi quelli con i quali rispondono alle nostre domande. In altre parole, mentre precedentemente allo sviluppo delle IA generative un assistente virtuale doveva basarsi su schemi pre-impostati, ora grazie all'intelligenza artificiale può continuamente apprendere e migliorare grazie ai nuovi dati che riceve e comprendere sempre meglio le richieste fatte dagli uomini.
Come risparmiare tempo e aumentare la produttività con l'aiuto di un assistente basato su IA
Un assistente basato su IA può aumentare la produttività sia individuale che aziendale aiutandoci in una serie di compiti che altrimenti richiederebbero molto più tempo. Tra i tanti esempi che si possono fare, si possono citare la possibilità di chiedergli di rispondere ad alcuni messaggi o e-mail al nostro posto, aiutarci nell'organizzazione di un progetto, trascrivere delle conversazioni. Possono poi aiutarci con compiti specifici come riprodurre musica, ordinare cibo, organizzare viaggi.
In ambito aziendale, oltre alla possibilità già citate di assisterci durante l'elaborazione di progetti, non va trascurato il fatto che essi possono consentire l'automatizzazione di compiti ripetitivi. Se un assistente basato su IA si occupa di task noiosi e ripetitivi, il team di essere umani può concentrarsi su compiti che richiedono invece pensiero critico e capacità strategiche che, al momento, solo gli uomini possono avere.
Considerazioni sulla sicurezza e sulla privacy
Quando si usa un'app assistente virtuale in ambito aziendale, è bene considerare sempre che si è sempre sottoposti alle normative europee sulla privacy e sicurezza dei dati. Questo include la necessità di conservare in sicurezza dati sensibili di terzi, di nominare un responsabile degli stessi, di eliminare a richiesta degli interessati qualsiasi dato sensibile che sia stato precedentemente fornito.
Un'azienda normalmente è già organizzata per questo tipo di incombenze, ma è bene ricordare che l'utilizzo di un assistente è incluso nella serie di operazioni aziendali che richiedono il rispetto delle normative su privacy e sicurezza.
Caratteristiche chiave per scegliere l’assistente virtuale italiano giusto
Esistono sul mercato molti di tipi di assistente virtuale. Le applicazioni che abbiamo mostrato nella nostra lista hanno caratteristiche diverse tra loro e la stessa cosa vale per tanti altri assistenti presenti nel mercato. Ciò che bisogna chiedersi è quale sia l'ambito nel quale si ha bisogno di un assistente virtuale. Se serve per uso privato, applicazioni come Google Assistant o Siri possono fare sicuramente al caso nostro.
Se invece si vuole beneficiare dell'assistenza dell'intelligenza artificiale in ambito aziendale, invece che indirizzarsi su differenti software che fanno cose diverse, un'ottima soluzione è costituita da una suite omnicomprensiva come Bitrix24. Non consente solamente di avere a disposizione un assistente come il già citato CoPilot, ma anche di usare l'IA per assistenza nella creazione e automazione delle campagne di marketing e delle newsletter ai clienti, nella gestione dei progetti e dei team di lavoro, nella comunicazione interna, nella gestione dei contatti tramite un CRM integrato.
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Assistente virtuale e intelligenza artificiale nel futuro
In questo articolo abbiamo descritto molti dei vantaggi che gli assistenti virtuali per produttività basati su IA già oggi possono fornire, ma in futuro è prevedibile che possano disporre di funzionalità ancora più avanzate. Del resto, sia la tecnologia dell'intelligenza artificiale che quella della robotica stanno crescendo esponenzialmente e non è difficile pensare a un futuro in cui potremmo avere in azienda una figura come una vera e propria segretaria virtuale, o membri del team non umani. Tuttavia, la capacità di pensiero critico dell'uomo, probabilmente, rimarrà sempre una figura indispensabile e gli esseri umani continueranno a occuparsi in azienda delle funzioni più complesse.
