Negli ultimi tempi, l’utilizzo dei software che permettono di effettuare videochiamate e
riunioni online è aumentato vertiginosamente. Ormai è difficile immaginare di lavorare senza l’ausilio di questi strumenti ma, come per ogni altro mezzo tecnologico, le differenze tra un software e l’altro sono spesso notevoli.
Se anche tu ti trovi in difficoltà nello scegliere quello più adatto alle tue esigenze, abbiamo la soluzione: di seguito trovi elencati i 15 migliori strumenti per riunioni online. Inizia subito a prendere appunti!
FAQ
Qual è il miglior strumento per riunioni online?
I migliori strumenti per riunioni online sono quelli che rispondono alle esigenze della tua compagnia. Se si tiene conto della versatilità, del valore, della sicurezza e della qualità, Bitrix24 si distingue certamente tra gli altri.
Qual è la piattaforma per riunioni online più semplice?
Le piattaforme per riunioni online più semplici da usare sono quelle che si integrano facilmente con altri strumenti e possiedono un’interfaccia intuitiva. Spesso le piattaforme più immediate e facili da usare sono anche quelle più familiari ai tuoi colleghi e impiegati.
Quali fattori dovresti tenere in conto nello scegliere uno strumento per riunioni online?
I fattori da considerare nello scegliere gli strumenti per riunioni online sono il prezzo, la sicurezza, la qualità audio e video, la possibilità di condividere lo schermo e trasferire i dati, la presenza di app in versione mobile e la semplicità d’uso.
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1. Microsoft Teams
Nato da una delle aziende più affidabili in campo tecnologico, Microsoft Teams è senz’altro uno degli strumenti per riunioni e videochiamate più validi, ricco di funzionalità semplici da usare e gratuite. Pur difettando di una grafica accattivante come molte altre app, l’interfaccia ben riconoscibile permetterà al tuo team di iniziare subito a utilizzarla al meglio.
La versione gratuita permette di tenere conferenze con un massimo di 100 partecipanti e una durata di 60 minuti, chattare, condividere lo schermo e registrare le riunioni, ma è anche possibile aggiungere come partecipanti anche persone estranee all’azienda tramite la condivisione di un link. Acquistando la suite completa, il numero dei partecipanti alle riunioni aumenta fino a 1000: una soluzione perfetta per le aziende di grandi dimensioni.
2. Skype
Tra gli strumenti per riunioni online più conosciuti e amati, Skype viene ancora utilizzato da moltissime piccole e medie imprese. Il suo successo deriva in gran parte dalla sua semplicità d’uso: dopo aver generato un link per la videochiamata, infatti, è possibile invitare chiunque a partecipare condividendolo. Se anche non si possiede l’app, è sufficiente collegarsi al sito web e sfruttare la sua compatibilità sia con Microsoft Edge che con Google Chrome. I suoi maggiori difetti risiedono però nei continui problemi tecnici e nella grande quantità di spam ricevuta da alcuni utenti.
La versione Business è stata integrata in Microsoft Teams, ma quella gratuita è ancora disponibile, facile da usare ed essenziale, con solo una lista di contatti e i veri e propri strumenti per le videochiamate. È anche possibile programmare chiamate e creare sondaggi, ma per il resto si tratta di uno software piuttosto basico.
3. Zoom
Zoom è forse il più famoso tra gli strumenti per riunioni online e la sua popolarità è enormemente cresciuta negli ultimi anni. Ti consente di organizzare gratuitamente riunioni di massimo 40 minuti con un limite di 100 partecipanti e presenta molte funzionalità affidabili e semplici da usare, oltre a presentare un’interfaccia intuitiva: è difficile trovare un solo impiegato che non l’abbia mai usato o che non ne abbia sentito parlare.
Gli account Pro e Business non sono esattamente economici, ma possiedono un gran numero di opzioni perfette per le aziende, come una maggior durata delle riunioni e l’inclusione di un vasto numero di partecipanti. Compatibile con i dispositivi mobili e integrabile con Outlook, Gmail o iCal per gestire al meglio il tuo calendario, Zoom ti offre anche un cloud ben organizzato e la possibilità di registrare le videoconferenze.
4. Bitrix24
Mentre molti software online integrano maggiori funzioni extra appoggiandosi ad altre app, Bitrix24 si presenta fin da subito come una suite completa: oltre alle funzionalità per la comunicazione e l’organizzazione di riunioni e al cloud, offre un CRM
dalle svariate applicazioni, strumenti per la gestione dei progetti e persino un software per la gestione delle risorse umane.
Gli strumenti per riunioni online sono ovviamente eccellenti e garantiscono una qualità superiore per quanto riguarda le videoconferenze (tutte senza limiti di tempo), oltre a permettere la condivisione di file e dello schermo e offrire svariate opzioni personalizzabili. Rappresenta lo strumento ideale per le aziende in crescita e i suoi costi bassi lo rendono accessibile a tutte le tasche. Potrai anche espandere le funzioni di base senza pesare eccessivamente sul tuo budget: un’ottima soluzione per non rinunciare a ciò di cui hai bisogno per crescere.
5. Cisco Webex
Intuitivo e semplice da usare, Cisco Webex è tra le migliori piattaforme per riunioni online, ricca di affidabili strumenti per rendere le tue videoconferenze ancora più immediate. La possibilità di organizzare riunioni con un massimo di 100 partecipanti gratuitamente la rende molto popolare tra le grandi aziende, e possiede un’IA in grado di identificare i gesti di chi sta partecipando alla riunione e di intervenire affinché i vari invitati non si disturbino a vicenda. La funzione di attenuazione del rumore di fondo, poi, ti aiuterà a far risaltare le voci dei tuoi impiegati perché non vengano coperte dalla confusione.
La versione gratuita garantisce un limite di 100 partecipanti alle riunioni e una durata di 50 minuti. Le caratteristiche aggiuntive, poi, sono decisamente interessanti: potrai infatti personalizzare la visione della riunione sullo schermo e inserire quelle già stabilite nel calendario. Pur non essendo tra le opzioni più economiche è senz’altro una delle più valide.
6. Google Meet
Chi è abituato a usare la suite di Google non avrà alcun problema con Meet: si tratta di un’opzione economica che, pur non rientrando tra le più complete, è affidabile e sicura, e possiede un valido sistema di sottotitoli in tempo reale. Al pari di Zoom e di Skype, è tra gli strumenti per riunioni online più conosciuti e utilizzati.
Organizzare una riunione risulta estremamente semplice, così come indicare data e ora, argomento e partecipanti, e condividere il link. Per unirsi basterà cliccare sul collegamento tramite l’app Gmail per mobile, l’app Meet, o persino dal calendario. Il piano gratuito consente la partecipazione di un massimo di 100 persone, ma non di registrare la riunione: per accedere a questa e ad altre funzionalità sarà necessario acquistare il pacchetto a pagamento.
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7. Zoho Meeting
Zoho Meeting è un software ideale per videochiamare e organizzare videoconferenze, con particolare enfasi sulla sicurezza e sulla grande semplicità d’uso. Chiunque possieda il link generato può unirsi alle chat e controllare l’accesso dei partecipanti, oltre a togliere l’audio a proprio piacimento. Il limite, come al solito, è rappresentato dalla durata delle riunioni: la versione gratuita permette di tenere conferenze solamente per 60 minuti.
Chiunque utilizzi le app Zoho già da tempo non avrà alcun problema ad aggiungere gli strumenti per le videoconferenze alla suite già scaricata. In questo modo terrai anche traccia delle interazioni con i clienti grazie al CRM e modificare moduli personalizzabili, per poi inserire i loro nomi nella tua mailing list.
8. GoTo Meeting
A differenza di altri strumenti per riunioni online, GoToMeeting non richiede obbligatoriamente l’installazione di un’app: per utilizzarlo basta visitare il sito web e preparare la riunione. Oltre a condividere lo schermo, prendere appunti e registrare le conferenze, offre anche la funzionalità di condivisione del mouse, per consentire a due utenti di condurre la riunione insieme.
Al contrario di molte altre simili, l’app consente di impostare una password per rendere le riunioni private, così da vietare l’accesso a eventuali visitatori indesiderati. Audio, video e materiali condivisi sono infatti crittografati a 256 bit. Il principale difetto è la mancanza di un piano gratuito e la possibilità di includere solo 4 partecipanti per un massimo di 40 minuti di riunione in quello più economico.
9. Boardable
Particolarmente indicata per organizzare riunioni consiliari, Boardable presenta un ottimo rapporto qualità-prezzo e una facilità d’uso notevole, che la rende perfetta per aziende di ogni genere e dimensione.
Le funzionalità sono più o meno uguali a quelle di altre app dello stesso genere: consente infatti di prendere appunti, votare sondaggi e condividere documenti, oltre a offrire un layout molto ben strutturato. Non è particolarmente originale o innovativa, ma svolge sicuramente i propri compiti in maniera affidabile.
10. Amazon Chime
Forse non sapevi che il colosso dell’e-commerce fosse entrato anche nel campo degli strumenti per riunioni online: Amazon Chime, app utilizzabile con i maggiori sistemi operativi per cellulare e computer, permette infatti ai team che la utilizzano di comunicare con facilità con i clienti o i fornitori.
Videoconferenze in HD, condivisione dello schermo, chat integrata, possibilità di controllare e gestire chi partecipa alla riunione… le funzionalità sono davvero tante, compresa una chiamata a tutti i dispositivi aggiunti per ricordare l’inizio della conferenza. Il servizio non presenta commissioni iniziali fisse, né contratti: pagherai solamente ciò che utilizzerai, permettendoti quindi di risparmiare senza rinunciare a uno strumento pratico e funzionale.
11. Jitsi Meet
Tra gli strumenti per riunioni online più innovativi va menzionato anche Jitsi Meet: open source e crittografato, non richiede iscrizione ed è completamente gratuito.
Può essere utilizzato dal browser, fornendo prima le autorizzazioni per usare fotocamera e microfono o dall’app: quest’ultima opzione consente di tenere le riunioni nella massima riservatezza, senza il rischio di eventuali intrusioni esterne. Compatibile con Mac, Windows e Linux, ma anche con iOS e Android, è un’ottima soluzione per chi desidera organizzare riunioni nel rispetto della privacy senza dover spendere una fortuna.
12. Meetin.gs
Chiunque desideri riunirsi a distanza con la massima semplicità può contare su Meetin.gs: questo software consente infatti di programmare videochiamate con il tuo team tramite un widget inserito all’interno del sito web. Ogni richiesta di riunione verrà immediatamente inserita nel calendario, così da non perderne nemmeno una.
Nonostante le pratiche opzioni disponibili, il problema maggiore risiede nella mancanza di un sistema video. Se desideri effettuare delle videochiamate, quindi, dovrai scaricare un’altra app che integri questa funzionalità.
13. FreeConferenceCall
Se hai bisogno di un software gratuito e facile da usare, hai trovato quello che fa per te: ti basterà infatti scaricare l’app e creare un account per iniziare a usare FreeConferenceCall, che ti consente di invitare alla tua riunione fino a 1.000 persone con pochi e semplici clic.
Pur non essendo particolarmente personalizzabile, ti consente di condividere lo schermo e i file, e di registrare le riunioni anche tramite app, oltre a beneficiare di 1 GB di spazio di archiviazione. Come abbiamo già detto è un software gratuito, ma accetta donazioni da parte degli utenti.
14. TeamViewer
Utilizzabile sia dal computer che dai dispositivi mobili, TeamViewer è un altro tra gli strumenti per riunioni online più pratici: tra la condivisione dello schermo e l’implementazione del sistema VoIP per le chiamate, riuscirai sempre a organizzare al meglio i vostri incontri.
Se la sicurezza è una delle tue preoccupazioni principali, puoi stare tranquillo: il software ti permette infatti di impostare una password per le tue riunioni, oltre a consentire di registrarle e di esportarle tramite Outlook. La versione più economica consente un massimo di 10 partecipanti alle videoconferenze.
15. Adobe Connect
Ultimo ma non meno importante, Adobe Connect ti permette di personalizzare le sale riunioni, aggiungendo argomenti di discussione, domande, risposte, simulazioni, sondaggi e giochi. La personalizzazione si estende persino all’URL della riunione!
Chi ha la possibilità di spendere di più garantirà la partecipazione alle riunioni a 25 ospiti, ma tutti gli altri possono comunque approfittare di funzionalità pratiche come la registrazione delle riunioni, la chat e la creazione di note.
Scegli subito i migliori strumenti per riunioni online
Non è facile orientarsi tra gli innumerevoli strumenti per riunioni online, ma con una selezione attenta e la giusta pazienza trovare il più adatto alle proprie esigenze non sarà più un problema. Il software perfetto non dovrà solo rispondere ai bisogni presenti di chi lo acquista, ma anche prevedere quelli futuri coprendo un gran numero di evenienze differenti, come un eccezionale aumento del personale.
Di qualunque cosa tu abbia bisogno, un software completo e funzionale come Bitrix24 sarà certamente in grado di aiutarti. Le sue funzionalità versatili lo rendono perfetto per coprire ogni aspetto della tua attività, senza spendere una fortuna acquistando tanti strumenti diversi. Cosa aspetti a provarlo? Non te ne pentirai!
