La gestione dei progetti cambia costantemente evolvendosi con il tempo e per questo necessita di tecnologie all’avanguardia e di best practice sempre aggiornate, per venire incontro alle richieste dei clienti e portare l’azienda a livelli di eccellenza.
Se hai bisogno di fare pratica con un nuovo software di gestione dei progetti basato su cloud o desideri semplicemente non farti trovare impreparato dall'introduzione di nuovi strumenti, continua a leggere: stai per scoprire i 10 principali vantaggi di questa soluzione.
FAQ
Cos’è la gestione dei progetti basata su cloud?
Si definisce “gestione dei progetti” quel processo volto a pianificare, monitorare e infine consegnare dei progetti: organizzandoli su un cloud, il responsabile potrà conservare i dati, comunicare e assegnare gli incarichi su una piattaforma online sicura e facilmente accessibile a tutte le parti coinvolte.
Quali sono i benefici principali nell’utilizzare la gestione dei progetti basata sul cloud?
I principali benefici nell'utilizzare la gestione dei progetti basata sul cloud risiedono nella facilità d’uso, nell’aumento della produttività e della sicurezza, nel miglioramento della comunicazione, nella diminuzione delle spese complessive e nel risparmio di tempo, oltre che nell’aumento generale dei benefici per i team remoti e in presenza.
Quali caratteristiche offrono i migliori software per la gestione dei progetti basati su cloud?
Nello scegliere il tuo software per la gestione dei progetti basato su cloud controlla che possieda sempre un sistema per la gestione degli incarichi, degli strumenti di tracciamento del tempo, degli strumenti di comunicazione funzionali, un sistema collaborativo di modifica e gestione dei documenti e la possibilità di accedervi in modo sicuro da tutti i dispositivi.
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1. Non necessita di installazione ed è semplice da impostare
Non è possibile parlare di software di gestione dei progetti basato su cloud senza menzionare una delle sue caratteristiche fondamentali. Mentre i classici sistemi basati su server implicano il download di una massiccia quantità di file o persino l’acquisto di un hardware per supportarne la grandezza, un software basato su cloud è accessibile da qualunque browser: ti basterà creare un account per iniziare a utilizzare le sue funzioni, senza perdere tempo con lunghe installazioni e impostazioni complicate.
Alcuni sistemi cloud tendono ad aumentare i costi in base agli utenti iscritti, ma le attività che desiderano espandersi dovrebbero puntare piuttosto per una soluzione che mantenga i costi fissi per tutto il team, così da poter aggiungere tutti i membri desiderati senza variazioni di prezzo. Per quanto riguarda la facilità d’uso, le grandi piattaforme si distinguono ancora una volta per la loro semplicità d’impostazione e l’offerta di video tutorial e istruzioni dettagliate. Grazie al loro aiuto e alla presenza di un help desk accessibile e completo, il mondo dei software per la gestione dei progetti non avrà più segreti per te.
2. Offre un elevato livello di sicurezza
Uno dei problemi principali che le aziende che lavorano con un gran numero di documenti si trovano ad affrontare è la possibilità di perdere l’oggetto fisico (come un hard disk esterno o computer portatile) in cui i dati sono raccolti. Con il sistema di gestione dei progetti basato su cloud questa paura sparirà: in caso di smarrimento del dispositivo d’accesso basterà bloccare l’account in questione per evitare fughe di dati, ma i documenti resteranno intatti in un database digitale accessibile a tutti gli altri utenti.
Il software di gestione dei progetti basato su cloud offre una sicurezza di livello elevato già compresa nelle sue funzioni, senza costringerti a spendere di più per proteggere il tuo sistema con soluzioni aggiuntive. Grazie a un sistema di password ben organizzato potrai impedire l’accesso ai documenti e ai dati a chiunque non faccia parte della tua azienda e, in caso tu scelga di creare un sito web pubblico, potrai contare su protocolli come quello SSL, senza bisogno di contattare un webmaster esperto per aiutarti nell’impresa.
3. L’investimento iniziale è minimo (e anche quello sul lungo termine)
Come avrai sicuramente potuto constatare, ormai la gestione dei progetti basata su cloud è diventata una realtà consolidata: sempre più aziende, soprattutto quelle di dimensioni ridotte, preferiscono passare a questo genere di sistemi in virtù dei vantaggi e della semplicità d’uso del cloud, che evita di doversi dotare di server e sistemi di sicurezza personali. I costi iniziali di tali software sono accessibili a tutte le tasche anche grazie a prove gratuite o a prezzi contenuti: provarne le funzioni e scegliere quello più adatto alle proprie esigenze risulterà ancora più semplice e l’investimento di denaro minimo.
Molti gestori di sistemi cloud offrono gratuitamente il supporto tecnico a chi usufruisce dei piani dal costo più elevato, così da eliminare le spese di manutenzione e permettere alle aziende di concentrare il proprio denaro verso l’assunzione di nuovi talenti e l’acquisizione di strumenti all’avanguardia. Per chi comunque non potesse permettersi di pagare di più, niente paura: è sempre possibile affidarsi a dei tutorial, ricchi di risorse accessibili a tutti.
4. L’esperienza d’uso è semplice e personalizzabile
Più un progetto da gestire si rivelerà lungo e complesso, più necessiterà di un sistema semplice da usare. Ti accorgerai infatti che spesso le decisioni difficili sono anche quelle da prendere più in fretta e che è impossibile lavorare nel modo giusto senza un software di gestione dei progetti basato su cloud che sia personalizzabile e adattabile alle tue richieste.
Mentre gli strumenti tradizionali ti obbligano a lavorare dall’ufficio, grazie al cloud potrai trasformare qualunque luogo in un posto di lavoro: ti basterà disporre di una connessione internet funzionante. Se poi vuoi garantire la massima sicurezza e scegliere chi potrà accedere a determinati documenti e chi no, la personalizzazione consentirà di selezionare gli utenti che desideri e di limitare o aumentare le azioni che possono compiere, così da evitare eventuali modifiche indesiderate ai documenti.
5. Permette un accesso facile e rapido ad amministratori e dipendenti
Ti sarà ormai chiaro che, tra i vantaggi del software di gestione dei progetti basato su cloud, c’è quello di eliminare la necessità di un server personale. In questo modo, basterà scegliere un nome utente e una password per accedere al sistema, eliminando tutta la parte dedicata ai manuali d’istruzione e alla comprensione di complicati meccanismi di installazione e funzionamento.
Le informazioni sono effettivamente conservate su dei server esterni, ma gli amministratori le controllano direttamente: grazie al loro intervento anche i fornitori e i clienti potranno accedere al sistema con facilità grazie a un account creato apposta per l’occasione. Tramite le funzioni di ricerca e la possibilità di mettere gli incarichi tra i preferiti, poi, tenere sotto mano ciò di cui hai bisogno si rivelerà ancora più semplice.
6. Migliora la collaborazione tra i membri dei team
Il software di gestione dei progetti basato su cloud presenta moltissimi vantaggi, tra cui uno dei più interessanti è sicuramente la capacità di spronare i team ad adottare delle pratiche di lavoro collaborative molto più efficienti. Un sistema completo e in grado di concentrare tutti gli strumenti utili in un solo spazio elimina infatti il rischio di perdere informazioni tra uno scambio di e-mail e l’altro, riducendo le tempistiche generali e permettendo a chiunque sia coinvolto nel progetto di accedere ad aggiornamenti, notifiche e scadenze future con pochi clic.
Se poi desideri rendere disponibili delle risorse per completare un determinato incarico, avrai uno spazio perfetto a tua disposizione: invece che caricare file che presto si riveleranno obsoleti, puoi inserire semplicemente un link a un documento collaborativo che ogni membro del team potrà modificare e aggiornare, collaborando per completare il progetto con profitto e, allo stesso tempo, fornendo agli altri colleghi ciò di cui potrebbero avere bisogno.
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7. Permette di collegarsi da qualunque dispositivo
Spesso i progetti più importanti nascono grazie al contributo di più persone lontane tra loro: per questa ragione è fondamentale che un software di gestione dei progetti basato su cloud consenta l’accesso da ogni tipo di dispositivo a tutti i membri del personale, per permettere a chiunque di rispondere alle e-mail, ricevere notifiche o assegnare nuovi incarichi ovunque si trovi.
In caso si verifichi un'emergenza e sia necessario ottenere una risposta rapida perché un progetto non finisca in fase di stallo, la possibilità di ricevere notifiche direttamente sul dispositivo mobile si rivelerà provvidenziale. Senza dimenticare poi la collaborazione con utenti esterni: non solo non sarà necessario farli accedere al sistema, ma potranno lavorare comodamente dai loro uffici senza nemmeno dover cambiare sistema operativo.
8. Aumenta la produttività generale
Un’altra delle caratteristiche fondamentali (e utili) del software di gestione dei progetti basato su cloud è la capacità di aumentare la produttività di tutto il personale offrendo strumenti essenziali come le automazioni. Gli algoritmi possono infatti svolgere un’enorme quantità di compiti, in grado di ridurre sensibilmente il numero delle tue attività per lasciarti il tempo necessario a occuparti di compiti più importanti.
Prova, ad esempio, a impostare il sistema in modo che assegni automaticamente un incarico una volta terminato il precedente, così da mettere in moto i flussi di lavoro senza alcun bisogno del tuo intervento. Grazie agli strumenti di tracciamento del tempo, invece, potrai controllare quello speso per concludere ogni incarico e incoraggiare i membri dei tuoi team a misurare la loro efficienza constatando direttamente quanto il loro lavoro contribuisca al completamento del progetto, così da incrementare ulteriormente la produttività generale.
9. Aiuta sia i team in presenza che quelli da remoto
Le aziende più moderne ed efficienti non si lasciano certo intimidire dalla possibilità di assumere talenti lontani dal proprio paese d’origine: ampliare le possibilità di lavoro anche a persone che vivono lontane può presentare molti vantaggi, oltre a offrire svariati benefici all’azienda. Per rendere possibile questo scenario, però, è necessario disporre di un unico software di gestione dei progetti basato su cloud a cui tutti i tuoi colleghi possano accedere, sia che lavorino da remoto, sia che siano impiegati in presenza.
Un team sempre connesso e coeso è una possibilità concreta che nessun manager dovrebbe farsi sfuggire: per quanto lontani si trovino i tuoi colleghi, grazie a un software valido sarà possibile lavorare allo stesso documento senza perdere tempo tra scambi di file ed e-mail, contribuendo a creare un’atmosfera di comunità che stimola la collaborazione e diminuisce la sensazione di isolamento tipica del lavoro da remoto. Questa formula, poi, ti permette anche una certa flessibilità: potrai scegliere infatti se estendere anche ai tuoi colleghi in presenza la possibilità di lavorare da casa in circostanze particolari, dimostrando di tenere al loro benessere.
10. Permette di risparmiare tempo
Ora che sei arrivato alla fine di questi punti che offrono risposte alla domanda “quali sono i principali vantaggi dell'utilizzo della gestione dei progetti cloud?”, sarai certamente curioso di sapere come sia possibile risparmiare tempo grazie a questa soluzione. È presto detto: software di questo genere ti consentono di organizzare il lasso di tempo in cui svolgere i progetti e determinare quanto dovrete impiegarne tu e il tuo team per portarlo a termine, senza perdere ore a modificare elementi o tornare sui vostri passi per correggere eventuali errori. Lavorare con maggiore velocità si rivela un fattore fondamentale, in grado di distinguerti dai tuoi rivali.
Affidati a strumenti come i diagrammi di Gantt, che mostrano in modo chiaro i progetti e la durata di ogni fase su un calendario. Una disposizione di questo tipo permetterà a te e al tuo team di seguire l’andamento del lavoro e i cambiamenti alla tabella di marcia in tempo reale e di inviare notifiche per avvisare i partecipanti al progetto. Se poi l’esito finale si sarà rivelato un successo, non vi resta che replicare lo schema salvando il flusso di lavoro per riutilizzarlo in futuro.
Sfrutta subito le potenzialità del software di gestione dei progetti basato su cloud
Una volta compresi i benefici che un software di gestione dei progetti basato su cloud può offrire, è giunto il momento di trovare quello più adatto a te: per quanto sulle prime possa rivelarsi un compito difficile, con l’aiuto di questa guida orientarsi tra le varie proposte sul mercato risulterà molto più semplice.
Ormai sempre più aziende hanno scelto Bitrix24 per le sue moltissime funzionalità: grazie ai validi strumenti concentrati in un unico software, potrai comunicare con i colleghi, gestire i tuoi progetti, creare il tuo sito web e molto altro: cosa aspetti a provarlo? Non potrai più farne a meno!
