Esistono moltissimi libri e lezioni incentrati sul management e sulla leadership. Per quanto si tratti di argomenti di fondamentale importanza, spesso si tende a trascurare un altro fattore essenziale per una gestione aziendale di successo: l’uso di strumenti per la leadership potenti e competitivi.

Le abilità personali richiedono tempo, allenamento e pazienza per essere sviluppate, mentre avrai bisogno di molto meno tempo per padroneggiare i migliori strumenti di leadership e usarli a tuo vantaggio. Scopri subito le loro potenzialità!

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1. Calendario

Una perfetta organizzazione è alla base di un’amministrazione ottimale dell’azienda: per questo, tra gli strumenti più funzionali per la leadership rientra senz'altro il calendario, nella sua più moderna versione digitale.

Una volta condiviso con il tuo team, dimostrerà in pieno le sue potenzialità permettendoti di controllare il carico di lavoro dei tuoi dipendenti con un semplice clic. A sua volta, anche il tuo team sarà in grado di verificare la tua disponibilità e i tuoi impegni, per non rischiare di contattarti proprio mentre sei impegnato a lavorare o nel bel mezzo di una riunione. Ma non solo: un calendario ben strutturato ti impedirà di dimenticare i tuoi incarichi, contribuendo a renderti una personalità affidabile e competente, in grado di ispirare fiducia nei propri dipendenti.

2. Gestione degli incarichi

Quando si parla di strumenti di valutazione della leadership, di solito il primo a venire in mente è certamente quello di gestione degli incarichi. Grazie alle sue potenzialità potrai infatti strutturare con efficacia il lavoro da svolgere e completare una serie di incarichi in ordine fino al termine del progetto, invece di passare dall’uno all’altro senza un’organizzazione precisa.

Utilizzare i giusti strumenti per gestire il tuo team significa stabilire un punto di riferimento sicuro e stabile con il quale l’intera squadra può lavorare. Crea una scheda per ogni incarico e non dimenticare di includere istruzioni chiare, contatti delle parti interessate, scadenze e anche la lista degli obiettivi o un elenco per segnare le fasi già portate a termine, così da aiutare il tuo team a dare sempre il massimo.

Quando si parla di flussi di lavoro, invece, si intende una serie di incarichi individuali ma connessi tra loro che si combinano insieme per raggiungere un obiettivo. Sono l’ideale per stabilire aspettative su un periodo di tempo più lungo: i manager abili li utilizzano per dividere un progetto più grande in fasi più piccole, facilmente attuabili.

3. Visualizzazioni differenti per la gestione dei progetti

La metodologia di lavoro agile Scrum si sta diffondendo sempre di più nel mondo del lavoro e, assieme a essa, anche una serie di nuove visualizzazioni degli incarichi, considerate eccezionali strumenti e tecniche di leadership. L’obiettivo è quello di agevolare la realizzazione di un progetto e di rimuovere qualsiasi ostacolo che potrebbe presentarsi sulla strada.

Tra queste visualizzazioni rientrano le bacheche Kanban, basate su un semplice schema a colonne: una per il lavoro ancora da svolgere, una per il lavoro in via di svolgimento e una terza per gli incarichi completati. Una volta portato a termine un incarico il tuo team potrà cliccare e trascinare la scheda sotto la colonna rilevante, così da permettere ai membri di constatare con una sola occhiata come sta procedendo il lavoro.

Gli incarichi possono anche essere trasformati in diagrammi di Gantt, una pratica visualizzazione inclusa nel calendario che mostra con chiarezza le tempistiche di ogni compito. In questo modo non solo avrai la possibilità di controllare se gli incarichi si avvicinano o meno alla scadenza, ma anche di identificare chi dei tuoi dipendenti ha ancora del tempo libero e chi, invece, potrebbe essere sottoposto a un carico di lavoro eccessivo.

4. Tracciamento del tempo

Nella categoria dei migliori strumenti di leadership rientrano anche quelli di tracciamento del tempo, molto utili per gestire il carico di lavoro assegnato ai dipendenti. Se desideri adottarli nella tua strategia non dimenticare di introdurli in dettaglio al tuo team, spiegando loro che si tratta di un valido aiuto per predire la quantità di tempo necessaria a completare ciascun incarico ed evitare così di assegnare carichi di lavoro eccessivi.

Spesso molti manager si lasciano trasportare dalla quantità di dati ottenibili e finiscono per eliminare progressivamente la parte più creativa del lavoro. Stabilisci scadenze ragionevoli e, in caso non vengano rispettate, cerca di capire il perché senza mettere sotto pressione i membri del tuo team: potrebbero non aver consegnato il lavoro in tempo a causa di imprevisti di natura personale o magari hanno avuto bisogno di più tempo per completare gli incarichi.

Ricorda che un buon leader è sempre in grado di gestire abilmente il proprio personale: per diventarlo dovresti essere in grado di bilanciare l’assertività con la capacità di ascoltare i tuoi impiegati.

5. Automazioni

Le automazioni, oltre a rappresentare uno dei migliori strumenti di leadership, sono essenziali per semplificare e velocizzare il lavoro grazie al loro principio di base: eliminare tutti gli incarichi ripetitivi dalla lista di quelli da completare, così che i membri del tuo team possano focalizzarsi su quelli che richiedono più attenzione.

Una delle pratiche a cui l’automazione può essere applicata per trarne il maggior profitto è il sistema di revisione degli incarichi assegnati. Una volta che un membro del tuo team ne avrà contrassegnato uno come completato, riceverai immediatamente una notifica per poterlo revisionare il prima possibile. Se avrai sincronizzato il software con l’app mobile, potrai ricevere notifiche ovunque ti trovi, anche lontano dall’ufficio.

Persino l’assegnazione di incarichi può essere facilmente automatizzata: all’interno dei flussi di lavoro del sistema di gestione dei progetti è possibile collegare gli incarichi alle dipendenze. Le dipendenze, a loro volta, assegneranno un incarico successivo non appena il precedente verrà portato a termine. Se poi sceglierai di unire le notifiche alle dipendenze, avrai la possibilità di lavorare alla revisione con tranquillità, mentre i tuoi impiegati potranno dedicarsi alle loro attività senza attendere che sia tu ad assegnare loro un nuovo incarico.

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6. Messaggistica istantanea

Il sistema di messaggistica istantanea è uno dei migliori strumenti di leadership moderni, in virtù della rapidità nella comunicazione: ai tuoi dipendenti basta inviare un messaggio per chiedere un’informazione, per poi tornare a lavorare con più tranquillità. Ricordati solo di rispondere il più presto possibile e di mostrarti cortese: i membri del tuo team non dovrebbero mai sentirsi in imbarazzo all’idea di averti disturbato. Ricorda però di stabilire delle aspettative di attesa realistiche per le risposte e delle regole sui messaggi fin dalla fase di onboarding, per evitare che il loro utilizzo sfugga di mano e inizino ad arrivare in qualunque momento.

I sistemi di messaggistica istantanea si rivelano utili quando sono circoscritti alla comunicazione rapida o alle domande. Non vanno invece utilizzati per scambiarsi informazioni importanti relative agli incarichi, che sarebbe più opportuno salvare all’interno del software di gestione dei progetti.

7. Videoconferenze

Ricorrere alle videochiamate è ormai diventata una necessità, soprattutto se desideri essere considerato un leader capace e all’avanguardia. Un software affidabile ti permetterà infatti di comunicare con clienti provenienti da ogni parte del mondo, oltre a dimostrare in pieno la tua ambizione e professionalità sia a loro che al tuo team.

I software per videochiamate rappresentano uno tra i migliori strumenti di leadership disponibili sul mercato e ti consentono di mantenere un rapporto diretto e umano con i tuoi dipendenti anche quando ti trovi lontano dall’ufficio. Le riunioni online sono perfette per sostituire gli incontri faccia a faccia: puoi scegliere di organizzarne una per lodare un membro del tuo team e dimostrargli in pieno il tuo supporto e la tua soddisfazione per la buona riuscita di un progetto, oppure per spiegare nel dettaglio in quali modi le sue prestazioni potrebbero essere migliorate.

8. Sistema di archiviazione basato sul cloud

Archiviare e categorizzare i documenti all’interno di un sistema basato su cloud può aiutarti a migliorare enormemente la tua organizzazione. Inizia stabilendo una gerarchia precisa per l’ordine delle cartelle al suo interno, ma ricorda di adattarla alle necessità del tuo team: l’importante è riuscire a trovare i documenti di cui avrete bisogno con una sola occhiata, senza perdere tempo con la ricerca.

A questo proposito, non dimenticare di impostare un sistema di datazione per i documenti: il migliore è quello che vede l’anno posizionato prima del mese e del giorno, un espediente che in molti trascurano ma che ti aiuterà a orientarti tra file e cartelle con maggior semplicità.

Quelli basati sul web sono alcuni dei migliori strumenti di leadership disponibili sul mercato e l’archiviazione dei file non fa eccezione. Inoltre, in un mondo come il nostro che implementa sempre più forme di lavoro ibrido e da remoto, è necessario che il team e i dipendenti accedano ai documenti da qualsiasi dispositivo e in qualunque momento.

9. Strumenti di assistenza per le risorse umane

Un team valido è formato da persone dotate di eccezionali abilità, ma anche in grado di lavorare assieme con profitto. Proprio per questo motivo, il tuo sistema di gestione delle risorse umane (o HRIS) dovrebbe essere sfruttato non solo per assumere talenti, ma anche per considerare il background culturale di ogni impiegato: il sistema offre infatti un riferimento che ti permetterà di muoverti rapidamente e con efficacia attraverso il processo di assunzione e di creare così un team solido fin dall’inizio.

Il software di assistenza per le risorse umane si rivela uno dei migliori strumenti di leadership, che opera al di là della sola assunzione del personale: potrai infatti stimare le prestazioni dei tuoi dipendenti e offrire loro una formazione adeguata e personalizzata. Rafforzare le abilità di una persona significa lavorare a un miglioramento generale del team, con svariati benefici su larga scala.

Offrire una formazione ben mirata contribuisce anche ad aumentare la fiducia dei membri del tuo team nei tuoi confronti: a lungo andare si sentiranno apprezzati e incoraggiati e decideranno di lavorare ancora per te, diminuendo il rischio di turnover del personale.

10. Analitiche e parametri per la valutazione del team

Per determinare i progressi hai bisogno di dati e analisi. Abbiamo già citato i migliori strumenti di valutazione della leadership, come quelli per la gestione degli incarichi e quelli per il tracciamento del tempo, ma sono tanti i parametri da prendere in considerazione per definire il successo del tuo team.

I responsabili delle vendite, ad esempio, possono calcolare quante vendite sono state completate in un determinato lasso di tempo e redigere dei rapporti periodici sulle prestazioni, ma è anche possibile prendere in considerazione il numero di telefonate effettuate e il tempo impiegato per portarle a termine, così da poter analizzare i risultati ed elaborare un metodo per snellire i flussi di lavoro. L’importante è mantenere una mentalità improntata al miglioramento continuo e unire gli strumenti di leadership più efficienti alle proprie abilità interpersonali.

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Come avrai ormai capito, combinare i migliori strumenti di leadership alla tua abilità di manager e alle prestazioni ottimali del tuo team porterà grandi benefici generali. Le funzionalità di tali strumenti ti permetteranno di mettere in moto idee e strategie, mantenendo allo stesso tempo un’organizzazione ottimale.

Per ottenere grandi risultati, dovresti scegliere una piattaforma completa e funzionale. Bitrix24 è la soluzione di cui hai bisogno per migliorare la tua leadership, perfetta per la comunicazione con il team e la gestione degli incarichi e dei progetti, oltre che dotata di numerosi strumenti analitici e di gestione delle risorse umane. Cosa stai aspettando? Provalo subito!