I 10 migliori software Kanban gratuiti del 2021

Adottando il metodo Kanban, i team sono in grado di ottenere risultati migliori, in quanto le bacheche Kanban consentono di gestire gli aspetti complessi dei vari processi aziendali, permettendo alle aziende di offrire più valore ai propri clienti.

Tuttavia, ci sono così tanti software Kanban sul mercato che non è facile scegliere quale si presti maggiormente alle proprie esigenze. Pertanto, in questo articolo, prenderemo in analisi alcuni dei migliori software gratuiti e scopriremo i vantaggi che hanno da offrire.

Cos’è una bacheca Kanban?

Kanban è un metodo per la gestione dei progetti Agile utilizzato in vari settori per aiutare i team a visualizzare i propri flussi di lavoro. Con Kanban puoi identificare le fasi più problematiche all’interno di un flusso di lavoro, assumere il controllo dell'intero carico di lavoro, migliorare le operazioni aziendali e massimizzare l’efficienza.

Le origini di Kanban

Che ci crediate o meno, il termine kanban esiste da molto tempo: apparve per la prima volta agli albori del XVII secolo in Giappone, segnato da un fiorente periodo di manifattura e commercio. I piccoli e grandi venditori utilizzavano varie tecniche creative per attirare più clienti e aumentare le loro vendite. Uno di questi metodi, che si è rivelato estremamente efficace, è stato proprio quello kanban, termine giapponese composto da:

1. ‘Kan' o 看, che può essere tradotto come ‘guardare’ o ‘visuale’.
2. ‘Ban' o 板, che può essere tradotto con ‘bacheca’.

Come avrai già intuito, il termine si riferisce alle insegne utilizzate per esporre il logo di un'azienda. La concorrenza tra i fornitori era così agguerrita che dovevano comunicare ai propri clienti ciò che le loro attività potevano offrire in modo chiaro e preciso.

La rinascita di Kanban

All'inizio degli anni '40, il termine fu reintrodotto nel mercato giapponese quando un ingegnere industriale della Toyota sviluppò il primo sistema kanban, finalizzato alla gestione di ogni fase del lavoro. Uno dei maggiori problemi che l'azienda dovette affrontare era la sovrapproduzione. Per soddisfare le richieste del mercato, iniziò a utilizzare delle schede di carta per monitorare i processi di produzione in fabbrica. Una volta venduto un determinato prodotto, la scheda che segnalava una richiesta sarebbe tornata al team che lavorava sulla linea di produzione. In altre parole, gli operai della fabbrica non potevano iniziare a lavorare sull'articolo successivo prima che il precedente fosse consegnato con successo al cliente. In questo modo, l'azienda ha iniziato a produrre la giusta quantità di prodotti, migliorando la produttività e prevenendo ulteriori perdite finanziarie.

Kanban oggi

Oggigiorno non abbiamo più bisogno di utilizzare schede cartacee per gestire le varie fasi dei processi lavorativi. Il sistema Kanban, infatti, è ora disponibile online e al suo interno, include:

1. Schede Kanban, che rappresentano gli incarichi
2. Colonne Kanban, che rappresentano le diverse fasi del flusso di lavoro
3. Limiti WIP (work-in-progress), con cui si stabilisce il numero massimo di incarichi che si può avere contemporaneamente nella fase in corso
4. Swimlane, o linee orizzontali, che separano gli incarichi secondo diversi criteri.

Il sistema impedisce ai membri del team un lavoro multitasking, ciò consente di concentrarsi sulle questioni più rilevanti e svolgere il lavoro al meglio e più velocemente. Nella maggior parte dei casi, non è possibile passare all’incarico successivo se quello precedente non è stato completato in questo modo, in caso di errori, c'è una maggiore possibilità di non compromettere l'intero progetto, in quanto sarà possibile individuare il problema e porvi rimedio più facilmente.

Un altro aspetto utile delle schede Kanban online è che possono accedervi tutti i membri di un team, in modo che tutti siano aggiornati su i vari progetti.

Indipendentemente dal settore in cui operi, finché c'è un flusso continuo di attività, puoi utilizzare questo metodo per migliorare la trasparenza all'interno del tuo team e assicurarti che non sfugga nulla.

Quali sono i vantaggi offerti dagli strumenti Kanban?

Ora che conosciamo le peculiarità delle schede Kanban, scopriamo come i team possono trarre vantaggio da questo sistema.

Prima di tutto, il sistema aiuta gli utenti a capire come gestire il proprio tempo in modo più efficace, attraverso il monitoraggio degli incarichi e della produttività. Così, indipendentemente dalle dimensioni del progetto, sarà possibile identificare facilmente le cause del suo rallentamento o, addirittura, del suo fallimento.

Le schede Kanban permettono anche di massimizzare le risorse, grazie alla capacità di fornire un flusso di incarichi continuo. Ciò non solo impedisce ai singoli lavoratori di accettare una quantità di lavoro superiore alle loro capacità, ma favorisce la loro produttività. Il sistema Kanban consente di raggiungere questo equilibrio suddividendo progetti complessi in incarichi e sottoincarichi più facilmente gestibili.

Il sistema è stato subito apprezzato per la sua flessibilità: è sempre possibile apportare modifiche ai progetti esistenti in base agli aggiornamenti più recenti. In questo modo, i team possono soddisfare i propri clienti in un breve lasso di tempo.

Un altro vantaggio dell'utilizzo delle schede Kanban è la loro capacità di ridurre gli sprechi, sia a livello di tempo che di energie lavorative.

Inoltre, il sistema offre grandi opportunità di collaborazione, consentendo a chiunque abbia accesso alle bacheche di lasciare commenti, allegare file o persino creare elenchi di attività in modo che tutti possano rimanere al passo con gli obiettivi aziendali.

Alla fine della giornata, non hai nemmeno bisogno di chiedere quali siano i tuoi incarichi per il giorno seguente: basta aprire la scheda successiva nella rispettiva colonna e tuffarsi a capofitto nel progetto.

Le migliori bacheche Kanban gratuite del 2021

#10 Trello

Prezzo

Trello offre un piano gratuito e diversi piani a pagamento, a partire da $10 al mese per utente.

Trello è uno dei pochi programmi che si concentra principalmente sulle funzionalità Kanban. I suoi punti di forza sono un'interfaccia intuitiva e la possibilità di condividere più schede con persone esterne.

Tuttavia, rispetto ad altri software Kanban popolari, Trello non è all'altezza dei suoi concorrenti quando si tratta di funzionalità come limiti WIP o swimlane. D'altra parte, offre una gamma di funzionalità di base che possono aiutare gli utenti a passare dall’idea all’azione in pochi secondi.

Funzionalità principali

• Template personalizzati

• Vista Dashboard

• Vista Timeline

• Calendario

• Elenchi di controllo

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Trello è la scelta migliore per i seguenti settori:

• Progettazione

• Ingegneria

• Risorse umane

• Marketing e vendite

• Product management

#9 Clubhouse

Prezzo

Clubhouse, disponibile anche gratuitamente, offre piani con un prezzo a partire da $8,50 al mese per utente.

Clubhouse è una soluzione per la gestione dei progetti su cloud che consente ai team di organizzare più progetti contemporaneamente e collaborare in tempo reale. Tuttavia, non c'è niente di speciale nelle schede Kanban, poiché offrono una gamma di funzionalità piuttosto standard, sufficiente per tenere gli utenti al passo con gli ultimi aggiornamenti del progetto.

Funzionalità principali

• Stories (unità di lavoro)

• Epics (raccolta di Stories)

• Cronoprogramma

• Iterazioni

Funzionalità Kanban di base disponibili gratuitamente

Clubhouse è la scelta migliore per:

• Consolidare la pianificazione e la gestione dei progetti, da piccoli dettagli a report completi, tutto in un unico spazio

• Migliorare la collaborazione tra più reparti (es. ospedalieri) e fornire visibilità sulla produttività dei dipendenti

• Fornire tutti gli strumenti necessari per il coinvolgimento e il monitoraggio dei progressi.

#8 Asana

Prezzo

Asana offre un piano gratuito e diversi piani a pagamento, a partire a €10,99 al mese per utente.

Asana è un ottimo strumento che aiuta i team a gestire incarichi e progetti di ogni tipo, indipendentemente dalla loro dimensione. Sebbene a prima vista possa sembrare complesso, non ci vuole molto tempo per abituarsi al suo funzionamento. E parlando delle sue schede Kanban, Asana fornisce un framework chiaro e personalizzabile che si integra perfettamente con tutti i suoi strumenti per la gestione degli incarichi.

Funzionalità principali

• Timeline

• Template personalizzati

• Obiettivi

• Calendario

• Campi personalizzati

• Obiettivi

• Gestione delle risorse

• Dipendenze incarichi

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Asana è la scelta migliore per i seguenti settori:

• Marketing e comunicazione

• Risorse umane e recruiting

• IT

• Ingegneria

• Vendite e servizi

• Organizzazioni non profit

#7 Wrike

Prezzo

Wrike offre un piano completamente gratuito e diversi piani a pagamento, a partire da $9,80 per utente al mese.

Wrike mette a disposizione diverse funzionalità per aiutare gli utenti a garantire che le operazioni aziendali si muovano nella giusta direzione. Tuttavia, rispetto ad altre piattaforme simili, Wrike risulta essere più costoso in quanto il numero di funzionalità Kanban accessibili nel piano gratuito è notevolmente limitato. Nonostante ciò, Wrike offre tutto ciò che serve per apportare miglioramenti ai processi in corso, anche se il tuo team ha un budget limitato e non può permettersi soluzioni a pagamento.

Funzionalità principali

• Diagramma di Gantt

• Dashboard condivisibili

• Flussi di lavoro personalizzati

• Calendario

• Monitoraggio del tempo

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Wrike è la scelta migliore per i seguenti settori:

• Istruzione

• Sanità

• Viaggi e ospitalità

• Marketing e vendite

• IT

• Immobiliare

#6 KanbanFlow

Prezzo

KanbanFlow offre un piano gratuito e diversi piani a pagamento, a partire da $5 per utente al mese.

KanbanFlow è una soluzione per la gestione degli incarichi integrata con funzionalità Kanban. Il software fornisce agli utenti una panoramica dettagliata di tutti i processi disponibili. L'interfaccia è piuttosto semplice, anche se sembra un po' datata. Swimlane e limiti WIP sono un'aggiunta perfetta a questo sistema Kanban di per sé altamente efficace.

Funzionalità principali

• Swimlane

• Calendario

• Forecasting

• Report tempistiche

• Dashboard

• Cronologia delle revisioni

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

KanbanFlow è la scelta migliore per i seguenti settori:

• IT

• Assistenza sanitaria

• Produzione

• Case editrici, anche digitali

• Vendite e marketing

#5 Hygger

Prezzo

Hygger offre un piano gratuito e diversi piani a pagamento, a partire da $7 per utente al mese.

Non c'è nulla di cui lamentarsi per quanto riguarda l'interfaccia e le funzionalità della piattaforma: Hygger è un potente software Kanban adatto a team di tutte le dimensioni. Può essere d’aiuto per sfruttare appieno il proprio potenziale attraverso limiti al WIP, sprint board e swimlane, caratteristiche che altri programmi simili tendono a non includere nei loro pacchetti.

Funzionalità principali

• Timeline

• Incarichi

• Sprint board

• Value/Effort matrix

• Weighted score

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Hygger è la scelta migliore per le seguenti attività:

• Marketing e vendite: aiuta i team a definire, e raggiungere, i propri obiettivi SMART

• Gestione inventario: offre diversi strumenti per gestire e controllare interi processi, dall'acquisto allo stoccaggio

• Gestione clienti: ideale per le piccole e medie imprese che cercano un modo per ottimizzare la comunicazione con i clienti e iniziare a concludere più affari

• Progetti di costruzione: permette ai team di pianificare, monitorare ed eseguire progetti di vari livelli di difficoltà.

#4 Kanban Tool

Prezzo

Kanban Tool offre un piano gratuito e diversi piani a pagamento, a partire da €5 per utente al mese.

Oltre a offrire un framework flessibile e altamente strutturato per una gestione efficiente dei progetti, Kanban Tool mette a disposizione anche strumenti di analisi e metriche che permettono di individuare le aree più problematiche in ogni fase del progetto. Consente inoltre la collaborazione e la comunicazione tra gli utenti tramite commenti e condivisione degli incarichi.

Funzionalità principali

• Monitoraggio del tempo

• Reportistica

• Automazione

• Calendario

• Elenchi di controllo

• Incarichi ricorrenti

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Kanban Tool è la scelta migliore per i seguenti settori:

• Sanità

• IT

• Risorse umane

• E-commerce e sviluppo web

#3 MeisterTask

Prezzo

MeisterTask è disponibile gratuitamente ma offre anche diversi piani a pagamento, a partire da €8,25 per utente al mese.

MeisterTask è una via di mezzo tra un software Kanban e un software per la gestione dei progetti, dal design semplice e pulito. Proprio come qualsiasi altro software simile, funziona alla grande quando si tratta di digitalizzazione dei flussi di lavoro e approfondimenti dettagliati sulle prestazioni a livello individuale, di squadra o organizzativo. Gli utenti possono anche ottenere l'accesso istantaneo a progetti specifici filtrandoli in base a date di scadenza, stati, assegnatari e altro.

Funzionalità principali

• Timeline

• Elenchi di controllo

• Limiti WIP

• Campi personalizzati

• Automazione

• Incarichi ricorrenti

• Statistiche e report

• Ruoli e autorizzazioni

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

MeisterTask è la scelta migliore per i seguenti settori:

• Vendite e marketing

• Pubblicità e comunicazione

• Organizzazioni non profit

• Tempo libero, viaggi e turismo

• Immobiliare

• Trasporti

#2 ClickUp

Prezzo

ClickUp offre un piano gratuito e vari piani a pagamento, a partire da $5 per utente al mese.

ClickUp mette a disposizione una vasta gamma di funzionalità con un’interfaccia semplice che, grazie al sistema drag and drop consente agli utenti di spostare facilmente gli incarichi tra più flussi di lavoro. Inoltre, con l'aiuto della Multitask Toolbar, gli utenti possono apportare contemporaneamente una serie di modifiche in più schede Kanban.

Questo software lascia molto spazio alla creatività e alla personalizzazione, rendendo possibile l’adattamento dei flussi di lavoro a qualsiasi tipo di team.

Funzionalità principali

• Promemoria

• Obiettivi

• Incarichi ricorrenti

• Template personalizzati

• Mappa mentale

• Pianificazione

• Diagramma di Gantt

• Chat

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

ClickUp è la scelta migliore per i seguenti settori:

• Sviluppo software

• Vendite e marketing

• ClickUp è utile per studenti e insegnanti che cercano uno strumento efficace per pianificare il proprio curriculum e la propria routine

• Questo software è una buona opzione per i progettisti che vogliono semplificare i propri processi lavorativi

• L'amministrazione ospedaliera trarrà enormi benefici da ClickUp, utile nella gestione dell'intero sistema.

#1 Bitrix24

Prezzo

Il software offre un vasto assortimento di funzionalità completamente gratuite. Gli utenti possono anche effettuare l'aggiornamento ai livelli più avanzati, a partire da €49 al mese.

A differenza di altri software, Bitrix24 offre la maggior parte delle sue funzionalità gratuitamente. Pertanto, gli utenti dispongono di un tempo illimitato per scoprire come funziona l'intero sistema e selezionare gli strumenti di cui hanno bisogno per portare la propria azienda al livello successivo. Inizialmente, il numero di strumenti inclusi nel software potrebbe creare un po’ di confusione ma i nuovi arrivati non impiegheranno molto tempo ad acquisire familiarità con esso. Le schede Kanban si integrano perfettamente con tutti gli strumenti CRM e per la gestione dei progetti.

Funzionalità principali

• Dashboard

• Backup automatico

• Preventivi e fatture

• Profilo clienti

• Portale dipendenti

• Diagramma di Gantt

• Pipeline

• Catalogo prodotti

• Report e statistiche

• Videoconferenza

• Feed

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Bitrix24 è la scelta migliore per i seguenti settori:

• Marketing e pubblicità: il software aiuta le aziende ad aumentare il ROI e a prendere decisioni di marketing migliori

• Viaggi e turismo: la piattaforma ha tutto ciò di cui un team ha bisogno per raccogliere, gestire e archiviare i dati relativi a voli, viaggi e prenotazioni dei propri clienti

• Grazie alle funzionalità CRM messe a disposizione, aziende e organizzazioni possono rendere le esperienze di acquisto migliori e più personalizzate

• Bitrix24 è una piattaforma ideale per gestire e monitorare gli stati di consegna dei prodotti.

Come scegliere il giusto software Kanban?

Il motivo principale per cui le persone scelgono le bacheche Kanban per gestire un carico di lavoro pesante è la loro semplicità, flessibilità e capacità di dividere processi complessi in unità più gestibili. Data la popolarità della metodologia, sul web sono disponibili decine di software Kanban o che includono funzionalità Kanban. La domanda è: come scegliere un'applicazione che aiuti la tua attività a crescere e che renda il tuo team più produttivo?

Per sfruttare appieno tutti i vantaggi di uno strumento Kanban, è necessario capire cosa vuoi che includa esattamente il tuo software ideale. Quindi, ecco alcuni aspetti fondamentali che un programma Kanban dovrebbe avere per aiutarti a ottenere una maggiore trasparenza.

Programma Kanban vs programma con project management integrato

Cerca di capire se quello di cui hai bisogno sia una soluzione all-in-one che includa una serie di funzionalità oltre alle schede Kanban. Ad esempio, Bitrix24 può prendersi cura di ogni aspetto delle tue operazioni aziendali con l'aiuto del CRM e di strumenti per la gestione dei progetti. Inoltre, grazie a una serie strumenti di collaborazione e comunicazione, questo software può creare un ambiente di lavoro sano in cui tutti i dipendenti lavoreranno con piacere.

D'altra parte, se non vuoi sopraffare il tuo team con una serie di strumenti che non avranno la possibilità di utilizzare, restringi l'elenco dei software a quelli che forniscono esclusivamente funzionalità Kanban.

Opzioni di personalizzazione

L’ app Kanban dovrebbe permettere agli utenti di personalizzare vari aspetti delle loro schede per soddisfare requisiti e processi di lavoro specifici e offrire modelli di schede personalizzabili e la possibilità di creare flussi di lavoro unici con colonne e righe personalizzate.

Analisi approfondite

Una gestione efficace del progetto non termina nel momento in cui un assegnatario completa determinati incarichi. Anche se un programma Kanban può aiutarti a ridurre gli sprechi di tempo, ciò che conta di più è il modo in cui ogni dipendente contribuisce agli obiettivi comuni. Pertanto, ciò che dovresti cercare è una piattaforma che offra anche degli strumenti avanzati per l’analisi dei dati.

Comunicazione unificata

Indipendentemente dal settore in cui operi, sono tanti i benefici che puoi trarre da un programma che ti consente di avere tutto in un unico spazio, favorendo un aggiornamento continuo in tempo reale, senza dover passare da un'app all'altra. Tale software dovrebbe consentire ai team di ricevere facilmente promemoria, condividere documenti, aggiungere commenti e altro ancora.

Funzioni di automazione

Scegli un programma che ti consenta di automatizzare vari aspetti dei tuoi flussi di lavoro. Questo potrebbe essere particolarmente utile se hai spesso a che fare con incarichi ricorrenti.

Infine, non saprai mai se una particolare soluzione sia giusta per il tuo team finché non la vedrai in azione. La maggior parte delle applicazioni sopra elencate offre dei buoni piani gratuiti in modo che tu possa avere un'idea di cosa aspettarti da loro in termini di capacità. Quindi, prima prova gratuitamente i programmi che ritieni più interessanti e poi decidi quale sia quello più adatto alle tue esigenze.

Quando si tratta di snellire il carico di lavoro quotidiano, tenere traccia del lavoro svolto e di quello ancora da svolgere, le applicazioni e i software Kanban, sono la scelta migliore per aziende di tutte le dimensioni. Il metodo Kanban si è dimostrato efficace in più ambienti di lavoro. Pertanto, ora è il momento giusto per utilizzarlo se non lo hai già fatto. Tutti i programmi qui menzionati possono fare una grande differenza per la tua azienda, in quanto consentono un incremento della produttività e una maggiore efficienza dei flussi di lavoro.