Gli 8 migliori software Kanban gratuiti del 2025

Il metodo Kanban è un sistema di gestione dei flussi di lavoro che è presente da molto tempo sul mercato, ma che ha avuto un’evoluzione anche grazie all’innovazione digitale e tecnologica.

I software Kanban sul mercato sono molti e non è facile orientarsi in un mercato così ricco di opportunità. In questo articolo faremo una carrellata delle applicazioni più popolari, consentendoti di confrontare caratteristiche e prezzi dei migliori.

Cos’è una bacheca Kanban?

Kanban è un metodo per la gestione dei progetti agile utilizzato in vari settori per aiutare i team a visualizzare i propri flussi di lavoro. Con Kanban puoi identificare le fasi più problematiche all’interno di un processo, assumere il controllo dell'intero carico di lavoro, migliorare le operazioni aziendali e massimizzare l’efficienza.

Il termine nasce in Giappone, dove agli albori del XVII secolo i commercianti locali usavano delle bacheche (denominate Kenban) per pubblicizzare le proprie attività. A partire dagli anni '40, vengono sviluppati i primi sistemi Kanban per l'azienda automobilistica Toyota. Erano organizzati su bacheche cartacee che avevano l'obiettivo di tracciare e monitorare l'intera catena di valore.

Kanban, perché è utile anche nel 2025

Oggi non abbiamo più bisogno di utilizzare schede cartacee per gestire le varie fasi dei processi lavorativi. Il sistema Kanban, infatti, disponibile online e all'interno delle applicazioni, include:

• Schede Kanban, che rappresentano gli incarichi.
• Colonne Kanban, che rappresentano le diverse fasi del flusso di lavoro.
• Limiti WIP (work-in-progress), con cui si stabilisce il numero massimo di incarichi che si può avere contemporaneamente nella fase in corso.
• Swimlane, o linee orizzontali, che separano gli incarichi secondo diversi criteri.

Il sistema Kanban è ottimo anche per la gestione collaborativa dei progetti perché tutti i membri del team possono contemporaneamente seguire stato e flusso di lavoro.

Come cambiano i software Kanban con l'intelligenza artificiale

Aggiungere la tecnologia dell'intelligenza artificiale al flusso di lavoro delle lavagne Kanban consente di ottimizzare i processi, perché permette l'automazione di alcuni compiti ripetitivi, diminuendo il lavoro del project manager e del resto del team. Questa nuova tecnologia può aumentare l'efficienza, diminuire gli errori umani e consentire ai membri del team di dedicarsi a compiti più strategici.

Alcuni produttori di software Kanban si sono adeguati ai progressi tecnologici implementando l'IA nei propri software. Un esempio di eccellenza in questo senso è Bitrix24, che oltre a utilizzare il sistema Kanban ha integrato nella sua piattaforma l'intelligenza artificiale, aggiungendo l'assistente virtuale CoPilot basato su IA che può assistere il team durante la gestione dei progetti. Inoltre, la piattaforma mette a disposizione sistemi di automazione del marketing, un CRM integrato, un website builder e molti altri strumenti.

Gli 8 migliori software per Kanban gratuiti del 2025

Esaminiamo ora quelli che riteniamo essere gli 8 migliori software del 2025, confrontandone le caratteristiche e i prezzi.

#8 Trello

Prezzo

Trello offre un piano gratuito e piani a pagamento, a partire da 5$ al mese per utente. Va sottolineato come a partire dal 2024 la società abbia introdotto un limite di 10 utenti nel piano gratuito e questo ha spinto molte piccole aziende a dover scegliere se passare al piano a pagamento o cambiare software.

Trello è apprezzato dagli utenti soprattutto per l'interfaccia intuitiva che non consente particolari setup o conoscenze informatiche per essere utilizzata. D'altra parte, rispetto ad altri software pecca per la mancanza di funzioni avanzate.

Funzionalità principali

• Template personalizzati
• Vista Dashboard
• Vista Timeline
• Calendario
• Elenchi di controllo

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Pro

• Semplice da usare
• Schede illimitate nella versione gratuita
• Interfaccia fluida

Contro

• È stato introdotto un limite di 10 utenti nella versione free
• Poche funzionalità avanzate
• Poca possibilità di integrare app terze

#7 Asana

Prezzo

Asana offre un piano gratuito e diversi piani a pagamento, a partire da 10,99€ al mese per utente.

Asana è un software che può essere utilizzato dai team di lavoro per la gestione di incarichi e progetti di piccola e grande dimensione. L'interfaccia è un po’ meno intuitiva di Trello, ma non serve moltissimo tempo per abituarsi. Le schede Kanban sono personalizzabili e integrate con gli altri strumenti di gestione degli incarichi. L’addebito del costo per utente può far lievitare i prezzi e deve essere attentamente esaminato dai team manager.

Funzionalità principali

• Timeline
• I template sono personalizzabili
• Gestione del calendario
• Campi personalizzabili
• Obiettivi progetto
• Strumenti di gestione risorse
• Dipendenze incarichi

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Pro

• Semplice da usare
• Schede illimitate nella versione gratuita
• Interfaccia fluida

Contro

• Limite di 15 utenti nella versione free
• Poche funzionalità avanzate
• Costo per utente

#6 KanbanFlow

Prezzo

KanbanFlow offre un piano gratuito e alcuni piani a pagamento, a partire da 5$ per utente al mese.

KanbanFlow è un software per la gestione degli incarichi con kanban board. L'applicazione fornisce agli utenti un quadro di tutti i progetti in corso ed eventuali aggiornamenti. L'interfaccia è abbastanza semplice e forse è un po’ obsoleta. Swimlane e limiti WIP sono alcune delle funzionalità che si fanno apprezzare in questa applicazione.

Funzionalità principali

• Swimlane
• Calendario
• Forecasting
• Report tempistiche
• Dashboard
• Cronologia delle revisioni

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Pro

• Semplice da usare
• Schede illimitate nella versione gratuita
• Swimlane e limiti WIP

Contro

• Interfaccia obsoleta
• Poche funzionalità avanzate
• Costo per utente

#5 Hygger

Prezzo

Hygger offre un piano gratuito e piani a pagamento a partire da 7$ per utente al mese.

L’interfaccia e le funzionalità della piattaforma offrono un buon ventaglio di opzioni. Il software è adatto a team di tutte le dimensioni e offre strumenti come WIP, sprint board e swimlane che non sono sempre presenti in software simili. D’altra parte, le limitazioni della versione gratuita e lo spazio di archiviazione molto basso (100 MB) sembrano piuttosto limitanti per l'uso professionale.

Funzionalità principali

• Timeline
• Sprint board
• WIP
• Weighted score

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Pro

• Utenti illimitati nella versione gratuita
• Sprint board e swimlane
• Interfaccia fluida

Contro

• Solo 100 MB di archiviazione
• Alcune funzionalità limitate nella versione free
• Fatturazione per utente

#4 Kanban Tool

Prezzo

Kanban Tool offre un piano gratuito e dei piani a pagamento, a partire da 6€ per utente al mese.

Il framework di Kanban Tool offre una buona flessibilità e consente ai team di lavoro una gestione dei progetti efficiente. Il software mette anche a disposizione funzionalità e metriche che hanno la funzione di mostrare le aree problematiche su cui intervenire. Presenta anche strumenti di collaborazione e comunicazione tramite commenti e condivisione anche se sono assenti tool per meeting del team. Il numero di utenti disponibili nel piano gratis è piuttosto basso.

Funzionalità principali

• Monitoraggio in tempo reale
• Report
• Strumenti di automazione
• Calendari
• Incarichi ricorrenti

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Pro

• Monitoraggio in tempo reale
• Individuazione aree problematiche
• Automazione

Contro

• Solo 2 utenti nella versione gratuita
• Costo per utente che può aumentare i costi
• Bacheche limitate nella versione free

#3 MeisterTask

Prezzo

MeisterTask è disponibile gratuitamente ma sono presenti anche piani a pagamento, a partire da 8,25€ per utente al mese.

MeisterTask è un software Kanban, ma mette a disposizione anche strumenti per la gestione dei progetti. Il design è abbastanza semplice e l’applicazione fornisce buone prestazioni per la digitalizzazione dei flussi di lavoro e le reportistiche sulle prestazioni individuali e di gruppo. Presenta una funzione di filtro per cercare progetti specifici. Sono presenti limiti ai progetti work in progress che ottimizzano il lavoro dei dipendenti.

Funzionalità principali

• Timeline
• Elenchi di controllo
• Limiti WIP
• Campi personalizzati
• Incarichi ricorrenti
• Statistiche e report
• Ruoli e autorizzazioni

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Pro

• Limite ai lavori work in progress
• Funzioni di filtro
• Buon numero di report

Contro

• Possibili solo 3 note nella versione gratis
• Costo fatturato per utente
• Pochi strumenti di comunicazione

#2 ClickUp

Prezzo

ClickUp offre un piano gratuito e dei piani a pagamento a partire da 7$ per utente al mese.

ClickUp ha un buon numero di funzionalità e un’interfaccia intuitiva basata sul sistema drag and drop per la personalizzazione. È presente anche una funzionalità multitasking che consente di modificare contemporaneamente più schede. D’altra parte, nella versione free sono presenti limitazioni significative sia nello spazio di archiviazione (solo 100 MB) che nei numeri di automazioni previste.

Funzionalità principali

• Promemoria
• Elenco obiettivi
• Incarichi ricorrenti
• Personalizzazione dell'interfaccia
• Mappa mentale
• Strumenti di pianificazione
• Diagramma di Gantt
• Chat per comunicazione interna

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Pro

• Funzionalità multitasking
• Gestione delle automazioni
• Chat interna

Contro

• Fatturazione per utente
• Limitazione a 100 automazioni nella versione free
• Spazio di archiviazione limitato nel piano gratis

#1 Bitrix24

Prezzo

Il software offre una vasta gamma di funzionalità completamente gratuite. Gli utenti possono anche effettuare l'aggiornamento ai livelli più avanzati, a partire da 49€ al mese.

A differenza di altri software, Bitrix24 offre la maggior parte delle sue funzionalità gratuitamente. Pertanto, gli utenti dispongono di un tempo illimitato per scoprire come funziona l'intero sistema e selezionare gli strumenti di cui hanno bisogno per portare la propria azienda al livello successivo. Inizialmente, il numero di strumenti inclusi nel software potrebbe creare un po’ di confusione, ma i nuovi arrivati non impiegheranno molto tempo ad acquisire familiarità con il programma. Le schede Kanban si integrano perfettamente con tutti gli strumenti CRM e per la gestione dei progetti. Inoltre, Bitrix24 dispone anche di un assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale, di strumenti per la gestione delle campagne di marketing e delle e-mail e di molte altre funzionalità.

Funzionalità principali

• Dashboard
• Backup automatico
• Preventivi e fatture
• Profilo clienti
• Portale dipendenti
• Diagramma di Gantt
• Pipeline
• Catalogo prodotti
• Report e statistiche
• Videoconferenza
• Feed
• Assistente virtuale CoPilot
• Gestione delle campagne di marketing

Funzionalità Kanban di base disponibili nel piano gratuito

Pro

• Utenti illimitati anche nella versione gratis
• La fatturazione non è per utente
• Strumenti di comunicazione avanzata, compresa la videoconferenza
• Molto spazio di archiviazione a disposizione
• Moltissime funzionalità aggiuntive

Contro

• Le molte funzionalità richiedono tempo per prendere confidenza con tutte le opzioni
• Interfaccia meno intuitiva di Trello

Come scegliere il giusto software Kanban?

Per sfruttare appieno tutti i vantaggi di uno strumento Kanban, è necessario capire cosa vuoi che includa esattamente il tuo software ideale. Inoltre, durante la gestione dei progetti e dei flussi di lavoro con il sistema Kanban è utile usufruire anche di altri strumenti, come quelli relativi a una più efficiente comunicazione tra i membri del team, anche quando parte di essi sta lavorando in smart working.

La piattaforma Bitrix24 è uno dei migliori software gestionali in Italia e può essere un'ottima scelta in questo senso, perché oltre alle bacheche Kanban integra in un unico software anche strumenti di messaggistica interna, un applicativo per le videoconferenze, strumenti di gestione avanzata dei calendari e delle scadenze. Ciò permette di aumentare l'efficienza nella gestione dei progetti e, di conseguenza, la produttività aziendale.

Software Kanban in Italia, alcune conclusioni e prospettive future

Come abbiamo visto, le bacheche Kanban consentono di gestire in modo efficiente i progetti e ormai da decenni vengono utilizzati dalle aziende. Con il passaggio al digitale il loro uso è divenuto ancora più semplice e intuitivo. Per il futuro, si deve prevedere che prosegua l'integrazione con le nuove tecnologie di intelligenza artificiale, che renderanno il sistema Kanban sempre più integrato con strumenti di automazione del lavoro, tramite IA capaci di aumentare efficienza e produttività. Stare al passo con i tempi è fondamentale anche per le aziende italiane per mantenere un vantaggio competitivo sui propri concorrenti.