Guida completa alla strategia di risposta ai rischi

La strategia di risposta ai rischi è una parte essenziale di qualsiasi project management di successo e può fare molto di più che salvare la tua azienda da imbarazzo, azioni legali e perdite finanziarie. Se agisci in modo intelligente, la tua strategia può portare a nuove opportunità e far avanzare la tua azienda. Le strategie di risposta ai rischi classificano ogni minaccia nell'avanzamento di un progetto in diverse categorie in base alla gravità.

Quali sono i tipi di risposte ai rischi?

Tutti i tipi di rischio dei progetti possono essere affrontati con due categorie principali di risposta: negativa e positiva.

Le risposte negative includono:

• Evitare
• Trasferire
• Mitigare
• Accettare

Le risposte positive includono:

• Valorizzare
• Sfruttare

Quali sono gli esempi di risposta ai rischi?

• Evitare del tutto di correre un rischio, omettendo un deliverable o pianificando un progetto intorno ad esso.
• Trasferire i rischi a terzi, come una compagnia di assicurazioni, che possono coprire il rischio per tuo conto.
• Attenuare i rischi inevitabili con azioni proattive come, ad esempio, la formazione aggiuntiva.
• Accettare rischi minori o improbabili che non rappresentano una vera minaccia per il progetto.
• Migliorare il proprio progetto trovando soluzioni meno costose o più efficienti.
• Sfruttare tutte le opportunità che i rischi possono offrire, come tempo o risorse extra.

Qual è l'obiettivo di una strategia di risposta ai rischi?

Qualunque sia il progetto che stai lanciando, ci sarà un elemento di rischio. Nel migliore dei casi, questi rischi possono spingerti oltre le scadenze o il budget e, nel peggiore dei casi, possono causare danni alla tua reputazione. Le strategie di risposta alla gestione del rischio aiutano a diminuire la probabilità che i rischi diventino realtà e a limitare i danni nei casi in cui non possono essere evitati. Una buona strategia ti aiuta a mantenere il controllo delle scadenze e del budget anticipando potenziali problemi e permettendoti di risolverli prima che diventino una minaccia per il tuo progetto.

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Ora che hai un'idea circa alcuni dei tipi di rischi nel project management e del perché dovresti creare un piano, è il momento di entrare nel dettaglio di come creare la tua strategia. Questo articolo ti guiderà dai primi passi, prima di lanciare il progetto, al momento in cui potrai trasformare i rischi in vantaggi. Cominciamo!

Condurre un'analisi: identificare i rischi del progetto

La prima cosa da fare quando si crea una strategia di risposta ai rischi è quella di valutare tutte le opzioni possibili. Questo non è un lavoro che può essere svolto da una sola persona, quindi dovrai riunire rappresentanti di ogni area del progetto e combinare le loro competenze. Potresti pensare che una riunione sia la migliore opzione, ma le riunioni senza un piano preciso richiederanno molto più tempo del necessario. Invece, imposta un documento collaborativo prima della riunione in cui ogni partecipante potrà registrare eventuali problemi che potrebbero influire sulla propria area di competenza. Ad esempio, il tuo reparto finanziario potrebbe incorrere in costi imprevisti, mentre il reparto delle risorse umane potrebbe prevedere problemi di ricambio del personale. Come project manager, puoi quindi strutturare tutti gli argomenti in un'agenda per una riunione efficace.

Ordinare i rischi per gravità

Una volta che hai individuato tutti i rischi, il tuo lavoro come project risk manager è quello di ordinarli per gravità, a partire dai rischi ad alta priorità fino a quelli a bassa priorità. Questo ti aiuterà a classificare le tue risposte nella fase successiva e a dare priorità agli incarichi più importanti per realizzare il tuo piano. Ogni rischio è diverso in termini di gravità. Ad esempio, una meteora potrebbe facilmente colpire uno dei tuoi cantieri. Naturalmente, la maggior parte dei project manager concorderebbe sul fatto che questo sarebbe devastante, ma anche molto improbabile. Perciò, se stai pianificando di creare una lista più ampia di possibili rischi, puoi includerlo, ma esso sarà comunque in fondo alla lista. Assicurati di esaminare la tua strategia di risposta ai rischi con il tuo team e tutti i collaboratori esterni per comprendere appieno tutti i rischi coinvolti. Dopodiché, potrai ottenere l'approvazione dei tuoi superiori e approfondire i dettagli.

Classificare i tipi di rischi del progetto

Una volta che hai valutato la gravità di ogni rischio, devi classificarli secondo le seguenti categorie per completare il tuo piano di gestione del registro dei rischi di progetto.

Evitare

I rischi da evitare sono spesso i più facili da affrontare nelle strategie di risposta ai rischi del progetto. Questi sono i rischi non negoziabili che adatti al tuo progetto al fine di evitarli. Essi si presentano in due forme. In primo luogo, puoi semplicemente abbandonare l'idea. Vuoi installare una stufa a legna in una tenda infiammabile? Anche se non è certo, un potenziale incendio causerebbe danni incalcolabili ai presenti e alla tua attività in termini di spese legali e danni alla reputazione. Decisione presa: dimentica la stufa a legna. Tuttavia, questa potrebbe essere una decisione piuttosto avventata se al tuo evento è previsto un buffet. Il secondo modo per evitare il rischio di incendio prevede adattare i tuoi piani in modo da eliminare qualsiasi rischio. Ad esempio, puoi tenere tutte le attrezzature da cucina fuori dalla tenda o sostituire la tua tenda con una di un materiale non infiammabile. Evitare i rischi è una risposta che spesso può consumare un bel po' del tuo budget, quindi fai attenzione a quanti ne eviti cambiando i tuoi piani.

Trasferire

A differenza della categoria precedente, i rischi che rientrano nella categoria di trasferimento non scompaiono, ma semplicemente vengono affidati a qualcuno al di fuori del team. Uno dei modi più comuni per trasferire il rischio è attraverso la compagnia assicurativa. Sappiamo tutti come funziona: paghi il premio assicurativo e se il rischio si verifica, vieni protetto dal punto di vista finanziario. Un esempio di assicurazione aziendale è quella che viene pagata in caso di danni a un immobile affittato per un evento. Un altro modo comune per trasferire la responsabilità è affidare un deliverable rischioso a una terza parte che può assumersi il rischio per conto tuo. Normalmente sceglieresti questa strada se una parte del tuo progetto non rientrasse nella tua area di competenza o se semplicemente non avessi a disposizione le risorse per completarlo in tempo. Sebbene tu abbia rimosso il rischio dal tuo team e lo abbia trasferito a qualcun altro, è probabile che questo metodo consumi una parte significativa del tuo budget. I servizi di terze parti sono abituati ad assumersi i rischi degli altri e lo contabilizzano nei loro costi, indipendentemente dal fatto che il rischio si verifichi o meno.

Mitigare

La mitigazione si riferisce al lavoro svolto per ridurre il rischio. Queste risposte riguardano rischi problematici che possono essere mitigati con un po' di previsione e pianificazione. La mitigazione del rischio include piani di emergenza, che possono essere molto costosi, anche se necessari. Ad esempio, se hai un evento all'aperto che potrebbe essere rovinato dal maltempo, dovresti avere uno spazio interno alternativo o affittare tende per evitare che i tuoi ospiti si bagnino. Come parte della tua strategia di risposta al rischio, devi creare incarichi e trovare del tempo per garantire che i tuoi piani di mitigazione siano completati e realizzati prima ancora che ti possano servire.

Accettare

L'accettazione del rischio entra quasi sempre in gioco quando la gravità o la probabilità (o entrambe) di un rischio è talmente bassa che non è necessario intraprendere alcuna azione concreta. I rischi di questa categoria possono verificarsi abbastanza facilmente, ma in questo caso si trova semplicemente una soluzione e si va avanti. Accettare però non significa rinunciare a ogni responsabilità e dire “que sera, sera” (in italiano ‘quel che sarà, sarà’). Devi comunicare questi rischi a tutto il tuo team in modo che nulla vi possa sorprendere. I team che sono già sotto stress possono reagire istintivamente a ciò che considerano un rischio se non sono stati avvertiti in anticipo. Quindi devi avere un'idea chiara di quali siano i rischi accettati.

Strategie positive di risposta ai rischi

Chi ha abbastanza esperienza saprà che non tutti i tipi di rischi nella gestione dei progetti sono negativi. I rischi positivi sono meglio conosciuti come opportunità, ma c'è ancora qualche dubbio sulla probabilità che si verifichino. Esistono due strategie principali per i rischi positivi:

Valorizzare

La valorizzazione è un esempio di una strategia di risposta al rischio positiva che migliora il progetto eseguendo gli incarichi in modo più efficiente o conveniente. Nella maggior parte dei casi, queste risposte sono strettamente legate a una buona preparazione. Ad esempio, se hai individuato un nuovo grossista che potrebbe potenzialmente fornire le stesse materie prime ma a un costo inferiore, puoi inserirlo nella categoria di valorizzazione. A partire da ora, il tuo nuovo accordo potrebbe non essere sicuro al 100%, ma è una possibile opportunità per ridurre i costi.

Sfruttare

Lo sfruttamento si riferisce a piani implementati che possono trasformare un rischio in un vantaggio. Ad esempio, un team di sviluppo di un'app potrebbe essere "a rischio" di finire il lavoro in anticipo. Se non intendi modificare la data di rilascio per non confondere i tuoi clienti, puoi creare opzioni aggiuntive su cui il tuo team potrebbe lavorare nel tempo a disposizione. Potresti includere una funzionalità extra nella tua app e lanciare un prodotto migliore del previsto.

Strumenti necessari per la tua strategia di risposta al rischio

Ora che hai stabilito tutti i potenziali rischi nel tuo piano di gestione del registro dei rischi di progetto, il gioco è quasi fatto. Ma un piano in sé non risolverà alcun problema, hai bisogno di trovare un modo per mettere in atto la tua strategia. Il modo migliore per implementare la tua strategia è utilizzare gli strumenti giusti.

Un sistema di project management

Un ottimo strumento di project management può aiutare te e il tuo team a organizzare tutte le vostre idee nei minimi dettagli. Ogni incarico può essere assegnato alle persone appropriate e ognuno di loro riceverà notifiche per ogni aggiornamento. Come parte del tuo piano, puoi preparare incarichi per ogni eventualità, comunicarli al tuo team e attivarli solo quando necessario. Allo stesso modo, strumenti come Bitrix24 ti consentono di creare template che puoi replicare senza alcuno sforzo. I template funzionano perfettamente per i rischi accettabili in quanto puoi attivarli rapidamente e affrontare i problemi in modo efficiente. Un buon strumento di project management consente inoltre di creare piani di mitigazione come parte della strategia di risposta al rischio con scadenze stabilite, ruoli assegnati e risultati previsti.

Calendari e visualizzazioni

Così come dalla gestione dei progetti, le strategie di risposta alla gestione del rischio possono trarre grandi vantaggi da calendari condivisi in cui è possibile visualizzare il quadro generale e i dettagli minori. Uno dei migliori strumenti per visualizzare i calendari è il diagramma di Gantt. Ideale per il project management, il diagramma di Gantt consente di vedere quanto tempo viene impiegato per ogni incarico e dove ci sono spazi liberi. Questo è utile quando bisogna prendere decisioni rapide per affrontare un rischio accettato e inoltre permette di visualizzare facilmente dove vi sia del tempo libero da sfruttare come opportunità.

Canali di comunicazione multipli

Una comunicazione veloce e affidabile è un'altra priorità assoluta delle strategie di risposta al rischio. È necessario avere più canali per diverse esigenze. Per esempio, si può utilizzare l’e-mail per inviare aggiornamenti ufficiali alle parti interessate, mentre la messaggistica istantanea e le chiamate possono essere utilizzate per comunicazioni urgenti con il team in caso di emergenza. Non importa quanto sia dettagliato il tuo progetto, incontrerai senza dubbio degli imprevisti e avere a disposizione una gamma di canali di comunicazione è un ottimo modo per mitigare eventuali problemi.

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