Guida alle 5 fasi del ciclo di vita del progetto

Dato che tante aziende segnalano un tasso di fallimento dei progetti fino al 70%, è importante che i project manager (PM) e i team possiedano le giuste conoscenze necessarie per ogni momento del suo sviluppo.

Avere una profonda comprensione del ciclo di vita del project management e utilizzarlo per monitorare il progetto in tutte le sue fasi può aiutare la tua azienda a portare a termine con successo il maggior numero possibile di progetti ed evitare di rientrare in queste tristi statistiche.

I progetti possono essere molto caotici, ma il ciclo di vita fornisce chiarezza e ordine, fondamentali per l’intero processo. In questo articolo, esamineremo le cinque fasi del ciclo di vita del project management, cosa ognuna comporti per i membri del team e vedremo come sfruttare il ciclo di vita per guidare il tuo progetto verso il successo.

Life Cycle Project Management: cos'è?

Il ciclo di vita del project management è un processo che segue l'intero sviluppo del progetto, dall’inizio fino al suo completamento. Ogni processo di progetto è costituito da cinque fasi chiave, che includono: avvio, pianificazione, monitoraggio e controllo e chiusura. Queste fasi descrivono in dettaglio ogni aspetto di un progetto, dagli elementi minori (ma comunque cruciali), come le dipendenze e le responsabilità individuali, agli elementi costitutivi fondamentali del progetto come la pianificazione, il budget e le pietre miliari.

Secondo uno studio sulle PMI del 2017, per ogni miliardo di dollari investito in progetti, vengono sprecati fino a 97 milioni di dollari a causa delle scarse prestazioni del progetto, quindi è essenziale che le organizzazioni facciano tutto il possibile per far funzionare i propri progetti, e questo inizia con l'apprendere nozioni di base come il ciclo di vita del project management.

Comprendere le fasi del processo di gestione del progetto è importante per l'intero team. Fornendo ai team un modello che definisce le fasi, ogni singolo aspetto del progetto diventa più gestibile e di maggiore comprensione.

Il ciclo di vita del progetto è come una tabella di marcia che fornisce ai tuoi team direzione e sicurezza. Sapendo cosa accadrà dopo e comprendendo cosa richiede ogni fase, tutte le persone coinvolte possiedono un maggiore senso di controllo sui processi di cui sono responsabili. Inoltre, la struttura fornita dal ciclo di vita consente anche di instaurare una comunicazione più produttiva tra i team.

Avere una conoscenza approfondita del ciclo di vita del project management è importante soprattutto per i project manager, in quanto consente loro di pianificare ed eseguire efficacemente il progetto. La strutturazione del progetto in fasi fornisce una panoramica dell'intero processo, consentendo il pieno controllo su ogni fase.

Infine, apprendere a suddividere il progetto in fasi distinte può essere molto utile per stakeholder e clienti, poiché incoraggia la trasparenza in ogni fase del progetto, consentendo di valutare rischi e aspettative in ogni fase.

5 fasi principali del project management

Il project management può essere suddiviso in 5 fasi distinte:

• Avvio

• Pianificazione

• Esecuzione

• Monitoraggio e controllo

• Chiusura

Il dibattito sul numero effettivo di fasi nel ciclo di vita della gestione del progetto è ancora aperto poiché queste fasi spesso si sovrappongono. Tuttavia, ciascuna delle fasi sopraccitate ha caratteristiche e risultati molto specifici che la differenziano.

Le prime due fasi – avvio e pianificazione – sono fasi pre-progetto, ovvero tutto il lavoro di preparazione che tu e il tuo team portate avanti per gettare delle solide basi. La maggior parte dell'azione del progetto avviene durante l'esecuzione. La fase di monitoraggio e controllo viene eseguita contemporaneamente all'esecuzione, mentre la fase di chiusura è una valutazione a conclusione del progetto.

Il life cycle prende in considerazione tutti i più importanti dettagli del progetto, che siano piccoli o grandi. Alcuni potrebbero essere:

• Obiettivi del progetto

• Allocazione delle risorse: in termini di budget, team, tempo e strumenti necessari per completare il lavoro

• Tappe, tempistiche e scadenze per ogni processo interno al progetto

• Risultati di ogni fase

• Incarichi e dipendenze

• Risultati e report

• Analisi e valutazione post progetto

Un ottimo modo per visualizzare il tuo progetto è quello di paragonare le fasi del ciclo di vita della gestione del progetto alla costruzione di una casa, ogni nuova fase rappresenta un aspetto diverso del processo di costruzione. Ora, diamo un'occhiata più nel dettaglio a ogni singola fase.

Fase 1 - Avvio del progetto

La fase di avvio del progetto è molto importante per una gestione del progetto di qualità. Una ricerca di Geneca ha constatato che il 75% delle aziende intervistate sente che i propri progetti siano spesso destinati al fallimento fin dall'inizio, il che evidenzia l'importanza di partire con il piede giusto.

Questa fase pone le basi per tutte le fasi successive: si identificano i problemi chiave che il nuovo progetto mira a risolvere, si determina la fattibilità del progetto e se abbia effettivamente senso procedere con la sua esecuzione. Alla fine di questa fase, tutte le persone coinvolte dovrebbero avere ben chiaro in mente la logica del progetto.

Questa è la fase in cui devi specificare chi è coinvolto nel progetto, organizzare i team, identificare gli stakeholder chiave, determinare le risorse necessarie e dove reperirle.

La parte finale di questa fase iniziale prevede la creazione di un Business Case che permetterà l’organizzazione e una migliore comprensione dei seguenti fattori chiave:

• Motivo del progetto

Che problema risolverà questo progetto? Da quale necessità nasce?

• Opzioni prese in considerazione

Quali altre soluzioni sono state valutate? Perché questa è la soluzione migliore?

• Tempistiche

Quanto tempo pensi che durerà questo progetto e quando saranno visibili i risultati?

• Budget

Quanto pensi che possa costare questo progetto?

• Benefici

Quali benefici (monetari e non) porterà questo progetto?

• Potenziali rischi

Qual è la posta in gioco? Ci sono rischi o ostacoli nascosti?

Se usiamo l'analogia del progetto-casa suggerita precedentemente, la fase di avvio può essere vista come la fase in cui stai pensando alla tua casa e capisci se è effettivamente qualcosa di fattibile. Puoi permettertelo? Ti ripagherà? Chi ne trarrà vantaggio? Queste sono tutte domande che un project manager deve porsi prima di avviare il progetto.

Fase 2 - Pianificazione del progetto

Una volta terminata la fase di avvio, il tuo progetto entrerà nella fase di pianificazione. Come suggerisce il nome, questa fase ha a che fare con la pianificazione e la preparazione del progetto. Pianifica tutto correttamente e il tuo progetto avrà sicuramente successo.

Prima di iniziare a eseguire il tuo progetto, dovrai creare un piano d'azione dettagliato. Un piano di progetto fornisce chiarezza e sistematizzazione a quello che può diventare rapidamente un processo molto caotico. Durante la fase di pianificazione, devi prendere in considerazione i seguenti punti:

• Idea del progetto

• Programma e scadenze del progetto

• Composizione del team

• Responsabilità individuali e di gruppo

• Risorse disponibili, tra cui budget e metodi di utilizzo

• Strumenti che userai

• Flussi di lavoro del progetto

Durante la pianificazione, occorre creare una tabella di marcia che specifichi le pietre miliari del progetto con i passaggi da intraprendere per raggiungere gli obiettivi. Oltre a ciò, avrai anche una comprensione più chiara della cronologia del progetto e delle scadenze a cui ogni membro del team dovrà attenersi.

Soprattutto, allocherai le risorse in modo efficace: finanze, tempo, strumenti e team saranno più precisi e misurabili.

Come detto in precedenza, è essenziale eseguire correttamente questo passaggio poiché costituisce l'intero scheletro dell’avanzamento del progetto. Facendo riferimento alla costruzione della casa, questa sarebbe la fase di elaborazione della planimetria degli spazi, nonché della determinazione e dell'acquisto di tutti i materiali necessari.

Andando oltre la nostra analogia e considerando un dato progetto come un edificio, la fase di pianificazione sarebbe la sua base e, come tutti sappiamo, le fondamenta sono la parte più importante, in quanto la loro qualità determina la resistenza dell’edificio ma, prima ancora, se si è in grado di costruirlo. Allo stesso modo, con una scarsa pianificazione il tuo progetto è inevitabilmente destinato a sgretolarsi e crollare, senza raggiungere il completamento.

Fase 3 - Esecuzione del progetto

In questa fase, il tuo progetto finalmente prende vita. Durante l'esecuzione, il tuo piano viene implementato e si iniziano a compiere tutti i passaggi necessari per la realizzazione del progetto. Questa è la fase più lunga e importante in cui avviene tutta l'azione.

Alla fine di questa fase, si consolida quanto stabilito nei brainstorming e nella pianificazione pre-esecuzione.

Nell'esecuzione, i mattoni vengono effettivamente posati e, mattone dopo mattone, viene formato il tuo progetto, si costruisce la tua "casa".

Se sei tu il project manager, in questa fase dovrai:

• Assegnare incarichi ai membri del team

• Creare e organizzare flussi di lavoro

• Motivare il/i team

• Usare le risorse in modo efficace

• Assicurarti che vengano rispettate le scadenze e che tutto proceda senza intoppi

• Reagire rapidamente a qualsiasi ostacolo

• Mantenere gli stakeholder aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto.

Il focus principale qui è sui risultati finali, sia interni che esterni: dai report condivisi tra i team ai prodotti tangibili che vengono distribuiti ai clienti e agli stakeholder. Il project manager dovrà tenere d'occhio l'avanzamento dell'esecuzione del progetto e monitorare attentamente ogni fase del processo (lo vedremo nel dettaglio di seguito). È altrettanto importante garantire che i team siano motivati e sul pezzo in ogni momento.

Infine, questa fase si caratterizza anche per la sua maggiore comunicazione e collaborazione. Durante l'esecuzione, ci sarà molta interazione all'interno dei team, come risultato del flusso costante di attività. Pertanto, in questa fase è importante assicurarsi che i team dispongano degli strumenti giusti per una comunicazione efficace e che i project manager abbiano gli strumenti necessari per gestire queste comunicazioni.

Fase 4 - Monitoraggio e controllo

Alcuni modelli del ciclo di vita del project management non separano le fasi di monitoraggio e controllo da quelle di esecuzione, poiché queste avvengono simultaneamente e sono quindi interdipendenti. Tuttavia, questa quarta fase presenta diverse caratteristiche distintive e merita una menzione speciale.

Nella fase di monitoraggio, il project manager solitamente controlla:

• Costi

• Comunicazione

• Qualità dei risultati e delle performance

• Rischi: nuovi rischi, oltre quelli identificati nella prima fase.

In questa fase, infatti, la maggior parte della responsabilità ricade sul project manager, ma anche team e singoli possono controllare e monitorare il processo del progetto. Le responsabilità chiave del project manager in questa fase sono tutte incentrate sull'assicurare che il progetto stia procedendo secondo il programma approvato precedentemente, che la gestione di budget e altre risorse avvenga correttamente e che ogni singolo passaggio del progetto rispetti le scadenze prestabilite.

Durante questa fase, il project manager ha anche il compito di prevedere e identificare eventuali problemi e rallentamenti, nonché agire rapidamente per risolverli. Molte valutazioni e analisi avvengono in questa fase, inclusa la valutazione delle prestazioni individuali e del team, il calcolo degli indicatori di prestazione chiave (KPI) e il controllo di qualità.

Sebbene il monitoraggio non sia un processo attivo come l'esecuzione, richiede comunque molto coinvolgimento. Poiché viene svolto insieme all'esecuzione, non ti sembrerà una fase completamente separata, ma dovrai bilanciare le due fasi. Questo perché ogni fase del piano di esecuzione del progetto richiede controllo e un attento monitoraggio.

Fase 5 - Chiusura

La fase finale (spesso indicata anche come fase di "chiusura") del progetto riguarda l'analisi e la valutazione. In questa fase il PM e i team faranno il punto sul progetto: cosa è andato bene e cosa, invece, poteva essere migliorato?

L'elenco di controllo, essenziale, di un project manager per la fase di chiusura del progetto potrebbe essere simile a questo:

• Risolvere le questioni in sospeso e assicurarsi che tutti gli aspetti del progetto siano stati completati

• Valutazione delle performance individuali e di gruppo

• Inviare report agli stakeholder chiave

• Eseguire analisi finale e valutazione della riuscita del progetto

Questa fase consiste nel concludere tutto e chiudere il progetto assicurandosi di aver completato tutte le attività e inviato i rapporti finali agli stakeholder chiave.

Altrettanto importante nella fase finale è l’aspetto valutativo. Una delle principali caratteristiche distintive di questa fase è la sua forte enfasi sull'analisi post progetto: gli obiettivi sono stati raggiunti? Il problema iniziale è stato risolto? I membri del team hanno raggiunto i loro obiettivi? Sono stati in grado di rispettare le scadenze? E la qualità di esecuzione degli incarichi?

Dovrai prendere in considerazione tutte queste domande per dare al team un feedback costruttivo e permettere loro di migliorare le prestazioni future. Nella nostra analogia tra gestione del progetto e costruzione di una casa, questo passaggio finale consiste nel ripulire e valutare il lavoro svolto, oltre a elencare ciò che è andato bene e ciò che potrebbe essere migliorato.

Per concludere

Avere una buona conoscenza delle 5 fasi del ciclo di vita del project management è essenziale per tutti, dai project manager ai membri del team, indipendentemente dal loro livello di coinvolgimento. Sapere cosa sta succedendo in ogni fase (e cosa questa comporterà) fornisce al tuo progetto una struttura più solida e una migliore organizzazione che, di conseguenza, consentirà l’incremento dell’efficienza per tutte le persone coinvolte, portando il progetto al successo!