Gli 8 strumenti di gestione del personale per il successo delle risorse umane

Le più recenti soluzioni software per le risorse umane hanno contribuito a modernizzare e semplificare l’intero settore, con grandi benefici generali. Al giorno d’oggi è infatti possibile automatizzare i processi amministrativi, realizzare strategie basate su dati certi e incentivare l’autonomia degli impiegati con i portali self-service per i dipendenti. In questo modo, il dipartimento delle risorse umane può concentrarsi sul lato più importante del proprio ruolo e lavorare in maniera energica e impegnata.

In questo articolo scoprirai gli 8 principali strumenti di gestione del personale, le loro funzionalità e come combinarli con altre app per sfruttarne al massimo le potenzialità. Inizia subito a leggere!

1. Directory dei dipendenti, per una gestione efficace del personale

Se desideri che i tuoi strumenti di gestione del personale portino i risultati desiderati, dovrai costruire delle fondamenta solide su cui appoggiarli: in questo senso, la directory dei dipendenti centralizzata si rivela un elemento essenziale. Si tratta di un hub che contiene informazioni di contatto degli impiegati, lo storico dei loro lavori, i ruoli che ricoprono e molti altri dati utili. Funziona sia come un database self-service, per aiutare i dipendenti a conoscere meglio i loro colleghi, che come una risorsa per l’assegnazione dei compiti, basata sulle abilità registrate all’interno dei vari profili.

Dal punto di vista strategico, la directory dei dipendenti rappresenta il cardine degli strumenti di analisi e reporting delle risorse umane. Utilizzandola il tuo team otterrà dati di ogni genere, ideali per selezionare il personale da formare o identificare eventuali lacune nei nuovi assunti. Tali dati saranno inoltre disponibili con largo anticipo, prima ancora di ricevere eventuali richieste.

La directory dei dipendenti può anche contribuire a stabilire un forte senso di comunità, importante soprattutto per il personale che lavora da remoto. Chiedere ai tuoi impiegati di includere una breve presentazione informale al suo interno li aiuterà a farsi conoscere meglio sia dai colleghi che dai dipendenti di altri dipartimenti, aumentando il senso di coesione dei team ed eliminando l’isolamento.

2. Software di reclutamento, che aiuta ad acquisire talenti prestigiosi in breve tempo

Gli strumenti di gestione del personale dovrebbero lasciare il segno, prima ancora che i nuovi dipendenti si siano uniti effettivamente al team. Fortunatamente, nel corso degli ultimi anni le soluzioni HR per il reclutamento si sono evolute, offrendo funzionalità sempre più innovative.

Durante la prima fase del lavoro, potrai automatizzare incarichi come la pubblicazione di annunci di lavoro e usare gli annunci già realizzati e conservati nel drive come modelli da cui partire. Man mano che le candidature inizieranno ad arrivare, il software di reclutamento si occuperà di filtrare automaticamente i curricula, permettendoti di concentrare l’attenzione sugli aspetti più umani del procedimento, ad esempio il coinvolgimento dei candidati.

Una volta scelto il potenziale nuovo impiegato, puoi condividere e passare i dati attraverso le automazioni delle risorse umane, riducendo così la mole di lavoro da svolgere.

Gli strumenti di reclutamento permettono di valutare i tuoi progressi tramite l’analisi e il reporting delle risorse umane, presentando un’ampia panoramica di dati, che vanno dal tempo impiegato per completare le assunzioni al livello di diversità, equità e inclusione dell’azienda. Le informazioni raccolte da questi strumenti di gestione del personale si rivelano di grande aiuto per modificare e migliorare costantemente le strategie del dipartimento delle risorse umane.

3. Applicazioni per il monitoraggio del tempo e delle presenze, che massimizzano l’efficienza generale

Tra i vari strumenti di gestione del personale, le applicazioni per il monitoraggio del tempo e delle presenze sono cruciali per l’azienda e offrono svariati benefici. Innanzitutto, permettono di registrare accuratamente sia le ore di lavoro dei dipendenti che le presenze e le richieste di assenza, fornendo un registro basato su dati sicuri e affidabili e non sulla memoria.

Il monitoraggio del tempo aiuta anche a semplificare la fase del pagamento degli stipendi, eliminando la confusione. Combinare le applicazioni per il monitoraggio del tempo con un software di gestione delle buste paga, ad esempio, assicura che ogni dipendente venga pagato per le ore di lavoro effettivamente svolte, eliminando il margine di errore umano e mantenendo elevata la fiducia del personale.

Applicazioni di questo tipo incoraggiano un’organizzazione del lavoro più flessibile venendo incontro alle esigenze personali dei dipendenti. Garantire loro un margine di libertà aumenterà la lealtà nei confronti dell’azienda e, grazie agli strumenti di monitoraggio del tempo, potrai comunque verificare la disponibilità dei tuoi dipendenti in tempo reale e controllare che ognuno stia seguendo l’orario di lavoro stabilito in precedenza.

4. Strumenti di gestione degli incarichi e dei progetti, che incentivano la produttività e la collaborazione

I dipartimenti delle risorse umane non sono direttamente coinvolti nel lato operativo degli affari, ma possono comunque influenzare positivamente la produttività dell’intera compagnia fornendo strumenti di gestione degli incarichi e dei progetti per semplificare il lavoro quotidiano. Il loro utilizzo permette di stabilire con precisione scadenze, risorse e istruzioni, riducendo la confusione, eliminando eventuali ostacoli e potenziando il coinvolgimento di tutti i dipendenti.

Le risorse umane sono inoltre in grado di offrire un contributo decisivo all’azienda utilizzando le app di gestione dei progetti della compagnia come strumenti di onboarding dei dipendenti. Avviare il lavoro iniziale di un nuovo impiegato direttamente dall’app di gestione delle attività consentirà infatti ai nuovi assunti di familiarizzare con i processi interni e imparare a conoscere meglio l’intera azienda.

I dipendenti con più anzianità potranno invece approfittare di questi strumenti per ottenere dati preziosi sulle prestazioni. Grazie a una piattaforma completa e perfettamente integrata con calendari, bacheche Kanban, diagrammi di Gantt, e molto di più, il dipartimento delle risorse umane potrà monitorare i progressi ottenuti, il feedback ricevuto e gli obiettivi di ciascun dipendente e impostare delle notifiche in caso un membro del personale abbia bisogno di aiuto per non restare indietro. In questo caso, il software funge da soluzione multifunzionale, utilizzando gli stessi strumenti delle piattaforme di formazione e sviluppo per ottimizzare la gestione e il progresso dei dipendenti.

5. Gestione dei documenti, per tenere sotto controllo il flusso delle informazioni

Le applicazioni per la gestione dei documenti rappresentano una parte essenziale degli strumenti di gestione del personale, che non andrebbe mai trascurata. Organizzare con efficacia i tuoi file ti aiuterà a risparmiare il tempo che avresti utilizzato per svolgere attività di amministrazione e, se collegherai lo strumento di gestione dei documenti ai sistemi di valutazione delle prestazioni, potrai archiviare i rapporti in maniera sicura e recuperarli in qualsiasi momento.

Documenti sensibili come curricula e contratti possono essere conservati sul drive insieme al materiale di marketing, che può essere collegato al software di gestione delle attività tramite un semplice link. La gestione intelligente dei documenti contribuisce a migliorare l’amministrazione dell’intera azienda: per questo motivo, e al fine di evitare futuri problemi di conformità e produttività, è necessario prenderla in considerazione quanto prima.

6. Comunicazione con gli impiegati, per aumentare la coesione dei team

Una comunicazione efficace è uno dei pilastri di una collaborazione di successo, ma non nasce spontaneamente. Per giungere a risultati ottimali puoi scegliere di assumere dipendenti dalle spiccate doti comunicative, oppure impegnarti a stabilire strategie mirate per promuovere la collaborazione.

Gli strumenti di gestione del personale all’avanguardia possono rivelarsi ottimi alleati in questo senso: sarà sufficiente presentare ai dipendenti una serie di opzioni diverse e offrire un’adeguata formazione su come utilizzarle per aprire nuove strade alla collaborazione produttiva e potenziare la comunicazione tra i membri dei team.

Esiste uno strumento perfetto per ciascuna interazione e la creatività può aiutarti a trovare soluzioni inaspettate. Prova, ad esempio, a utilizzare la messaggistica istantanea per discussioni rapide, oppure il sistema di commenti dei documenti condivisi per minimizzare il rischio di errori o incomprensioni sul lavoro svolto. Oltre a potenziare il lato strutturale della collaborazione, questi canali di comunicazione funzionano anche come strumenti di coinvolgimento dei dipendenti, aumentando la coesione e il senso di appartenenza alla squadra.

7. Gestione delle prestazioni, che incoraggia la produttività e la crescita dei dipendenti

Se desideri che il reparto delle risorse umane raggiunga i propri traguardi, l’intera azienda dovrà funzionare alla perfezione. Di conseguenza, il tuo compito sarà quello di mettere in pratica tutte le misure necessarie al fine di consentire la crescita del tuo personale.

Gestire le prestazioni significa definire obiettivi, condurre revisioni e monitorare attentamente lo sviluppo professionale dei dipendenti, per aiutarli a raggiungere il loro pieno potenziale. Ciò contribuisce ad aumentare la motivazione del team fornendo loro degli obiettivi su cui lavorare e la misurazione delle metriche di prestazione aiuta a individuare eventuali aree di miglioramento.

La tecnologia rappresenta un notevole aiuto in questo caso: potrai infatti assegnare obiettivi direttamente dal software di gestione degli incarichi. Inoltre, la perfetta integrazione tra app di monitoraggio del tempo, dashboard delle risorse umane e analisi personalizzata dei KPI permette di monitorare le prestazioni dei dipendenti nella massima semplicità, senza dover agire manualmente. Questi strumenti di gestione del personale consentono anche di risparmiare tempo, che potrai impiegare in modo più proficuo, ad esempio nel monitoraggio dei progressi.

Il principale vantaggio per i team delle risorse umane è però rappresentato dalla possibilità di intervenire in qualsiasi momento (anche a metà strada), invece di attendere fino alla fase di revisione del progetto, come accade con i tradizionali strumenti di valutazione delle prestazioni. Il coinvolgimento continuo è un potente alleato non solo per aumentare il morale del team, ma anche per individuare eventuali problemi nelle prestazioni e potenziarli tempestivamente, prima che possano degenerare.

8. Strumenti di analisi e reporting HR, per prendere decisioni basate su dati certi

Grazie al lavoro di raccolta dei dati da tutti i dipartimenti della compagnia e alla produzione di approfondimenti dettagliati sulle prestazioni, le risorse umane vengono ormai coinvolte direttamente nel processo decisionale strategico dell’impresa. I loro strumenti di analisi e reporting possono, ad esempio, fornire spunti di riflessione sulle tendenze in atto sul tuo posto di lavoro, interessanti e basati su dati certi.

Gli strumenti di analisi potenziano tutte le altre soluzioni software per le risorse umane, come le applicazioni di monitoraggio del tempo e quelle per la gestione delle buste paga. Le informazioni che alimentano questi sistemi sono in grado di fornire una visione chiara sia dei modelli di presenza che delle tendenze retributive e, di conseguenza, permettono di ottimizzare l’allocazione del budget e di aumentare sensibilmente l’efficienza operativa.

Rivoluziona la gestione del personale e guida le risorse umane verso risultati sorprendenti

Ora che conosci i principali strumenti di gestione del personale e le loro caratteristiche, ti starai chiedendo dove trovarli e quando iniziare a utilizzarli per rivoluzionare il tuo modo di lavorare.

La risposta è semplice: scegliere una piattaforma all-in-one come Bitrix24 ti permetterà di avere a disposizione fin da subito gli strumenti di cui hai bisogno per semplificare notevolmente il lavoro quotidiano tuo e del tuo team. Aumenta il coinvolgimento dei tuoi dipendenti, potenzia l’efficacia e la consapevolezza del processo decisionale, gestisci incarichi e progetti come un vero professionista e comunica senza difficoltà con i tuoi team, i clienti e i fornitori. Da reclutamento e onboarding, fino alla gestione delle prestazioni e all’analisi, Bitrix24 facilita ogni aspetto della gestione delle risorse umane. Cosa stai aspettando? Registrati oggi, porta i vantaggi della tecnologia al centro della tua strategia!

FAQ

Gli strumenti di gestione del personale sono essenziali per i moderni dipartimenti delle risorse umane perché semplificano i procedimenti più complessi, potenziano l'accuratezza dei dati e facilitano il processo decisionale. In più, rendono più semplici incarichi come reclutamento, onboarding, monitoraggio delle prestazioni e coinvolgimento del personale, permettendo ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi sulle iniziative strategiche, piuttosto che sugli incarichi amministrativi.

Gli strumenti di gestione del personale semplificano i processi HR e migliorano l’efficienza automatizzando e organizzando incarichi fondamentali, in modo da ridurre il lavoro manuale ed evitare gli errori. Inoltre, offrono piattaforme integrate per gestire i dati dei dipendenti, migliorare la comunicazione e semplificare l’analisi. L’efficienza che ne deriva conduce a flussi di lavoro più produttivi e a un’adeguata allocazione delle risorse HR.

Le piccole imprese possono trarre un grande vantaggio dagli strumenti di gestione del personale accelerando i processi HR, assicurando conformità e potenziando il coinvolgimento dei dipendenti. Gli strumenti di gestione del personale garantiscono inoltre scalabilità e flessibilità e sono l’ideale per gestire con efficienza una forza lavoro in crescita.