Rispettare le scadenze stabilite è fondamentale sia per ottenere la soddisfazione del cliente che per ricavare il tempo necessario a revisionare i progetti appena completati, in cerca di errori da correggere. Se desideri mantenere i team concentrati sul loro lavoro perché utilizzino con efficacia il tempo a disposizione, allora dovresti decisamente investire nella gestione delle scadenze di progetto.
A volte, quando si tratta di affrontare un progetto con una scadenza ravvicinata, ci si chiede se sia meglio privilegiare la qualità oppure la consegna nella data stabilita. In realtà, con la giusta pianificazione sarà possibile sia offrire un prodotto eccezionale che rispettare le scadenze. I 10 suggerimenti elencati di seguito ti aiuteranno a raggiungere questo obiettivo.
Per gestire le scadenze con efficacia puoi:
- Adottare una mentalità appropriata alla situazione
- Eliminare le distrazioni
- Suddividere il progetto in parti più piccole, ciascuna con una data di scadenza
- Stabilire le priorità tra le varie parti
- Anticipare i problemi prima che si presentino
- Chiedere aiuto se si ritiene di averne bisogno
- Amministrare saggiamente il proprio tempo
- Fare posto nel calendario
- Concentrarti con attenzione sull’incarico da svolgere per primo
- Organizzarti in modo consapevole per rispettare le scadenze
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1. Adotta una mentalità appropriata alla situazione
Se desideri scoprire come affrontare una scadenza stretta, dovrai innanzitutto essere onesto con te stesso. Le date di consegna non scompariranno da sole: il modo migliore per affrontarle è quello di lavorare intensamente e assicurarsi di consegnare il lavoro prima della data stabilita, mantenendo la calma per evitare di lasciarsi sopraffare dallo stress.
Non farsi prendere dal panico nei momenti di massima pressione, oltre a essere un’ottima tecnica di gestione delle scadenze di progetto, ti aiuterà a raggiungere il traguardo prefissato senza perdere tempo né sprecare energie. Per cui concentrati sul tuo lavoro con lo stato d’animo giusto: i risultati non si faranno attendere.
2. Elimina le distrazioni
Per una perfetta gestione delle attività del progetto è necessario eliminare al massimo le distrazioni. Controllare costantemente le e-mail e tenere d’occhio i social media sono azioni in grado di far perdere la concentrazione ai tuoi dipendenti, portandoli a trascurare il lavoro e, quindi, a non conseguire gli obiettivi stabiliti. Ecco perché gli esperti nella gestione delle scadenze di progetto raccomandano di creare un ambiente di lavoro che aiuti a ottenere la massima concentrazione e di evitare il più possibile il multitasking.
Se il tuo team lavora in ufficio, è fondamentale che questo sia ben organizzato e isolato dai rumori esterni. Prova a ridurre le riunioni del team solo a quelle strettamente necessarie e implementa una politica di comunicazione per comunicare internamente, così che nessuno venga distratto dai colleghi che parlano nelle vicinanze. Ogni membro del team dovrebbe essere poi consapevole della propria capacità di concentrazione e implementare le strategie giuste per potenziarla, come disattivare le notifiche delle app sul cellulare in caso impediscano di lavorare con continuità.
3. Suddividi il progetto in parti più piccole, ciascuna con una propria scadenza
Tra le strategie più utilizzate per un’ottima gestione delle scadenze di progetto rientra la suddivisione del progetto in parti più piccole e facilmente gestibili. Tale divisione aiuterà il team a concentrarsi su mete raggiungibili ed eviterà la confusione e lo stress generati dall’esaminare il progetto nella sua totalità. Ovviamente a ciascuna parte dovrà essere assegnata una scadenza specifica, per monitorare con attenzione sia il lavoro dell’intero team che quello di ogni singolo componente.
Una metodologia di questo genere aiuta anche a mantenere motivati i dipendenti e consente loro di festeggiare una piccola vittoria a ogni scadenza completata, senza dover aspettare il termine dell’intero progetto per sentirsi soddisfatti del proprio lavoro. Ricorda però di controllare che le scadenze minori si inseriscano perfettamente all’interno della linea temporale decisa per il progetto e, soprattutto, che non si sovrappongano alla scadenza finale: in questo modo sarà possibile consegnare il lavoro finito entro la data preventivata.
4. Stabilisci priorità tra le varie parti del progetto
Un accumulo eccessivo di incarichi contribuirà solo ad aumentare la pressione che grava sui membri del team e a diminuire la loro motivazione e la produttività. L’unico modo per evitare questo scenario è stabilire la giusta priorità tra le varie parti del progetto, portando a termine per primi gli incarichi importanti e urgenti ed eliminando tutte le attività non necessarie o che è possibile delegare o automatizzare. Prima di cominciare ad analizzare gli incarichi per assegnare a ciascuno la giusta priorità, dovresti considerare la complessità e le effettive dimensioni di ognuno. Iniziare a eseguire per primi quelli più brevi e semplici e portarli a termine con successo offrirà la spinta necessaria ad affrontare anche quelli più lunghi e complessi.
Dai la priorità assoluta a tutti i compiti in grado di influenzare maggiormente la qualità del progetto, così da consegnare ai clienti un lavoro che rispetti sia le scadenze che i loro desideri. Non dimenticare inoltre di verificare le dipendenze tra gli incarichi: alcuni potrebbero iniziare dopo il completamento di altri e sarà quindi necessario prendere in considerazione queste situazioni per evitare ritardi. Una volta stabilite le priorità, revisionale regolarmente e modificale in base alle tue necessità.
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5. Anticipa i problemi prima che si presentino
Impara a non comportarti in maniera reattiva quando senti che le date di scadenza per la consegna del progetto si avvicinano e pensi di non essere in grado di rispettarle: la soluzione migliore, in questo caso, è quella di parlare apertamente con il responsabile del progetto e spiegargli in dettaglio i tuoi dubbi e l’intera situazione, perché possa negoziare una nuova scadenza con il cliente.
Una comunicazione
aperta e fluida è fondamentale nella
gestione delle scadenze di progetto: tieniti in contatto costante sia con i membri del team che con i clienti, per assicurarti che tutte le parti coinvolte nel progetto siano al corrente sia delle scadenze che delle aspettative. In questo modo risolvere eventuali problemi che potrebbero influenzare negativamente il raggiungimento della deadline risulterà più semplice e sarà possibile arrivare all’obiettivo prestabilito con facilità.
6. Chiedi aiuto se pensi di averne bisogno
A nessuno piace chiedere aiuto in ambito lavorativo: di solito ogni impiegato preferisce raggiungere i propri obiettivi entro la data di scadenza stabilita, contando solo su se stesso e senza menzionare quanto gli sia costato ottenerli, ma in realtà si tratta di un atteggiamento controproducente. Per una gestione delle scadenze di progetto efficace sarebbe opportuno chiedere aiuto subito, così da riuscire a terminare il lavoro in tempo per la consegna prefissata.
Spesso i responsabili di progetto e i manager si chiedono come sia possibile gestire più progetti con scadenze in competizione. La risposta è semplice: esternalizzare le attività, soprattutto quelle essenziali per il completamento del progetto ma che non influiscono sulla sua qualità e che possono essere delegate senza problemi. Assegna a ciascuna una scadenza e monitorale regolarmente, senza dimenticare di comunicare con l’azienda o il lavoratore autonomo che hai assunto.
7. Amministra con saggezza il tempo
Una gestione delle scadenze di progetto impeccabile passa anche da una perfetta organizzazione delle attività che lo compongono. Il segreto è la corretta amministrazione del tempo a disposizione: la quantità degli incarichi assegnati è importante, ma lo è molto di più il modo in cui vengono organizzati per svolgerli. Puoi iniziare suddividendo il progetto in incarichi più piccoli come illustrato in precedenza, ma per continuare sulla buona strada dovrai disporre tali incarichi su un flusso di lavoro facilmente visualizzabile.
Utilizza un software di gestione dei progetti e degli incarichi come Bitrix24: con il suo aiuto potrai assegnare le responsabilità e determinare con facilità date di consegna parziali per evitare i ritardi. Potrai controllare sia l’avanzamento del progetto in tempo reale che delegare gli incarichi con maggior facilità, per approfittare di ogni ritaglio di tempo disponibile e risolvere tempestivamente qualunque ostacolo dovesse presentarsi.
8. Fai posto nel calendario
Chiunque desideri affrontare scadenze strette con la massima efficienza dovrà riorganizzare il proprio calendario e liberarlo da tutti gli incarichi non strettamente necessari. Trovarsi davanti una data di scadenza urgente significa dover dedicare tutto il tempo disponibile al progetto in corso: prova a riprogrammare o posporre gli incarichi non fondamentali, per eseguirli in un altro momento e a concentrarti invece sui compiti più urgenti, senza distrazioni che rischiano di far fallire il progetto.
Un’altra ottima strategia è quella di delegare gli incarichi non urgenti ai membri del tuo team: un’approfondita conoscenza delle loro abilità ti permetterà di distribuire le attività contando sui diversi talenti di ognuno, così da ottenere una collaborazione efficiente e un prodotto finale di qualità ancora maggiore. Ricorda che, per una gestione delle scadenze di progetto efficace, non è necessario solo lavorare con impegno ma anche in modo più intelligente, unendo le forze con i membri del team.
9. Concentrati al massimo sull’incarico da svolgere per primo
Una volta compresi quali siano gli incarichi essenziali al completamento del progetto, dovresti concentrarti immediatamente su quello da svolgere per primo. Prestare la massima attenzione al primo compito da eseguire fornirà infatti la spinta necessaria per lavorare con successo anche al resto del progetto.
La pressione e la tendenza a procrastinare possono rendere difficoltoso l’inizio di un progetto, ma una volta compiuto il primo passo continuare con il proprio lavoro risulterà più semplice. Completare l'incarico di partenza con successo è fondamentale per acquisire sempre maggior fiducia nelle proprie capacità e, quindi, avanzare verso le date di scadenza senza ripensamenti.
10. Organizzati per rispettare le scadenze
Possedere abilità organizzative consente di consegnare un lavoro di qualità anche in un lasso di tempo breve. Creare un calendario di progetto è la soluzione ideale per restare sempre aggiornato sulle attività giornaliere, oltre che per visualizzare il lavoro svolto dai membri del tuo team. Con l’aiuto di strumenti specifici potrai inoltre comunicare con la tua squadra e assegnare incarichi a ciascun dipendente, per assicurarti che lo svolgimento del progetto rispetti le tempistiche stabilite.
Tra le migliori soluzioni per la gestione delle scadenze di progetto rientra sicuramente Bitrix24, un software completo che consente di stabilire date di scadenza per ciascun incarico e visualizzarne lo svolgimento su bacheche Kanban e diagrammi di Gantt, oltre ad assegnare incarichi a membri specifici del team e a comunicare efficacemente sia con loro che con i responsabili del progetto e i clienti. Grazie ai documenti collaborativi, inoltre, sarà possibile lavorare insieme agli altri membri del team sullo stesso file, per potenziare la collaborazione e organizzare il tempo in maniera ottimale.
Impara a gestire con efficienza le scadenze più strette
Per migliorare la gestione delle scadenze di progetto, dovrai adottare un approccio strategico e sistematico: puoi iniziare facendoti guidare da questi 10 suggerimenti, ma l’aiuto di strumenti tecnologici all’avanguardia ti permetterà di raggiungere in breve tempo i risultati desiderati e di gestire persino i progetti con deadline in contemporanea.
Bitrix24 è la soluzione che fa per te: si tratta di una piattaforma che presenta le funzionalità ideali per gestire con efficacia le attività legate al progetto, inclusa la possibilità di stabilire date di scadenza e aspettative chiare per i membri del team e creare sia calendari personali che condivisi. Potrai inoltre automatizzare svariati aspetti relativi alla consegna del progetto, per ridurre la pressione del lavoro e rispettare le scadenze senza stress. Hai sempre desiderato presentare progetti impeccabili, aumentare la produttività generale e consegnare in tempo il tuo lavoro? Allora scegli Bitrix24 e scopri subito tutti i vantaggi del suo utilizzo. Registrati qui!
FAQ
Cos’è una scadenza?
Una scadenza, o deadline, è la data limite concordata tra due parti per la consegna di un progetto o servizio. È fondamentale stabilire una scadenza raggiungibile e realistica tramite un programma, un calendario e un piano di comunicazione interna, per coordinarsi con i membri del team e garantire il pieno rispetto delle scadenze.
Cos’è la gestione delle scadenze del progetto?
La gestione delle scadenze del progetto è il processo durante il quale si organizza e si pianifica il lavoro all’interno di un lasso di tempo limitato. Per garantire al cliente un prodotto di qualità è necessario bilanciare le priorità, monitorare le attività del progetto e assicurarsi la loro coerenza, oltre a gestire con efficacia le risorse disponibili.
Come si stabilisce una scadenza?
Una scadenza si stabilisce tra il fornitore e il cliente attraverso una negoziazione. La data di consegna non deve essere definitiva: se necessario, è possibile stabilire scadenze parziali per modificare il progetto, prodotto o servizio in base alle necessità.
Come gestire le scadenze con efficacia?
