Gestione delle modifiche all’ambito del progetto

Nel mondo aziendale moderno, i cambiamenti sono all’ordine del giorno. Per questo motivo, capita spesso di dover implementare delle modifiche a un progetto in fase di svolgimento, a causa di circostanze esterne o inerenti al progetto stesso, oppure alle parti coinvolte. Qualunque sia il caso, per mantenere il lavoro svolto sulla giusta rotta e raggiungere con successo i propri obiettivi è necessario implementare al più presto una valida gestione delle modifiche all’ambito del progetto.

Un piano di gestione dell’ambito ti consentirà sia di delimitare il progetto in sé che di affrontare i cambiamenti con la massima efficienza. Se vuoi imparare come amministrare le modifiche dell’ambito nella gestione dei progetti, continua a leggere: stai per scoprire 6 consigli fondamentali per riuscire in questa impresa.

1. Comprendi le necessità dietro ai cambiamenti da effettuare

I project manager monitorano costantemente e con grande attenzione i progetti di cui prendono il comando, per assicurarne il successo finale. È importante comprendere però che i cambi di percorso e le modifiche al lavoro svolto sono assolutamente normali, oltre che frequenti: le circostanze possono sempre cambiare, commettere errori è più comune di quanto si creda e anche i progetti pianificati con la massima cura possono trovarsi davanti a degli imprevisti. Solo i responsabili in grado di contare su una strategia ben studiata di gestione delle modifiche all’ambito del progetto sono in grado di affrontare egregiamente le difficoltà, riducendo il loro impatto negativo.

Il primo passo da seguire nel processo di gestione delle modifiche di un progetto è comprendere la necessità dietro ai cambiamenti da apportare. Inizia ponendoti una serie di domande, essenziali per approfondire la questione e capire se la modifica dovrà essere introdotta o meno. Puoi chiederti, ad esempio, se sono presenti fattori esterni che richiedono una modifica alla data di lancio del tuo prodotto o se, in qualche modo, le aspettative dei clienti sono cambiate. Prenditi sempre il tempo necessario per comprendere attentamente le motivazioni delle parti interessate, prima di procedere con qualsiasi cambiamento. In seguito, valuta le richieste di modifica del progetto assieme alle persone che le hanno avanzate: solo in questo modo sarà possibile determinare se si tratti o meno di un’esigenza strategica.

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2. Documenta le modifiche da implementare

Una volta che avrai compreso a fondo le necessità dietro ai cambiamenti all’ambito del progetto, sarà necessario documentare in maniera dettagliata la richiesta di modifica. Si tratta di una fase cruciale nella gestione delle modifiche all’ambito del progetto, poiché consente di creare un registro delle richieste, completo di tutti i dettagli e le informazioni utili in materia. Un registro di questo genere può essere conservato e consultato anche in futuro, ma non obbliga in nessun modo ad attuare i cambiamenti indicati.

Grazie a questi documenti potrai analizzare le modifiche effettuate in maniera ancora più efficiente, oltre a esplorare svariate soluzioni e controllare quali saranno gli effetti dei cambiamenti sul budget del progetto, sulla qualità, sul tempo e sulle responsabilità assegnate. Mettere tutto per iscritto permetterà anche di visualizzare rapidamente le varie opzioni percorribili, in modo da prendere decisioni consapevoli e basate su informazioni certe. Se poi le modifiche verranno davvero apportate in via definitiva, la documentazione presente nel registro renderà possibile implementarle e comunicarle al più presto al team.

3. Adotta una matrice di gestione delle modifiche dell’ambito

Studiare le ragioni dietro all’implementazione delle modifiche all’ambito e le loro eventuali ripercussioni è estremamente importante. Con l’adozione di una matrice di gestione delle modifiche dell’ambito sarà però possibile rendere ancora più chiara la situazione generale, così da prendere decisioni davvero informate. Se desideri raggiungere il successo previsto, prima di effettuare qualunque modifica dovrai stabilire l’impatto che questa potrebbe avere sul progetto, oltre che sul risultato finale. Inoltre, la matrice permette di tracciare e gestire le modifiche, così da tenere sempre tutto sotto controllo. 

Ma cos’è una matrice di gestione delle modifiche dell’ambito? In linea di massima si tratta di una tabella o di un foglio di calcolo, che raccoglie dati come: 

• Il numero identificativo della modifica richiesta

• La sua descrizione

• La data in cui la richiesta è avvenuta

• Il nome della persona che ha inoltrato la richiesta

• Il potenziale impatto in termini di costi, qualità, risorse e tempo

• La sua priorità

• Lo stato della richiesta

• La data di approvazione

• La data di implementazione

• Eventuali commenti rilevanti 

Un design funzionale e l’utilizzo di questa matrice renderanno più semplice e immediata la visualizzazione di tutte le modifiche che un progetto potrebbe subire. In questo modo è possibile tenere traccia delle modifiche implementate, oltre a ridurre il rischio di deviazione dal progetto.

4. Ottieni l’approvazione per i cambiamenti prima di renderli effettivi

Quando il cambiamento proposto verrà ritenuto necessario e applicabile, il tuo compito, in qualità di responsabile del progetto, sarà quello di indagare le possibili conseguenze dell’implementazione di tale modifica. Ricorda però che la decisione finale non spetta solo a te e che, per questo motivo, il piano di gestione dell’ambito dovrebbe indicare chiaramente i nominativi delle persone che dovrai consultare.

Perché la gestione delle modifiche all’ambito del progetto risulti valida, è cruciale che tutte le parti interessate approvino i cambiamenti richiesti. Dovrai quindi inviare la richiesta di modifica dell’ambito ai professionisti indicati all’interno del piano, senza dimenticare di includere i motivi dell’approvazione e qualsiasi altro dato o informazione che ritieni degno di nota.

Se, nonostante tutte le indagini effettuate, il cambiamento venisse ritenuto non necessario, comunica subito il motivo del rifiuto a chi l’ha richiesto. Da parte sua, questa persona potrebbe fornire nuovi dati e richiedere una revisione della decisione presa, facendo ripartire da capo l’intero procedimento.

5. Comunica le modifiche effettuate ai membri del team

Quando si decide di apportare una modifica al progetto è essenziale prendere tutte le misure necessarie per informare i soggetti coinvolti, così che possano rispondere alle aspettative. Una comunicazione chiara e fluida è sempre importante, ma diventa essenziale quando si parla di gestione delle modifiche all’ambito del progetto.

È fondamentale comunicare al team non solo le modifiche da apportare al progetto, ma anche le motivazioni dietro a tale decisione: i membri devono capire perché è stato scelto di effettuare un cambio di direzione, per impegnarsi al massimo nello svolgimento dei nuovi incarichi. Prova a organizzare una riunione in presenza oppure online, così da facilitare lo scambio di idee e consentire ai tuoi colleghi di porre tutte le domande del caso. Avrai la certezza che abbiano compreso in pieno il loro ruolo, senza dubbi che potrebbero finire per rallentare il lavoro generale.

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6. Implementa in forma ufficiale i cambiamenti e monitora costantemente il tuo progetto

Se desideri mettere in pratica una gestione delle modifiche all’ambito del progetto efficace e ben strutturata, dovrai implementare i cambiamenti in maniera controllata. Per riuscirci, affidati con sicurezza a un software di gestione dei progetti, che renderà più semplice e immediata l’assegnazione degli incarichi da svolgere, delle date di scadenza e delle risorse, oltre a permetterti di stabilire dipendenze tra gli incarichi e di scoprire potenziali bottleneck da eliminare.

Un software di questo genere ti aiuterà a registrare tutte le attività associate alla modifica del progetto: i tuoi dipendenti potranno consultarle in qualunque momento, per verificare chi sono i responsabili dei vari incarichi e tutti i dati associati. Bitrix24 offre una soluzione su misura per le tue necessità: se non hai ancora adottato una piattaforma per gestire con efficienza i tuoi progetti e il change management, provalo subito e scopri quanto è semplice monitorare ogni singolo aspetto del progetto in corso.

Gestisci le modifiche all’ambito del progetto con efficienza e raggiungi il successo sperato

Arrivato a questo punto, avrai capito quanto la gestione delle modifiche all’ambito del progetto sia fondamentale per la tua azienda. Ricorda che i cambiamenti si rivelano spesso necessari e che, per questo motivo, dovrai stabilire un procedimento chiaro da seguire per implementarli in maniera corretta: i consigli che hai appena letto ti aiuteranno in questa impresa, semplificando il tuo lavoro e quello del tuo team e mantenendo il progetto sulla strada giusta.

Ricorda anche di analizzare i cambiamenti apportati al progetto per capire se siano davvero necessari o meno, di documentarli con la massima attenzione e di utilizzare una matrice di gestione delle modifiche dell’ambito del progetto per monitorare costantemente l’avanzamento dei cambiamenti richiesti. Ottieni l’approvazione dai professionisti interessati, poi comunica all’intero team il motivo dietro all’implementazione di una determinata modifica: in questo modo, avrai la certezza di seguire tutte le tappe che ti porteranno verso il successo desiderato.

La gestione delle modifiche all’ambito del progetto è certamente una delle sfide maggiori che ogni project manager si trova ad affrontare. Gli imprevisti potrebbero ostacolare il corso del lavoro generale, rendendo possibile anche il fallimento: per minimizzare questi rischi, è più che mai necessario prendere le giuste contromisure. Le ragioni dietro alle modifiche apportate a un progetto sono molteplici, anche se le principali sono legate alla mancanza di pianificazione e a una definizione dell’ambito non sufficientemente chiara. È anche possibile che le condizioni di mercato cambino improvvisamente o che nuove informazioni, in grado di cambiare i requisiti del progetto, diventino disponibili. Qualunque sia il caso, è fondamentale essere preparati per gestire le modifiche al progetto in maniera efficace e tempestiva, grazie a una strategia ben organizzata e all’utilizzo di strumenti tecnologicamente avanzati e dalle alte prestazioni. 

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