Le piccole imprese, per definizione, non contano molto personale. Per questo motivo spesso capita di perdere molte ore a occuparsi di lunghe e noiose operazioni di amministrazione che lasciano poco spazio a tutto il resto. Creare i documenti, archiviarli, gestire le fatture e cercare personale adatto a occuparsi di ciascuno di questi compiti non è certamente divertente, ma si tratta comunque di passaggi essenziali da affrontare per gestire nel modo migliore la propria azienda.
Se anche tu hai lottato almeno una volta contro questi incarichi e vorresti imparare come occupartene senza problemi, non disperare: abbiamo creato una lista di 8 consigli per la gestione delle fatture per le piccole imprese, che ti aiuteranno a ridurre il carico di lavoro e le tempistiche generali, per lasciare spazio anche ad altre attività più piacevoli. Inizia subito a leggere!
FAQ
Cosa scrivo quando invio una fattura?
Quando si invia una fattura tramite e-mail, è sufficiente includere nel testo una breve spiegazione, un ringraziamento e una formula di saluto. Il numero di fattura e la data di consegna dovrebbero essere indicate come oggetto del messaggio, così da renderlo chiaro. Tutti gli altri dettagli sono compresi nella fattura: non dimenticare di inviarla come allegato e-mail.
Quale reparto si occupa di inviare le fatture?
Il reparto che si occupa di inviare le fatture dovrebbe essere quello finanziario o contabile. Nel caso l’azienda sia di dimensioni molto ridotte, questo ruolo verrà svolto da un responsabile della gestione delle fatture. Per garantire tranquillità a chi si occupa di questo settore, sarebbe meglio dedicargli una stanza apposita all’interno dell’azienda.
Chi crea le fatture in azienda?
Nelle grandi aziende di solito è il reparto di contabilità fornitori a creare le fatture, ma in quelle più piccole spesso il compito ricade sugli agenti di vendita. Sempre più compagnie, però, stanno ricorrendo a fatture generate dagli utenti, che necessitano semplicemente di essere approvate e non create da zero.
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1. Passa al digitale
Potrebbe sembrare quasi scontato, ma non lo è affatto: molte aziende preferiscono ancora affidarsi a carta e penna invece di passare a una gestione delle fatture per le piccole imprese completamente digitale. Questi metodi tradizionali, però, oltre a far aumentare i costi generali per la stampa e la spedizione (e quindi gli sprechi) e a richiedere archivi sempre più grandi e ingombranti per la conservazione delle fatture, presentano numerosi margini di errore e sono decisamente più faticosi e complicati da amministrare.
Una gestione delle fatture basata sul web ti aiuterà a velocizzare il processo e a capire quando sono state inviate, chi le ha ricevute e se siano state già pagate o meno. In questo modo risparmierai tempo e denaro pur mantenendo alta la qualità del tuo lavoro e potrai usare il tempo risparmiato per dedicarti ad attività più stimolanti. Non temere la tecnologia: trova piuttosto un modo per sfruttarla a tuo vantaggio!
2. Inserisci le fatture in un calendario appropriato
Il modo migliore di organizzare la gestione delle fatture per le piccole imprese è di inserirle in un calendario che aiuti a pianificarle con cura. Un software completo ti permetterà di impostare delle sveglie per ricordarti quando inviare i documenti, pianificare anche i pagamenti futuri e organizzare le scadenze periodicamente, in modo che risultino ragionevoli per tutti e più semplici da inserire all’interno degli schemi lavorativi del team.
In questo modo, il processo di gestione delle fatture risulterà decisamente più intuitivo. Prova anche a utilizzare le funzionalità condivise: in questo modo ogni membro del tuo team potrà definire con precisione le proprie priorità, ricordare le scadenze e coordinare i pagamenti in date specifiche, che escludano, ad esempio, le festività o i periodi di ferie concordate. Basta poco per impostare e seguire una metodologia di lavoro ordinata e i risultati non si faranno di certo attendere.
3. Chiarisci fin da subito le scadenze
Indipendentemente dagli importi gestiti, è fondamentale che ogni rapporto d’affari sia regolato da termini e condizioni chiari: proprio per questo dovresti decidere fin da subito le scadenze e le forme di pagamento (completi o rateali che siano) e comunicarli quanto prima alla sezione della tua azienda che se ne occupa, così da assicurare la piena collaborazione con l’altra parte in causa e una gestione delle fatture per le piccole imprese che risulti il più semplice possibile.
Regolare ogni movimento finanziario e registrare le date di ricezione e scadenza - lasciando anche spazio a previsioni per quelle future - potrebbero all’inizio rivelarsi operazioni ripetitive, ma a lungo andare contribuiranno a generare un ritmo preciso, che porterà a uno svolgimento più rapido del processo generale.
4. Utilizza il più possibile il CRM
Se non hai mai utilizzato un sistema dotato di CRM, dovresti seriamente contemplare l’opzione di provarne uno. Questo strumento, infatti, tra le sue varie funzionalità, ti consente di conservare nello stesso spazio tutti i contatti dei tuoi clienti e di annotare qualunque informazione importante li riguardi. Per questi e molti altri motivi, un software di gestione delle fatture dotato di CRM integrato ti aiuterà a organizzare il tuo lavoro senza dimenticare nemmeno una delle scadenze più importanti.
Un CRM come quello di Bitrix24 può aiutarti, ad esempio, a creare le fatture impostando automaticamente i dati dei tuoi clienti e ad aggiungere per ciascuno l’indirizzo e-mail a cui inviarle: in questo modo i margini di errore si ridurranno notevolmente e anche l’intero processo diventerà più intuitivo. Inoltre, potrai anche decidere di usare dei modelli preimpostati o di modificare quelli disponibili, per velocizzare ulteriormente l’operazione.
Trovare il nome e il contatto del cliente già segnati su ogni fattura ti impedirà di inviarle alla persona sbagliata, generando così rallentamenti nei pagamenti e grattacapi facilmente evitabili. I vantaggi sono davvero molteplici: non devi fare altro che provarlo!
5. Consenti ai tuoi clienti di compilare le fatture autonomamente
Perché riempirsi di lavoro inutile, quando anche i tuoi clienti possono fare la loro parte per aiutarti a far funzionare al meglio l’azienda? Grazie ai moduli preimpostati per le fatture eviterai di doverle creare da zero e, invece di perdere tempo a compilarle e controllarle, potrai limitarti ad approvarle per poi inviarle subito al tuo team finanziario.
Personalizza i moduli in modo che contengano sempre tutte le informazioni obbligatorie e necessarie ai tuoi clienti, come il nome dell’azienda, l’indirizzo e il codice fiscale. Per quanto spesso sia permesso aggiungere svariate opzioni a piacere, ricorda di mantenere la struttura generale semplice e concisa, per scongiurare il più possibile il rischio di errori nella compilazione.
Una volta finito, avrai ottenuto una fattura semplice da gestire e da archiviare senza perdere tempo: con le giuste tecniche, anche la modalità di fatturazione dei clienti diventerà un gioco da ragazzi.
6. Automatizza il flusso di lavoro
Ormai avrai ben chiaro quante operazioni diverse comprenda la gestione delle fatture per le piccole imprese: tra le tante pratiche da sbrigare, le persone da contattare e i moduli da riempire, la confusione è sempre in agguato. Ecco perché dovresti semplificarti il lavoro utilizzando un software di gestione dei progetti, che ti aiuterà a organizzare le tue attività e soprattutto ad assicurarti che tutte le scadenze vengano rispettate. Immaginalo come una sorta di lista di incarichi a cui mettere la spunta: non potrai inviare la tua fattura finché non avrai completato tutto l’elenco di cose da fare.
Grazie a software di questo genere potrai anche ricordare ai membri del tuo team le prossime scadenze, ottenere da loro la conferma che gli incarichi assegnati siano stati completati o persino ricevere notifiche quando una scadenza si avvicina al termine, così da poter intervenire per correggere eventuali situazioni problematiche che richiedono la tua attenzione. Persino operazioni altrimenti ripetitive come l’invio di fatture per pagamenti ricorrenti possono essere semplificate e rese automatiche. Senza dimenticare i vantaggi del CRM, che come avrai già constatato si rivela molto utile: se organizzato nel modo giusto ti permetterà di eseguire molteplici operazioni, come, ad esempio, impostare risposte di ringraziamento per i tuoi clienti sotto forma di e-mail automatiche o notifiche dell’avvenuta ricezione di determinati documenti.
Fondamentale per una rapida gestione delle fatture per le piccole imprese, l’automazione ti consente di non perdere tempo e di organizzare con notevole efficacia il lavoro da svolgere. All’inizio potrebbe volerci del tempo per abituarsi, ma i risultati sul lungo termine saranno a dir poco strabilianti!
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7. Assicurati una buona comunicazione
Una cattiva comunicazione, oltre a influire negativamente sul tuo lavoro, renderà molto più complicato il processo di gestione delle fatture per le piccole imprese. Documenti mancanti e pagamenti in ritardo, alle lunghe, rischiano di minare il rapporto di fiducia che ti lega al cliente e al resto del tuo team: per evitare di trovarsi in queste situazioni è fondamentale dedicare del tempo a migliorare la comunicazione generale, perché il rischio di imprevisti e sviste diminuisca fino a ridursi al minimo.
La casella di posta elettronica è un ottimo mezzo attraverso cui comunicare con i clienti, ma è sempre meglio prevedere anche un’alternativa come il telefono, per aumentare i punti di contatto e non perdere tempo nell’attendere una risposta che non arriva. Per quanto riguarda i membri del tuo team, invece, sarà il software di gestione ad aiutarti: basterà impostarlo nel modo giusto per trovare subito i messaggi appena ricevuti e organizzare tutti i documenti da inviare in un solo spazio, così da poterli tenere sotto controllo in ogni momento.
Ricorda solo che chiunque si occupi di dare l’approvazione finale alla fattura dovrebbe impostare un sistema di notifiche che lo avvisi che tutto è pronto: in questo modo, controllare gli ultimi dettagli prima di inviarla ai clienti sarà solo una formalità che porterà via giusto qualche minuto di tempo.
8. Archivia le fatture in modo ordinato e accurato
Sapere dove e come archiviarle gioca un ruolo fondamentale nella strategia di gestione delle fatture per le piccole imprese. La soluzione migliore è, di nuovo, il digitale: un buon drive basato sul cloud ti permetterà infatti di organizzarle tutte in un unico spazio, così da permettere al tuo team di accedervi senza fatica e da qualunque dispositivo, dal computer al tablet, fino allo smartphone.
Prendersi del tempo per creare una serie ordinata di cartelle può sembrare un’operazione lunga e noiosa ma, una volta portata a termine, ti permetterà di risparmiare tempo e ottenere un sistema di archiviazione più semplice da consultare. Grazie agli accessi selettivi, poi, potrai anche permettere ai tuoi clienti di accedere a un file ma non alla cartella in cui è contenuto, per un’organizzazione generale impeccabile.
Non dimenticare di aggiungere al nome del file anche il numero della fattura e la data, oltre a informazioni chiave come il nome dell’azienda del cliente in questione: in questo modo sarà più semplice trovarle e gestirle e non perderai tempo cercando di ricordare cosa significhi una determinata sigla. Basterà una breve ricerca per portare subito alla tua attenzione tutti i documenti che riguardano i tuoi clienti.
Inizia subito a gestire nel modo giusto le fatture per le piccole imprese
Ora che sei arrivato fin qui, saprai certamente qualcosa in più sulla gestione delle fatture per le piccole imprese. La fase di pianificazione e organizzazione non è mai una passeggiata, ma con un po’ di pazienza riuscirai a orientarti tra fatture e programmi specifici, fino a ottenere i risultati che sognavi da tempo. Usa tutte le risorse a tua disposizione e questi consigli per orientarti, ma ricorda che si tratta solo di un’ispirazione generale: saranno la tua esperienza e il tuo senso pratico a indicarti la strada giusta verso il successo.
Con l’aiuto di un software completo e funzionale organizzare le tue finanze sarà una passeggiata: una gestione semplice e ordinata ti aiuterà anche a risparmiare tempo, che potrai utilizzare per dedicarti alla tua clientela o a nuovi, entusiasmanti progetti. Inizia subito a usare Bitrix24 e i suoi fantastici strumenti: rivoluziona fin da oggi il modo di gestire la tua azienda!
