Gestione della conoscenza: cos’è e perché è vitale per la tua organizzazione

All’interno di ogni azienda è presente un bacino di conoscenze, abilità e competenze che costituisce il cuore pulsante dell’organizzazione e del suo successo. Queste conoscenze devono essere riconosciute e utilizzate al meglio da manager e formatori, per potenziare la compagnia e aumentare la sua competitività. Inoltre, è compito dei professionisti in questione assicurarsi che la conoscenza accumulata venga attentamente archiviata e conservata, per renderla disponibile ai nuovi assunti e a chiunque ne abbia bisogno e in qualunque momento.

Data l'importanza di questo ricco bagaglio di conoscenze aziendali, emerge la necessità di una strategia organizzativa dedicata alla gestione di tali risorse, nota come gestione della conoscenza.

Cos’è la gestione della conoscenza?

La gestione della conoscenza è un termine chiave nel mondo aziendale, che si riferisce all'insieme di strategie e processi attuati dalle compagnie per gestire la conoscenza collettiva. Questi includono l'acquisizione, l'organizzazione, l'utilizzo e la condivisione di informazioni ritenute preziose attraverso l'impiego di sistemi di archiviazione centrali come il drive del team, la knowledge base aziendale o un'intranet per garantire organizzazione e accessibilità. L'obiettivo è potenziare, aggiornare e condividere la conoscenza in modo efficace. Il processo si articola in tre fasi principali: la creazione di conoscenza attraverso l'acquisizione da diverse fonti e la definizione del suo scopo; l'organizzazione, in cui le informazioni sono selezionate, organizzate e protette all'interno dei sistemi di gestione e infine, la condivisione, che permette ai dipendenti di accedere e consultare le informazioni necessarie come se fossero in un archivio o una biblioteca.

Per una strategia di gestione della conoscenza efficace, è essenziale mettere in atto meccanismi di miglioramento continuo e di feedback. Incorporare revisioni regolari dei processi di gestione della conoscenza e dei contenuti archiviati può garantire che le informazioni rimangano attuali, pertinenti e di valore. Incoraggiare una cultura organizzativa che valorizzi la condivisione della conoscenza e la collaborazione può ulteriormente potenziare i benefici della gestione della conoscenza, portando a un aumento dell'innovazione, dell'efficienza e del vantaggio competitivo sul mercato.

I benefici fondamentali della gestione della conoscenza

La corretta implementazione della gestione della conoscenza presenta svariati benefici, che vanno al di là del semplice miglioramento dell’efficienza organizzativa. Pensa solo all’abbassamento dei costi della formazione e riqualificazione del team, che può essere incentivato dalla presenza di un personale attivo e competente, una serie di linee guida e riferimenti precisi e una corretta organizzazione del sistema di gestione delle conoscenze. Potresti comunque dover investire una parte del tuo budget per acquistare strumenti di condivisione delle conoscenze come una knowledge base aziendale, ma i vantaggi che queste soluzioni sono in grado di offrire le rendono sempre un’ottima scelta.

In aggiunta, condividere la conoscenza dell’azienda e renderla sempre disponibile contribuisce ad aumentare il benessere dei dipendenti, aiutandoli a svolgere qualunque incarico assegnato con maggior semplicità poiché possono contare su un vasto bacino di informazioni e competenze sempre accessibili. In questo modo, anche lo stress generale si riduce notevolmente.

La standardizzazione dei processi è un altro beneficio della gestione efficace della conoscenza, poiché consente di aumentare la precisione e l'efficacia del lavoro dei dipendenti. Allo stesso tempo, libera i manager e i responsabili dei progetti da una supervisione e da controlli non necessari.

Oltre a ciò, consente di migliorare l'assistenza clienti, poiché è possibile ottenere informazioni utili più rapidamente, riducendo i tempi di ricerca e accelerando i tempi di risposta. Di conseguenza, aumenta anche la soddisfazione dei clienti.

Perché la gestione della conoscenza è fondamentale per la tua compagnia?

La gestione della conoscenza è fondamentale per agilizzare e semplificare le operazioni, potenziare il processo decisionale e garantire la competitività della compagnia a lungo termine. Di seguito, elenchiamo una serie di motivazioni per cui dovresti assolutamente implementarla all’interno della tua azienda.

1. Migliora le capacità decisionali grazie alle informazioni raccolte e archiviate

Non avere a disposizione le informazioni e i dati di cui si ha bisogno rende difficile o persino impossibile la negoziazione o la ricerca di soluzioni efficaci a un problema. La gestione della conoscenza può risolvere efficientemente questo problema, fornendo l’accesso a un vasto archivio di informazioni e competenze che migliorano i processi decisionali e li rendono più informati.

Avere a portata di mano tutte le informazioni relative a un determinato argomento aumenta la sicurezza e la decisione del personale. Nelle aziende in cui la knowledge base viene ampiamente utilizzata, infatti, i dipendenti hanno accesso a tutte le informazioni di cui possono avere bisogno per svolgere il loro lavoro correttamente e in qualunque momento.

2. Aumenta la produttività del team e l’efficienza operativa

Nelle compagnie in cui non è presente una knowledge base, le attività vengono generalmente portate a termine più lentamente. A volte le scadenze non vengono rispettate perché i membri del team hanno delle incertezze riguardo ai compiti da svolgere e non sanno come risolvere i dubbi da cui sono assaliti, ritrovandosi bloccati. Di conseguenza, le scadenze subiscono ulteriori ritardi.

I piani e i programmi di gestione della conoscenza semplificano l’accesso alle risorse e alle informazioni, riducendo il tempo speso a cercare tali risorse e migliorando l’efficienza operativa e la produttività. In questo modo il team avrà a disposizione tutte le conoscenze necessarie a svolgere il proprio lavoro con efficacia e sarà in grado di rispettare le scadenze senza problemi.

3. Incoraggia l’innovazione e l'apprendimento continuo all'interno dell'organizzazione

L’apprendimento continuo dovrebbe essere sempre incoraggiato e potenziato sul posto di lavoro, poiché le conoscenze e i concetti acquisiti si evolvono costantemente. In questo senso, la formazione e la riqualificazione del personale può apparire come una valida soluzione, ma dopo qualche tempo rischia di rivelarsi controproducente.

La gestione della conoscenza incoraggia la nascita di un ambiente che stimola la condivisione di conoscenze e idee, conducendo a una maggiore innovazione e all’apprendimento continuo all’interno dell’azienda. Un clima disteso e collaborativo tra i dipendenti non solo permette di rendere più fruttuose operazioni come le sessioni di brainstorming, ma assicura anche un miglioramento costante della knowledge base e la risoluzione creativa dei problemi da parte del team.

4. Migliora la comunicazione, promuovendo una cultura collaborativa

Una perfetta comunicazione avvicina le persone, contribuisce a costruire la reputazione positiva dei brand e garantisce un flusso agevole e semplificato di entrate all’azienda. Unita a una solida struttura di gestione della conoscenza, la comunicazione fluida permette di creare basi solide per il successo dell’azienda all’interno del settore.

La gestione della conoscenza promuove una cultura di comunicazione aperta e collaborazione, eliminando i silos e permettendo all’intero personale di abbracciare in pieno le potenzialità del lavoro di gruppo. Perché la comunicazione contribuisca al miglioramento della gestione della conoscenza e viceversa puoi adottare diverse strategie, come impiegare strumenti di comunicazione differenti in base alle necessità di ogni dipendente, invitare i membri del team a offrirti il loro feedback, incoraggiare l’apprendimento continuo rendendolo parte integrante della cultura aziendale e mantenere un approccio il più possibile innovativo e creativo, spronando il personale a osservare i processi e le procedure aziendali del passato e richiedendo il loro parere in merito.

5. Aumenta la soddisfazione e la fedeltà del cliente, poiché consente di offrire un servizio di qualità superiore

Gli operatori del servizio clienti potrebbero non possedere sempre le risposte per ogni situazione che affrontano, a causa dell’esperienza limitata o perché si trovano ad affrontare circostanze a loro non familiari. Creare uno spazio in cui il personale possa trovare risposte e linee guida si rivela di grande aiuto per migliorare l’efficienza generale, oltre a incoraggiare il miglioramento costante dei dipendenti.

Avere a disposizione una conoscenza comprensiva e sempre disponibile permette ai dipendenti di fornire un servizio di qualità superiore, migliorando la soddisfazione e la fedeltà del cliente. Il personale del servizio clienti, in particolare, avrà la certezza di ricevere le informazioni e la guida di cui ha bisogno accedendo al sistema di gestione delle conoscenze e sarà quindi ancora più motivato a svolgere il proprio lavoro.

6. Assicura la conservazione e la documentazione della conoscenza organizzativa

La conoscenza organizzativa rappresenta tutta la conoscenza interna a una compagnia, che si rivela particolarmente di valore per l’azienda stessa. Include elementi come le informazioni sui clienti, i profili dei dipendenti, le campagne di marketing e i funnel di vendita, tutti conservati all’interno di contenitori per la gestione del capitale intellettuale.

Generalmente, questo tipo di conoscenza viene suddiviso in quattro tipi principali: tacita (che comprende tutte le abilità o le competenze che non è facile spiegare o insegnare), esplicita (ossia le informazioni acquisite in documenti e altri moduli simili), individuale (costituita da competenze, preferenze di apprendimento e comunicazione e abilità legate a una persona specifica all’interno dell’azienda) e collettiva (rappresentata dal modo in cui la conoscenza viene raccolta, diffusa e conservata nell’ambito della compagnia).

Una corretta gestione della conoscenza assicura che conoscenze ed esperienze preziose vengano catturate e documentate, prevenendo la perdita di conoscenza dovuta al turnover dei dipendenti o al pensionamento.

7. Supporta la conformità e la gestione del rischio

Avere un sistema solido di gestione della conoscenza consente di identificare le fonti e le cause dei rischi di un progetto in modo più controllato. In alcuni casi, può addirittura eliminarli. In questo senso, la massima priorità è curare e mantenere aggiornato il sistema di gestione della conoscenza all’interno di un’azienda.

I processi di gestione dei rischi sono intrinsecamente collegati e la gestione della conoscenza svolge un ruolo cruciale nel migliorarli in vari modi. Amministrando informazioni e dati, la gestione della conoscenza aiuta a trovare soluzioni in maniera più efficiente non appena vengono identificati problemi o aree critiche, offrendo un approccio proattivo per affrontare le sfide. Inoltre, facilita la condivisione dell’apprendimento, i processi e le lezioni imparate, che si rivelano inestimabili per mitigare i rischi.

In aggiunta, una buona gestione della conoscenza permette una rapida valutazione delle politiche attuali, aiutando i team a identificare problemi e trovare soluzioni e semplifica significativamente l’implementazione degli adeguamenti necessari. Gestendo e centralizzando la conoscenza, le organizzazioni possono adempiere più facilmente alle regolamentazioni e gestire i rischi legati alla cattiva gestione delle informazioni, garantendo un quadro operativo più agile e sicuro.

8. Permette una più rapida e semplice risoluzione dei problemi

Affrontare un problema, grande o piccolo che sia, è più facile quando si hanno a disposizione tutte le informazioni necessarie ed è possibile sia considerare i vari aspetti che i pro e i contro di ogni situazione. Il segreto, come avrai immaginato, è raggiungere una perfetta comprensione, che può essere incoraggiata da un solido sistema di gestione della conoscenza.

L’accesso a una knowledge base centralizzata permette un’identificazione più veloce delle soluzioni ai problemi, riducendo le interruzioni nei processi e, come già menzionato in precedenza, migliorando i livelli di servizio. Le aziende potranno utilizzare il sistema di gestione della conoscenza per documentare gli eventi, permettendo ai team del futuro di consultare gli archivi per effettuare ricerche sui problemi già emersi in passato e le rispettive soluzioni.

9. Ottimizza la formazione e l’onboarding dei nuovi dipendenti

L'investimento in nuovi talenti rappresenta un pilastro fondamentale per le aziende che aspirano a mantenere una posizione di leadership nel loro settore. Destinare fondi all'acquisizione, formazione e sviluppo di talenti qualificati si rivela una strategia di lungimiranza che garantisce rendimenti a lungo termine. La selezione accurata dei candidati, basata su esperienza, conoscenze e competenze specifiche, è essenziale per collocare la persona giusta nel ruolo più idoneo.

Tuttavia, oltre alla selezione, l'aggiornamento periodico e sistematico della gestione della conoscenza aziendale emerge come una strategia altrettanto critica. Questo non solo facilita l'apprendimento continuo e l'autosviluppo dei talenti all'interno dell'organizzazione, ma consente anche ai nuovi assunti di accedere in modo autonomo a risorse informative essenziali, risposte e linee guida necessarie per la loro crescita professionale. In tale contesto, la gestione della conoscenza diventa un asset strategico, potenziando l'efficacia delle politiche di formazione e sviluppo e contribuendo significativamente alla creazione di un ambiente lavorativo dinamico, innovativo e competitivo.

10. Rafforza il vantaggio competitivo dell’azienda

Le aziende che desiderano ritagliarsi una nicchia all’interno del loro settore dovrebbero poter contare su dipendenti in grado di imparare rapidamente e di applicare le conoscenze acquisite con un’efficienza maggiore rispetto alla concorrenza. La conoscenza è essenziale anche per ottenere e mantenere il vantaggio competitivo. I leader in grado di perfezionare le loro competenze e di impararne sempre di nuove, più degli altri, hanno la possibilità di condurre le loro aziende sulla strada del successo.

Sfruttando efficacemente la conoscenza organizzativa, le compagnie potranno innovarsi più rapidamente, adattarsi ai cambiamenti con maggior agilità e mantenere un notevole vantaggio competitivo nel loro settore, dominando la concorrenza. Per ottenere risultati ancora più soddisfacenti in questo senso, incoraggia i tuoi dipendenti a contribuire allo sviluppo di nuove strategie, a coltivare le loro relazioni con clienti e colleghi e a cercare soluzioni sempre più innovative a problemi esistenti.

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FAQ

Le componenti chiave di un sistema di gestione della conoscenza efficace sono:

• Il capitale umano: la fonte primaria della conoscenza, da cui si origina e si diffonde all'interno dell'organizzazione

• Le metodologie: i modi in cui le conoscenze vengono esaminate, strutturate, memorizzate e distribuite

• Le tecnologie: le soluzioni software o piattaforme IT impiegate per l'archiviazione e la gestione delle informazioni

• Le politiche: le linee guida e le norme operative stabilite dall'azienda per orchestrare la gestione della conoscenza.

La gestione della conoscenza beneficia le prestazioni organizzative semplificando l’apprendimento e l’innovazione, accelerando e migliorando il processo decisionale, rafforzando la condivisione delle conoscenze e la collaborazione tra i dipendenti, assicurando che le informazioni cruciali siano sempre accessibili in caso di necessità e mettendo in pratica soluzioni per ridurre al minimo la perdita di conoscenza. In più, permette di ottimizzare il servizio clienti, aumentando la loro soddisfazione.

Le organizzazione possono utilizzare svariate strategie per migliorare la condivisione della conoscenza, tra cui spiccano:

• Stabilire delle pratiche precise per regolare e potenziare la condivisione della conoscenza

• Organizzare programmi di formazione e tutoraggio, per trasmettere conoscenze o abilità particolari ai dipendenti

• Implementare e sfruttare una knowledge base centralizzata, per facilitare l’accesso e la distribuzione delle informazioni

• Incoraggiare il più possibile la collaborazione tra i dipendenti e la condivisione, anche informale, di nozioni e informazioni.