La difficoltà nel comunicare non è di certo un problema che le aziende si trovano ad affrontare da poco, anzi è uno degli ostacoli maggiori per il raggiungimento del successo. Proprio per questo è fondamentale individuarne le cause, per eliminarlo alla radice ed evitare che possa incidere in negativo sullo sviluppo presente e futuro dell’attività.
L’errore di comunicazione può incorrere sia tra i membri della squadra allo stesso livello o tra i membri e il leader. Se anche tu vuoi evitare che questa problematica diventi insormontabile, continua a leggere: abbiamo elencato per te 5 motivi principali che potrebbero causare fallimenti di comunicazione sul posto di lavoro, così da aiutarti a combatterli con gli strumenti giusti.
FAQ
Perché la comunicazione è importante sul posto di lavoro?
La comunicazione sul posto di lavoro è importante perché fornisce ai dipendenti informazioni fondamentali per svolgere al meglio i loro compiti, getta basi concrete per la nascita di un ambiente basato sulla fiducia, riduce i problemi interpersonali e, creando un clima positivo, aumenta la produttività e l’efficienza generali.
Quali sono i principali problemi di comunicazione sul posto di lavoro?
I principali problemi di comunicazione sul posto di lavoro possono essere identificati nella paura di fare domande, nella mancanza di feedback, nella ricezione di messaggi incoerenti o vaghi da parte di chi gestisce l’azienda, nel sorgere di incomprensioni o ambiguità, nella mancanza di trasparenza o nell’uso di un vocabolario eccessivamente tecnico tra i reparti, non spiegato a chi non fa parte del settore.
Quali sono le principali cause di una mancata comunicazione?
Le cause di una mancata comunicazione possono essere molte. Tuttavia, se ne identificano 5 principali:
- Una leadership troppo autoritaria o carente
- Un sovraccarico di informazioni
- Una comunicazione eccessivamente frammentata
- Il disallineamento degli obiettivi di impiegati e azienda
- La mancanza di una cultura aziendale unificata
Qual è il risultato di una mancata comunicazione?
Il risultato di una mancata comunicazione è una gestione problematica e caotica dell’ambiente di lavoro: senza la possibilità di ricevere istruzioni chiare, gli impiegati perderanno molto tempo per cercare di comprendere da soli i compiti assegnati dai loro superiori. Questa situazione può portare a un calo dell’umore e della produttività, oltre che a un abbandono del posto di lavoro.
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1. Una leadership troppo autoritaria o carente
Essere leader di un’azienda, o di un team, non è semplice: si tratta di una posizione che comporta molte responsabilità e richiede una certa abilità per essere svolta al meglio. Per quanto sia possibile imparare nuove strategie e affinare le proprie capacità, non tutti sono in grado di dimostrarsi capaci e attenti nello svolgimento di questo compito: carenze nella leadership o una gestione eccessivamente autoritaria dei team possono essere tra le principali cause alla base dell’errore di comunicazione che affligge molte aziende.
Una leadership carente si rivela estremamente problematica: un leader confuso e poco preparato si ritroverà a offrire istruzioni contrastanti ai propri impiegati, peggiorando la comunicazione generale con i vari reparti dell’azienda. Anche non offrire il feedback desiderato ai membri del team o promettere ricompense e non assegnarle, alle lunghe, generano una mancanza di direzione: l'insoddisfazione che ne consegue rischia di portare i membri dei team ad arrestare la propria crescita professionale.
Una leadership eccessivamente autoritaria, al contrario, causa problemi come un aumento dell’assenteismo e dei licenziamenti e un calo dell’impegno generale. Un leader che non ascolta i membri dei propri team e richiede solo prestazioni eccellenti senza offrire nulla in cambio contribuisce a creare un ambiente teso, in cui nessuno riesce a crescere professionalmente o a impegnarsi nel proprio lavoro. I membri del team finiranno per accettare in silenzio ogni compito assegnato, finché non decideranno di non sottostare più alle imposizioni di chi non li rispetta e di abbandonare la propria posizione.
In entrambi i casi è necessario intervenire sulla formazione: agire all’origine del problema fornirà ai nuovi leader, che siano di una squadra o di un’azienda, gli strumenti necessari per migliorare la comunicazione e dimostrarsi guide più capaci e attente, in grado di ascoltare i bisogni degli impiegati e di venirvi incontro nel modo migliore.
Può sembrare strano imputare al sovraccarico di informazioni una delle cause dell’errore di comunicazione all’interno dell’azienda, ma è così: riferire troppi dettagli si rivela deleterio quanto non fornirne abbastanza. Basta pensare a quanti danni causi la disinformazione a livello mediatico, un bombardamento di dati e notizie senza contesto che finiscono solo per confondere chiunque le riceva, portandolo a formulare consapevolezze sbagliate.
Un’eccessiva esposizione alle informazioni rende molto difficile il raggiungimento di un obiettivo, soprattutto se gli impiegati non possiedono i mezzi per gestirle concretamente. Se un’azienda organizza costantemente riunioni o utilizza strumenti tecnologici per tenersi in contatto con gli impiegati, ma dimentica di ascoltarli o di tenere in conto i loro bisogni, non sarà esente dagli effetti negativi dei problemi di comunicazione. Non è tanto importante parlare molto e bene, quanto alternare alla parola un ascolto attento e consapevole di chi lavora per te.
Per cambiare questa situazione, prova a considerare la tua azienda da una prospettiva diversa. Se anche utilizzi e-mail, chat e strumenti per organizzare riunioni, ti sembra di considerare attentamente i bisogni dei tuoi dipendenti? Sei aperto al dialogo e all’ascolto, o piuttosto imposti i vostri incontri come dei semplici monologhi? Offri a tutti la possibilità di esprimersi con tranquillità e senza paura di confrontarsi con te? La risposta a queste domande può fare la differenza nel determinare il tuo approccio verso una comunicazione sul lavoro che può sempre migliorare. Puoi anche scegliere di ridurre al minimo le informazioni che fornisci al tuo personale, limitandoti a quelle necessarie e alle riunioni essenziali nella realizzazione di un progetto. Non causare confusione con un sovraccarico di dati e notizie inutili ti permetterà di organizzare meglio il lavoro e lo renderà più semplice per tutti.
3. Una comunicazione eccessivamente frammentata
La trasmissione, la ricezione e la condivisione delle informazioni, grazie alla tecnologia, è enormemente cambiata negli ultimi anni: gli scambi di dati e opinioni sono ormai regolati dall’utilizzo di e-mail, chat e documenti condivisi, portando il lavoro in azienda ad attraversare grandi progressi. Fornire feedback e comunicare è diventato più semplice, ma a volte anche questa pluralità di strumenti disponibili può creare problemi, soprattutto quando non vengono utilizzati con i giusti accorgimenti.
Un dipendente che dovrà, ad esempio, presentare all’azienda un progetto perché venga corretto e approvato, potrebbe rischiare di ricevere un feedback frammentario e tramite dispositivi diversi, soprattutto se non esiste una procedura precisa da seguire al riguardo: alcuni colleghi potrebbero contattarlo tramite la chat interna al software di lavoro, altri tramite e-mail, altri ancora per telefono. Un errore di comunicazione che rischia di vanificare tutti gli sforzi fatti per portare avanti il progetto e di incidere in negativo sul risultato finale.
Come risolvere questo problema? Innanzitutto, centralizzando la comunicazione. Implementare l’uso di una piattaforma completa e multifunzionale (come Bitrix24) dotata di strumenti per effettuare videochiamate in HD, chat interna, intranet e sistema e-mail permetterà non solo di comunicare direttamente e senza perdere informazioni fondamentali, ma anche di lavorare collettivamente agli stessi documenti inserendo commenti, apportando correzioni e tenendo traccia delle modifiche effettuate e dell’autore delle stesse. In un secondo tempo, puoi scegliere di predisporre un manuale per la comunicazione attentamente redatto: grazie a un aiuto di questo genere sarà possibile stabilire come consegnare i documenti, in che modo fornire il feedback ai progetti presentati e quali strumenti sia necessario utilizzare per rendere più semplice e immediata la condivisione e la raccolta di tutte queste informazioni. Risulterà anche molto utile per far capire in che modo effettuare le comunicazioni formali dell’azienda.
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4. Il disallineamento degli obiettivi di impiegati e azienda
Un altro comune errore di comunicazione che può penalizzare la tua azienda è l’assenza di un obiettivo comune. Un’organizzazione impeccabile e che miri al raggiungimento di una particolare meta ti indicherà la strada da seguire per far crescere l’attività, oltre a guidare le tue azioni: senza obiettivi chiari, tu e i tuoi team potreste ritrovarvi ad andare presto alla deriva, soprattutto se non avete bene in mente cosa desideriate ottenere. Nessuno, in fondo, lavorerebbe con passione a un progetto che non presenta un obiettivo chiaro e comprensibile.
Sia nelle grandi aziende che in quelle più piccole, gli obiettivi aziendali possono essere anche molto diversi da quelli dei singoli membri delle squadre: un’opposizione che finisce per incidere non solo sulla comunicazione interna, ma anche sulla motivazione del personale e sull’andamento generale dell’attività. Per questo motivo allineare gli obiettivi di tutti si rivela sempre la mossa migliore per garantire che ogni singolo impiegato abbia ben chiara la direzione verso cui si avviano i progetti, così da poterla raggiungere al massimo della motivazione e dell’impegno generali.
Una volta appurato che tutti gli impiegati conoscano l’obiettivo finale dell’azienda, escogita delle strategie che aumentino la motivazione e il desiderio di realizzare un lavoro impeccabile: incentivi? Premi? Opportunità concrete di sviluppo professionale, come corsi e master? Creare un sistema di benefici per chi si impegna in prima persona aiuterà di certo ad aumentare il successo generale dell’azienda. Ricorda, però, di controllare di tanto in tanto che gli obiettivi restino allineati e che vengano comunicati formalmente ai membri dei team, così da permettere loro di tirare le somme del lavoro svolto quando lo riterranno opportuno.
5. La mancanza di una cultura aziendale unificata
In un mondo sempre più globalizzato e tecnologico come il nostro, a volte risulta quasi difficile stabilire una cultura aziendale unificata. Per quanto l’introduzione del lavoro a distanza sia stata estremamente utile per aumentare la diversità nelle aziende e introdurre nuove metodologie e modi di pensare, a volte la comunicazione può risultare comunque carente o problematica, soprattutto quando intervengono barriere culturali apparentemente insormontabili. Se ignorati e non affrontati nella maniera giusta, questi disguidi possono trasformarsi in veri e propri conflitti, alimentati da una scarsa fiducia e dalla sensazione di non essere compresi. In molti casi, la distanza provocata dalle differenze culturali viene acuita dall’interazione online: molti impiegati potrebbero trovare difficile esprimersi per iscritto in un’altra lingua e, se anche riuscissero a farlo nel modo corretto, potrebbero comunque temere incomprensioni o differenze di percezione da parte del destinatario.
Un’adeguata gestione del multiculturalismo è una delle grandi sfide che i leader devono affrontare per scongiurare l’insorgere dell’errore di comunicazione, ma non si tratta di una strada completamente in salita: dalla diversità è sempre possibile trarre dei vantaggi, vale la pena di ricordarlo. Ogni leader che si rispetti dovrebbe contribuire alla costruzione di un ambiente di lavoro che metta al primo posto un’adeguata comunicazione e il rispetto per tutte le culture: inizia dal reclutamento, per scegliere con attenzione i dipendenti che meglio si adattino al tipo di lavoro che vuoi eseguire e ai tuoi progetti presenti e futuri. Al di là della loro cultura di partenza, l’importante è che i vostri obiettivi siano gli stessi e che il tuo personale si dimostri pronto a fare del proprio meglio per contribuire al successo dell’intera azienda. Diminuire gli errori di comunicazione diventerà di certo più semplice se, fin dall’inizio, verrà stabilito un clima di trasparenza, rispetto e attenzione.
Migliora la comunicazione sul posto di lavoro
A lungo andare, l’errore di comunicazione influenza in negativo la motivazione e il comportamento dei tuoi impiegati. Un team insoddisfatto o che non si sente sufficientemente compreso e sostenuto, risulta impossibile da guidare e rende la strada verso il successo decisamente in salita.
Ecco perché un buon manager dovrebbe sempre ascoltare i propri dipendenti e garantire loro la tranquillità per esprimere loro stessi e le loro idee. Se un’azienda si dimostra dinamica, aperta di vedute, ben organizzata e sempre in grado di abbracciare le differenze culturali di chi vi lavora, avrà certamente le carte in regola per diventare grande.
Grazie a un software completo e multifunzionale i problemi di comunicazione diventeranno un lontano ricordo: tra videochiamate e chat, strumenti per organizzare le riunioni e tante opzioni per la formazione del personale, la collaborazione e la condivisione concentrati tutti in un unico spazio, alla tua azienda non mancherà davvero nulla. Prova fin da oggi Bitrix24: non vorrai più tornare indietro!
