Dodici motivi per cui il time management è importante

Cos’è il time management?

Il concetto di time management (gestione del tempo) fa riferimento alla pianificazione e al controllo della ripartizione del tempo tra i diversi incarichi. A volte sembra che le giornate di alcune persone durino più di 24 ore data la quantità di lavoro svolto. Probabilmente sono persone che fanno buon uso del time management, grazie al quale possono incrementare la propria produttività e ridurre lo stress, anche quando i tempi sono stretti e le scadenze vicine.

Il concetto moderno di gestione del tempo si sviluppa a partire dal XIX secolo, quando, con la rivoluzione industriale, è nata la necessità di organizzare il processo lavorativo di centinaia di persone, con la puntualità come obiettivo principale. Inoltre, proprio in questo periodo si assiste a una suddivisione metodica degli orari di lavoro e dei turni.

Oggigiorno questo concetto si allarga: non si applica soltanto al lavoro ma anche alla vita privata, favorendo l’equilibrio e permettendo di concentrarsi sui diversi aspetti della vita personale.

Organizzare la propria routine quotidiana risulta essere molto più difficile rispetto a quello che potrebbe sembrare. La riuscita della gestione del tempo dipende principalmente dal tuo impegno e dalla tua determinazione. Per migliorare le tue capacità di pianificazione, puoi scrivere elenchi di cose da fare, stabilire delle priorità, modificare le tue abitudini e i modelli di sonno. Inoltre, puoi scaricare applicazioni di produttività che ti aiutino a tenere traccia dei progressi raggiunti.

Perché è importante il time management? Se non hai un piano preciso da seguire, il tuo lavoro potrebbe risentire di alcune conseguenze, come:

1. Maggiore stress: se non gestisci correttamente il tuo tempo, non dormi o non stacchi dal lavoro, pur di rispettare le scadenze, sicuramente sarai molto stressato. Il nostro corpo può gestire lo stress a piccole dosi, ma se questo è costante potrebbe causare problemi ben più seri e avere delle conseguenze su concentrazione, memoria e umore. Come risposta allo stress, viene rilasciata nel flusso sanguigno una quantità elevata di ormoni, che può avere una serie di effetti negativi come aumento dei livelli di zucchero nel sangue, aumento del peso, disturbi del sistema immunitario e malattie cardiache e dell'apparato digerente.

2. Bassa qualità del lavoro: non tenere conto dell’importanza del time management potrebbe influenzare negativamente il tuo lavoro. Infatti, completare velocemente gli incarichi all’ultimo minuto prima della data di consegna avrà sicuramente un impatto sulla qualità generale del lavoro.

3. Scadenze mancate: non è una sorpresa la reazione di capi e manager di fronte a una scadenza mancata che può causare perdita di clienti e di profitti. Ovviamente, ha un impatto negativo sulla reputazione, anche dei singoli.

4. Flusso di lavoro poco efficiente: se non riesci a ripartire correttamente il tuo tempo tra i vari incarichi e se non assegni loro una priorità in base all'importanza, il tuo lavoro può risentire di una riduzione della produttività e dell'efficacia. Correre da un incarico all'altro, senza un ordine preciso, rende difficile completare qualsiasi cosa in tempo.

5. Spreco di tempo: spesso, se non si ha un piano specifico da seguire si spreca tempo e si cede alle distrazioni che portano a un ritardo nello svolgimento dei vari incarichi e, riducendosi all’ultimo, si vive in uno stato di ansia e stress.

Perché il time management è importante?

Con il time management, di fondamentale importanza per imprese in crescita e lavoratori autonomi, si ha maggiore controllo sui processi lavorativi ed essendo più organizzato i livelli di stress si ridurranno. Ecco alcuni dei motivi per cui riteniamo che una buona gestione del tempo sia indispensabile:

1. Riduce i livelli di stress

Se sei ossessionato dal rispettare le scadenze e, pur di riuscirci, rinunci alle ore di sonno, il livello di stress nella tua vita è sicuramente alto. Quando c'è molto lavoro da fare e ti sembra di non andare avanti, è facile essere presi dall’ansia.

La gestione dello stress va di pari passo con la gestione del tempo: imparare a dare priorità agli incarichi e attenersi agli obiettivi fissati ti consente di avere abbastanza tempo per riposare, quindi di eliminare ansia e stress.

2. Aumenta la produttività e l’efficienza

Conoscere il tempo a disposizione per completare un determinato incarico ti consente di concentrarti meglio sul lavoro. Se si dà priorità agli incarichi più importanti, il livello di efficienza aumenta, riuscendo così a ottenere di più in un periodo di tempo minore.

3. Concede più tempo libero per il relax

Il relax è fondamentale per mantenersi in salute. Organizzare i tuoi incarichi e impegni con metodo ti permette di avere più tempo per rilassarti e non pensare al lavoro.

4. Consente di rispettare le scadenze

Ridurre le distrazioni e distribuire correttamente il tempo da dedicare ai vari progetti ti consente di essere regolare con la consegna di lavori e progetti e, quindi, di rispettare le scadenze assegnate. Se non procedi di fretta o non ti riduci all’ultimo, avrai più tempo per risolvere eventuali problemi.

5. Offre opportunità di carriera

Essere in grado di presentare un lavoro di alta qualità in tempo è un'abilità preziosa per qualsiasi organizzazione. Se comprendi l'importanza della gestione del tempo e la applichi con successo, puoi sicuramente aspirare a un avanzamento di livello.

6. Permette di migliorare le relazioni personali

Prestare sufficiente attenzione a coloro che ti circondano è un aspetto essenziale per costruire connessioni forti. Se hai più tempo libero da trascorrere con chi ti sta intorno, sicuramente rafforzerai le tue relazioni, sia all’interno dell’ufficio che al di fuori.

7. Favorisce lo sviluppo dell’autodisciplina

Saper padroneggiare il proprio tempo consente di sviluppare una forte autodisciplina, che è uno dei requisiti essenziali per raggiungere gli obiettivi. L'autocontrollo ti aiuta a essere più diligente e impegnato nel tuo lavoro e può avere un impatto positivo su tutte le sfere della tua vita, non solo quella lavorativa.

8. Rafforza l’autostima

Riuscire a produrre un lavoro di qualità e rispettare le scadenze ti rende più sicuro delle tue capacità. Quando ti senti bene con te stesso, puoi assumere incarichi più complessi e interessanti che rafforzano la tua autostima.

9. Lascia più spazio al piacere

Evitare le distrazioni mentre ti dedichi agli incarichi ti permette di concludere il lavoro in tempi minori e di avere più tempo disponibile da dedicare alle attività che ti appassionano. Spesso, l'incapacità di dare priorità porta a sacrificare la comunicazione o le attività lavorative preferite. Avere più tempo libero significa che puoi trascorrerlo con la tua famiglia o i tuoi amici, viaggiare e fare sport.

10. Riduce il numero di revisioni

Se sei veramente concentrato sullo svolgimento di un incarico è molto probabile che non commetterai degli errori. Ciò non significa che il tuo lavoro sarà sempre impeccabile, sicuramente però si ridurrà il numero di revisioni da svolgere prima della consegna, motivandoti a lavorare meglio.

11. Permette di migliorare le competenze di problem solving

Il giusto numero di ore di riposo e una buona qualità del sonno ti consentono di essere lucido e attivo per tutta la giornata, influenzando positivamente ogni area della tua vita ed evitando di prendere decisioni sbagliate quando sei sotto pressione o in ansia.

12. Fornisce un senso di appagamento

Quando pianifichi il tuo tempo in modo corretto e raggiungi gli obiettivi prefissati, ti senti appagato. Questo senso di appagamento consente di esplorare diverse opportunità e fare nuove esperienze. Se passi da un progetto all'altro senza seguire una logica, è improbabile che tu possa anche solo considerare di dedicare il poco tempo a disposizione che ti rimane ad altre attività.

Quindi, perché la gestione del tempo è importante? Visti i motivi sopra elencati, la risposta è ovvia. Nonostante questi siano solo una parte dei diversi motivi sono più che sufficienti per iniziare a cambiare la tua vita, non solo dal punto di vista lavorativo. Esistono varie tecniche create appositamente per aiutare le persone a gestire i propri impegni, alcune sono più semplici di altre che, anche se più complesse, possono essere applicate con successo.

Di seguito troverai alcuni consigli utili per la gestione del tuo tempo:

1. Fissa degli obiettivi quotidiani

 Fissare dei piccoli obiettivi è essenziale per una gestione efficace, in quanto aiuta ad avere un lavoro strutturato, che trasmette un senso di stabilità ed equilibrio. Assicurati che i tuoi obiettivi siano chiari, raggiungibili e stimolanti.

2. Stabilisci le priorità

È necessario stabilire quali siano gli incarichi più urgenti, importanti e quali meno importanti. Se lavori a un progetto grande e complesso, puoi scomporlo in incarichi più piccoli e facilmente gestibili. In questo modo, ci sono meno possibilità di procrastinarlo.

3. Imposta un limite di tempo

Impostare limiti di tempo per lo svolgimento delle attività assegnate ti permette di rimanere più concentrato e di lavorare in modo più efficiente. Non è sempre facile determinare quanto tempo sarà necessario per completare un determinato compito ma puoi almeno provare a impostare un limite approssimativo. Usa un calendario per la pianificazione in modo da avere una panoramica visiva di ciò che hai fatto e di ciò che devi ancora fare.

4. Limita le distrazioni

Dovresti individuare quali attività ti distraggono maggiormente, soprattutto se lavori da casa, e limitarle sfruttando la tua forza di volontà e cercando di non cedervi.

5. Indentifica cosa rallenta la tua produttività

Crea una lista di tutte le attività che vorresti rimuovere dalla tua vita e usala come promemoria delle cose da non fare durante la tua routine lavorativa quotidiana.

6. Concentrati su un incarico alla volta

Cerca di evitare il multitasking: può sembrare un buon modo per portare a termine più progetti, ma generalmente si ottiene l'effetto opposto. Studi scientifici dimostrano che il nostro cervello può concentrarsi su una cosa alla volta. Significa che se svolgi più attività contemporaneamente, non puoi eseguirle tutte nel migliore dei modi, se invece ti concentri su un compito alla volta, sarai decisamente più produttivo.

7. Usa il time batching

Questo metodo prevede il raggruppamento di incarichi simili ai quali lavorare in un unico blocco di tempo, per esempio, rispondere a tutte le e-mail in un unico momento della giornata. Quindi, concentrati su un determinato incarico una volta sola ma per un lasso di tempo maggiore. Questo tipo di gestione del tempo consente un incremento dell'efficienza poiché il tuo cervello si concentra esclusivamente su un tipo di attività.

8. Ascolta il tuo corpo e le tue energie

È meglio programmare il lavoro più importante per le ore di massima produttività. Ad esempio, se sei produttivo al mattino, svolgi gli incarichi urgenti che richiedono molta energia e concentrazione in quelle ore. Quando il tuo livello di energia diminuisce, dedicati a lavori più leggeri e meno importanti. Per identificare le tue ore di produttività, monitora per alcune settimane le tue performance lavorative.

9. Riposati

Lavorare senza riposare porta all’esaurimento, influisce negativamente sulla salute mentale, sulla produttività e sulle prestazioni lavorative complessive. Quindi fai delle pause con cadenza regolare per consentire al tuo cervello di resettarsi e prepararsi per un nuovo incarico.

10. Sii costante e paziente

L'acquisizione di nuove competenze potrebbe richiedere del tempo, non scoraggiarti se fallisci al primo tentativo. Prendi esempio da coloro che sanno già come gestire al meglio il proprio tempo.

11. Collabora con altre persone

Lavorare da solo può darti la sensazione di avere più controllo. Tuttavia, se non sai come risolvere un determinato problema, non esitare a chiedere aiuto a qualcuno: oltre ad essere un momento di crescita, risparmierai un sacco di tempo.

12. Usa sistemi di pianificazione del tempo

Oggi alla gestione del tempo viene riconosciuta la giusta importanza, ecco perché il mercato offre una vasta gamma di sistemi di pianificazione del tempo computer-based. A prescindere dal settore in cui lavori, un software per il monitoraggio del tempo può aiutarti a organizzare praticamente qualsiasi aspetto della tua vita.

13. Premiati per gli obiettivi raggiunti

A volte è difficile andare avanti ma concedersi delle piccole ricompense per gli obiettivi raggiunti può aiutare a sentirsi motivato. Ad esempio, puoi leggere un libro, guardare un episodio del tuo programma preferito, fare un bagno rilassante, fare una manicure o mangiare un delizioso dessert.

L'importanza della gestione del tempo è innegabile: se riesci a pianificare correttamente la tua giornata, hai più controllo sulla tua vita, anche privata, e puoi considerare varie opportunità per migliorare la tua carriera.