Indice
Cos’è il diagramma di Gantt
I migliori software diagramma di Gantt gratis
• Bitrix24
• TeamGantt
• Agantty
• Instagantt
• RedBooth
Come trovare il diagramma di Gantt perfetto
Se lavori già come project manager o se ti stai specializzando per diventarlo, avrai sicuramente sentito parlare del diagramma di Gantt. Si tratta di un metodo molto diffuso per la gestione di progetti e incarichi adottato da aziende di ogni dimensione e settore. Tra i suoi vantaggi ci sono il tipo di visualizzazione, la flessibilità, l'efficienza e la semplicità nel monitoraggio dei progressi.
In questo articolo ti spiegheremo cosa sia il diagramma di Gantt, i software che lo comprendono e i vantaggi che puoi ottenere da ognuno di essi.
Cos’è il diagramma di Gantt?
Ti sembrerà strano ma il diagramma di Gantt non è stato inventato da qualcuno di nome Gantt. Infatti, il primo a ideare questo concetto fu Karol Adamiecki, ingegnere polacco e top manager in un’acciaieria, alla ricerca di strumenti innovativi per migliorare le prestazioni del flusso di lavoro.
Henry Gantt, ingegnere statunitense e consulente di project management, ispirato dalle scoperte di Adamiecki, ha trovato dei modi per implementare il suo concetto. Fu lui a diffondere la novità tra le aziende occidentali di diversi settori.
All’inizio del ventesimo secolo, il diagramma di Gantt veniva principalmente creato a mano, richiedendo una quantità eccessiva di tempo e sforzi per modificarlo o aggiornarlo. Una volta abbandonata la forma cartacea, i processi lavorativi sono stati digitalizzati, acquisendo così un consenso ancora più ampio.
Il diagramma di Gantt è una tabella costruita su due assi: l’asse orizzontale mostra la scala temporale, mentre quella verticale gli incarichi da svolgere, ognuno rappresentato graficamente da una barra. Per ogni incarico è possibile stabilire la data di inizio e la data di consegna in base alla sua posizione all’interno del diagramma ed evidenziare come “critici” gli incarichi che richiedono un’esecuzione puntuale e come “non critici” quelli che possono essere posticipati. Questo approccio consente di evitare rallentamenti, permettendo di individuare velocemente gli incarichi non urgenti che possono essere rimossi dal flusso di lavoro.
È bene considerare che gli incarichi possono sovrapporsi ed è possibile unirli o raggrupparli sotto un unico incarico. Il diagramma permette a ogni partecipante di visualizzare il responsabile di ogni incarico e il tempo totale stimato della durata del progetto. Il supervisore può migliorare l’efficienza del flusso di lavoro distribuendo gli incarichi in modo che il team lavori a diversi incarichi contemporaneamente. Se alcune attività richiedono uno sforzo congiunto dell'intero team, queste possono essere disposte in sequenza nel grafico.
Il metodo del diagramma di Gantt ha anche i suoi svantaggi. Se gli utenti inseriscono troppi incarichi e dipendenze, l’ambiente di lavoro risulterà disordinato e confuso. Se decidi di usarlo per la gestione di un progetto complesso e articolato, ti consigliamo di prepararne due versioni: una dettagliata e completa e una più concisa.
Inoltre, il diagramma di Gantt non è molto utile nell'assegnare priorità alle attività e nell'allocazione delle risorse. Ti mostrerà quanto tempo richiede l'incarico, ma sarai tu a dover capire quanti specialisti occorrono per la sua gestione.
Se un manager desidera introdurre questo metodo nel proprio flusso di lavoro, deve verificare che i propri progetti soddisfino i seguenti criteri:
• presenza di scadenze
• necessità di collaborazione tra diversi dipendenti e reparti
• esigenza di lavorare a più incarichi contemporaneamente
• bisogno di svolgere gli incarichi in un determinato ordine
• permettere di conoscere in anticipo la durata di ogni incarico
• offrire a clienti, azionisti e terze parti la possibilità di monitorare i progressi.
Se viene soddisfatto almeno uno di questi criteri, l’azienda trarrà benefici dal metodo Gantt. Se la necessità è, invece, ottenere una riduzione delle spese, può essere sufficiente anche una tabella su Excel.
Tuttavia, un software specifico per la creazione del diagramma di Gantt offre ai suoi utenti una serie di funzioni in più, come la possibilità di creare report, allegare file e documenti agli incarichi, facilitare la comunicazione tra membri del team, clienti, partner, etc. Inoltre, un software di questo tipo può vantare un design visivamente più accattivante e un'interfaccia intuitiva.
I migliori software diagramma di Gantt gratis
Il termine "software diagramma di Gantt" è sinonimo di project scheduling o di software di project planning. Le prime applicazioni di questo tipo sono state create in formato desktop, ottimo per la pianificazione individuale all’interno di piccole e medie imprese.
Inizialmente, la persona incaricata della pianificazione stilava un piano e lo inviava ai propri colleghi. Inoltre, in passato l’azienda acquistava la licenza completa dell'app pagandone il prezzo intero e, quando la versione del programma diventava obsoleta, era costretta ad acquistare una nuova versione.
Oggi le aziende tendono a fare affidamento a software su cloud, più adatti alla condivisione e alla collaborazione. Tutti i contenuti aggiunti al progetto da parte dei diversi membri del team vengono visualizzati online in tempo reale. Si tratta di un approccio molto più efficiente in termini di costi, poiché invece di acquisire la licenza completa, gli utenti acquistano abbonamenti mensili o annuali.
Il pubblico target di questo software diagramma di Gantt è formato da startup e piccole e medie imprese, per un totale di 8 milioni di utenti in tutto il mondo.
Bitrix24 permette di automatizzare i processi di gestione e comunicazione attraverso l’utilizzo del computer, anche portatile. Dopo aver creato il tuo account, puoi scegliere nuove app o lavorare con quelle che hai già.
Gli utenti hanno a disposizione un set di strumenti unificato che consente di gestire progetti, incarichi, file, messaggi e contatti. Inoltre, grazie al Feed aziendale puoi costantemente monitorare i progressi.
I punti deboli non sono tanti:
• il sistema CRM è privo di funzioni di contabilità
• l’interfaccia non è tra le più moderne
• quando invii una e-mail, viene allegato in fondo al messaggio un riferimento a Bitrix24 (solo nella versione gratuita).
D’altra parte, il software offre tanti vantaggi:
• una grande quantità di funzioni integrate, come videoconferenze, intranet aziendale, gestione delle e-mail, gestione del flusso di lavoro, profili utente e messaggistica istantanea
• l’extranet ti sarà d’aiuto con le comunicazioni esterne
• applicazione facilmente personalizzabile.
L’abbonamento gratuito ti dà accesso al diagramma di Gantt e ad altri strumenti di project management, disponibili per un numero illimitato di utenti. Inoltre, le funzionalità sono disponibili anche nella versione mobile per Android e iOS. Le aziende più grandi possono scegliere tra piani cloud e versioni on-premise, le quali vengono usate per la gestione dei dati, acquisizione di strumenti aggiuntivi e per avere accesso al codice sorgente.
Il piano più economico e ottimale, che include tutti gli strumenti di cui potresti aver bisogno per la gestione del progetto, è Project+ che costa €55 al mese con un limite di 24 utenti. Per avere un numero illimitato di utenti, ti consigliamo il piano commerciale da €199 al mese.
Provalo gratuitamente
TeamGantt
Questo software è distribuito esclusivamente nel formato cloud. Dopo aver creato un progetto, puoi integrarlo senza problemi con un altro ed entrambi verranno visualizzati in una sequenza temporale. È possibile utilizzare diversi colori per riconoscere le attività e monitorare la percentuale di completamento di ognuna di esse.
Una volta lasciato un commento, verrà visualizzato da tutte le parti coinvolte nell’attività e, una volta avviata una conversazione, verrà automaticamente salvata nel progetto.
Lo svantaggio principale di questa soluzione è la mancanza di una sezione di bilancio, per cui il manager dovrà fare affidamento su altre app per controllare le spese del progetto. Inoltre, le capacità di personalizzazione di TeamGantt sono piuttosto limitate. Si tratta di un prodotto plug and play che non richiede una lunga configurazione e può essere utilizzato quasi immediatamente dopo l'installazione.
Tra i suoi vantaggi:
• È semplice da usare, con una navigazione straordinariamente intuitiva. Anche se non si ha alcuna esperienza precedente con il diagramma di Gantt, sarà facile capire come funziona;
• Questo prodotto è praticamente imbattibile quando si tratta di visualizzare le interdipendenze. Consente agli utenti di allocare le risorse in modo ragionevole e di massimizzare l'efficienza del flusso di lavoro;
• I documenti possono essere facilmente allegati agli incarichi;
• Durante l’assegnazione delle risorse, i nomi dei dipendenti più impegnati al momento vengono evidenziati in rosso;
• I membri del team possono comunicare non sono tramite i commenti ma anche nella chatbox.
Questo software per il diagramma di Gantt è disponibile gratuitamente se il tuo team è composto da massimo 3 persone o se ti accontenti delle funzionalità limitate. I piani a pagamento partono da $25 al mese per utente. I nuovi utenti possono usufruire di una prova gratuita di 30 giorni per ogni piano.
Agantty
Se desideri utilizzare un diagramma di Gantt gratuitamente, Agantty è la soluzione perfetta perché è un software per diagrammi di Gantt totalmente gratuito. No, non stiamo parlando di un periodo di prova: il prodotto rimarrà gratuito per sempre. Sebbene i suoi sviluppatori abbiano annunciato un eventuale rilascio di versioni aggiuntive per il futuro, le operazioni di base saranno ancora disponibili gratuitamente.
I clienti ottengono l’accesso alle seguenti funzionalità e vantaggi:
• Design unico. L'app è visivamente accattivante e completa;
• Una dashboard che può essere utilizzata come elenco di controllo per tutti i progetti e che consente di vedere quali progetti sono in esecuzione in un determinato intervallo di tempo;
• Dipendenze. Non esistono molti software per diagrammi di Gantt gratuiti che consentono di visualizzare le dipendenze in questo modo;
• Codifica del colore: classifica i progetti in base alla loro priorità o tempistiche;
• Drag and drop: puoi raggruppare o riprogrammare un'attività con un paio di clic;
• Caricamento documenti da Dropbox o Google Drive;
• Esportazione e sincronizzazione delle attività su Google Calendar o Excel;
• Creazione team. Oltre ad assegnare incarichi individuali, puoi allocare progetti ai dipartimenti della tua organizzazione. Non c'è bisogno di comunicarlo, tutte le parti coinvolte riceveranno notifiche tempestive su eventuali modifiche delle attività.
Gli utenti più esigenti riescono a trovare solo due pecche con Agantty: mancanza di una chat integrata in cui i membri del team possano discutere del proprio lavoro e, in caso vi sia qualcuno che preferisca ancora il cartaceo, la difficoltà di trasferire progetti complessi in formato cartaceo.
Tuttavia, se i tuoi stakeholder desiderano vedere il lavoro in corso in formato digitale, puoi condividere facilmente il collegamento con loro, anche se al destinatario del collegamento non viene assegnata un'attività.
Instagantt
Questa soluzione è stata inizialmente progettata come app di integrazione Asana. Quest'ultimo è uno strumento di gestione dei progetti molto comune che consente di massimizzare la produttività delle attività operative, oltre a favorire la collaborazione e la comunicazione all'interno del team.
Tuttavia non vi è traccia del diagramma di Gantt. I professionisti che preferiscono altre soluzioni di gestione dei progetti possono scaricare Instagantt separatamente per poi combinarlo con Asana.
• La funzione drag and drop consente di creare e modificare facilmente i progetti, i cui aggiornamenti verranno sincronizzati con Asana. Una comoda minimappa facilita la navigazione.
• Quando modifichi un incarico che dipende da altri, le modifiche verranno applicate a tutti gli incarichi correlati. Dopo essere passati alla visualizzazione del carico di lavoro, vengono visualizzati tutti gli incarichi su cui stanno attualmente lavorando i diversi membri del team. Nel grafico, c'è uno spazio specifico per ogni partecipante.
• I membri del team hanno accesso a numerosi strumenti utili come il monitoraggio dei progressi, la pianificazione e gli incarichi secondari. Ma non solo. La struttura ad albero rappresenta la soluzione ottimale per organizzare il flusso di lavoro. Per indicare eventi speciali, le attività possono essere trasformate in milestone. Gli utenti possono ricorrere alla codifica dei colori per personalizzare il colore delle barre del grafico.
• Solo gli utenti Asana possono collaborare al grafico all'interno dell'app. Tutti gli altri possono condividere istantanee o esportare fogli di calcolo, PDF o immagini.
Questo software per diagrammi di Gantt offre una prova gratuita di 7 giorni. Una volta terminata la prova, sarà richiesto al cliente di pagare $7 al mese per un singolo abbonamento o $5 al mese per un abbonamento per il team. In realtà, non esiste una differenza sostanziale tra i due: la seconda soluzione include la gestione delle licenze e la gestione del flusso di lavoro per i team.
RedBooth
Questa soluzione è disponibile nella versione cloud. Tra il suo pubblico target ci sono piccole aziende che si concentrano su incarichi piuttosto che su progetti. Tuttavia, l'applicazione può gestire i progetti, a condizione che non siano troppo ingombranti. Oltre alla visualizzazione del diagramma di Gantt, hai a disposizione anche la bacheca Kanban.
• Accessibile sia da computer che da dispositivi mobili.
• Integrabile con Evernote, Zendesk, Box Enterprise, MS Project e Outlook per condividere documenti e file in modo efficiente.
• Chi accede con il proprio account Google può integrare immediatamente RedBooth con il proprio calendario e documenti Google per facilitare la condivisione di eventi e file.
• Ogni incarico può essere segmentato in incarichi secondari che, in sostanza, sono come gli elenchi di controllo.
• È possibile impostare incarichi ripetitivi che si svolgeranno periodicamente. L'elenco degli incarichi mostrerà solo la versione più recente.
• È possibile comunicare grazie al sistema di messaggistica integrato. Si possono allegare file alle conversazioni e trasformare le conversazioni in incarichi.
Le principali carenze di RedBooth si riducono a quanto segue:
• Non è prevista la gestione del budget e il monitoraggio dei costi per il completamento;
• Opportunità di collaborazione completa disponibile solo nei piani commerciali a pagamento. All'interno dell'app non è possibile collaborare in maniera efficiente ai documenti in tempo reale;
• Le notifiche, per impostazione predefinita, vengono inviate alla propria e-mail, dove potrebbero non essere viste.
Il periodo di prova gratuito dura 14 giorni. Il prezzo dei piani commerciali parte da $9 per utente al mese. Con il piano gratuito, lo spazio di archiviazione è limitato a 2GB con un massimo di due aree di lavoro. Per tenere traccia del tempo, taggare il manager, assegnare la stessa attività a più persone, creare gruppi di tag personalizzati e assegnare attività secondarie, è necessario passare a un piano a pagamento.
Come trovare il diagramma di Gantt perfetto
Speriamo che questa panoramica sui prodotti più comuni con il diagramma di Gantt sia stata utile per scegliere una soluzione funzionale e adatta alle tue esigenze. Se pensi che nessuna delle soluzioni sopra elencate sia adatta a te, sentiti libero di prendere in considerazione altre alternative. Quando si sceglie un software per il diagramma di Gantt, è necessario prestare attenzione ai seguenti fattori:
1. Prezzo: opta per un prodotto che offra un periodo di demo gratuito.
2. Disponibilità sia nella versione desktop che mobile, importante per le notifiche in tempo reale.
3. Assegnazioni per team. I membri del tuo team dovrebbero capire chiaramente chi è il responsabile di ogni incarico. L'app dovrebbe inviare loro promemoria sulle scadenze e notifiche circa le modifiche di tutte le attività in cui sono coinvolti.
4. Visualizzazioni filtrate, indispensabili quando si gestiscono progetti ingombranti.
5. Dipendenze di incarichi, per visualizzare l’interconnessione tra i diversi incarichi. Grazie alle dipendenze, eviterai situazioni in cui un determinato incarico non potrà essere completato solo perché un altro non è andato a buon fine.
6. Codifica dei colori. Questo metodo di visualizzazione consente a tutte le parti coinvolte di valutare lo stato di ciascun incarico, senza nessun clic. Di solito, gli incarichi completati vengono contrassegnati come verdi, quelli in corso come blu, mentre il colore rosso è riservato agli incarichi in scadenza o scaduti.
Non importa quanto sia intuitiva l'app, assicurati di formare tutti i membri del tuo team prima di iniziare a utilizzare il nuovo software. Potrebbe sembrare una raccomandazione troppo ovvia, ma alcuni team leader presumono erroneamente che i loro colleghi abbiano un'interpretazione uniforme delle funzioni e dei simboli dell'app.
Il diagramma di Gantt ti aiuterà a migliorare le prestazioni del tuo team, a incrementare la produttività e ad aumentare le tue entrate. Questo metodo fa miracoli in quasi tutte le sfere aziendali, che si tratti di sviluppo software, risorse umane, consulenza, marketing, pianificazione di eventi, istruzione, costruzione, produzione e così via.
