Cos’è un piano di contingenza? 7 passaggi per una solida pianificazione di emergenza

Nel mondo imprenditoriale attuale, in cui gli imprevisti e le crisi sono all’ordine del giorno, è fondamentale possedere ottime doti di pianificazione. Un piano di contingenza è un documento creato per aiutare la tua azienda a rispondere in maniera adeguata a qualunque problematica o imprevisto che potrebbe presentarsi, per minimizzare gli eventuali rischi e proteggere la tua attività.

Se anche tu desideri adottare una misura come questa per la tua impresa, continua a leggere: stai per scoprire 7 passaggi fondamentali che ti aiuteranno a elaborare la tua strategia e a implementare subito un piano per le emergenze.

FAQ

Chi dovrebbe elaborare un piano di contingenza?

Tutte le aziende dovrebbero elaborare un piano di contingenza, indipendentemente dal settore in cui operano o dalle loro dimensioni. Si tratta infatti del modo più adeguato per affrontare gli imprevisti, riducendo l’impatto che potrebbero avere sull’attività. 

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1. Raccogli informazioni essenziali sull’azienda

Il primo passo da compiere per realizzare un piano di contingenza funzionale è quello di raccogliere informazioni essenziali sulla tua azienda. Dovrai infatti radunare quanti più dati possibile su operazioni commerciali, processi aziendali e risorse chiave, prestando attenzione a ogni minimo dettaglio, dalla composizione dei team alla tecnologia utilizzata, fino al personale impiegato e ai fornitori scelti. È fondamentale conoscere con esattezza non solo le attività nel loro complesso, ma anche quali risorse riescono a farle procedere senza problemi.

Presta attenzione, inoltre, ai processi commerciali in dettaglio: la produzione e la spedizione dei beni, la contabilità e l’assistenza alla clientela. Raccogli tutte queste informazioni e non dimenticare di prenderne adeguatamente nota, per riferirti a esse e tenerle in considerazione durante la stesura del tuo piano di contingenza. L’aiuto di un valido sistema di gestione documenti si rivelerà inoltre fondamentale per archiviare i file di cui avrai bisogno: potrai anche contrassegnarli con parole chiave per facilitare la ricerca e proteggere i dati sensibili al loro interno con permessi d’accesso o password.

2. Valuta i potenziali rischi e minacce

Il passo successivo per iniziare a creare un piano di contingenza vero e proprio è quello di valutare e identificare i rischi che la tua azienda potrebbe trovarsi costretta ad affrontare. Tali rischi si dividono di solito in tre categorie principali: i rischi noti (facili da identificare), i rischi potenziali (conosciuti principalmente dalle altre parti interessate o dal consiglio direttivo) e i rischi sconosciuti (quindi impossibili da prevedere). Tra i rischi noti vengono di solito inclusi i cyber-attacchi, la gestione errata delle risorse e i problemi con i fornitori, ma è necessario considerare come minacce anche la riduzione del budget prestabilito, la perdita di un fornitore cruciale o eventuali modifiche alle regolamentazioni internazionali.

Una volta che avrai identificato con sicurezza i potenziali rischi e le minacce, assegna loro la priorità in base all’impatto sulla tua attività e alla possibilità che avvengano. Per ottenere una pianificazione di emergenza efficace dovresti chiederti quali minacce potrebbero effettivamente presentarsi a breve termine e quali conseguenze causerebbero alla tua azienda: in questo modo sarai in grado di sviluppare una strategia che ti permetta di reagire in maniera ottimale a qualunque imprevisto.

3. Sviluppa una strategia di risposta a ogni minaccia

Raccogliere informazioni essenziali sulla tua azienda e valutare i possibili rischi ti porterà direttamente al passo successivo: sviluppare una strategia di risposta a ogni minaccia. Per riuscirci, dovrai prima di tutto creare un piano per affrontare ciascuna delle minacce probabili e dall’impatto maggiore identificate in precedenza, per poi determinare quali saranno i team di risposta che dovranno occuparsene.

Un valido piano di risposta dovrebbe sempre includere procedimenti dettagliati, che illustrino come minimizzare l’impatto di ciascuna minaccia. Mantieni un atteggiamento di proattività e preparati ad agire tempestivamente, in caso le circostanze ipotizzate si realizzino davvero. Non dimenticare di assegnare responsabilità specifiche a ogni membro del team di risposta e di stabilire delle procedure di comunicazione chiare, per assicurarti che tutti i tuoi impiegati siano sempre adeguatamente informati e aggiornati.

4. Crea un piano di backup

Non appena avrai elaborato una strategia di risposta, potrai dedicarti alla creazione di un piano di backup. Inizia identificando le funzioni aziendali critiche, per poi stabilire le risorse e le procedure di backup: in questo modo sarai in grado di creare un efficace piano di ripristino di emergenza, che ti aiuterà ad affrontare egregiamente problemi di natura economica, finanziaria, produttiva o di qualunque altro genere. Definisci inoltre le risorse chiave (quelle fondamentali per il funzionamento della tua attività) e concorda una pianificazione di emergenza, per garantire che siano sempre disponibili in caso di difficoltà.

In poche parole, è necessario considerare quali procedure intraprendere per mantenere i tuoi progetti sempre sulla strada giusta, anche in caso di imprevisti. Il tuo piano di backup dovrebbe includere una serie di procedure dettagliate e illustrate con cura, che ti permetteranno di ripristinare il normale funzionamento dell’azienda nel più breve tempo possibile se dovesse avvenire un’interruzione. Ovviamente questo implica l’adozione di soluzioni temporanee, mentre si ripristina l’accesso alle risorse chiave.

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5. Conduci revisioni e aggiornamenti regolari

Un piano di contingenza non è un documento statico, ma viene influenzato dalla presenza di nuovi rischi. Dopotutto, rischi e minacce cambiano con il tempo e in relazione alla crescita della tua azienda e all’evoluzione del settore in cui opera: per questo motivo devi assicurarti che la tua pianificazione di emergenza risulti sempre aggiornata e pertinente.

Questo documento deve essere revisionato e aggiornato almeno una volta l’anno o, in generale, ogni volta che l’azienda sperimenta cambiamenti significativi, come l’espansione verso mercati differenti, l’assunzione di nuovo personale o la vendita di beni o servizi mai offerti prima. In questi casi, valutare il piano e rivedere le strategie di risposta ti aiuterà a verificare che le procedure al suo interno siano sempre efficaci o, in caso contrario, a modificarle dove necessario.

6. Implementa e comunica il piano di contingenza agli interessati

Un piano di contingenza non serve a nulla, se viene redatto e poi archiviato senza averlo prima presentato ai membri dell’azienda. Tutti gli impiegati devono infatti essere perfettamente consapevoli delle procedure da mettere in atto in caso di imprevisti, oltre che capaci di implementarle in maniera efficace e soprattutto tempestiva. Per questo motivo, il piano da comunicare dovrà includere una spiegazione dettagliata di tali procedure, insieme ai nomi e ai numeri dei leader e dei membri dei team di risposta, da contattare al momento dell’emergenza.

È fondamentale che la comunicazione sia sempre trasversale: ciò significa che tutti coloro che lavorano all’interno dell'azienda, dai dirigenti fino agli impiegati assunti per ultimi, dovrebbero possedere dati sulle prestazioni che siano sempre aggiornati e affidabili. Infine, investire adeguatamente sulla formazione del tuo personale si rivela fondamentale per assicurarsi che ogni impiegato sappia come mettere in atto il piano di contingenza anche in senso pratico, per esempio per quanto riguarda l’utilizzo di dispositivi di protezione individuale o le procedure di evacuazione sicura dall’edificio.

7. Valuta l’esito finale e migliora costantemente il tuo piano di contingenza

Uno dei metodi più sicuri per valutare l’esito finale di una pianificazione di emergenza è quello di effettuare simulazioni e prove regolari, per testarne l’efficacia in un ambiente controllato. Prove di questo genere dovrebbero coinvolgere sia i tuoi impiegati che l’intero team di risposta: l’obiettivo è quello di assicurarsi che non solo abbiano familiarità con le procedure presentate, ma anche che il piano di contingenza sia valido e funzioni esattamente come previsto. Ricorda anche di raccogliere i dati sulle prestazioni quando sarà necessario metterlo in atto a causa di un rischio o di una minaccia, per analizzarlo e valutarlo in maniera ancora più precisa.

I dati ottenuti ti aiuteranno a migliorarlo costantemente, fino a fargli raggiungere la forma desiderata. Le modifiche da implementare possono riguardare, ad esempio, l’adozione di nuove tecnologie o procedure, l’identificazione di rischi mai considerati prima o anche la rivalutazione di quelli già osservati in precedenza. Una volta implementate tutte queste modifiche necessarie, non ti resta che comunicare il nuovo piano ai tuoi dipendenti e a tutte le parti interessate: un’operazione cruciale che dovrai compiere senza indugi. In seguito, potrai decidere di eseguire ulteriori test e prove, per assicurarti che sia costantemente aggiornato ed efficace in ogni momento.

Sviluppa subito un piano di contingenza per la tua azienda

Ogni azienda dovrebbe impegnarsi nella definizione del piano di contingenza: crearne uno significa infatti farsi trovare sempre preparati di fronte agli imprevisti e alle difficoltà, impedire perdite significative per l’impresa, ridurre l’impatto negativo originato da un evento imprevedibile e difficile da controllare, mantenere la stabilità finanziaria e, ultimo ma non meno importante, proteggere la reputazione dell’azienda e comunicare la propria professionalità a clienti e fornitori.

Nonostante creare un piano di contingenza sia fondamentale per affrontare le difficoltà che potrebbero presentarsi in qualsiasi momento, molte aziende non considerano la gestione dei rischi una priorità, convinte che gli imprevisti rappresentino solo un’eventualità molto remota. In realtà è cruciale non sottovalutare l’importanza del piano di contingenza. Agire immediatamente significa ridurre la portata di un problema imprevedibile e impedirgli di causare danni anche molto gravi. Come avrai ormai capito, le conseguenze degli imprevisti possono anche rivelarsi catastrofiche: per questo motivo è sempre meglio non rischiare e affrontare i rischi in maniera adeguata, con l'aiuto di un piano di contingenza costantemente aggiornato e migliorato.

Se la tua azienda non ha ancora implementato un piano di contingenza, è decisamente arrivato il momento di svilupparne uno. Puoi iniziare creando un piano da solo, per poi presentarlo al tuo team, agli eventuali partner o al consiglio direttivo: saranno loro a fornirti il feedback necessario per ampliarlo affinando la tua strategia e, quindi, arrivare a realizzare un piano sempre più preciso ed efficace che ti aiuti a gestire tutte le minacce alla tua azienda in maniera ottimale.

Inizia raccogliendo le informazioni essenziali su tutte le operazioni, le risorse chiave e i processi che la riguardano e utilizza questi dati per sviluppare una strategia di risposta e un valido e affidabile piano di riserva. Valuta poi i potenziali rischi che potrebbero colpire la tua attività, conduci revisioni e aggiornamenti regolari del piano in base ai cambiamenti affrontati nel tempo dalla tua compagnia (come, ad esempio, l’aumento del personale o l’espansione verso nuovi mercati) e ricordati di comunicare a ogni squadra sia i procedimenti da seguire che le responsabilità che dovranno assumersi: in questo modo, ti assicurerai che tutte le parti coinvolte restino aggiornate e sulla stessa lunghezza d’onda. Infine, valutare l’esito finale del tuo piano di contingenza e migliorare costantemente la strategia implementata anche grazie a prove e simulazioni pratiche ti aiuterà a contare su un piano d’azione organizzato e attuale, per affrontare ogni emergenza con l’attenzione che merita.

Con l’aiuto di questi 7 passaggi e di uno strumento completo e multifunzionale come Bitrix24, sviluppare una pianificazione d’emergenza risulterà molto più semplice del previsto.

Potrai infatti raccogliere dati sui processi interni e informazioni sulle prestazioni, archiviare documenti, gestire i progetti e comunicare con il tuo team, i fornitori e i clienti, il tutto su una sola piattaforma. Vuoi difenderti efficacemente dai possibili rischi fin da oggi e diventare un vero professionista del tuo settore? Allora affidati ai suoi strumenti, non ne resterai deluso. Registrati oggi gratuitamente!