La gestione manuale dei documenti è un processo che, come tutti quelli non automatizzati, spesso si trova a dover fronteggiare errori e imprecisioni. Rimboccarsi le maniche per porre rimedio a qualcosa di errato finisce per rallentare il flusso del lavoro quotidiano, generando malumori. Per questo motivo, ogni azienda di successo che si rispetti dovrebbe adottare delle metodologie automatizzate per migliorare i propri processi produttivi.
Se ancora non sei pratico dell’argomento, non disperare: in questo articolo abbiamo raccolto 9 consigli per rispondere alla tua domanda “cos’è l’automazione dei documenti?”. Mettiti comodo e prendi appunti!
FAQ
Cosa significa automatizzare un documento?
Automatizzare un documento significa rendere più rapido un flusso di lavoro altrimenti dispendioso in termini di tempo, oltre che soggetto a errori. Si tratta essenzialmente di snellire i processi amministrativi relativi all’elaborazione dei documenti utilizzando sia modelli che flussi di lavoro automatizzati.
Come si crea un documento automatizzato?
È possibile creare un documento automatizzato utilizzando un software apposito: generalmente questi implementano una tecnologia drag and drop, che offre un’interfaccia intuitiva per la progettazione e la gestione di un’intera libreria di modelli. I dipendenti potranno quindi scegliere quelli che preferiscono e automatizzarli secondo le esigenze.
Come si introduce l’automazione?
L’automazione si introduce definendo innanzitutto cosa deve essere automatizzato per alleggerire il carico di lavoro generale e, successivamente, implementando i processi di automazione tramite strumenti che collegano tra loro le applicazioni. In questo modo, alcune attività verranno eseguite in modo automatico.
Quali sono i vantaggi dell’automazione dei documenti?
L’automazione dei documenti presenta svariati vantaggi, come:
- Il miglioramento dell'organizzazione generale
- La riduzione del margine di errore umano
- L’accesso facilitato ai dati
- La riduzione dei costi
- Il miglioramento della collaborazione tra i membri del team
- L’aumento dei livelli di sicurezza
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1. Comprendere cos’è l’automazione dei documenti e quali vantaggi comporta
L’automazione dei documenti è parte integrante della loro gestione. Grazie all’automazione, è possibile generare un nuovo documento seguendo un modello predefinito o utilizzando dati importati da un altro sistema.
Una volta imparato cos’è l’automazione dei documenti, potrai sfruttare i numerosi vantaggi offerti per modernizzare la tua azienda. Ad esempio, sarai in grado di creare documenti o serie di documenti con rapidità, permetterai al tuo team di lavorarci in tempo reale potenziando la collaborazione generale, ridurrai al minimo l’immissione annuale di dati (un processo spesso lungo e costoso) rendendo più sicuri e conformi quelli già inseriti e garantirai un rapido recupero dei documenti in caso di necessità.
I punti a favore, come puoi constatare, sono tanti: conoscerli e sperimentarli nella vita lavorativa ti permetterà di velocizzare di molto una lunga serie di processi produttivi, coinvolgendo il tuo team in un modo tutto nuovo e più proficuo di concepire la vostra attività.
2. Valuta tutti i processi in atto nella tua azienda
Hai risposto alla domanda “cos’è l’automazione dei documenti?” e compreso la sua importanza: se vuoi che diventi parte integrante dei tuoi procedimenti abituali, devi innanzitutto controllare in che modo stia lavorando la tua azienda, valutando i processi in atto e prendendo nota di ciò che può essere modificato o migliorato.
Puoi iniziare questa nuova fase di valutazione e mappatura utilizzando due colori differenti, per distinguere i flussi di lavoro che rappresentano un rischio concreto da quelli validi. Questa mappatura ti sarà utile per controllare, ad esempio, lo stato dei documenti da consegnare in un particolare dipartimento o a notare diversi errori che potrebbero esserti sfuggiti in un altro, come ad esempio la mancanza di informazioni chiave. Non dimenticare nemmeno le tempistiche: prendi nota di quelle che potrebbero essere modificate, tenendo sempre conto di quelle azioni lunghe e ripetitive che fanno perdere tempo ai tuoi colleghi e alla clientela. Controllare con cura ogni processo valutandone gli aspetti positivi e quelli da migliorare è il primo passo per rendere il lavoro di tutti più snello e, soprattutto, meglio organizzato.
3. Definire le attività che necessitano di automazione
Ora che conosci i processi che avvengono nella tua azienda, è arrivato il momento di stilare una lista di tutte le attività che necessitano di più dell’automazione dei documenti. Solo così potrai valutare i processi in atto e prendere nota di ciò che può essere modificato o migliorato.
Le attività che necessitano maggiormente di automazione sono quelle più ripetitive e prevedibili, quelle soggette al maggior numero di errori umani, quelle che richiedono l’utilizzo di grandi spazi e strumenti ingombranti (come gli archivi) o quelle basate su regole. Dopo averle individuate, non ti resta che valutarle una per una e decidere: vale la pena automatizzarle? Possedete la forza e le risorse sufficienti per portare avanti il processo? Tieni a mente che l’automazione, in questo senso, dovrebbe avere un impatto positivo sulla tua azienda, poiché libera i tuoi dipendenti dall’obbligo di svolgere mansioni ripetitive e noiose che portano via tempo impiegabile in attività più proficue e piacevoli. Tuttavia, si rivela utile solo se ben gestita e applicata: si tratta di una serie di punti da prendere assolutamente in considerazione prima di iniziare un processo così importante come quello di automazione.
4. Utilizza un software di gestione delle scadenze
Ora che hai imparato qualcosa in più sull’automazione dei documenti, avrai anche capito che il suo scopo è occuparsi di quelli standard da modificare. Tutti questi documenti devono essere gestiti al meglio per rispettare le scadenze senza perdere quelle fondamentali, ed è qui che entra in gioco uno strumento fondamentale: un calendario personalizzabile e multiuso.
Grazie a questo genere di strumento potrai creare una timeline dettagliata che definisce tutti i periodi per gestire l’automazione dei documenti e dividerli in mesi e settimane. La durata di un progetto, come infatti saprai, dipende da un gran numero di fattori, come il numero di documenti da automatizzare, la complessità dell’automazione e dalle impostazioni iniziali dei template offerti. Grazie al calendario, potrai dividere i processi di automazione in varie fasi, partendo dalla pianificazione, passando per il test e finendo con la presentazione.
Questo genere di pianificazione è cruciale, perché permette di pianificare attentamente i tempi e gli incarichi associati e di contattare tutti i membri del team coinvolti nel progetto senza perdere tempo. Potrai così iniziare subito ad automatizzare quei documenti di cui risulta più noioso occuparsi, come preventivi, fatture, contratti o verbali.
5. Scegliere il software di automazione più adatto alle tue esigenze
Per scegliere il software di automazione dei documenti più adatto alle tue esigenze dovresti considerare innanzitutto i bisogni specifici della tua attività. Generalmente, i software più famosi possiedono funzionalità pratiche per modificare documenti online, gestire le varie versioni, condividere pubblicamente cartelle e file e accedere da mobile, ma le possibilità sono davvero moltissime.
Prima di scegliere il software più adatto a te, orientati in base a ciò che ti permetterà di lavorare con rapidità e nella massima semplicità. Non basta sapere di preciso cos’è l’automazione dei documenti: devi anche considerare che, spesso, i software con caratteristiche di base possiedono meno funzionalità specifiche ma sono più adatti a chi è ancora inesperto. Un software completo potrebbe rivelarsi più complesso da usare, ma ti garantirà certamente molti vantaggi e funzionalità in più.
6. Progetta modelli personalizzabili per velocizzare il processo creativo
I software di gestione dei documenti offrono degli utili modelli da cui puoi prendere ispirazione per continuare a scoprire in dettaglio cos’è l’automazione dei documenti, e che puoi usare in tantissimi campi differenti: per il CRM, ad esempio, ma anche per impostare risposte automatiche alla posta, per gestire il portale aziendale o il personale. Non è obbligatorio seguirli alla lettera: potrai anche scegliere di selezionare un modello e modificarlo a tuo piacimento o aggiungerne uno completamente nuovo.
Il vantaggio dell’automazione dei documenti sta nella possibilità di modificarli e di lavorarvi velocemente e con grande flessibilità: grazie alla personalizzazione potrai scegliere liberamente i caratteri, i layout, gli stili di sfondo e i colori da utilizzare per distinguere il tuo documento tra gli altri, creando da zero un modello che parli della tua azienda alla clientela. In questo modo, gli aspetti salienti salteranno all’occhio e sarà possibile metterli in evidenza fin da subito, per un processo creativo rapido e soddisfacente e un’ottima fruizione. Inizia fin da ora, non te ne pentirai!
7. Gestisci le autorizzazioni e gli incarichi da assegnare
Se vuoi che l’automazione del flusso di lavoro dei documenti proceda senza intoppi e venga utilizzata con efficacia da tutto il personale, dal pubblico e dai clienti, dovrai gestire in modo impeccabile le autorizzazioni e gli incarichi da assegnare, nonché anticipare i ruoli di tutti. Non dimenticare, però, che i membri del tuo team dovranno avere accesso solamente alle parti del database che li riguardano e ai moduli online creati appositamente per l’interazione, per evitare qualsiasi genere di errore.
Capire in dettaglio cos’è l’automazione dei documenti e quali rischi comporta ti aiuterà a comprendere meglio anche il tuo ruolo di manager e ad agire in modo che la macchina lavorativa giri sempre nel modo giusto. In questo modo potrai assistere i tuoi dipendenti con compiti complessi, ridurre l’errore umano e garantire una perfetta elaborazione dei documenti. Grazie alle funzionalità dei software completi, potrai anche offrire opzioni imprescindibili come firma elettronica e autenticazioni di sicurezza, garantendo l’integrità e la tracciabilità dei documenti digitalizzati.
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8. Forma adeguatamente i tuoi dipendenti
Siamo onesti: non è affatto facile lavorare a qualcosa che non si conosce. Se poi le domande si concentrano su cos’è l’automazione dei documenti, è chiaro che si tratta di un campo piuttosto nuovo e, almeno sulle prime, difficile da comprendere. Per questo dovresti progettare una formazione efficace, per stabilire degli standard all’interno dell’azienda e chiedere a tutti i dipendenti di applicarli.
Questo genere di decisione ti sarà utile anche per affrontare la riluttanza di chi si approccia a lavorare con tecnologie che non conosce e a superarla con efficacia perché il team risulti coeso e pronto alle sfide. Ovviamente, assicurati che i tuoi dipendenti siano in grado di usare le tecnologie che hai deciso di implementare, perché la transizione tecnologica non si riveli problematica ma naturale. Prova a preparare una documentazione dettagliata del processo e ad aggiungerla agli standard di riferimento della tua azienda: in questo modo mostrerai ai tuoi colleghi di ascoltarli e di avere a cuore le loro difficoltà.
9. Continua a lavorare sull’automazione per renderla parte integrante del tuo lavoro
L’automazione dell’elaborazione dei documenti è più di una semplice comodità: al giorno d’oggi e con l’evolversi sempre più rapido della tecnologia è diventata quasi una necessità. Ed è necessario anche continuare ad aggiornarsi e a migliorare le tecniche adottate nel proprio campo lavorativo, così da rendere l’azienda un modello di evoluzione ed efficienza.
Con una tabella di marcia ben strutturata da seguire, implementare l’automazione dei documenti e metterla in atto diventerà un’azione naturale. Devi innanzitutto orientarti su degli indicatori chiari e precisi per analizzare i processi svolti e valutare l’impatto delle modifiche apportate, per poter poi estendere queste tecniche a nuovi usi e perfezionare i modelli già adottati. Ricorda sempre che l’obiettivo finale è migliorare l’esperienza dell’utente e che un miglioramento generale delle tecniche porta a un aumento della produttività e, quindi, a maggiori guadagni: i tuoi sforzi verranno certamente ripagati al meglio.
Inizia subito ad automatizzare i tuoi documenti
Se sei arrivato fin qui, avrai imparato perfettamente cos’è l’automazione dei documenti e sarai pronto ad implementarla nella tua attività in maniera sempre più proficua. Non preoccuparti se dovessi sentirti ancora poco sicuro sulle metodologie migliori da utilizzare: si tratta di un campo piuttosto nuovo, in cui è necessario fare parecchi primi passi e commettere errori prima di trovare la formula più adatta alle proprie esigenze. Abbiamo raccolto solo 9 consigli per darti uno spunto: ora tocca a te trovare la tua strada e automatizzare i tuoi documenti per far funzionare al meglio la tua attività.
Grazie a un software completo avrai la possibilità di gestire ogni documento al meglio e senza fatica, con tutte le funzionalità di cui hai bisogno in un unico spazio: inizia subito una prova con Bitrix24, non potrai più farne a meno!
