Alla gestione dei progetti partecipano diverse figure chiave, tutte incaricate di assicurarsi che l’obiettivo finale venga raggiunto senza eccessive difficoltà. Se desideri lavorare in questo campo, devi assicurarti di conoscere le responsabilità assegnate e le differenze esistenti tra il coordinatore di progetto e il responsabile di progetto, o project manager.
Coordinatore e responsabile del progetto spesso lavorano insieme per conseguire l’obiettivo finale, pur ricoprendo incarichi differenti che possono determinare l’esito positivo o il fallimento del progetto in corso. Se hai sempre voluto saperne di più, continua a leggere: scoprirai in dettaglio le loro differenze e somiglianze.
FAQ
Cos’è un coordinatore di progetto?
Un coordinatore di progetto è una persona che funge da collegamento tra i membri del team di lavoro e il Project Manager (responsabile del progetto), garantendo il raggiungimento degli obiettivi prefissati attraverso la gestione degli incarichi amministrativi a essi collegati.
Cosa fa un coordinatore di progetto?
Un coordinatore di progetto ha diverse responsabilità, tra cui si distinguono:
- Il monitoraggio dell’avanzamento dei progetti
- L’aggiornamento delle parti interessate
- Il coordinamento delle risorse utilizzate
- L’organizzazione di rapporti, contratti, fatture e documenti finanziari
- La gestione della logistica generale del progetto
- La garanzia della qualità del progetto e del suo completamento nei tempi previsti
Che cos’è il coordinamento del progetto?
Il coordinamento del progetto può essere definito come la parte della gestione dei progetti dedicata alle attività e ai processi quotidiani che portano a raggiungere gli obiettivi entro i tempi concordati e secondo il budget stimato. Unisce il monitoraggio e l’esecuzione generale del progetto alle azioni organizzative compiute durante l’intero ciclo del lavoro.
Come si diventa un buon coordinatore di progetto?
Per diventare un buon coordinatore di progetto, è necessario:
- Saper comunicare in modo efficiente
- Gestire adeguatamente il tempo
- Essere abili nel risolvere i problemi
- Prestare particolare attenzione ai dettagli
- Essere sempre orientato verso la qualità del prodotto finito
- Puntare alla soddisfazione del cliente
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1. Il posto occupato all’interno della gerarchia
La prima differenza sostanziale tra un coordinatore di progetto e un project manager è il posto occupato nella gerarchia all’interno dell’organigramma dell’azienda. Per quanto le due figure siano entrambe essenziali al conseguimento degli obiettivi del progetto, è importante segnalare che il project manager, o responsabile del progetto, si trova su un gradino più alto nella scala gerarchica rispetto al coordinatore.
Di solito, le persone che desiderano scalare la gerarchia dell’azienda iniziano la loro carriera proprio come coordinatori di un progetto: in questo modo avranno la possibilità di guadagnare esperienza osservando il modo in cui lavora un responsabile di progetto, nonché di imparare tutte le strategie necessarie a svolgere i propri incarichi con efficienza, prima di assumersi le responsabilità richieste da un ruolo di grado superiore.
2. Il ruolo
Una delle differenze più importanti riscontrate nel confronto tra il coordinatore di progetto e il project manager è quella relativa ai ruoli che ricoprono, non intesi in senso gerarchico ma piuttosto come l’insieme delle attività a loro assegnate. Il responsabile di progetto occupa infatti una posizione strategica: il suo incarico è quello di occuparsi della gestione del progetto dall’inizio fino al termine, quindi della pianificazione, degli obiettivi, delle scadenze e del budget.
Il coordinatore svolge invece una funzione tattica: si occupa degli incarichi quotidiani e operativi ed è una sorta di lavoratore sul campo, con il compito di controllare che tutto proceda secondo i piani e pronto a collaborare con il team perché ciò accada. Comunica inoltre i progressi raggiunti a diversi tipi di pubblico, sia tramite rapporti scritti che oralmente. Infine, svolge anche compiti di responsabilità come acquistare materiali e attrezzature, gestire il tempo e il flusso di lavoro e organizzare riunioni.
3. L'assegnazione degli incarichi
Tra le attività più importanti di una corretta gestione dei progetti troviamo certamente l’assegnazione adeguata degli incarichi ed è qui che i due ruoli si distinguono maggiormente: di solito sono i responsabili ad affidare incarichi ai Project Coordinator, che a loro volta assegneranno le varie attività da svolgere ai membri del team.
In linea di massima, potremmo dire che il responsabile indica ciò che deve essere eseguito mentre il coordinatore decide chi porterà a termine l’incarico, in che modo e con quali risorse. È inoltre il coordinatore a dover organizzare gli incarichi principali e quelli secondari, le varie responsabilità e le scadenze all’interno del software di gestione degli incarichi e dei progetti utilizzato dall’azienda.
4. Le decisioni da prendere
Come suggerisce il nome, l’ultima parola riguardo a tutte le decisioni più importanti spetta al responsabile del progetto: questo incarico comporta appunto una certa dose di responsabilità, che è necessario tenere a mente quando si analizzano le differenze e le somiglianze tra project manager e coordinatore del progetto. Quello di responsabile di progetto è un ruolo difficile e impegnativo, che richiede una notevole capacità decisionale e che, proprio per questo motivo, è adatto a poche persone.
La capacità decisionale è una delle qualità essenziali che anche un coordinatore di progetto dovrebbe possedere. Questo incarico spinge infatti chi lo ricopre a prendere decisioni autonomamente in svariate circostanze e senza potersi prima consultare con il responsabile del progetto, per quanto si tratti spesso di semplici situazioni operative. L’intervento del responsabile resta fondamentale in caso di decisioni strategiche, come per un cambio di rotta sostanziale dell’intero progetto.
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5. Gli studi e l’esperienza accumulata
La maggior parte dei coordinatori di progetto ha conseguito una laurea e può vantare di aver maturato una certa esperienza in campo aziendale per più di un anno. Ma non solo: alcuni di loro hanno ottenuto questa esperienza svolgendo compiti diversi all’interno dei team dell’azienda in cui sono impiegati, scegliendo in un secondo momento di iniziare un percorso professionale nella gestione dei progetti.
Rispetto al coordinatore di progetto, il responsabile di progetto necessita di più esperienza per svolgere in modo ottimale il proprio compito. La sua posizione, infatti, richiede la capacità di prendere decisioni strategiche e una conoscenza perfetta non solo del mercato e delle sue tendenze, ma anche della propria azienda e della concorrenza. Di solito, oltre all’esperienza, i responsabili di progetto possono contare su lauree di livello più avanzato e certificati di master rilasciati da organizzazioni professionali.
6. Il numero di progetti a cui partecipano
Un’altra delle differenze fondamentali tra coordinatore di progetto e responsabile del progetto risiede nel numero effettivo di progetti che si trovano a sviluppare e a seguire. I due ruoli sono diversi, così come gli incarichi che devono portare a termine: per questo motivo, anche la quantità di progetti a cui possono partecipare risulta diversa.
Poiché la presenza del coordinatore è richiesta quotidianamente per tutte le fasi del progetto, dall’organizzazione al monitoraggio, fino alla valutazione e alla stima delle prestazioni, solitamente può affrontarne uno solo per volta. Al contrario, un responsabile di progetto spesso è impegnato a guidare più progetti contemporaneamente: il suo è un ruolo puramente strategico, per cui tra i suoi compiti non rientrano la visualizzazione quotidiana degli incarichi svolti e il follow-up.
7. La comunicazione
I ruoli di coordinatore e responsabile del progetto richiedono entrambi una notevole capacità comunicativa: se la comunicazione risulta carente, infatti, aumenterà anche il rischio di fallimento del progetto. Il coordinatore di progetto dovrebbe essere in grado di illustrare al team gli obiettivi e gli incarichi da svolgere e di offrire un valido feedback sul lavoro svolto, oltre a sapere quando e come comunicare nel modo più efficace con i propri dipendenti.
Il coordinatore del progetto deve informare i membri del team riguardo agli obiettivi da raggiungere, ma non solo: una parte importante del suo incarico consiste nell’essere aggiornato su tutto ciò che accade all’interno del progetto e valutare quando riferire l’andamento del lavoro al project manager. Inoltre, tra i suoi compiti ricade anche la responsabilità di informare sia i clienti che il responsabile del progetto di eventuali problemi incontrati durante il suo svolgimento e di illustrare loro tutti i progressi ottenuti.
8. Lo stipendio
Una delle domande più frequenti che capita di porsi quando si riflette sulle differenze tra coordinatore di progetto e project manager è chi abbia lo stipendio più alto. La risposta è molto semplice: di solito è il project manager a guadagnare il salario più elevato, proprio a causa della sua posizione di importanza strategica.
Il ruolo di responsabile del progetto non è semplice da ricoprire e presenta svariate sfide e difficoltà, oltre a un alto grado di responsabilità da accettare, ma viene ricompensato da uno stipendio piuttosto elevato: quello annuale di un project manager italiano può oscillare tra i 30.000€ e i 50.000€, ovviamente in base all’esperienza e al tipo di azienda in cui lavora. Un coordinatore di progetto, invece, arriva a guadagnare una cifra annua che a volte sfiora i 30.000€.
Come diventare responsabile di progetto?
Se ti sei chiesto come diventare un project manager e ottenere un ruolo di maggior importanza all’interno della tua azienda, dovrai innanzitutto pensare alla tua crescita professionale e personale: il primo passo per avanzare di grado è proprio quello di lavorare su te stesso.
Investi sulla tua formazione: ottenere una certificazione in Project Management ti aiuterà a sviluppare tutte le abilità necessarie per diventare un ottimo coordinatore di progetto prima e un responsabile poi. Sono molti gli enti che permettono il conseguimento di tale certificazione e, per quanto non sia obbligatoria per iniziare effettivamente a lavorare a un progetto aziendale, senza dubbio ti aprirà molte porte, permettendoti di mostrare che possiedi esattamente le qualità e le abilità richieste per lavorare in modo efficace.
Non dimenticare però l’importanza delle tue soft skill, per essere in grado di affrontare qualunque problematica in modo brillante e assumerti responsabilità sempre più importanti, in vista della tua promozione. A questo scopo, un’ottima strategia per perfezionare abilità di questo genere è quella di frequentare non solo seminari a tema, ma anche corsi incentrati su problem solving, comunicazione assertiva e sviluppo di una leadership di successo.
Dimostrare al responsabile di progetto di essere pronto a ricoprire un incarico di importanza ancora maggiore dovrebbe rappresentare il primo di tutti i tuoi obiettivi. Puoi iniziare ad accumulare esperienza all’interno della tua azienda supervisionando il personale o proponendoti per stilare il budget del progetto, oppure aspirare direttamente alla posizione di coordinatore. In questo modo sarai in grado di avvicinarti in prima persona ai processi strategici e accumulerai tutta l’esperienza possibile per salire di grado in un secondo momento. In alcune aziende il coordinatore si assume delle responsabilità in più rispetto a quelle solitamente previste dal suo ruolo, ottenendo persino l’accesso a incarichi abitualmente coperti dal responsabile di progetto: una condizione perfetta per accumulare ulteriore esperienza e fare pratica, fino a sostituire un responsabile di progetto in caso di malattia o durante un periodo di vacanza.
Non appena avrai imparato tutto il possibile dalla tua posizione, ti troverai nella condizione ideale per richiedere una promozione. Si tratta di una decisione che richiede ovviamente studio, preparazione e anche una buona dose di attenzione ma che, prima o poi, ti porterà a ottenere esattamente la posizione di importanza a cui aspiri e diventare responsabile strategico di un progetto.
Scopri la differenza tra coordinatore di progetto e project manager e scegli il tuo percorso
Ora che hai scoperto le principali e più importanti differenze tra coordinatore del progetto vs project manager, è arrivato finalmente il momento di mettere a frutto le conoscenze ottenute per scegliere come far proseguire la tua carriera, impegnandoti per raggiungere l’incarico che hai sempre desiderato ricoprire.
Come al solito, la tecnologia si rivela un’alleata fondamentale: affidarsi a una piattaforma completa e competitiva per gestire la propria azienda significa giungere all’obiettivo finale ottenendo esattamente il successo desiderato e lasciandosi alle spalle le difficoltà.
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