Comunicazione di progetto: 10 consigli per creare team solidi e ottenere ottimi risultati

Chi desidera contare su team solidi e ben organizzati, in grado di affrontare ogni genere di sfida e di raggiungere con successo gli obiettivi prestabiliti, dovrebbe sviluppare fin da subito una strategia di comunicazione di progetto funzionale. Quando si tratta di avviare un nuovo progetto, infatti, si tende spesso a considerare per primi fattori come le aspettative e i rischi, commettendo l’errore di affrontare la comunicazione solo in una fase successiva.

Se ti sei già chiesto come dovrebbe comunicare un team di progetto ma non hai ancora ottenuto una risposta soddisfacente, continua a leggere: scoprirai 10 consigli per contribuire alla nascita di un ambiente di lavoro positivo e stimolante e rendere ancora più coeso il tuo team.

FAQ

Perché la comunicazione è importante nella gestione dei progetti?

Quali sono alcuni suggerimenti per una comunicazione efficace nel progetto?

In che modo una comunicazione efficace può aiutare a raggiungere i risultati del progetto?

Come realizzare un piano di comunicazione di progetto?

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1. Realizza un piano di comunicazione di progetto efficace e ben strutturato

Senza dubbio, il primo passo da compiere riguarda la creazione di un piano di comunicazione di progetto efficace e ben strutturato, in grado di guidare le interazioni tra i membri del team. Tale piano non servirà a regolare solo la comunicazione formale (ossia quali informazioni fornire, a chi fornirle, in che modo e quando), ma aiuterà anche a definire le basi e i limiti dei contatti tra colleghi. La fase di pianificazione dovrebbe inoltre essere dedicata a rispondere a domande fondamentali, ad esempio come gestire le richieste di dati e se sia necessario o meno condividere regolarmente alcune informazioni con tutte le parti interessate.

In breve, il processo di pianificazione della gestione della comunicazione di progetto dovrebbe iniziare con la definizione degli obiettivi di comunicazione, per poi chiarire in quale spazio saranno centralizzate tutte le informazioni relative al progetto, scegliere strumenti di collaborazione per semplificare sia le interazioni formali che quelle informali, specificare un flusso di lavoro che indichi come trasmettere le comunicazioni del progetto e, infine, assegnare le funzioni per ogni fase.

2. Assegna responsabilità specifiche per i processi di comunicazione

Quando si tratta di gestire la comunicazione di progetto, è naturale chiedersi chi si occuperà di garantire uno scambio di informazioni fluido tra i membri del team e chi, invece, si assicurerà che le parti interessate siano aggiornate riguardo i progressi del progetto e le sfide da affrontare. Per questo motivo, è fondamentale assegnare ai membri del team responsabilità specifiche per i processi di comunicazione, in modo da eliminare la confusione e aumentare il coinvolgimento generale della squadra.

Esamina le abilità e competenze di ciascun dipendente e identifica la persona più adatta a diventare il principale punto di contatto con le parti interessate esterne all’azienda, ossia i fornitori, i clienti e gli altri stakeholder. Una volta sviluppata una comunicazione esterna omogenea e ben allineata agli obiettivi del progetto, dovrai occuparti anche di quella interna. A questo proposito puoi scegliere di organizzare una riunione periodica in cui ogni dipendente dovrà riassumere i propri progressi e commentare il lavoro svolto, magari per mezzo di un breve video da condividere durante un giorno specifico della settimana. 

3. Suddividi il progetto in obiettivi più piccoli e gestibili

I progetti sono complessi e spesso può capitare che, a causa della grande quantità di incarichi e obiettivi a cui pensare, il team finisca per sentirsi sovraccaricato di lavoro. Per questo motivo, suddividere il progetto in corso in obiettivi più piccoli rappresenta un aspetto estremamente importante del piano di comunicazione di progetto: i dipendenti avranno la possibilità di concentrarsi sulle attività più importanti prima di passare al resto e il raggiungimento di ogni obiettivo potrà essere trasformato in un’attività di team building efficace, ad esempio organizzando una piccola festa per celebrare l’impegno dell’intera squadra.

Gli obiettivi, o milestone, fungono da marcatori per aiutare il team a valutare i progressi ottenuti e capire a che punto del progetto si trovino e quali attività dovrebbero svolgere in seguito. Concentrarsi su spezzoni di lavoro più gestibili è la strategia ideale per mantenere i membri del team allineati verso obiettivi a breve termine, invece di perdere tempo a discutere di incarichi che ancora non rappresentano una priorità.

4. Semplifica le interazioni grazie agli strumenti di collaborazione online

Per rendere il progetto un vero successo, è necessario affidarsi a strumenti di collaborazione e comunicazione efficaci e funzionali. Scegli le forme di comunicazione che desideri adottare e verifica le specifiche tecniche di ogni software, così da scegliere quello più adatto alle esigenze della tua azienda e alle dimensioni del team. Dopo aver selezionato la tua piattaforma, potrai passare a definire l’utilizzo che ne verrà fatto.

In seguito, sarà necessario stabilire i mezzi di comunicazione principali che i team di progetto dovranno utilizzare: sia che desideri creare una chat di gruppo per il progetto, sia che abbia deciso di tenere delle videoconferenze periodiche, tutta la comunicazione dovrà essere regolata perché i membri del team sappiano per certo cosa ci si aspetta da loro.

Ad esempio, se la chat è stata destinata alle comunicazioni informali, le richieste formali non potranno passare per questo mezzo. Crea un documento con la politica di comunicazione per il progetto e conservalo all’interno della knowledge base aziendale, così da poterlo consultare anche in futuro. 

5. Amministra lo svolgimento del progetto fino alla consegna con un calendario delle comunicazioni

Dopo aver pianificato con cura gli obiettivi e gli incarichi necessari al completamento del progetto, dovresti dedicarti alla creazione di un calendario che raccolga gli annunci e le date di scadenza più importanti per la comunicazione di progetto. Le parti interessate potranno così constatare l’andamento del lavoro generale e verificare i progressi svolti: in questo modo, anche la fiducia nei confronti dell’azienda aumenterà di conseguenza.

Creare un calendario per amministrare correttamente il lavoro dall’inizio fino alla consegna è una delle tecniche di gestione del progetto più semplici da padroneggiare. Stabilisci la data di scadenza di un evento principale (come il lancio di un prodotto o una conferenza importante), poi determina quali passi dovrai seguire al fine di raggiungere la meta prefissata. Non dimenticare di lasciare anche qualche giorno libero, necessario per affrontare eventuali imprevisti. Per ogni attività che precede un evento legato alla comunicazione aggiungi tutti i sottoincarichi e le risorse necessarie, oltre a una serie di promemoria che aiuterà il tuo team a non dimenticare le scadenze. L’importante è dare la priorità agli incarichi cruciali: l’intera tabella di marcia verrà organizzata di conseguenza.

6. Incoraggia una comunicazione il più possibile trasparente e aperta tra i membri del team

Un team solido e di successo si basa su una comunicazione trasparente e aperta. Incoraggia i membri della tua squadra a condividere idee, soluzioni e preoccupazioni in maniera diretta con i colleghi e assicurati che ogni interazione sia regolata dal rispetto e dall’impegno verso un obiettivo comune.

La trasparenza e l’onestà all’interno della comunicazione di progetto aiutano a ridurre sensibilmente il rischio di incomprensioni: grazie alla condivisione di informazioni aggiornate e rilevanti, infatti, i membri del team avranno una visione più chiara del panorama generale e di come il loro lavoro contribuisca alla realizzazione del progetto nella sua interezza. Il rispetto reciproco, l’onestà e la trasparenza contribuiranno alla creazione di un ambiente di lavoro positivo, in cui ogni dipendente si sentirà a suo agio nel condividere le proprie idee per migliorare continuamente e raggiungere il successo sperato assieme alla squadra. 

7. Organizza efficacemente gli incontri del team con un pianificatore di riunioni

Per risultare efficace, la comunicazione del team di progetto dovrebbe essere prevedibile e pratica. Se la tua squadra è composta da membri internazionali, evita di organizzare riunioni in orari al di fuori di quello lavorativo: utilizzare un pianificatore di riunioni online ti darà la possibilità di inserire i fusi orari di tuo interesse, così da trovare l’ora migliore in cui riunire i tuoi dipendenti senza disturbarli. Rendere le riunioni prevedibili significa programmarle in anticipo, per consentire ai membri del team di prepararsi adeguatamente, senza sorprese né imprevisti.

Le automazioni del calendario ti aiuteranno a rendere la pianificazione ancora più efficiente, permettendoti di organizzare in un attimo riunioni ricorrenti come gli standup quotidiani e quelle di revisione bisettimanale. Ricorda di completare gli inviti con tutte le informazioni necessarie e di impostare dei promemoria personalizzati: in questo modo potrai ricordare ai membri del team la riunione a cui dovranno partecipare, consentendo loro di arrivare in tempo e preparati. Richiedi sempre un feedback riguardo alla tua strategia: se alcuni dipendenti dovessero avere dei problemi, valuta la possibilità di ruotare l’orario degli incontri o di invitare solo i partecipanti assolutamente necessari.

8. Monitora con attenzione le prestazioni di ciascun dipendente

Monitorare le prestazioni e i progressi di ciascun dipendente, oltre a quelle dell’intero team, è cruciale per garantire il successo del progetto e accertarsi che gli incarichi e gli obiettivi siano stati comunicati e compresi nel modo corretto. Se desideri riuscire nel tuo intento, dovrai ovviamente stabilire fin dall’inizio del progetto delle metriche e dei criteri di valutazione specifici per valutare le prestazioni.

Tali indicatori chiave di prestazione dovrebbero essere comunicati e compresi adeguatamente: è quindi consigliabile che a svilupparli siano il responsabile del progetto e ciascun membro del team, lavorando fianco a fianco. Qualsiasi errore nella comunicazione delle aspettative legate al progetto o dei parametri di valutazione delle prestazioni, infatti, potrebbe condurre al fallimento dell’intero progetto: se i dipendenti non capiranno cosa ci si aspetta da loro e il modo in cui verranno valutati, il rischio di incarichi svolti in maniera errata o carente potrebbe aumentare.

Piattaforme collaborative come Bitrix24 aiutano a raccogliere costantemente dati sulle prestazioni ed elaborano rapporti completi, per verificare che ogni dipendente lavori come previsto e per migliorare l’efficienza generale grazie alle automazioni. Se un membro del team non dovesse attenersi ai parametri, potrai discutere direttamente del problema ricordando gli obiettivi e gli indicatori chiave di prestazione concordati e correggendo la rotta prima della consegna del progetto.

9. Fornisci un feedback costruttivo e ricompensa il lavoro svolto con efficienza

Il feedback è un altro dei pilastri fondamentali su cui poggia la comunicazione di progetto: implica infatti la possibilità di parlare liberamente dell’andamento del progetto con ciascun dipendente, lodando il lavoro svolto con efficienza o, al contrario, trovando delle soluzioni al fine di aumentare la qualità generale e la produttività.

Discutere con i dipendenti delle loro prestazioni in maniera diretta ti aiuterà non solo a suggerire possibilità di formazione per affinare le loro abilità o acquisire nuove competenze, ma anche ad assicurarti che siano motivati e disposti a dare il massimo per raggiungere gli obiettivi prefissati. Fornisci pubblicamente il tuo feedback a tutti quelli che hanno ottenuto risultati notevoli: i premi e i piccoli bonus sono senz’altro importanti, ma lo è anche l’approvazione dei colleghi.

10. Impara dai tuoi errori e migliora costantemente la tua strategia

L’approccio alla comunicazione di progetto non è mai definitivo. Esiste sempre la possibilità di apportare delle modifiche, imparando dagli errori commessi e utilizzandoli come spunto per adottare nuove best practice e migliorare la propria strategia.

Chi aspira a perfezionare la comunicazione e renderla ottimale può scegliere di chiedere consiglio ai dipendenti e ascoltare i loro suggerimenti, utilizzare gli strumenti analitici del CRM per monitorare indicatori chiave come il tempo di risposta e l’efficacia dei diversi canali di comunicazione, creare un flusso di lavoro per la revisione e analizzare periodicamente il piano di comunicazione del progetto assieme al team, oppure implementare i cambiamenti e verificare il loro successo e impatto tramite test A/B. Con una mentalità rivolta al miglioramento costante sarà possibile non solo rendere ottimale la comunicazione all’interno del progetto in corso, ma anche perfezionare le pratiche di comunicazione dell’intera azienda a lungo termine.

Scopri come creare team solidi e ottenere risultati eccellenti grazie alla comunicazione di progetto

Una comunicazione di progetto efficace e solida è cruciale per eliminare i malintesi e il rischio di commettere errori: ecco perché dovresti concentrare i tuoi sforzi nella formazione di team solidi ed equilibrati, formati da membri in grado di fare davvero la differenza.

I cambiamenti più importanti, però, devono essere accompagnati da strumenti per il business potenti e funzionali, come Bitrix24: una piattaforma progettata per centralizzare tutti i processi aziendali in un unico spazio, senza dover passare da un dispositivo all’altro. Avrai a tua disposizione una grande varietà di strumenti di comunicazione, potenti funzionalità per la gestione dei progetti, un CRM solido e completo e un sistema di archiviazione basato sul cloud. Cosa stai aspettando? Migliora la comunicazione di gruppo per rendere il tuo progetto un vero successo: iscriviti a Bitrix24 e scopri tutti i su