Come si crea uno spazio di lavoro flessibile?

Per rendere la vita d’ufficio più stimolante e produttiva, è innanzitutto necessario liberarla dalla staticità. Un ambiente di lavoro che sia aperto alle esigenze di tutti, adattabile e innovativo rappresenta senz’altro la soluzione migliore per crescere come azienda, raggiungendo in breve tempo risultati inaspettati.

Qui di seguito troverai svariate soluzioni per creare uno spazio di lavoro flessibile, che vanno dall’adozione di una mobilia adattabile a vari scopi all’implementazione di software in grado di venire incontro ai bisogni di un personale che aumenta e cambia costantemente. Inizia subito a leggere per saperne di più!

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1. Cerca di comprendere i desideri del tuo team

L’opinione dei tuoi colleghi è sempre il punto di partenza fondamentale per creare uno spazio di lavoro flessibile. Puoi iniziare con l'invio di un modulo da compilare, ovviamente completo di domande a cui rispondere e di spazi da riempire con eventuali aggiunte, in modo da sondare il terreno e comprendere i loro desideri prima ancora di dare il via ai lavori. I suggerimenti dei membri del tuo team ti faranno risparmiare tempo prezioso e denaro, indicandoti soluzioni inaspettate a cui non avevi mai pensato.

Quando arriverà il momento di contribuire con le tue idee alla creazione degli spazi di lavoro flessibili, attingi pure dalle tendenze del momento ma senza dimenticare che ciò che funziona bene per un’azienda potrebbe non rivelarsi altrettanto valido per altre: spendere dei soldi per realizzare l’isolamento acustico delle pareti, ad esempio, potrebbe rivelarsi una scelta vincente per un ufficio molto rumoroso situato in città, ma superfluo se avete la fortuna di lavorare in una zona tranquilla.

2. Opta per una disposizione flessibile del tuo ufficio

Le soluzioni per spazi di lavoro flessibili si sono enormemente evolute durante gli anni, cambiando aspetto e funzione per meglio adattarsi alle esigenze di chi vi lavora. Gli open space, ad esempio, sono molto apprezzati per essere ambienti comunitari, che favoriscono la collaborazione e riducono l’isolamento che degli uffici tradizionali potrebbero causare.

Se in futuro hai intenzione di espandere la tua compagnia assumendo più personale, tienine conto anche al momento di creare uno spazio di lavoro flessibile: le stanze in più che ti ritroverai ad avere potranno essere sia assegnate al personale che trasformate in spazi di relax in cui rifugiarsi per cercare un po’ di tranquillità o persino in sale giochi, da occupare durante le attività di team building. Se poi il tuo budget non ti permette di espandere la tua azienda, puoi sempre optare per una serie di soluzioni intelligenti per gestire gli spazi ridotti, lasciando ognuno libero di organizzare il proprio nel modo che gli è più congeniale.

3. Adotta un arredamento funzionale, confortevole e modificabile

Alla domanda “quali sono i vantaggi per i dipendenti in un ambiente di lavoro flessibile?” si dovrebbe rispondere sempre mettendo al primo posto il benessere e la salute dei membri del proprio team. Nell’organizzazione degli spazi la comodità gioca un ruolo importantissimo: un team equipaggiato con un arredamento confortevole e funzionale (come sedie ergonomiche e scrivanie dotate di tutta la strumentazione necessaria a far fronte a un lungo orario di lavoro) vedrà certamente aumentare la propria produttività, oltre alla soddisfazione generale.

Non serve possedere spazi immensi per fornire queste comodità: come abbiamo già accennato, anche un’azienda di dimensioni ridotte può essere arredata con mobili adattabili a più funzioni. Una sala riunioni, ad esempio, può trasformarsi in una audiovisivi grazie a semplici schermi da proiezione nascosti nel soffitto e proiettori sistemati su tavolini a rotelle, in modo da essere trasportati ovunque senza fatica. L’importante è risparmiare spazio tenendo comunque a portata di mano gli strumenti utili al lavoro quotidiano, senza mai perdere di vista il benessere del proprio team. In questo modo, anche le difficoltà causate da un eventuale aumento del personale verranno sempre gestite con successo.

4. Scegli un software scalabile

Spesso, quando si tratta di creare uno spazio di lavoro flessibile si tende a dimenticare quanto importante sia l’adozione di un software scalabile. In realtà questo genere di programmi contribuisce alla creazione degli spazi flessibili quanto l’organizzazione dell’arredamento, conferendo consistenza e uniformità al lavoro e, soprattutto, offrendo un’ammortizzazione dei costi all’aumentare dei membri dei team.

A volte i nuovi imprenditori si trovano a provare svariati software diversi, affascinati dalle grandi possibilità che sembrano offrire, ma non appena l’azienda inizia a crescere e il lavoro a presentare le prime difficoltà la consistenza diventa una caratteristica irrinunciabile. Chi si ritrova a lavorare con modelli di lavoro ibridi ha bisogno di un range di strumenti ampio e uguale per tutti, al fine di evitare complicazioni ai vari membri dei team. E, ovviamente, un inaspettato aumento dei costi al crescere del numero dei colleghi può portare fuori strada anche l’azienda più attenta ai dettagli.

Ecco perché scegliere un’unica piattaforma con una vasta gamma di strumenti diversi si rivela l’opzione più azzeccata: invece che installare svariati software, ognuno con le sue caratteristiche, quelli completi come Bitrix24 offrono una suite che permette di gestire tutte le informazioni e gli strumenti di cui un team ha bisogno senza alcuna fatica e senza aumentare i costi. Inoltre, sono soluzioni sia espandibili che adattabili, perfette per incontrare tutte le esigenze dei vari team. Risparmiando tempo e denaro, ai team ne resterà di più per dedicarsi a operazioni più creative e stimolanti.

5. Organizza l’utilizzo delle stanze

Abbiamo già accennato a come gli open space si dimostrino spazi di lavoro condivisi flessibili molto apprezzati per la loro capacità di creare comunità, ma un’azienda degna di questo nome ha anche bisogno di una zona in cui tenere riunioni e conversazioni private o in cui sia possibile ospitare una videoconferenza contando sugli strumenti giusti per svolgerla al meglio.

L’organizzazione è la chiave di un buon funzionamento: suddividere l’utilizzo della stanza per turni stabilendo un calendario preciso ti permetterà di evitare la confusione e di creare uno spazio di lavoro flessibile utile a tutti, che potrà essere gestito con una certa autonomia. In questo modo permetterai ai membri del tuo team di scegliere se lavorare approfittando di uno spazio condiviso con i colleghi o, piuttosto, di ricaricare le batterie scegliendo una stanza in cui ritirarsi per lavorare in solitaria, aiutati dal silenzio e dalla tranquillità di una porta chiusa. Se poi il tuo personale avrà a disposizione dei computer portatili invece che dei fissi, sarà garantita sempre la massima mobilità.

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6. Permetti ai tuoi team di gestirsi in autonomia

L’autonomia è fondamentale quando si tratta di creare uno spazio di lavoro flessibile. Non solo ti aiuterà a risparmiare tempo che potrai impiegare in altri incarichi, ma non applicare regole troppo rigide gratificherà i membri del tuo team dimostrando loro quanto li ritieni degni di fiducia e aumentando la motivazione generale.

Innanzitutto, permetti ai colleghi di personalizzare la loro area di lavoro con gli strumenti più adatti alle loro esigenze. Un editor di video, ad esempio, potrebbe aver bisogno di uno schermo in più per lavorare meglio, mentre gli addetti al servizio clienti necessiteranno di uno spazio in cui riporre auricolari, microfoni e altri strumenti con cui svolgere i loro compiti.

Chiedersi cos’è uno spazio di lavoro flessibile e organizzarlo di conseguenza non significa solo concentrarsi sull’arredamento e la disposizione delle stanze, ma anche sulle esigenze dei colleghi. Puoi ad esempio scegliere di abolire l’orario fisso di inizio turno in favore di una finestra di tolleranza più ampia e dell’utilizzo di un software di tracciamento del tempo: in questo modo i membri del tuo team potranno accompagnare a scuola i bambini o svegliarsi con tutta calma, arrivando al lavoro più tranquilli e con meno preoccupazioni sulle spalle e offrendo comunque performance impeccabili.

7. Mantieni l’ufficio in ordine

Mantenere l’ufficio pulito e in ordine è uno dei segreti per renderlo funzionale. Grazie a degli spazi ben tenuti potrai non solo organizzare l’arredamento per venire incontro a tutte le vostre esigenze, ma anche aumentare la produttività dell’intero team. Non doversi occupare costantemente di stanze da ripulire e riordinare eliminerà infatti un fattore di stress, consentendo ai tuoi colleghi di lavorare con una maggiore continuità.

Un ambiente arredato in modo essenziale si rivelerà notevolmente più semplice da tenere in ordine e da organizzare. Acquista solo quei mobili e quegli strumenti fondamentali per la buona riuscita del vostro lavoro e per il mantenimento di un ambiente aziendale che sia piacevole e funzionale e affidati alla tecnologia per stabilire le giornate di pulizia e manutenzione: un calendario, in questi casi, si rivela sempre la soluzione migliore.

8. Sperimenta il coworking

Se non hai intenzione di creare uno spazio di lavoro flessibile utilizzando il tuo ufficio ma preferisci optare per soluzioni più innovative e moderne, puoi optare per un ufficio in coworking, ossia uno spazio condiviso da più persone che lavorano per aziende differenti e a compiti diversi. Si tratta di una soluzione più economica rispetto all’open space per una sola azienda e che permette di lavorare fianco a fianco con creativi abituati ad ambienti competitivi e in continuo cambiamento: una formula che ti consente sia di ridurre i costi che di rendere l’ambiente lavorativo più stimolante e piacevole.

Uno spazio simile rappresenta la scommessa perfetta per chi desidera sperimentare la massima flessibilità sul lavoro: all’interno di un ufficio di coworking i tuoi colleghi beneficeranno di un vero e proprio melting pot di idee, stili operativi e collaborazione, che aumenterà di certo le possibilità di crescita generale.

9. Implementa la compresenza di lavoro ibrido e a distanza

Dopo aver parlato degli spazi di coworking, è naturale concludere menzionando il lavoro a distanza, una formula che si è ormai affermata quasi ovunque. Sia che tu scelga di optare per un lavoro completamente da remoto che per una forma ibrida che lo unisca a quello in presenza, una decisione di questo genere porterà sempre molti vantaggi ai tuoi colleghi.

Il primo, e il più ovvio, è rappresentato dalla possibilità di assumere personale qualificato proveniente da ogni parte del mondo (in caso di lavoro completamente da remoto), senza limitarsi a cercarlo nella propria città o nel paese in cui si vive. Inoltre, i costi della gestione dell’ufficio si riducono, così come quelli per le bollette e per la mobilia più ingombrante, che verrà utilizzata solamente da chi frequenta l’ufficio. Certo, sarà necessario implementare l’utilizzo degli stessi software per tutti i membri dei vari team e verificare che le opzioni di sicurezza siano attivate nel modo giusto per prevenire la perdita di dati sensibili o altri problemi riguardanti la privacy, ma l’intero assetto della compagnia trarrà grandi benefici da una scelta di questo genere e da un approccio più flessibile all’intero scenario lavorativo.

Inizia fin da ora a creare il tuo spazio di lavoro flessibile

Ora che i segreti per creare uno spazio di lavoro flessibile sono stati svelati, attrezzare l’ufficio per renderlo più moderno e funzionale e aumentare la produttività si rivelerà molto più semplice del previsto. Non serve investire grandi cifre, bastano poche idee concrete per trasformare il tuo ambiente in uno in cui lavorare sia sempre un piacere.

Il settore da cui puoi iniziare da subito a rimodernare la tua azienda è quello tecnologico: il giusto software può aiutarti a compiere passi da gigante in questo senso! Scegli una suite completa come quella offerta da Bitrix24, ricca di strumenti utili e dotata di una grande flessibilità, ideale per team competitivi e in continua crescita. Che aspetti a provarlo fin da oggi? Non potrai più farne a meno!